Einen Kunden löschen
Wann sollte ich einen Kunden löschen? Wann lieber nicht?
Es gibt verschiedene Gründe einen Kunden zu löschen:
- Übersichtlichkeit: Hast du einen Kunden vor vielen Jahren angelegt, und der letzte Auftrag liegt schon einige Jahre zurück, sodass du davon ausgehen kannst, dass der Kunde nicht mehr bei dir vorbeikommt, kann es Sinn ergeben ihn zu löschen, um mehr Übersicht zu haben. Hier besteht je nach Dauer seit dem letzten Auftrag auch ein "Recht auf Vergessen" deines Kunden (siehe nächster Punkt)
- Recht auf Löschung (DSGVO Art. 17): Ein anderer wichtiger Grund ist eine Anfrage auf Löschung durch deinen Kunden auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung. Du bist dann verpflichtet, alle personenbezogenen Daten dieses Kunden dauerhaft und unwiderbringbar zu löschen (Ausnahmen gibt es hier für rechtliche Aufbewahrungspflichten).
- Versehentlich angelegt: Du hast den Kunden aus versehen angelegt, obwohl der Kunde bereits in Werkstatt.NXT angelegt war? Dann kannst du den versehentlich angelegten Kunden löschen. Beachte dabei aber, ob für diesen Kunden bereits Angebote oder Aufträge erstellt wurden.
In folgenden Fällen bietet dir Werkstatt.NXT bessere Alternativen:
- Wenn der Kunde eine Namensänderung (z.B. durch Adoption oder durch Heirat) erfährt, solltest du ihn nicht löschen, sondern besser bearbeiten.
Wenn du einen Kunden aus Werkstatt.NXT löschen möchtest, kannst du folgendermaßen Vorgehen: Suche den betreffenden Kunden in der Kundenübersicht und wähle ihn aus.
In den Kundendetails, kannst du nun auf den Button Löschen klicken, um den Löschvorgang zu starten.
Aufbewahrungspflichtige Daten sind nicht betroffen
Kundendaten, die zu bereits abgeschlossenen Angeboten (Status Fertiggestellt, Angenommen oder Abgelehnt) oder fakturierten Aufträgen sowie zu Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen erfasst wurden sind von der Löschung eines Kunden nicht betroffen, da für diese Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Diese Daten sind über das jeweilige Dokument weiterhin zugänglich.
Schritt 1 - Übersicht
Danach öffnet sich ein schritt basierter Dialog, der dich durch das Löschen des Kunden leitet und darlegt, mit welchen offenen Angeboten, offenen Aufträgen, Fahrzeugen und Terminen, der Kunde aktuell noch verbunden ist, damit du nicht versehentlich jemanden löscht, der nicht gelöscht werden sollte.
Klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 2 - Offene Angebote
In diesem Schritt werden alle offenen Angebote, in denen der Kunde als Adressat aufgeführt ist angezeigt. Solltest du den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Angeboten der Kunde entfernt, die Angebote selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Was sind "offene Angebote"?
Alle Angebote, die bearbeitet werden können gelten als offen. Das gilt aktuell nur für Angebote im Status Entwurf. Mehr Infos zu Angebotsstatus findest du unter Status eines Angebots.
Um die gelisteten Angebote zu prüfen, kannst du dir die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in Werkstatt.NXT einzufügen.
Klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 3 - Offene Aufträge
In diesem Schritt werden alle offenen Aufträge, in denen der Kunde als Adressat aufgeführt ist angezeigt. Solltest du den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Aufträgen der Kunde entfernt, die Aufträge selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Was sind "offene Aufträge"?
Alle Aufträge, die bearbeitet werden können, gelten als offen. Das gilt aktuell für Aufträge in den Stauts In Erfassung, In Arbeit und Abgeschlossen. Mehr Infos zu Auftragsstatus findest du unter Status eines Auftrags.
Um die gelisteten Aufträge zu prüfen, kannst du dir die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in Werkstatt.NXT einzufügen.
Klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 4 - Fahrzeuge des Kunden
In diesem Schritt werden alle Fahrzeuge angezeigt, die dem Kunden zugeordnet sind. Solltest du den Kunden tatsächlich löschen, wird die Zuordnung der Fahrzeuge zum Kunden entfernt, die Fahrzeuge selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Wie ordne ich ein Fahrzeug einem Kunde zu?
Das erfährst du hier: Wie ordne ich ein Fahrzeug einem Kunden zu?
Um die gelisteten Fahrzeuge zu prüfen, kannst du dir die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in Werkstatt.NXT einzufügen.
Klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 5 - Termine des Kunden
In diesem Schritt werden alle Termine angezeigt, mit denen der Kunde verknüpft ist. Solltest du den Kunden tatsächlich löschen, wird aus allen dort gelisteten Terminen der Kunde entfernt, die Termine selbst werden jedoch nicht gelöscht.
Um die gelisteten Termine zu prüfen, kannst du dir die Liste in die Zwischenablage kopieren und sie dann in ein Textverarbeitungsprogramm oder die Suche in Werkstatt.NXT einzufügen.
Klicke auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Schritt 6 - Zusammenfassung
In der Zusammenfassung wird nochmal ein Überblick gegeben, was mit den einzelnen Angeboten, Aufträgen, Fahrzeugen und Terminen des Kunden passiert.
Gelöschte Kunden können nicht mehr wiederhergestellt werden!
Ein gelöschter Kunde kann auch von unserem Support nicht wiederhergestellt werden. Beachte außerdem, dass die Kundennummer des gelöschten Kunde nicht neu vergeben wird.
Klicke hier auf "Kunde endgültig löschen", um den Kunden dauerhaft und unwiederbringbar zu löschen.