Für ein Fahrzeug eine Buchung anlegen
Es gibt mehrere Wege, für einen Ersatzwagen eine Buchung zu eröffnen bzw. zu verwalten:
- Im Kalender Ersatzwagen / -fahrzeuge
- Im Planungstool zum Job
- In den Einstellungen des Ersatzfahrzeugs
- In der Ersatzfahrzeuge Buchungsliste
Die Vorgehensweise, wie ein Buchungsprozess erfasst und weiter bearbeitet wird, ist immer gleich, unabhängig von wo er gestartet wird.
In den Tabs wird beschrieben, wo er geöffnet werden kann. In den folgenden Kapiteln der Buchungsvorgang beschrieben.
Kalender Ersatzwagen / -fahrzeuge
Klicken Sie in der Zeile des zu buchenden Fahrzeugs auf den Tag, der das Start Datum ist.
Datum, Uhrzeit und Fahrzeugdaten werden automatisch in die Detailplanung übernommen. Alle Daten können nachträglich geändert werden.
"Buchung hinzufügen" öffnet sich.
Im Planungstool zum Job
Im Planungstool eines Auftrags wird eine Liste der verfügbaren Mietwagen als Fenster angezeigt, in dem der Benutzer ein (oder mehrere) Fahrzeuge diesem Auftrag zuweisen kann.
Die Auswahl erfolgt durch einen halbautomatischen Prozess, bei dem die Mietdauer bereits durch die Dauer des Auftrags vorgegeben ist. Die verfügbaren Mietwagen wurden bereits anhand der Auftragsdaten, des Standorts usw. gefiltert.
In “Ersatzwagen wird benötigt” klicken Sie beim ausgewählten Fzg. auf die Aktion “Buchung hinzufügen”.
Das Fzg. wird an die oberste Stelle verschoben, das Symbol zeigt die Farbkennzeichnung und den Status “Gebucht”.
Mit Klick auf “∨ Erweitern” werden Warnungen, Status, Start- und Enddatum sowie die Aktion “Buchung löschen” angezeigt.
Um den Buchungsprozess zu öffnen, klicken Sie in der Erweiterung das Fzg-Symbol.
Der Buchungsprozess wird mit dem Status “Übergabe” geöffnet, da die Daten des Auftrags in “Buchung” übernommen werden.
Einstellungen des Ersatzfahrzeugs
Im Kalender öffnen Sie über das Bleistiftsymbol “Ersatzfahrzeug bearbeiten”. Mit der Schaltfläche “Hinzufügen Ersatzwagen Buchung” kann ein Buchungsprozess gestartet werden.
Ersatzwagen Buchungsliste
Durch Klick auf einen Datensatz kann der zugehörige Buchungsprozess geöffnet werden. Eine neue Buchung kann nur durch die Änderung einer bestehenden eröffnet werden.
Bei Anlage eines Mechanik-Auftrags
In AMG
Direkt bei der Anlage eines Mechanik-Auftrags kann ein Ersatzwagen gebucht werden.Nach Auswahl des Services kann im Register “Zusatzoptionen” ein “Ersatzwagen” gebucht werden. Nach Auswahl des Übergabe- und Rückgabezeitpunkt kann durch eine automatische oder durch manuelle Terminsuche ein Termin sowie ein freier Ersatzwagen gefunden werden.
Das gebuchte Fahrzeug wird mit den Buchungsdaten im AMG-Auftrag im Akordeon "Gebuchte “Ersatzwagen” angezeigt und im Kalender der Ersatzfahrzeuge ist der Buchungsprozess angelegt.
In VCS
Wird in VCS bei den Zusatzleistungen die Option “Ersatzwagen” aktiviert, wird in RMA automatisch ein freier Ersatzwagen zum Auftrag gebucht. Es werden nur die Ersatzfahrzeuge bei der automatischen Verplanung einbezogen, bei denen in RMA die Option “Automatische Planung” aktiviert ist.
Detaillierte Informationen finden Sie im Artikel "Option "Automatische Planung" bei Ersatzfahrzeugen".
Kriterien der Fahrzeugzuweisung
Sowohl beim automatisierten als auch beim halbautomatisierten Prozess erfolgt die Fahrzeugzuweisung auf Grundlage folgender Kriterien:
- Die Auftragsdaten müssen übereinstimmen (basierend auf den Einstellungen für die Übereinstimmung)
- Standort (sollte mit dem Standort des Auftrags übereinstimmen)
- Fahrzeugstatus (muss aktiv sein und darf nicht gebucht oder übergeben sein)
- Auftragsnummer (das Fahrzeug mit der niedrigsten Auftragsnummer wird zuerst ausgewählt)
- Speziell beim vollautomatisierten RMA-Prozess werden zusätzlich folgende Kriterien berücksichtigt: Die automatische Planung muss für dieses Fahrzeug aktiviert sein
Buchungsprozess - Übersicht
In “Buchung hinzufügen” werden die Status des Buchungsprozesses in Akkordeons zusammengefasst:
- Buchung
- Übergabe
- Rücknahme
Übersicht
Abhängig vom Status werden alle zur Buchung benötigten Daten übersichtlich geordnet und sind an einer zentralen Stelle verfügbar.
Durch die Akkordeons wird ein Ein- und Ausblenden der zugehörigen Inhalte ermöglicht. Je nach Status des Buchungsprozesses ist beim Öffnen immer das aktuelle Akkordeon aufgeklappt.
Kopfzeile
In der Kopfzeile von “Buchungsprozess” werden immer Kennzeichen, Beschreibung des Fzg und Jobreferenz angezeigt. Die Schaltfläche “Fotos” wird nach dem ersten Speichern der “Buchung” aktiviert.
Ggf. werden Informationen zu noch bestehenden Buchungen angezeigt, z. B. “Der Ersatzwagen wurde noch nicht zurückgegeben”; “Ersatzwagen wurde in einer nachträglichen Buchung geliefert / zurückgegeben”.
Fußzeile
Immer vorhanden sind:
- Abbruch: Die Eingabe wird abgebrochen.
- Speichern: Der Buchungsvorgang wird gespeichert.
Der Buchungsprozess kann nur über eine der beiden Schaltflächen geschlossen werden.
Diese Optionen in der Fußzeile werden nach dem ersten Speichern des Akkordeons “Buchung” aktiviert:
- Beim Drucken den Vertrag …
- ablegen zum Auftrag
- als E-Mail versenden mit Eingabefeld für die E-Mail-Adresse
- Archiv
- Diese Funktion wird aktiviert, sobald die Buchung über das Feld “Referenz auf den Job” mit einem Auftrag verknüpft wird.
- Weitere Informationen finden Sie im Artikel “Der Ersatzwagenvertrag wird als Dokument zum Auftrag gepeichert”.
- Drucken: Der Ersatzwagenvertrag wird ausgedruckt.
- Löschen: Der Buchungsvorgang wird nach Nachfrage gelöscht
Im Folgenden wird der Buchungsvorgang beschrieben.
Buchung starten - Daten erfassen
Screenshot
Statuszeile “Buchung”: Zeitraum und Jobreferenz, ggf. Buchungsinformationen.
Eingabefelder
Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Buchung”** Diese Daten werden in der Quickinfo zum Buchungsprozess angezeigt |
|---|---|
| Start geplant ** | Angeklicktes Datum wird angezeigt, kann über Kalender geändert werden |
| Ende geplant ** | Angeklicktes Datum wird angezeigt, kann über Kalender geändert werden |
| Fahrzeug | Angeklicktes Fzg wird angezeigt; optional kann ein anderes Fzg aus der Auswahlliste übernommen werden |
| Beschreibung ** | Optional geben Sie hier einen “sprechenden” Titel für die Buchung ein. Kennzeichen und Beschreibung sind voreingestellt. |
| Buchungsart ** | Auswahliste der Buchungsarten, die in den Einstellungen zum Ersatzwagen aktiviert sind. |
| Referenz auf den Job ** |
Auswählbar:
|
 Planungsdialog öffnen |
Klicken Sie auf “Planungsdialog öffnen”, um zum Planungsdialog des Auftrags zu wechseln. |
| Fahrzeuglieferant | Falls in den Einstellungen des Fzg. ein externer Anbieter / Dienstleister erfasst wurde, wird er hier angezeigt. |
| Übereinstimmung mit Job |
Auswählbar:
In der Praxis stimmen Ein- und Ausgang des Ersatzwagens mit den Daten des Auftrags überein. In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein, die Ein- und Ausgangsdaten der Buchung gesondert zu den Auftragsterminen zu setzen, z. B. weil der Ersatzwagen getauscht werden muss.
Hier kann festgelegt werden, wie die Übereinstimmung mit dem Auftrag definiert werden soll:
|
| Anmerkungen ** | Optional können Anmerkungen hinzugefügt werden. |
Mit “Speichern” wird “Buchung hinzufügen” geschlossen und im Kalender wird die Buchung als Balken angezeigt.
Verknüpfung von Buchung und Auftrag
Nachdem ein Auftrag mit einer Mietwagenbuchung verknüpft ist, sind die Informationen zum Mietwagen jederzeit im Auftrag einsehbar.
Im Planungsdialog zum Auftrag kann der Buchungsprozess geöffnet werden, siehe Reiter “Im Planungstool zum Job”. Umgekehrt kann aus dem Buchungsprozess heraus der Planungsdialog zum Auftrag im Akkordeon "Buchung" aufgerufen werden, siehe "Buchung starten / Eingabefelder"
Unterschriften zum Auftrag
Kunde und Mitarbeiter können den Ersatwagenvetrag sowohl während der Übergabe als auch bei der Rückgabe unterschreiben. Dies wird im jeweiligen Kapitel erläutert sowie im Kapitel “ Buchungsprozess - Übersicht / Register ”Fußzeile".
Buchung fortsetzen - Übergabe erfassen
Die Übergabe des Ersatzfahrzeugs erfolgt, wenn sich der Kunde in der Werkstatt befindet.
Erfasst werden Daten zum Kunden, zur übergebenden Person und zum Fahrer (die alle dieselbe oder unterschiedliche Personen sein können) sowie Details zum Zustand des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Übergabe (Kilometerstand, Kraftstoffstand, vorhandene Schäden, Zusätzliche Ausrüstung, usw.).
Mit Klick auf den Buchungseintrag im Kalender öffnet sich der Buchungsprozess mit der "Übergabe".
Erfassen Sie in jedem Register die erforderlichen Daten und speichern Sie:
- Übergabe
- Kunde
- Fahrer
- Zusätzliche Ausrüstung
- Preise
Screenshot
Statuszeile “Übergabe”:
Vor der Erfassung: Km-Stand bei Übergabe
Nach der Erfassung: Datum und Uhrzeit der Übergabe, Km-Stand bei Übergabe, Name des Fahres
Übergabe
Im Register “Übernahme” werden wichtige Angaben zum Fahrzeug aus der Rückgabe der letzen Buchung angezeigt.
Übertragene Daten / Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Übergabe / Übergabe” |
|---|---|
 “Übertragen” |
Klicken Sie auf "Füllen Sie die Daten der Übergabe mit den Daten des Kunden aus", um Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des Kunden zu übernehmen. |
Echtes Startdatum *  “Jetzt” |
Klicken Sie auf das Uhr-Symbol / “Jetzt”, damit aktueller Tag und aktuelle Uhrzeit als Startdatum erfasst werden. Optional erfassen Sie ein anderes Datum / Uhrzeit. |
| Werte aus der letzten Rücknahme des Fahrzeugs vom tt.mm.jjjj |
Bei der Rücknahme am tt.mm.jjjj wurden diese Daten als Pflichtangaben erfasst. |
| Daten, die durch Klick auf “ Übertragen” erfasst werden können: |
|
| Adresse | Standort des Fzg. |
| Alternativer Standort | Aktivieren Sie diese Option, wenn das Fzg. nicht am Standort “Adresse” abzuholen ist. |
| Beschädigungen |
Vorhandene Schäden werden hier aufgelistet. Über “ |
| Mitarbeiter Unterschrift | Über ein Eingabefeld kann die digitale Unterschrift des Mitarbeiters erfasst werden. Siehe folgendes Kapitel. |
| Kunde Unterschrift |
Über ein Eingabefeld kann die digitale Unterschrift des Kunden erfasst werden. Siehe folgendes Kapitel. |
Unterschriften zum Auftrag speichern
- Klicken Sie auf “Mitarbeiter Unterschrift” bzw. “Kunde Unterschrift”. Es öffnet sich eine Eingabefläche.
- Klicken Sie auf “Zeichnen”, wenn direkt auf dem Tablet / Handy unterschrieben wird.
- Mitarbeiter / Kunde unterschreiben
- Optional klicken Sie “Bild auswählen”, wenn die Unterschrift als Bild hinterlegt ist.
- Wählen Sie das Bild aus dem Zwischenspeicher oder navigieren Sie im Dateimanager zum Verzeichnis mit dem Bild.
- Mit Öffnen wird das Bild der Unterschrift eingefügt.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Das Optionskästchen ist grün markiert und mit einem Häkchen befüllt.
 |
 |
Kunde
Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Übergabe / Kunde” |
|---|---|
| Name 1 * | Nachname, dieser wird mit dem Zusatz 1. in der Statuszeile angezeigt. |
| Name 2 | Vorname, dieser wird in der Statuszeile angezeigt. |
| Kontaktdaten des Kunden |
|
Fahrer
Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Übergabe / Fahrer” |
|---|---|
|
“Übertragen” |
Klicken Sie auf "Füllen Sie die Daten des Fahrers mit den Daten des Kunden aus", um Vorname und Nachname des Kunden zu übernehmen. |
| Anrede | Herr / Frau |
| Name 1 * | Nachname |
| Name 2 * | Vorname |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum |
| Führerschein-Nr | Führerschein-Nr |
| Ausgestellt von | Behörde, die den Führerschein ausgestellt hat |
| Ausgestellt am | Datum der Ausstellung |
| Telefon | Telefonnr. des Fahrers |
| Schaltfläche “Zweiten Fahrer hinzufügen” | Öffnet den Eingabebereich für einen zweiten Fahrer. |
Zweiten Fahrer hinzufügen
Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Übergabe / Fahrer” |
|---|---|
| Anrede | Herr / Frau |
| Name 1 * | Nachname |
| Name 2 * | Vorname |
| Geburtsdatum | Geburtsdatum |
| Führerschein-Nr | Führerschein-Nr |
| Ausgestellt von | Behörde, die den Führerschein ausgestellt hat |
| Ausgestellt am | Datum der Ausstellung |
| Telefon | Telefonnr. des zweiten Fahrers |
| Schaltfläche “Zweiten Fahrer löschen” | Alle zum zweiten Fahrer erfassten Daten werden gelöscht und die Eingabe wird zugeklappt. |
Zusätzliche Ausrüstung
Öffnen Sie “Zusätzlliche Ausrüstung”, um Gegenstände zu erfassen, die bei dieser Buchung dem Fzg. zusätzlich beigegeben werden.
In der Liste der hinzugefügten Gegenstände werden angezeigt:
- Beschreibung
- Preis
Diese Aktionen sind solange verfügbar, bis die Übergabe gespeichert wurde. Danach ist keine Änderung mehr möglich:
- Bearbeiten
- Aus Liste entfernen
Details finden Sie im Kapitel “Zusätzliche Ausrüstung” des Artikels "Ersatzwagen hinzufügen im Kalender "Ersatzfahrzeuge"".
Preise
Die Steuerung erfolgt über die Werte, die in den Einstellungen des Ersatzwagens im Bereich “Ersatzwagen Gruppen” hinterlegt sind.
- Ersatzwagengruppe erstellen
- Gruppennummer
- Gruppenname
- Alternative Gruppenbeschreibung
- Selbstkostenpreis/Tag €
- Selbstkostenpreis/km €
- Km/Tag inbegriffen €
- Tankkosten €
- SB Vollkasko €
- SB Teilkasko €
- Preis/Tag €
- Preis/km €
Im Bedarfsfall können in einer Buchung Werte geändert werden.
Buchung abschließen - Rücknahme erfassen
Bringt der Kunde das Ersatzfahrzeugs zurück werden allgemeine Daten sowie der Zustand des Fahrzeugs erfasst.
Mit Klick auf den Buchungseintrag im Kalender öffnet sich der Buchungsprozess mit der "Rücknahme".
Erfassen Sie die Daten in diesen Registern und speichern Sie:
- Allgemein
- Zusätzliche Ausrüstung zurückgegeben
Screenshot
Statuszeile “Rücknahme”: Zeitraum und Jobreferenz.
Allgemein
Eingabefelder* Pflichtfeld |
“Übergabe / Allgemein” |
|---|---|
| Echtes Datum * | Aktuelles Datum wird angezeigt, kann über Kalender geändert werden |
| Kilometerstand * | KM-Stand erfassen |
| Tankstand * % | Tankstand erfassen |
| Tankgebühr | Tankkosten, wie sie in den Einstellungen des Ersatzwagens im Bereich “Ersatzwagen Gruppen” hinterlegt sind. |
| Preis/Liter | Optionale Angabe |
| Liter | Verbrauchte Liter erfassen |
| Ort * | Vorgegeben, kann geändert werden durch Auswahlliste |
| Adresse | Durch Ort vorgegeben |
| Tage zur Berechnung | Wird durch VCS ausgefüllt, muss ggf. manuell angepasst werden, z. B. bei vorzeitiger Rückgabe |
| Alternativer Standort | Wenn der Ersatzwagen an einem anderen Standort abgegeben wird, kann der Ort hier erfasst werden. |
| Beschädigungen | Vorhandene Schäden werden hier aufgelistet. |
| Neue Beschädigungen | Über “ Neue Schaden erfassen” können neue Schäden erfasst werden. |
| Mitarbeiter Unterschrift | Über ein Eingabefeld kann die digitale Unterschrift des Mitarbeiters erfasst werden. Siehe Kapitel “Unterschriften zum Auftrag speichern”. |
| Kunde Unterschrift | Über ein Eingabefeld kann die digitale Unterschrift des Kunden erfasst werden. Siehe Kapitel “Unterschriften zum Auftrag speichern”. |
Zusätzliche Ausrüstung zurückgegeben
Hier wird die zurückgegebene Ausrüstung erfasst.
Buchung abgeschlossen - Buchungsinformationen nachvollziehen
Wesentliche Informationen werden im Kopf des Buchungsprozesses angezeigt.
Sowohl im Kopf der Buchung (Buchungsliste und Buchungsprozess) als auch in den Titelzeilen von Buchung, Übergabe und Rücknahme werden wesentliche Informationen angezeigt, die das Ersatzfahrzeug und die Buchung betreffen.
Im Beispielscreenshot werden diese Angaben angezeigt.
(1) Buchung: Datum und Uhrzeit der Buchung, geplante Rückgabedatum und Uhrzeit, Auftrags-Nr.
(2) (3) Übergabe: Datum und Uhrzeit der Übergabe, Km-Stand bei der Übergabe, Name des/der Fahrer
(4) Rückgabe: Datum und Uhrzeit der Rükgabe, Km-Stand bei der Rücknahme
Pflichtfelder nicht erfasst
Werden die mit einem Stern gekennzeichneten Pflichtfelder nicht ausgefüllt, kann nicht gespeichert werden. Beim Klick auf Speichern werden Meldungen eingeblendet, die anzeigen, wo noch Angaben erfasst werden müssen.
Die Pflichfelder werden in den obigen Kapiteln aufgelistet und erläutert.
Erfassen Sie fehlende Pflichtfelder und klicken Sie erneut “Speichern”.
