Daten direkt aus dem Fahrzeugschein verarbeiten

Mit der Funktion "Fahrzeugschein scannen" bieten sowohl MOW als auch AMG die Möglichkeit, Daten direkt aus dem Fahrzeugschein zu verarbeiten.

Das Scannen ermöglicht Ihnen eine schnelle Übernahme der Fahrzeugdaten aus dem eingescannten Fahrzeugschein. Die zeitaufwändige und fehlerbehaftete Eingabe per Hand entfällt.

Video zur Vorgehensweise

Nutzen Sie das Video für den schnellen Einstieg. Die Funktionen des Fahrzeugscheinscans sind seit August 2023 im AMG / EAS mit denen des MOW identisch.
Ergänzende Informationen finden Sie in der unten folgenden Beschreibung.

Anwendungsfälle

In MOW können Sie den Fahrzeugschein mit einem bestehenden Auftrag verknüpfen oder mit dem Fahrzeugschein einen neuen Auftrag anlegen.

In der Praxis gibt es diese Anwendungsfälle:

1. Ein neuer Auftrag wird über “Barverkauf” angelegt      
    
2. Ein Kunde steht direkt vor Ihnen und es soll ein neuer Auftrag eröffnet werden      
    
3. Es existiert bereits ein Auftrag in Ihrem System und Halter- und Fahrzeugdaten sollen anhand des Fahrzeugscheins ergänzt werden

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Fahrzeugschein-Scan           
    
2. Nach dem Einscannen können Sie den gescannten Fahrzeugschein
   1. einem neu anzulegenden Auftrag oder
   2. einem bestehenden Auftrag zuordnen.

Durch die Prüfung in Ihren Stammdaten wird zusätzlich sichergestellt, dass Sie keine Dubletten bei Adress- oder Fahrzeugdaten erzeugen.

Fahrzeugschein Scanner öffnen

In MOW können Sie im Register "Aufträge" oder über das Plus unten rechts die Option "Fahrzeugschein scannen" auswählen.

In AMG / EAS finden den Fahrzeugschein Scanner im Bereich “Aufträge”.

Klicken Sie auf “Fahrzeugschein scannen”, um ihn zu öffnen.

Fahrzeugschein fotografieren oder Datei auswählen

Mit einem mobilen Gerät können Sie im geöffneten Fahrzeugschein Scanner den Schein sofort fotografieren. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene Bilddatei auswählen.

Fahrzeugschein fotografieren und scannen

• Klicken Sie auf “mit Kamera aufnehmen” und das Kamerasymbol.
• Die Kamera Ihres mobilen Geräts öffnet sich.
• Fotografieren Sie den Schein.
• Mit der Aufnahme wird die Bilddatei automatisch ausgewählt und die Datenanalyse startet sofort.

Datei auswählen und Auswertung starten 

• Klicken Sie auf “Auswählen” bzw. "Öffnen".         
  Eine Auswahl mit Dateien öffnet sich. Ist die gewünschte Datei nicht dabei, kann mit "Alle Dateien anzeigen" der Windows Explorer geöffnet werden.                             
  Wählen Sie die Bilddatei des Fahrzeugscheins mit "Öffnen" aus oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld.
• Diese Dateiformate können ausgewählt werden:
  • jpg (jfif, pjpeg, jpeg, pjp)
  • png
  • pdf
• Die Datenanalyse startet sofort.

Nach der Analyse wird das Ergebnis im Browser angezeigt.

Ergebnisse des Fahrzeugschein-Scans

Was wird eingescannt

Die Informationen aus dem Bild werden durch eine KI erkannt.

Das Ergebnis ist ein Datensatz zum Halter und ein Datensatz zum Fahrzeug, deren Daten mit den Stammdaten abgeglichen werden.

1. Zuerst wird geprüft, ob das Fahrzeug in den Stammdaten vorhanden ist
2. Abhängig von diesem Ergebnis wird geprüft, ob der Halter bekannt ist
3. Anhand des Kennzeichens wird nach offenen Aufträgen zum Fahrzeug gesucht

Das jeweilige Ergebnis zu Fahrzeug und Halter wird durch einen farbigen Kreis dargestellt:
	Fahrzeug / Halter bekannt
	Mögliche Treffer für den Halter
	Fahrzeug / Halter unbekannt

Detaillierte Erläuterungen finden Sie in den folgenden Kapiteln.

Prüfen Sie die gescannten Daten.

Kennzeichen überprüfen

Sollte das Kennzeichen nicht korrekt gescannt sein, können Sie es direkt korrigieren und die Änderung übernehmen.
Sie können hierbei zwischen einer Eingabemaske und einer freien Eingabe wählen.

Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol.       
So können z. B. Sonderkennzeichen oder E / H (Elektrisch/Hybrid) Extensionen erfasst werden.

Daten, die eingescannt werden

Zum Halter:

• Name
• Vorname
• Straße
• Postleitzahl
• Ort

Zum Fahrzeug:

• Kennzeichen
• Fahrgestell-Nr. FIN/VIN
• KBA-Nr.
• Hersteller

Klappen Sie “Weitere Fahrzeugdaten” auf, um alle gescannten Daten zum Fahrzeug zu sehen:

• Baureihe
• Modell
• Hubraum
• kw
• PS
• Erstzulassung
• HU
• Farbe
• FarbNr.
• Antriebsart
• Abtriebsart-Code

Mit “Kein Treffer” wird angezeigt, dass zu diesem Wert keine Daten ausgelesen wurden.

Neuanlage eines Auftrag mit "Barverkauf" 

Der neue Auftrag wurde über die Schaltfläche “Barverkauf” angelegt und nur das Kennzeichen wurde eingegeben; Daten zum Kunden wurden noch nicht erfasst.

Scannen Sie den Fzg.-Schein. Es wird geprüft, ob es einen Auftrag mit “Kunden Name” Barverkauf und diesem Kennzeichen gibt.

Ist dies der Fall, wird der bestehende Auftrag angezeigt mit der Information “Halter im Auftrag noch nicht angegeben”.

Kennzeichen des Fahrzeugs bekannt …	Halter unbekannt
	Die Halterdaten sind nicht in den Stammdaten vorhanden Die Fahrzeugdaten sind nicht in den Stammdaten vorhanden.
Weitere Vorgehensweise
Markieren Sie den Auftrag. Die Option “Mit ausgewähltem Auftrag verknüpfen” wird aktiviert. Mit Klick darauf werden Halter- sowie Fzg.-Daten des Scans übernommen und der Auftrag wird geöffnet.

Fahrzeug ist im Datenbestand nicht vorhanden

 Im ersten Schritt wird anhand der FIN-Nr. geprüft, ob das Fahrzeug in den Stammdaten vorhanden ist.

Im zweiten Schritt wird geprüft, ob der Halter in den Stammdaten vorhanden ist.            
Hier sehen Sie, wie Sie auf die einzelnen Möglichkeiten reagieren können.

Fahrzeug unbekannt …
Halter unbekannt	Beim Halter sind mögliche Treffer vorhanden	Halter bekannt
Die Halterdaten sind nicht in den Stammdaten vorhanden Die Fahrzeugdaten sind nicht in den Stammdaten vorhanden.	Zu den Halterdaten gibt es Treffer. Diese sind jedoch nicht eindeutig.  Die Fahrzeugdaten sind in den Stammdaten nicht vorhanden.	Die Halterdaten sind in den Stammdaten vorhanden. Die Fahrzeugdaten sind in den Stammdaten nicht vorhanden.
Weitere Vorgehensweise	Weitere Vorgehensweise	Weitere Vorgehensweise
Öffnen Sie “Adresse zuordnen”, um die Daten des Halters zu Ihren Stammdaten hinzuzufügen. Legen Sie einen neuen Auftrag an.	Öffnen Sie “Adresse zuordnen”, um die Daten des Halters mit Ihren Stammdaten abzugleichen. Da das Fahrzeug nicht bekannt ist, kann hier nur ein neuer Auftrag angelegt werden.	Prüfen Sie die Scanergebnisse auf evtl. Lesefehler. Da das Fahrzeug nicht bekannt ist, kann hier nur ein neuer Auftrag angelegt werden.

Fahrzeug ist im Datenbestand vorhanden

 Im ersten Schritt wird anhand der FIN-Nr. das Fahrzeug in den Stammdaten gefunden.

Im zweiten Schritt wird geprüft, ob sich das Kennzeichen geändert hat.

Im dritten Schritt wird geprüft, ob zum Fahrzeug ein Halter hinterlegt ist.         
Hier sehen Sie, wie Sie auf die einzelnen Möglichkeiten reagieren können.

Fahrzeug bekannt …
Halter bekannt	Beim Halter sind Änderungen vorhanden	Halterwechsel erkannt
Die Halterdaten sind in den Stammdaten vorhanden. Die Fahrzeugdaten sind in den Stammdaten vorhanden.	Bei den Halterdaten gibt es Treffer, die nicht eindeutig sind. Die Fahrzeugdaten sind in den Stammdaten vorhanden.	Beim Kennzeichen sind Änderungen vorhanden.          Beim Halter sind Änderungen vorhanden.
Weitere Vorgehensweise	Weitere Vorgehensweise	Weitere Vorgehensweise
Das System prüft anhand des Kennzeichens, ob zum Fahrzeug Aufträge vorhanden sind und zeigt diese an. Wird ein Auftrag gefunden, können die Daten mit diesem verknüpft werden oder es kann ein neuer Auftrag angelegt werden.	Nach Zuordnung der Halterdaten können die Daten mit einem Auftrag verknüpft oder ein neuer angelegt werden.	Prüfen Sie, ob das Kennzeichen nicht korrekt ausgelesen wurde sich das Kennzeichen geändert hat Das System prüft anhand des Kennzeichens, ob zum Fahrzeug Aufträge vorhanden sind und zeigt diese an. Nach Zuordnung der Halterdaten können die Daten mit einem Auftrag verknüpft oder ein neuer angelegt werden.

Adresse abgleichen

Eine gelbe Markierung des Halters zeigt Ihnen, dass in Ihren Stammdaten ähnliche Daten vorliegen bzw. bei roter Markierung keine Daten zu diesem Kunden vorhanden sind.

Bevor Sie einen Auftrag anlegen oder verknüpfen können, müssen Sie zunächst diese Adresse mit Ihren Stammdaten abgleichen, indem Sie die Adresse per Adress-Such-Funktion auswählen oder wenn nicht vorhanden, neu anlegen.

Klicken Sie auf “Adresse zuordnen”.

(1) Die eingescannte Adresse wird in den Suchparametern angezeigt. Ähnliche Adressdatensätze werden in den Suchergebnissen aufgelistet, im Beispiel sind dies zwei.

Ggf. überprüfen Sie die korrekte Schreibweise anhand des Fahrzeugscheins.

(2) Ist in den Suchergebnissen bereits ein Datensatz enthalten, mit dem Sie die gescannte Adresse verknüpfen möchten, markieren Sie diesen und klicken oben rechts in der Bearbeitungsleiste auf das Verknüpfungssymbol "Adresse auswählen".

Suche erneut starten

"Adresse zuordnen" bzw. “Adresse anlegen” schließen automatisch und das System kehrt zur Ergebnisanzeige zurück.

Die Markierung der Halterdaten ist nun grün.

Neuen Auftrag anlegen oder mit bestehendem Auftrag verknüpfen

MOW prüft anhand des Kennzeichens, ob es zum Fahrzeug einen offenen Auftrag gibt.          
Dadurch werden auch Aufträge gefunden, bei denen noch keine FIN hinterlegt ist.

Vorhandene Aufträge werden im Bereich "Bestehende Aufträge" angezeigt.

Sie können entscheiden, ob Sie einen neuen Auftrag anlegen oder die Daten mit einem vorhanden Auftrag verknüpfen.

Möchten Sie einen neuen Auftrag anlegen, klicken Sie auf “Neuen Auftrag anlegen”.

Sie werden zum Erstellen eines neuen Auftrags weitergeleitet, den Sie mit vorselektierter Adresse und Fahrzeug weiterbearbeiten können.

 Möchten Sie die Daten mit einem Auftrag verknüpfen, klicken Sie auf den Auftrag.

Durch die Aktivierung des Auftrags wird gleichzeitig die Schaltfläche "Mit ausgewähltem Auftrag verknüpfen" aktiviert. 

Der Auftrag wird automatisch geöffnet und Sie können mit der Bearbeitung fortfahren.

Fahrzeugschein Scanner in VCS öffnen

In VCS können Sie einen Fahrzeugschein einscannen und mit diesen Daten einen neuen Auftrag erstellen oder diese mit einem bestehenden Auftrag verknüpfen.

Lesen Sie hierzu den Artikel "Neuen Auftrag aus Fahrzeugschein erstellen mit VCS", wenn Sie den Scanner aus VCS heraus öffnen möchten.

Fahrzeugschein Scanner im Auftragsmanager AMG / EAS öffnen

Im Erfassungsassistenten EAS des Auftragsmanagers AMG können Sie einen Fahrzeugschein einscannen und mit diesen Daten einen neuen Auftrag erstellen. Eine Verknüpfung zu einem bestehenden Auftrag ist in EAS nicht möglich.