Allgemeines zur Archiv-Schnittstelle:
Mit der Archivierungsfunktion haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente digital zu archivieren.
Über unsere Schnittstelle können Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen, Kostenvoranschläge, Mahnungen, Lieferscheine, Kassenbelege, Kassenjournale und Kassenabschlüsse an ein Archivsystem übergeben werden. Dort werden diese unveränderlich abgelegt, so dass auf die Aufbewahrung eines Papierausdrucks verzichtet werden kann.
Hierfür wurde ein zweistufiges Verfahren vorgesehen:
- Im ersten Schritt werden die gedruckten Dokumente in einem temporären Datenbankbereich gespeichert (nachfolgend „KSR-Archiv“). Dieses KSR-Archiv kann entweder in die VxS-Datenbank integriert oder in eine separate Datenbank ausgelagert werden. Die Ablage in dem KSR-Archiv erfolgt je nach allgemeiner Definition vollautomatisch.
- Im zweiten Schritt werden die in dem KSR-Archiv "zwischen"-gespeicherten Dokumente über das externe Programm „Archive-Bridge“ wiederum zeitgesteuert ein- oder mehrmals täglich weitergegeben an:
- eine PDF-Export Schnittstelle
- ein Bitfarm Archivierungssystem.
Ohne zusätzliche Lizenzen oder Kosten können Sie mit dieser Export-/Archivoption ab VCS Version 2.71.25 die Rechnungsbelege als PDF an Ihre Finanzbuchhaltung bzw. Ihren Steuerberater übergeben.
Aktivierung/Konfiguration der Archiv-Schnittstelle:
Um die digitale Archivierung nutzen zu können, muss diese zunächst in den Einstellungen aktiviert und konfiguriert werden.
Öffnen Sie hierzu unter Stammdaten | Einstellungen | Schnittstellen die Archivierungseinstellungen:
Zuerst muss im Reiter Archiv-DB eine Archiv-Datenbank angelegt werden:
Hinweis
Es empfiehlt sich hierzu eine eigene Datenbank anzulegen und nicht die VCS-DB zu verwenden. Diese Datenbank muss in die Sicherungsstrategie mit aufgenommen werden!
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1. Erfassen Sie für die Datenbankverbindung:
2. Klicken Sie auf "Archiv-DB anlegen". 3. Bestätigen Sie die Info über das erfolgreiche Anlegen mit "OK" und |
Wechseln Sie nach dem Anlegen der Datenbank in das Register “Allgemein”. Hier wird die Archivierung konfiguriert:
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 Markieren Sie eine Zielgruppe und wählen Sie für diese in “Übernahme” eine Option aus der Auswahlliste. 5. Zumeist wird hier je Status “Pro Tag nur das zuletzt gedruckte Dokument archivieren” eingestellt. 6. Speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Der Bereich “Mapping der Zielfelder..” ist nur in Verbindung mit einem Bitfarm Archivsystem relevant. Weiter unten werden die Parameter im Detail aufgeführt. |
Archivierung von Rechnungen mit mehreren Layouts
Da im Auftragsbereich über verschiedene Layouts mehrere Dokumente auf einmal gedruckt werden können, gibt es in diesem Bereich die Besonderheit, dass mehrere Dokumente mit dem gleichen LinkType der gleichen LinkID und dem gleichen TimeStamp in die Datenbank geschrieben werden. Das hat zur Auswirkung, dass beim Anzeigen eines solchen Dokumentes die weiteren Dokumente ebenfalls angezeigt werden. In das Archivierungssystem wird nur ein Dokument mit allen Seiten übergeben.
Beispiel:
Konfiguration: Im ProcessLayouts RE detailliert sind zwei Einzelreporte (Rechnung und Rechnung Intern) hinterlegt.
Rechnung drucken => Es werden beide Reporte einzeln gedruckt => In der ArchivierungsDB sind zwei Dokumente => Wird eins von den beiden Dokumenten geöffnet bzw. exportiert, werden beide Dokumente in eine PDF Datei zusammengefasst und angezeigt.
Täglichen PDF-Export in der Windows-Aufgabenplanung anlegen:
Damit täglich die Dokumente als PDF exportiert werden, muss hierfür in der Windows-Aufgabenplanung eine Aufgabe erstellt werden. Diese Aufgabe unterscheidet sich im Aufbau von derjenigen die für den Export in ein Bitfarm-Archivsystem verwendet wird. Dazu lesen Sie bitte im Abschnitt “Funktion und Konfiguration der Archiv-Schnittstelle in Verbindung mit Bitfarm”.
Windows Aufgabe erstellen
Hier sehen Sie beispielhaft eine angelegte Aufgabe, die unabhängig von der Benutzeranmeldung ausgeführt wird. Die Unabhängige Ausführung wird empfohlen, nur dann ist sichergestellt, dass die Aufgabe jederzeit ausgeführt werden kann. Den Benutzer den Sie an der Stelle hinterlegen MUSS Zugriffsrechte auf das Verzeichnis erhalten, welches für die exportierten PDF-Dokumente als Archiv-Verzeichnis (UNC-Pfad) definiert wurde.
Als Aktionseinstellung zu wählen; “Programm starten”
Für das Programm / Script:
“C:\Program Files (x86)\KSR\VCS\Archive-Bridge.exe”
Für die Argumente:
/CompanyID10 /AppID9000 /datev
* zwischen den Attributen ist jeweils ein “Leerzeichen”
* unbedingt die CompanyID des Mandanten einsetzen
* bei mehreren Mandanten je eine Aufgabe pro Mandanten
(Artikel “Wo ist in VCS die Mandanten-ID / Company-ID hinterlegt”.)
Der Dateiname des durch die Aufgabe erstellten PDF-Dokument enthält das Datum des Drucks, die Rechnungs-Nr. sowie in Klammern eine Record ID. Wird ein Status mehrmals gedruckt, ändert sich nur die Record ID. Der Dateiname selbst ist in VxS fest codiert und lässt sich nicht individuell anpassen!
Protokollierung
Für jeden Export-Vorgang schreibt die Archiv-Bridge eine LOG Datei, welche Daten geschrieben wurden oder auch nicht geschrieben werden konnten. Diese TXT-Dateien sind zu finden unter %userprofile%\Documents\KSR\KSR_Archiv-Bridge in dem Benutzerverzeichnis der in der Aufgabenplanung zur Ausführung hinterlegt ist.
Wichtig:
Sollte ein *.mdd Eintrag auf der Station konfiguriert sein, auf welcher die Aufgabe ausgeführt werden soll, wird die Erstellung der PDF-Dateien scheitern.
Das Register “Dokumente”
In dem Register „Dokumente“ werden alle Dokumente angezeigt, die bislang in der Archiv-Datenbank gespeichert und noch nicht gelöscht wurden. Die Liste wird beim Öffnen standardmäßig nach dem Archivierungsdatum vor sortiert, sodass die zuletzt gespeicherten Dokumente stets oben stehen.
Zur besseren Erkennung, ob ein Dokument an das Archivierungssystem übergeben wurde, wird in der Spalte „DocID“ ein entsprechendes Symbol angezeigt:
Rot: Das Dokument wurde noch nicht an das Archivierungssystem übertragen.
Gelb: Das Dokument wurde an das Archivierungssystem übertragen, jedoch noch nicht bestätigt. Eine Bestätigung erfolgt nur, wenn in den Einstellungen ein Bestätigungsverzeichnis hinterlegt ist (siehe oben, Hinweise zu den Einstellungen im Register “Allgemein”).
Grün: Das Dokument wurde an das Archivierungssystem übertragen und bestätigt.
Grau: Das Dokument wurde aufgrund der Einstellung „Pro Tag nur das zuletzt gedruckte Dokument archivieren“ nicht an das Archivierungssystem übertragen.
Erläuterung der Schaltflächen:
| Ansicht | Hierüber können Filter gesetzt werden („Alle Dokumente“, „Nur exportierte Dokumente“, „Nur vom Archivsystem bestätigte Dokumente“ oder „Nur nicht exportierte Dokumente“). |
| Exportieren |
Diese Funktion exportiert ein oder mehrere Dokumente aus der Archiv-Datenbank in ein beliebiges Verzeichnis!
Hinweis: Die Funktion überträgt die Dokumente NICHT an das Archivierungssystem! Sie dient lediglich dazu, dass Dokumente aus der Datenbank geladen werden können, um diese ggf. nochmals zu Drucken, per Email oder FAX zu versenden. |
| Anzeigen | Die Schaltfläche öffnet das markierte Dokument im Standard PDF-Viewer! |
| Löschen |
Hiermit können ein oder mehrere Dokumente aus der Archiv-Datenbank gelöscht werden!
Hinweis: Es können nur Dokumente aus dem KSR-Archiv gelöscht werden, die bereits an das Archivierungssystem übertragen wurden. Eine Bestätigung des Dokumentes durch das Archivierungssystem ist hierfür nicht notwendig. |
Das Register “Allgemein”
Allgemeine Einstellungen:
| Import-Verzeichnis |
Hier wird der Import-Pfad des eingesetzten Archivierungssystems eingetragen. In dieses Verzeichnis werden beim Übertragungslauf die Dokumente aus dem KSR-Archiv kopiert und anschließend vom Archivierungssystem verarbeitet.
Hinweis: Das Verzeichnis "Import-Verzeichnis" muss ein UNC Pfad Verzeichnis sein. Im reinen PDF-Export ohne Archivierungssystem darf der Pfad identisch sein mit dem der Standard-Definition. |
| Standard-Definition |
Hier wird der Speicherort der Standard-Definition eintragen. Diese Definitionsdatei muss vom Archivierungssystem zur Verfügung gestellt werden und wird verwendet, wenn bei einer Zielgruppe keine spezifische Definition hinterlegt ist, oder die hinterlegte Definition nicht gefunden werden kann.
Hinweis: Das Verzeichnis "Standard Definition" muss ein UNC Pfad Verzeichnis sein. Im reinen PDF-Export ohne Archivierungssystem darf der Pfad identisch sein mit dem des Import-Verzeichnisses. |
| Bestätigung |
Diesen Pfad benötigen Sie nur, wenn das eingesetzte Archivierungssystem nach der Archivierung eines Dokumentes eine Ergebnisdatei erstellt. Tragen Sie für diesen Fall hier das Verzeichnis ein, in dem sich die Ergebnisdateien befinden. |
| Exportiere Dokumente löschen nach |
Hier können Sie einstellen, wann ein exportiertes Dokument aus dem KSR-Archiv gelöscht werden soll. In der Standardeinstellung werden die Dokumente nach 10 Tagen gelöscht. Alternativ können Sie hier auch festlegen, dass die Dokumente nie aus dem KSR-Archiv gelöscht werden sollen.
Hinweis: Voraussetzung für das automatische Löschen der Dokumente aus dem KSR-Archiv ist, dass diese ohne Fehler an das Archivierungssystem übergeben werden konnten. |
| Standard-Seitenlayout von Emailversand für die Archivierung verwenden |
Wenn Ihre Rechnungen, Lieferscheine usw. auf Firmenpapier gedruckt werden, wird der Ausdruck ohne Firmenlogo erfolgen. Beim Versand per Email dagegen wird das Firmenlogo i.d.R mit in die PDF-Datei integriert, damit das per Email versendete Dokument das gleiche Erscheinungsbild hat wie ein gedrucktes. Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Sie möchten, dass die Dokumente mit Firmenlogo archiviert werden.
Wichtig: Ist diese Einstellung aktiviert, werden die Grafiken in den Dokumenten hinterlegt. |
Definition Zielgruppe:
Hier legen Sie fest, welcher Status überhaupt archiviert werden sollen. Markieren Sie hierfür die gewünschte Zielgruppe.
Legen Sie die Auswahl für jede Zielgruppe fest.
| Übernahme |
“Übergabe für diese Zielgruppe deaktivieren” "Alle Dokumente, die gedruckt werden, archivieren" “Pro Tag nur das zuletzt gedruckte Dokument archivieren” |
| Definition |
Hier wird der Speicherort der Definition für diese Zielgruppe eintragen. Diese Definitionsdatei muss vom Archivierungssystem bereitgestellt werden. Mit Hilfe einer solchen Definition können Sie festlegen, in welchem Zusatzfeld des Dokumentes die Informationen aus dem KSR-Programm gespeichert werden. |
| Mapping der Zielfelder zu den Schnittstellenfelder |
 In dieser Liste wird die Zuweisung der Schnittstellenfelder zu den Feldern der Templatedatei vorgenommen. In dem im Screenshot ersichtlichen Beispiel wird z.B. für Kostenvoranschläge das Dokumentendatum in das Archiv-Feld „ZusWert1“ übergeben. Die Bezeichnungen der Archiv-Felder sind in der ausgewählten Templatedatei hinterlegt und müssen identisch erfasst werden! Alle benötigten Felder sind nach diesem Vorgehen zu erfassen! |
| Definition zurücksetzen | Mit "Definition zurücksetzen" können Sie bereits getätigten Einstellungen für die markierte Zielgruppe verwerfen. |
Funktion und Konfiguration der Archiv-Schnittstelle in Verbindung mit Bitfarm:
Hinweise:
Diese Doku bezieht sich auf ein vorhandenes Archivierungssystem der Fa. Bitfarm. Diese bietet ein revisionssicheres Archivsystem auf Basis einer mySQL Datenbank an. Technisch gesehen, werden die Dokumente ins Archiv exportiert. Dort ist das Dokument als Volltext und digitale Kopie (als pdf) abgelegt.
Über unsere Schnittstelle können Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen, Kostenvoranschläge, Mahnungen, Lieferscheine, Kassenbelege, Kassenjournale und Kassenabschlüsse an das Archivsystem übergeben werden. Dort werden diese unveränderlich abgelegt, so dass auf die Aufbewahrung eines Papierausdrucks verzichtet werden kann.
Allgemeines zur Archivierung mit Bitfarm:
Für eine Reklamation benötigen Sie schnell die passende Lieferantenrechnung – doch oft beginnt erst die zeitaufwändige Suche im richtigen Ordner.
Mit dem Archivierungssystem von Bitfarm und der von KSR entwickelten Schnittstelle geht das deutlich schneller: Digitale Archivierung schafft Transparenz und spart Zeit sowie Kosten – von der Dokumentenerfassung auf Knopfdruck über Massenverarbeitung bis zur revisionssicheren Ablage.
Über die Schnittstelle von VxS zu Bitfarm werden Ihre in VxS/EKS erstellten Belege (z. B. Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Kassenbelege usw.) automatisch übernommen – eine Ordnerablage entfällt.
Technische Hintergründe:
Die Einrichtung des Archivservers sowie der entsprechenden Anwendungen erfolgt durch Bitfarm bzw. den zuständigen EDV-Betreuer.
Die Archivierung der Dokumente im Archiv erfolgt auf Basis von Templates. Diese Templates stellen ggf. zusätzliche Felder im Archiv bereit, über die eine gezielte Suche im Dokumentenarchiv möglich ist. Die Bereitstellung sowie ggf. notwendige Anpassungen der Templates erfolgen durch Bitfarm.
Unsere Archivierungsschnittstelle übergibt die Dokumente an das Archiv auf Grundlage der in den jeweiligen Templates hinterlegten Zusatzfelder. Das nachfolgende Schaubild veranschaulicht den Ablauf:
Grundsätzlich erfolgt keine direkte Übergabe an das Archiv. Sämtliche zu archivierenden Dokumente werden beim Druck zunächst automatisch in eine separate Datenbank übertragen (1). Aus dieser Datenbank erfolgt anschließend über eine Zusatzsoftware zyklisch der Export in einen Import-Ordner von Bitfarm (2). Aus diesem Import-Ordner übernimmt das Archivsystem die Dokumente anschließend automatisch (3).
Empfehlungen für die Einführung der Archivierung:
- Die Archivierungslösung muss auf einem eigenen Server / PC installiert werden
- Der Archivserver muss ausreichend gesichert werden (Backup)
- Zum Start immer mit den Ein- Ausgangsrechnungen beginnen
- Eingehende Dokumente sollten an einer Stelle im Betrieb gescannt werden
- Die Verteilung von Dokumenten innerhalb des Betriebes erfolgt per e-Mail, falls dies z.B. zur
Freigabe o.ä. nötig ist - Nachdem die Erfassung der Rechnungsbelege erfolgreich umgesetzt wurde können weitere
Typen Zug um Zug aufgenommen werden
Einstellungen / Einrichtung & Übertragung:
Die Einrichtung der Archiv-Schnittstelle erfolgt wie oben im Punk “Aktivierung/Konfiguration der Archiv-Schnittstelle” beschrieben.
Einrichtung der Übertragung an Bitfarm über unsere Archiv-Bridge:
Bitte kontaktieren Sie hierfür unseren Support!