Steuerliche Pflichtangaben in der Rechnung
Hier sehen Sie eine Muster-Rechnung mit den nach geltendem Steuerrecht geforderten Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Nach Steuersätzen und -Befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung oder die Formulierung “Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum”
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ggf.: Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Bitte beachten Sie
Diese Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für sogenannte Kleinbetragsrechnungen.
Hinweis
Prüfen Sie bei dem Rechnungslayout, das Sie für den digitalen Versand nutzen möchten, ob die Option "Standard für Emailversand", aktiviert ist.
Details siehe "Pflichtangaben für Rechnung anpassen".
Bitte beachten Sie: Dies ist kein Standardlayout und ist so auch nicht bei der VCS-Einrichtung definiert.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie vorgedrucktes Firmenpapier verwenden, muss der Kopf- und Fußtext für den E-Mail-Versand eingerichtet werden. Details siehe "Kopf- und Fußzeile der Rechnung ändern, Firmenlogo erfassen".
Zum Firmenlogo siehe auch “Logos & Kopfgrafiken in VCS”
Pflichtangaben für Rechnung anpassen
Damit die Rechnung alle gesetzlich geforderten Inhalte enthält, bearbeiten Sie das Rechnungslayout wie hier beschrieben. Vergewissern Sie sich, dass die Option "Standard für Emailversand" in Ihrem Standardlayout aktiviert ist.
Sie benötigen für diese Funktion Schreibrechte, lassen Sie sich diese ggf. von Ihrem Systemadministrator freischalten.
- Wechseln Sie zu den Layout-Definitionen über Menüauswahl "Stammdaten | Einstellungen", Kategorie "Druck", Symbol "Seitenlayouts".
- Öffnen Sie das Rechnungslayout, das Sie für den digitalen Versand nutzen möchten (im Beispiel: "Blanko-Papier mit Text+Grafik").
- Prüfen und ändern Sie ggf. die allgemeinen Einstellungen.
- Hinweis: Setzen Sie das Häkchen bei der Option "Standard für Emailversand", damit dieses Layout beim Rechnungsversand per E-Mail und beim elektronischen Rechnungsversand automatisch verwendet wird.
- Wechseln Sie ggf. zu "Kopf- Fußtext" bzw. "Kopfgrafik".
Kopf- und Fußzeile der Rechnung ändern, Firmenlogo erfassen
Über "Kopf-/Fußtext" bearbeiten Sie Kopftext und Fußtext. Mit "Kopfgrafik" können Sie Ihr Firmenlogo einfügen und bearbeiten.
Hinweis: Änderungen im Kopf- oder Fußtext werden in alle Layouts übernommen.
- Öffnen Sie "Kopf- Fußtext" zur Bearbeitung.
- Aktivieren Sie zur Bearbeitung die Option "Fußtext" oder "Kopftext".
- Erfassen Sie den Text und gestalten Sie ihn im Editor.
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Tipp: folgende Möglichkeiten gibt es, das Leistungsdatum auf der Rechnung anzugeben:
Angabe eines Leistungs- oder Lieferdatums auf der Rechnung
Pauschalhinweis: “Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum” - Über "Ändern" wird ein Editor geöffnet, mit dem die Grafik bearbeitet werden kann.
Über "Editor" wählen Sie ein Standardprogramm aus und öffnen es direkt. - Speichern Sie und schließen Sie den Editor.
Hinweis: Die Angaben in diesem Artikel sind ein Auszug aus der Schulungsunterlage “1057 HUK + AudaNet 2.0 Elektronische Beauftragung und Abrechnung”.