VCS-Datenschutzvereinbarung aktivieren

Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet alle Unternehmen, jeden Kunden zu informieren, wie seine personenbezogenen Daten verarbeitet und geschützt werden sowie Vereinbarungen zu Werbezwecken mit ihm abzuschließen.

VCS bietet Ihnen die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer Datenschutzvereinbarung (DS) anhand einer Vorlage zu gestalten und anschließend dem Kunden zu übergeben.

Öffnen Sie die Einstellungen für die Datenschutzvereinbarung über Stammdaten | Einstellungen | CRM Bereich ➔ Datenschutz

Im Register "Allgemein" wählen Sie unter "Verwaltung der DS-Vereinbarung" eine der Optionen "Mandantenübergreifend" oder "Mandantenspezifisch". Voreingestellt ist hier “Nicht aktiv”.

Bitte beachten Sie: Solange in den Einstellungen die Option "Nicht aktiv" aktiviert ist, werden weder in den Aufträgen die Schaltfläche “D.-Schutz drucken” noch beim Kunden das Register "Datenschutz" angezeigt.

Verwaltung der DS-Vereinbarung

Nach der Aktivierung können Sie die DS-Vereinbarung beim Kunden verwalten. Am praktikabelsten ist die Verwaltung der Vereinbarung über die Adressdaten des Kunden.

In den Adressdaten wechseln Sie zum Register "Datenschutz".

Drucken Sie die DS-Vereinbarung über die Schaltfläche "D.Schutz drucken" aus.

Nachdem der Kunde das Dokument ausgefüllt und unterschrieben hat, übertragen Sie in die Adressdaten:

• Datum der Unterzeichnung
• Kontakte / Nutzungen, denen er zugestimmt hat,
• Kontaktkanäle, denen er zugestimmt hat,

Angaben zur DS-Vereinbarung sind beim Kunden hinterlegt

Nachdem das Datum erfasst ist, wird automatisch die rote Hinweisfarbe der Schaltfläche "D.-Schutz drucken" entfernt. So sehen Sie auf einen Blick, dass dieser Kunden die DS-Vereinbarung unterschrieben hat. 
Die Schaltfläche bleibt jedoch weiter aktiv; das Dokument kann jederzeit neu ausgedruckt werden kann.

Wird für diesen Kunden nun ein Auftrag angelegt, wird die "D.Schutz drucken"-Schaltfläche nicht angezeigt.

Nur bei Kunden, die die DS-Vereinbarung noch nicht unterschrieben haben, wird im Auftrag die rote Schaltfläche im Drucken-Menü angezeigt . So erkennen Sie im Auftrag jederzeit, bei welchem Kunden die DS-Vereinbarung noch fehlt.

 DSV-Dokument manuell zum Kunden übernehmen

Durch Scannen übernehmen Sie die Datenschutzvereinbarung in Ihr VCS-System und können es dem Kunden zuordnen. Nach dem Einscannen öffnen Sie dazu das AddOn "Dokument anlegen".

"AddOn" können Sie auf drei verschiedenen Wegen öffnen: 
In der Liste der Ansprechpartner, in der Liste der Adressen-Verwaltung oder direkt in den Adressdaten des Kunden.

Markieren Sie den Kunden und öffnen Sie "AddOn" ➔ "Dokument anlegen". 
Alternativ: In den Adressdaten klicken Sie "AddOn" ➔ "Dokument anlegen". 
 

1. In “Neuanlage Dokument von …” wählen Sie den Dokumentennamen aus der Auswahlliste. 
   Tipp: Fügen Sie den Namen des Kunden an. So wissen Sie auch in anderen Zusammenhängen zu wem das Dokument gehört und was es enthält. 
    
2. In "Neuanlage - Dokument von …" haben Sie drei Möglichkeiten, das eingescannte Dokument zum Kunden hinzuzufügen: 
   2a    Fügen Sie das Dokument via Drag & Drop aus dem Windows Explorer hinzu. 
   2b    Alternativ klicken Sie "Neu" und wählen das Dokument im Windows Explorer aus. 
   2c    Wählen Sie in "Verknüpft mit "Dokument" aus. Die Schaltfläche "Verzeichnis" wird aktiviert und im geöffneten Verzeichnis sehen Sie alle Dokumente, die dem Kunden über den Barcode zugeordnet sind. Verknüpfen Sie es mit "OK" mit den Adressdaten. 
    
3. Nach dem Speichern kann das Dokument kann über "AddOn" in den Ansichten "Kundenhistorie" und "Dokumentliste" angezeigt werden.