Wie geht RMA bei der Terminsuche vor?

Eine zentrale Funktion von RMA besteht darin, Reparaturtermine unter Berücksichtigung bestehender Aufträge und verfügbarer Mitarbeitern vorzuschlagen.
Im Planungsdialog bietet RMA eine Suchfunktion, die geeignete Zeitfenster für die Erledigung des Auftrags ohne Überlastung vorschlägt.

Die Zeitfenster werden nach bestimmten Kriterien vorgeschlagen. RMA verplant unter Berücksichtigung Ihrer Angaben, den Job Tag für Tag und prüft dabei, ob dabei eine Überlastung >100% bei einer der Abteilungen entstehen würde.

• Entsteht eine Überlastung über 100%  wird der Termin verworfen, bleibt die Überlastung unter 100%, wird der Terminvorschlag in die Liste aufgenommen.
• Gibt es mehrere mögliche Termine, werden die Termine mit der kürzesten Verweildauer nach oben sortiert.
  Wichtig: D.h. ein späterer Termin mit kürzerer Verweildauer steht i.d.R. vor einem früheren Termin.
• Weil das Abstellen eines Autos am Vorabend nicht unüblich ist, werden auch Termine vorgeschlagen, bei denen z. B. die Übergaben am Sa oder So möglich sind.

Im Folgenden werden einzelne Situationen genauer erläutert.

“Vorschläge für Reparaturtermine” öffnen

Öffnen Sie den Planungsdialog aus VCS heraus oder wechseln Sie in RMA zur Jobliste und wählen zum Auftrag die Aktion “Planungsdialog öffnen” .

Hinweis: Weitere Möglichkeiten, den Planungsdialog zu öffnen finden Sie im Kapitel “Für ein Fahrzeug eine Buchung anlegen” des Artikels “Buchung, Übergabe und Rücknahme von Ersatzfahrzeugen”.

In der Kopfleiste des Auftrags klicken Sie auf die Lupe.
Bitte beachten Sie: Diese Funktion ist nur für Jobs / Aufträge verfügbar, die sich noch nicht in Bearbeitung befinden.

Im Folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten, Parameter und Situationen, die die Funktion berücksichtigt und vorschlägt, vorgestellt.
Hinweis: Die Begriffe Mitarbeiter und Ressource werden synonym verwendet.

Daten erfassen

1. Tragen Sie die Uhrzeiten für Eingang und Ausgang ein, zu denen der Kunde das Fahrzeug bringen und abholen kann.
   Bitte beachten Sie:

• Für die Suche werden Datum und Zeit des Eingangstermins als Suchkriterium zugrunde gelegt
• Eingangsdatum und Eingangszeit dürfen nicht in der Vergangenheit liegen

2. Die Pufferwerte sind Reservezeiten, die zwischen Ein-/Ausgang und dem Arbeitsbeginn/-ende eingeplant werden sollen.

Puffer bis Arbeitsbeginn: Als Standard ist 1 Tag später eingestellt. Sie können wählen zwischen:

• Gleicher Tag
• 1 Tag später
• 1,5 Tage später
• 2 Tage später
• 2,5 Tage später

Puffer bis Ausgang: Hier stellen Sie Stunden ein, als Standard sind “4 Std” eingestellt.

3. “Eingang ab” ist das Datum, ab dem die Suche beginnen soll.
   Sofern Sie wissen, dass z. B. die nächste Woche bereits voll ist, wählen Sie hier ein späteres Datum, um die Suche zu beschleunigen.

4. Setzen Sie die Option “Ersatzwagen wird benötigt”, um nur Terminvorschläge zu erhalten, zu denen auch ein Ersatzwagen verfügbar ist.

Suche ausführen

1. Durch einen Klick auf die weiße Lupe starten Sie die Suche.
   Die Suche kann unterschiedlich lange dauern, je nachdem, wie schnell freie Zeiträume gefunden werden können.
   
    
    

3. Im Beispiel wurde ein Puffer bis Arbeitsbeginn von 2,5 Tagen gewählt. Der Puffer bis Ausgang blieb bei 4 Stunden. Zusätzlich wurde die Option “Ersatzwagen wird benötigt” aktiviert.
    
4. Im Beispiel wird das Ergebnis als Liste “Termine ohne Überlastung” angezeigt. Bitte beachten Sie:

• Die Ergebnisse für den aktuellen Tag hängen von der festgelegten Uhrzeit ab
  Wenn die Uhrzeit auf den Abend festgelegt ist, erhalten Sie Ergebnisse für den aktuellen Tag, jedoch keine für den Vormittag
• Die Suche erfolgt für einen Zeitraum von Starttag + 7 Tage
• Ggf. wird eine zweite Liste “Termine mit Überlastung” angezeigt

Im folgenden Kapitel “Suchergebnisse im Detail” wird die Ergebnisliste “Termine mit Überlastung” erläutert.

4. Wählen Sie einen Terminvorschlag aus und übernehmen Sie ihn mit “Speichern” für Ihren Job.
   Passt kein Termin, ändern Sie die Parameter und starten die Suche erneut.
   
   

Suchergebnisse im Detail

Beachten Sie auch das Video “Verfügbare Reparaturtermine ermitteln - Video”.

Abhängig von den gefundenen Terminen können ein oder zwei Register angezeigt werden.

1. Termine ohne Überlastung
2. Termine, die eine Überlastung beinhalten:
   Dieser Terminvorschlag würde an einem oder mehreren Tagen zu einer Überlastung für eine Planungsgruppe führen.
   Sie können diesen Termin auswählen, wenn Sie sich für diesen Vorschlag entscheiden.

Beide Ergebnistabellen enthalten diese Informationen:

• Eingangsdatum und -Uhrzeit
• Ausgangsdatum und -Uhrzeit
• Dauer des Auftrags in Tagen und Stunden (dezimal)
• Ersatzwagen verfügbar: Für die Dauer des Auftrags steht ein Ersatzfahrzeug zur Verfügung  Ja / Nein
• Tage ohne Aufgaben: Anzahl der Tage, an denen der Auftrag pausiert, da keine Mitarbeiter verfügbar sind
  1. Eine “1” ohne Warnhinweis: Der Tag ohne Aufgaben ist der Abholtag
  2. Eine “1” mit Warnhinweis: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um die Tage zu sehen, an denen keine Aufgaben erledigt werden können
     
     

Bei der Suche werden diese Faktoren berücksichtigt:

• Planungsgruppen
• Verfügbarkeit der Mitarbeiter / Ressourcen
• Standort des Auftrags
• Einstellung des Aufgabentyps für den Wert des Arbeitslastvergleichs (%)
  • 0 % bedeutet, dass der Aufgabentyp beim Vergleich der Arbeitslast nicht berücksichtigt wird:
    • Überlastungswarnungen werden nur angezeigt, wenn der Auftrag zu dem Datum, an dem eine Überlastung vorliegt, tatsächliche Planungen aufweist
  • Werte über 100 % sind ebenfalls möglich
    • Um dies zu testen, wird empfohlen, einer Planungsgruppe nur einen Aufgabentyp zuzuweisen

Hinweise zu Überlastung

Beachten Sie auch das Video “Termine anzeigen, die zu Überlastung führen - Video”.

In “Termine mit Überlastung” kann jede Zeile aufgeklappt werden, um detailliertere Informationen zu den Gründen für die Überlastung zu erhalten, darunter:

1. Der Mitarbeiter ist an einem oder mehreren Tagen überlastet, d. h. ihm sind mehr Arbeitsstunden zugeteilt, als für diesen Tag bzw. diese Tage vorgesehen.
   
   
    
2. Die Planungsgruppe ist an einem oder mehreren Tagen überlastet, d. h., die einer bestimmten Planungsgruppe zugeordneten Mitarbeiter / Ressourcen sind für diesen Tag bzw. diese Tage bereits überlastet.
   Angezeigt wird, wo die Überlastung auftritt mit Angaben zu Tag, Namen und Farbe der Planungsgruppe sowie Prozentzahl der Überlastung.
   
   

Terminvorschlag mit einer Überlastung wird übernommen

Der Benutzer kann wählen, ob er einen Vorschlag ohne oder einen mit Überlastung übernehmen möchte.
Sobald die bevorzugte Option ausgewählt wurde, werden die Ergebnisse im Auftragskalender des Planungstools angezeigt.

Die Ergebnisse werden im Auftragskalender des Planungstools angezeigt, wobei folgende Fälle berücksichtigt werden:

	Eine Planungsgruppe ist an einem bestimmten Tag (oder bestimmten Tagen) überlastet In diesem Fall ist im Job Kalender der Kreis für diese Planungsgruppe vollständig ausgefüllt. Beim Bewegen des Mauszeiger über den Kreis werden der Name der Planungsgruppe sowie die Prozentzahl angezeigt. Im Beispiel ist dies die Lackierung mit einer Überlastung von 202%.
	Ein Mitarbeiter ist an einem bestimmten Tag oder an bestimmten Tagen überlastet In diesem Fall beträgt der Prozentsatz neben dem Mitarbeiter mehr als 100%. Im Beispiel ist es ein Mitarbeiter der Mechanik, dessen Überlastung mit 108,38% angezeigt wird.
	Einer Planungsgruppe sind keine Mitarbeiter zugewiesen Im Fall, dass einer Planungsgruppe keine Mitarbeiter / Ressourcen zugewiesen sind, wird im Auftragskalender ein Unendlichkeitssymbol unterhalb des Symbols der Planungsgruppe angezeigt.
	Ein Mitarbeiter hat während des Auftrags Ausfallzeiten Fehlen dem Mitarbeiter Tage zu Beginn, in der Mitte oder am Ende des Auftrags, wird dies im Auftragskalender korrekt dargestellt. Diese Situation löst keine Überlastung aus, es wird jedoch ein Warnsymbol in der Spalte “Tage ohne Aufgaben” der Ergebnistabelle angezeigt. Lesen Sie hierzu Kapitel “Suchergebnisse im Detail”.

Videos zu Terminsuche und Überlastung

In diesen Videos sehen Sie die Vorgehensweise und erhalten Informationen zu den Ergebnissen:

“Verfügbare Reparaturtermine ermitteln - Video”

“Termine anzeigen, die zu Überlastung führen - Video”