Bei der Auswertung von Zeiten kommt es immer wieder zu Fragen und Verwirrung, weil Zeiten in völlig unterschiedlichem Kontext betrachtet und verglichen werden.

Um Klarheit zu schaffen, ist es nötig zunächst zu definieren welche Werte es gibt, wie wir diese bezeichnen und wie diese im Zusammenhang stehen.

• Als Produktiv werden Zeiten betrachtet, die in Verbindung mit einem Auftrag stehen. Aus Sicht der Zeiterfassung also alle Zeiten, die zu einem Auftrag erfasst werden.

• Verkaufte-Zeit [ZeitStd]: Zeit aus Auftragspositionen für alle Aufträge ohne IA und KV's
  • Enthalten in Abfrage _Umsaetze oder _Umaetze_und_AKÜS
  • Das Auswertungsdatum entspricht dem Abrechnungsdatum des Auftrags

• Kalkulierte-Zeit [Kalk_Zeit]: Enthält die Zeit für Arbeitswerte auf Ebene der Produktklassen, -gruppen. Ist die Basis für die Verteilung der Zeiten in Bearbeitungsschritte.    
  Enthalten in der Abfrage “_Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt” mit Filter nach Typ = Kalkulation
  • Enthält je Auftrag die Daten aus dem höchsten Status <= RE (Hinweis: incl. IA). Im Bereich der Auftragspositionen stehen 'nur' Arbeitswerte zur Verfügung.
  • Das Auswertungsdatum entspricht dem Abrechnungsdatum des Auftrags

• Arbeitsschritt [Effekt_BearbSchritt]: Beschreibung des Arbeitsschrittes

• Vorgabe-Arbeitsschritt [Effekt_Vorgabe]: Enthält je Auftrag, Bearbeitungsschritt und Mitarbeiter die vorgegebene Zeit welche sich anhand der Verteilmatrix ergibt. Dieser Wert kann i.d.R. der verkauften Zeit gleichgesetzt werden, wird jedoch bewusst nicht so bezeichnet weil in der Betrachtung nach Mitarbeiter und Abteilungen andere Bedingungen gelten.

• Gestempelt-Arbeitsschritt [Effekt_Bewertet]: Enthält je Auftrag, Bearbeitungsschritt und Mitarbeiter die Zeit die darauf gestempelt wurde. Die Zuordnung von Taste zu Bearbeitungsschritt geschieht anhand der Verteilmatrix.    
  Hinweis: Dieser Wert wird in der Chefzahlen-Auswertung nicht benutzt !

• Datengrundlage für die obigen drei Arbeitsschritte    
  Enthalten in der Abfrage “_Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt” mit Filter nach Typ = Effektivität  
  • Enthält je Auftrag die Daten Vorgabewerte und tatsächlich benötigte Zeiten aus Auftrag und Zeiterfassung 
  • Das Auswertungsdatum entspricht dem Abrechnungsdatum des Auftrags 

• Gestempelte-Tasten [Stemp_Zeitbew]: Bewertete Stempelzeit nach Tasten,  dabei wird in der Auswertung zusätzlich nach produktiv und unproduktiv unterschieden    
  Enthalten in der “Abfrage _Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt” mit Filter nach Typ =Stempelungen 
  • Wird in der Auswertung zusätzlich nach produktiv und unproduktiv unterteil
  • ACHTUNG:
    • Das Auswertungsdatum entspricht dem Zeitpunkt der Stempelung

• Anwesenheitszeit [Prod_Anwesend]: Die Zeiten die sich aus den Zeiträumen zwischen einer Kommen und Gehen Stempelung ergeben. D.h. Zeiten in denen der Mitarbeiter wirklich im Betrieb war und nicht etwa Urlaub oder eine andere Fehlzeit hatte.

• Anwesenheitszeit-bewertet  [Prod_AnwesendBew]: Damit die Summe der Anwesenheitszeiten als Kriterium für Vergleiche genutzt werden kann ist es nötig AZUBI's oder Ähnliche zu korrigieren. Aus diesem Grund gibt es die Anwesenheit zusätzlich in bewerteter Form. Dafür wird die Anwesenheit mit dem hinterlegten Bewertungsfaktor der Personalart oder individuell multipliziert . Die Anwesenheit-bewertet könnte auch auch als verfügbare Kapazität des Betriebs betrachtet werden.

• Zielproduktivität [Prod_ZielProd]: Die Zielproduktivität definiert wieviel Zeit ein Mitarbeiter an real verkaufbaren Stunden leisten sollte. Arbeitet z. B. der Annahmemeister produktiv mit kann mit den Zielproduktivitätsfaktoren die verfügbare Anwesenheitszeit korrigiert werden weil er noch diverse organisatorische Aufgaben zu erledigen hat. Für AZUBI's gilt ebenfalls, dass diese Zeit analog zum Bewertungsfaktor angepasst werden muss. Mitarbeiter im Büro erzeugen i.d.R. keine verkaufbaren Zeiten in diesem Bereich.    
  
  Hinweis: Berechnet aus Anwesenheitszeit * Zielproduktivität-Abteilung * Zielproduktivität Personalart

• Produktivzeit-Tag [Prod_ProduktivBew], Summe der am Tag erfassten produktiven Stempelungen bewertet.    
  Hinweis: Die Produktivzeit-Tag wird aktuell in der Auswertung nicht verwendet, die Zeit wird anhand der einzelnen Stempelungen ermittelt !
  • Für die obigen Vier
  • Enthalten in Abfrage _Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt    
    mit Filter nach Typ = Produktivität 
  • Enthält je Mitarbeiter und Tag einen Eintrag über diese Daten
  • Die Produktivzeiten wird dabei anhand des Leistungsdatums der Stempelung ermittelt

• Effektivität, ist das Verhältnis zwischen der vorgegebenen Zeit für einen Arbeitsschritt zur tatsächlich benötigten Zeit. Der Wert wird berechnet aus    
  Vorgabe_Arbeitsschritt [Effekt_Vorgabe] / Gestempelte-Tasten-Produktiv

• Produktivität, ist das Verhältnis zwischen der Summe der produktiven Tätigkeiten zur vorgegbenen Zielproduktivität. Der Wert wird berechnet aus    
  Gestempelte-Tasten-Produktiv / Zielproduktivität [Prod_Zielproduktivität]

• Produktivleistung, ist ein Leistungsquotient, der ausschließlich die produktiven Mitarbeiter berücksichtigt. Der Wert wird berechnet aus    
  Vorgabe_Arbeitsschritt [Effekt_Vorgabe] / Zielproduktivität [Prod_Zielproduktivität]

• Gesamtleistung, ist ein Leistungsquotient der alle Mitarbeiter berücksichtigt. Der Wert wird berechnet aus    
  Vorgabe_Arbeitsschritt [Effekt_Vorgabe] / Anwesenheitszeit-bewertet  [Prod_AnwesendBew]

• Auswertungsdatum-/zeitraum, in allen Auswertungen dazu wird typisch auf Jahre und Monate ausgewertet. Dieser Zeitbereich ist besonders zu beachten, weil die Grundlage der Daten entweder das Leistungsdatum des Auftrags oder das Leistungsdatum einer einzelnen Stempelung sein kann.    
  Für die Bestimmung des Leistungsdatums eines Auftrags gibt es dabei die Besonderheit, dass das Datum näherungsweise bestimmt wird, sofern dieses noch nicht bekannt ist weil der Auftrag z. B. noch nicht abgeschlossen ist.    
  
  Hinweis: Weil es wichtig ist zu wissen wie sich das Auswertungsdatum für bestimmte Daten ergibt ist diese Information bei jedem der definierten Werte nochmals explizit angegeben. Werden Daten mit unterschiedlicher Grundlage verglichen kommt es i.d.R. zu Abweichungen, die größer werden je kleiner der betrachtete Zeitraum ist.

Schaubild zum Zusammenhang der Werte

Beispieltabelle

Zeigt in Kurzform die Werte, Begriffe und Beispieldaten. Ausgang ist ein Auftrag zu dem es zusätzlich einen internen Auftrag für eine Nacharbeit gibt. Von oben nach unten sehen Sie wie sich die Werte verändern wenn die Stempelungen der Mitarbeiter dazu kommen. 

Wertet die Betriebliche Leistung aus berücksichtigt werden nur echt verkaufte Zeiten, gegenüber werden die Anwesenheiten und Produktiven Zeiten gestellt.

Nach Jahr/Kostenstelle&Arbeitsgruppe/Mitarbeiter/Bearbeitungsschritt/Auftrag    
Hinweis: Kostenstelle zusätzlich zur Arbeitsgruppe, weil nicht gestempelte verkaufte Leistungen keiner Arbeitsgruppe zugeordnet werden können

hier geht es darum Zeiten nach Abteilungen und Mitarbeitern auszuwerten    
Wir haben zwei unterschiedliche Darstellungen der selben Daten:

1. Zeiterfassung nach MA    
In dieser Ansicht kann das obere linke Visual in der Hierarchie Jahr / Monat / Mitarbeiter über die Stempelfunktion bis zur AuftragsNr aufgeklappt werden.    
Die Tabelle darunter zeigt alle angestempelten Tasten und zwar sowohl die produktiven als auch die unproduktiven runter bis zum Mitarbeiter an.

2. Zeiterfassung-Abteilung

Diese Darstellung der Zeiterfassung zeigt die selben Daten, aber in einer anderen Hierarchie an. Hier ist der Treiber nicht der Mitarbeiter sondern die Abteilung.    
Hinweis: Wenn Prod_Arbeitsgruppe und Kostenstelle unterschiedliche Namen in VCS haben, werde diese hier trennt aufgeführt. Bei der Kostenstelle sieht man die keiner Stempeltaste zugeordneten verkauften Zeiten. Wenn die Namen vereinheitlicht werden, wird es auch hier automatisch zusammengemappt.    

Basiert auf

• Typ Effektivität (Auswertung nach Abrechnungszeitraum)
• Typ Produktivität (Auswertung nach Leistungszeitraum)
• Typ Stempelungen (Änderung: nach Leitungszeitraum vormals Abrechnungszeitraum)

Zeiten Kontrolle stellt die verschiedenen Werte gegenüber, um für Unterschiede verantwortliche Aufträge finden zu können.

Zeiten Auftrag zeigt alle Informationen zu einem Auftrag an

Zeiten Jahr weitere Darstellung

Auswertung der Fehlzeiten nach Abteilungen und Mitarbeitern ... kommt noch

Im Folgenden wird beschrieben wie die Überführung der Stunden aus einer Auftragsposition bis zur Vorgabe je Mitarbeiter und Arbeitsschritt erfolgt.

Verkaufte Zeit: Datengrundlage ist die _Umsatzauswertung, es werden jedoch ausschließlich Aufträge mit Status berücksichtigt welche einen echten Umsatz bedeuten, d.h. keine KV oder IA. Zusätzlich wird i.d.R. nur auf echt berechnete d.h. mit gedruckter RE ausgewertet.

Kalkulierte Zeit: Datengrundlage ist die _Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt Typ Kalkulation. Die kalkulierte Zeit ist die Summe der Zeiten aus Arbeitswerten je Produktklasse die sich in einem Auftrag befinden. Der Wert muss bei gleicher Filterung der Auftragsstatus und nach Eigenschaft Berechnet dem Wert der verkauften Zeit entsprechen.

Vorgabe Arbeitsschritt: Datengrundlage ist die _Zeiterfassung_Kalkulation_Gestempelt Typ Effektivität. Aus den Summen der Kalkulierten Zeit werden anhand der Zeiterfassungsmatrix die Vorgabezeiten je Bearbeitungsschritt erstellt.

Arbeitsschritt: Definition einer Ebene auf der Zeiten anhand der zu Grunde liegenden Produktklasse einem Arbeitsschritt und einer Stempeltaste zugeordnet werden, die Zuordnung dabei ist n:m. So entsteht aus einer Arbeit der Produktklasse Karosseriearbeiten z. B. der Bearbeitungsschritt Instandsetzung und Endmontage. Ebenfalls können mehrere Produktklassen dem gleichen Bearbeitungsschritt zugeordnet werden. Die nachfolgende Tabelle zeigt exemplarisch eine Definition (Zeiterfassungsmatrix) dafür

Die enthaltene Zeit eines Auftrags (Kalkulierte Zeit) die sich aus der Produktklasse Karosseriearbeit ergibt wird zu 50% als Vorgabezeit für den Bearbeitungsschritt Instandsetzen berechnet. Sofern sich Anteile aus mehreren Produktklassen ergeben werden diese addiert für den Arbeitsschritt. 

Beispiel

2 Std. Karosseriearbeit im Auftrag ergeben 1 Std. als Vorgabe für Instandsetzen.    
Vorgabezeiten für Arbeitsschritte werden immer dem Mitarbeiter zugeordnet welcher die Tätigkeit für den Auftrag ausführt. Daraus ergeben sich für das obige Beispiel z. B. diese Zuordnungen in der Folge für den Arbeitsschritt Instandsetzen.

Hinweise zu Arbeitsschritten:

• Wird ein Arbeitsschritt nicht angestempelt kann dieser auch keinem Mitarbeiter zugeordnet werden. 
• Stempeln mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsschritt an wird die Vorgabezeit anteilig auf die beteiligten Mitarbeiter verteilt. Bei einer Umlagestempelung geschieht das Gegenteil, hier arbeitet ein Mitarbeiter zeitgleich an mehreren Aufträgen, d.h. die gestempelte Zeit zu einer Taste wird auf mehrere Aufträge verteilt.
• Wird über die Zeiterfassungsmatrix mehr als 100 % der kalkulierten Zeit verteilt, wird die Vorgabezeit anteilig gekürzt, d.h. die Summen der Vorgabezeiten werden so angepasst, dass nicht mehr als die kalkulierte Zeit des Auftrags verteilt wird.

Diese Sonderfälle sind zu berücksichtigen und werden im Einzelnen beschrieben:

• Stamm- und Unteraufträge
• Abrechnung in mehreren Rechnungen
• Gutschriften und Stornos

Stamm- und Unteraufträge

Weil es in der Praxis immer wieder Fälle gibt zu denen mehrere Aufträge erforderlich sind, z. B.  ein Teil des Schadens wird vom Kunden selbst bezahlt ein anderer Teil muss über eine Versicherung abgerechnet werden, empfehlen wir die zeitliche Auswertung immer anhand des Stammauftrags.    
Für die Zeiterfassung gilt dabei die Regel, dass Zeiten die zu einem Stammauftrag erfasst werden automatisch auf verknüpfte Unteraufträge verteilt werden (max. 1 Ebene tief und für Status > KV). Zeiten die direkt zu einem Unterauftrag erfasst werden verbleiben dort.

Abrechnung in mehreren Rechnungen

Dafür gibt es drei Fälle

1. Es wird von Beginn an mit einem Stamm und einem oder mehreren Unteraufträgen gearbeitet, das Verhalten für erfasste Zeiten ist im obigen Absatz beschrieben.    
   Siehe: Stammaufträge und Unteraufträge in verschiedenen Varianten ‍ 
2. Eine bestimmte Leistung soll nach erfolgter Reparatur in eine eigenständige Rechnung verschoben werden (Auftragssonderfälle: Zweite/weitere Rechnung zu einem Auftrag)    
   Siehe: Auftragssonderfall / -status keine Kosten berechnen‍    
   Im nachfolgenden Beispiel wurde für den Auftrag 8844 die Zeit für die Mechanik in einer eigenen Rechnung 8845 abgerechnet. Die Kalkulierte Zeit wurde mit in den neuen Auftrag verschoben, die Vorgabezeiten für die Arbeitsschritte bleiben jedoch beim Ursprungsauftrag. 
   
    
   
   In der Ansicht Zeiterfassung wird dafür ebenfalls ein entsprechender Hinweis ausgegeben. 
   
    
    
3. Vor endgültiger Fertigstellung sollen eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erstellt werden (Auftragssonderfälle: Pauschale Abschlagszahlung) Auftragssonderfälle.  
   
   D‍as folgende Beispiel zeigt für den Auftrag 8847 eine Abschlagsrechnung 8848, im Originalauftrag wird eine Position Abschlagszahlung mit negativem Betrag erstellt, das Ganze hat auf die Zeiten keine Auswirkung weil die Pauschale nicht als Dienstleistung behandelt wird. 
   
      
   

Gutschriften und Stornos

Siehe auch AKÜS Kosten und Umsätze in einer Gutschrift‍

Im Folgenden Beispiel wurde zur Rechnung des Auftrags 8781 eine Gutschrift über den vollen Betrag erstellt. Als Ergebnis ergibt sich ein geschmälerter Umsatz die Zahl verkaufter Stunden bleibt jedoch erhalten, da aus Gutschriften keine Zeiten berücksichtigt werden. In der Summe ergibt dieses Verhalten einen reduzierten Std. Verrechnungssatz. Dieses Verhalten wurde bewusst so gewählt weil es in der Branche üblich ist bei vermittelten Schäden im Rahmen einer Gutschrift eine Art Rabatt einzuräumen. Das Ergebnis bei einer Gutschrift entspricht dem eines vergebenen Rabattes

Im Falle eines Stornos mit Option "Rechnung muss angepasst werden" entsteht ein neuer Unterauftrag in welchen die Rechnung + die zugehörigen Storno verschoben wird.

Das Beispiel unten zeigt das Ergebnis zum Auftrag 8779 wurde die gedruckte RE storniert und der Storno gedruckt. Danach steht die kalkulierte Zeit + Vorgabe Arbeitsschritt wieder unverändert beim Stammauftrag. 

Wird eine Rechnung storniert weil nicht einbringbar, wird im Auftrag selbst die Stornierung erzeugt. Die Summe für die kalkulierte Zeit ist in diesem Fall 0 die Vorgaben für die Arbeitsschritte bleiben jedoch erhalten zumal die Leistungen ja erbracht wurden. Im Folgenden wurde die Stornierung für den Auftrag 8779 durchgeführt