Einleitung

In diesem Artikel wird die Behandlung von typischen Sonderfällen rund um die Auftragsabwicklung in K&L sowie Servicebetrieben erläutert.

Hinweis: Mit der VCS Version  2.71.59, Freigabe 21.03.2023, wurden die Auftragssonderfälle neu gegliedert.

• Die sachlich gruppierte Darstellung bringt mehr Übersicht
• Über Hilfe kann von dort in die aktuelle Beschreibung in Helpjuice gesprungen werden
• Die Funktion “Auftrag duplizieren” wurde mit den Auftragssonderfällen zusammengefasst

Klicken Sie im geöffneten Auftrag auf “neuer Status” und dort auf “Auftragssonderfälle”.

Übersicht der möglichen Sonderfälle

Es öffnet sich “Positionen verschieben”. Hier sehen Sie die folgenden Auftragsinformationen:

• Ursprungsstatus = …
• gedruckt               = ja / nein
• Auftrag gesperrt = ja / nein

Das Beispiel zeigt einen Kostenvoranschlag, der bereits gedruckt wurde und nicht gesperrt ist.

Diese Sonderfälle stehen zur Auswahl zur Verfügung:

• Zweiter/weiterer Kostenvoranschlag - neue Schadenkalkulation anlegen
• Zweiter/weiterer Kostenvoranschlag - gleiche Schadenkalkulation verwenden
   
• Auftragserweiterung nach Reparatur Beginn
  • Neuer Kosten Voranschlag im aktuellen Auftrag
  • Neuer Kosten Voranschlag in neuem Auftrag
  • Positionen/Kalkulation aus zweitem (2.) KV übernehmen
     
• Zusätzlicher Durchgang
  • Für den aktuellen Auftrag einen neuen Durchgang erstellen
  • Teilreparatur in eigenem Durchgang mit Abrechnung über Hauptauftrag
  • Teilreparatur in eigenem Durchgang mit eigener Rechnungslegung
     
• Gewährleistungarbeiten
  • Gewährleistungsarbeiten während der Reparatur
  • Gewährleistungsarbeiten nach Reparatur
     
• Rechnungslegung
  • Zweite/weitere Rechnung zu einem Auftrag
  • Pauschale Abschlagszahlung
  • Gutschrift
     
• Sonstiges
  • Auftrag Duplizieren
  • Freier Verschiebe Modus

Nachdem Sie eine Option gewählt haben, wird “weiter” aktiviert.
Je nach Option werden Ihnen in den Registern “Parameter - Einstellungen" -> “Positionen auswählen” -> “Zusammenfassung” weitere Auswahlmöglichkeiten angeboten. 

Im Folgenden werden die einzelnen Sonderfälle erläutert.

Zweiter / weiterer Kostenvoranschlag

Benötigen Sie für einen Kunden mehrere Kostenvoranschläge, z.B. weil dieser verschiedene Alternativen angeboten haben möchte oder für die Abrechnung getrennt verfahren werden muss, verwenden Sie diese Option. Der Status des Ursprungsauftrags muss Kostenvoranschlag sein, der Status des neuen Auftrags ist ebenfalls Kostenvoranschlag.

Als Kalkulationsvorgaben für den neuen Auftrag werden die Werte des Ursprungsauftrags übergeben.

Positionen können bei Bedarf an den zu erstellenden Auftrag übergeben werden.

Zugeordnete Adressen werden ebenfalls 1:1 an den neuen Auftrag übertragen.

Bilder des Ursprungsauftrags werden nicht übertragen an den neuen Auftrag.

Kommt es zur Beauftragung, arbeiten Sie bitte mit der beauftragten Variante des Auftrags weiter.

Der Verweis auf eine vorhandene Schadenkalkulation wird je nach Variante mit übertragen.

Lesen Sie hierzu den Artikel "Auftragssonderfälle "Zweiter / weiterer KV"".

Hinweis: Weitere Informationen zu diesen  beiden Auftragssonderfällen finden Sie in der Schulungsunterlage “Online Schadenakte und VCS Auftrag”.

Auftragserweiterung nach Reparaturbeginn

Kommt es nach erteiltem Reparaturauftrag und Arbeitsbeginn zu einer Auftragserweiterung, welche angeboten werden muss, ist die Option neuer Kostenvoranschlag erforderlich. Die beiden verschiedenen Varianten bieten unterschiedliche Möglichkeiten in der Dokumentation und Nachverfolgung an.

Neuer Kostenvoranschlag im aktuellen Auftrag

Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein.

Der aktuelle Status (i.d.R. AB) des Auftrags wird erneut als Status KV im vorhandenen Auftrag angelegt. Ist bereits ein KV vorhanden wird dieser in einen Unterauftrag verschoben. Damit bleibt die Historie erhalten wann welche KV's erstellt wurden. 

Führen Sie die Erweiterung im neuen KV durch und übernehmen diese später in den AB, z.B. durch Abrufen der letzten Schadenkalkulation.

Hinweis: Diese Art eine Auftragserweiterung nachvollziehbar anzubieten wird in der Praxis am häufigsten genutzt/empfohlen sofern nicht explizit eine Freigabe der Erweiterung überwacht werden soll.

Neuer Kostenvoranschlag in neuem Auftrag

Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein.

Als Kalkulationsvorgaben für den neuen Auftrag werden die Werte des Ursprungsauftrags übergeben.

Positionen können bei Bedarf an den zu erstellenden Auftrag übergeben werden.

Zugeordnete Adressen, vorhandene Reparaturkalkulationen (audatex, DAT ..) werden ebenfalls 1:1 an den neuen Auftrag übertragen.

Bilder des Ursprungsauftrags werden nicht übertragen an den neuen Auftrag.

Hinweis: Bei einer Auftragserweiterung wurde i.d.R. bereits auf den Ursprungsauftrag gearbeitet, daher wird dieser auch als Arbeitsauftrag beibehalten. Der 2. KV wird zur Dokumentation und Kalkulation der Zusatzkosten verwendet. Wird die Erweiterung beauftragt, sind die Zusatzpositionen mit der Option "Positionen/Kalkulation aus 2. KV übernehmen" in den Ursprungsauftrag zu übernehmen. Die Erstellung in einem eigenen Auftrag erlaubt die Überwachung des Auftragsstatus als nicht beauftragt.

Positionen/Kalkulation aus 2. KV übernehmen

Müssen Sie Positionen aus einem Kostenvoranschlag in Ihren aktuellen Auftrag übernehmen, wählen Sie diese Option.

Typisches Beispiel dafür ist die Übernahme von zusätzlichen Arbeiten, die in einem zweiten Kostenvoranschlag nach Rep.-Beginn angeboten worden sind (Auftragserweiterung).

Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein.

Der Status des gewählten Auftrags, aus welchem Positionen übernommen werden sollen, ist nicht eingeschränkt.

Zur Auswahl vorgschlagen werden Kostenvoranschläge, die über die Stammauftrags-Nummer mit dem aktuellen Auftrag verknüpft sind. Sie können aber auch jeden beliebigen anderen Auftrag, durch Angabe der Auftragsnummer, wählen.

In diesem Fall werden "nur Einzelpositionen" kopiert. Kalkulationsvorgaben oder eine gespeicherte Schadenskalkulation des geöffneten Auftrags bleiben davon unberührt.

Zusätzlicher Durchgang

Ab der VCS Version 2.71.5x stehen diese drei Sonderfälle zur Verfügung. 

Teilreparatur in eigenem Durchgang mit eigener Rechnungslegung

Muss ein Teil der Arbeiten in einem eigenständigen Durchgang erledigt werden und Sie möchten für diesen Reparaturteil eine eigene Rechnung schreiben, wählen Sie diese Option und verschieben die gewünschten Positionen in den neuen Auftrag. Zielstatus ist “Auftragsbestätigung”.

Teilreparatur in eigenem Durchgang mit Abrechnung über Hauptauftrag

Muss ein Teil der Arbeiten in einem eigenständigen Durchgang erledigt werden, Sie möchten diese Leistungen aber mit diesem Hauptauftrag abrechnen, wählen Sie diese Option und kopieren die gewünschten Positionen in den neuen Auftrag der im Zielstatus “Interner Auftrag” kostenneutral abgewickelt wird.

Für den aktuellen Auftrag einen neuen Durchgang erstellen

In den Fällen, in denen die Reparatur gar nicht erst begonnen werden konnte, weil sich der Schaden z. B. anders als kalkuliert darstellt, kann im bestehenden Auftrag ein neuer Durchgang angelegt werden. 

ACHTUNG: Dies ist nur möglich sofern der vorherige Durchgang abgeschlossen ist! Dies bedeutet, dass das Fahrzeug zurückgegeben wurde und entsprechend als ausgeliefert markiert wurde!

Was passiert bei einem neuen Durchgang? 
Die vorhandenen Daten zum Ein- Ausgang wandern ins Archiv, danach können Sie einen neuen Termin für die Reparatur erfassen. In RMA erscheint zum neuen Termin ein neuer Job, Ersatzwagenbuchungen aus dem ersten bleiben aber erhalten sowohl in RMA als auch in VCS.

Hinweis: Die Funktion wird in RMA ab der Version 1.8.x unterstützt. 
 

Gewährleistungsarbeiten 

Gewährleistungsarbeiten nach Reparatur

Sind nach einer durchgeführten Reparatur Mängel zu beheben, welche nicht in Rechnung gestellt werden können, ist diese Option zu wählen. Der Status des Ursprungsauftrags muss eine gedruckte Rechnung oder ein gedruckter Interner-Auftrag sein. Als Zielstatus wird ein neuer Auftrag im Status Interner-Auftrag erstellt, welcher über die Stammauftragsnummer mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft ist. Als Kontenklasse wird die in den Einstellungen zugeordnete Kontenklasse für Gewährleistungsarbeiten voreingestellt, diese kann jedoch bei Bedarf angepasst werden.

Als Kalkulationsvorgaben für den neuen Auftrag werden die Werte übergeben, welche für interne Aufträge festgelegt wurden.

Positionen können bei Bedarf an den zu erstellenden Auftrag übergeben werden.

Zugeordnete Adressen, vorhandene Reparaturkalkulationen (audatex, DAT ..) werden ebenfalls 1:1 an den neuen Auftrag übertragen.

Bilder des Ursprungsauftrags werden nicht übertragen an den neuen Auftrag.

Gewährleistungsarbeiten während der Reparatur

Kommt es während der Reparatur zu einem Mangel der behoben werden muss aber nicht in Rechnung gestellt werden kann, ist diese Option zu wählen. Dies kann z.B. ein Teil sein, welches beim Einbau beschädigt wurde und daher 2 x benötigt wird oder eine Beschädigung, welche bei der Reparatur entstanden ist und kostenlos behoben werden muss. 

Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein. Als Zielstatus wird ein neuer Auftrag im Status "Interner-Auftrag" erstellt, welcher über die Stammauftrags-Nummer mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft ist. Als Kontenklasse wird die in den Einstellungen zugeordnete Kontenklasse für Gewährleistungsarbeiten voreingestellt, diese kann jedoch bei Bedarf angepasst werden.

Als Kalkulationsvorgaben für den neuen Auftrag werden die Werte übergeben, welche für interne Aufträge festgelegt wurden.

Positionen können bei Bedarf an den zu erstellenden Auftrag übergeben werden.

Zugeordnete Adressen, vorhandene Reparaturkalkulationen (audatex, DAT ..) werden ebenfalls 1:1 an den neuen Auftrag übertragen.

Rechnungslegung

Zweite / weitere Rechnung zu einem Auftrag

Soll ein Auftrag über mehr als eine Rechnung abgerechnet werden, ist diese Option zu verwenden. 

ACHTUNG: Damit ist nicht die Verrechnung des Selbstbehaltes an den Kunden im Fall eines Haftplicht- oder Kaskoschadens gemeint!

Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein.

Der Zielstatus des neu zu erstellenden Auftrags ist Rechnung (ohne Kosten), welcher über die Stammauftrags-Nummer mit dem ursprünglichen Auftrag verknüpft ist.

Die Auswahl mindestens einer Position, die zur Abrechnung in einen neuen Auftrag verschoben werden soll, ist zwingend notwendig.

Als Kalkulationsvorgaben für den neuen Auftrag werden die Werte des Ursprungsauftrags übergeben.

Der Ursprungsauftrag, mit den verbleibenden Positionen, wird dann zur "letzten Abrechnung" des Auftrags verwendet.

Zugeordnete Adressen, vorhandene Reparaturkalkulationen (audatex, DAT ..) werden ebenfalls 1:1 an den neuen Auftrag übertragen.

Bilder des Ursprungsauftrags werden nicht übertragen an den neuen Auftrag.

Hinweis: Bei der Abrechnung eines Auftrags über mehrere Rechnungen wird generell davon ausgegangen, dass alle anfallenden Kosten und Aufwände im Ursprungsauftrag verbleiben, d.h. gestempelte Zeiten, Lagerbuchungen, Bestellungen usw. bleiben mit den Positionen im Ursprungsauftrag verknüpft und erhalten. Solange der Ursprungsauftrag nicht als RE/IA gedruckt wurde, kann dieser Schritt beliebig oft wiederholt werden. Im neu erstellten Auftragsstatus Rechnung (ohne Kosten) werden nur Erlöse betrachtet. In der Summe erhalten Sie über die Stammauftagsnummer das Gesamtergebnis. 

Wurde eine Position auf dies Art komplett aus dem Ursprungsauftrag zur Abrechnung in einen neuen Auftrag verschoben, können Sie diese Position(en) in der Ansicht Positionen alle über die Schaltfläche "Verschoben" anzeigen.

Siehe auch Auftragssonderfall / -status keine Kosten berechnen

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Pauschale Abschlagszahlung

Erstellen Sie eine zweite / weitere Rechnung um einen Pauschalbetrag vor endgültiger Fertigstellung als Abschlag in Rechnung zu stellen. Der Status des Ursprungsauftrags muss Auftragsbestätigung, Interner-Auftrag (nicht gedruckt) oder Rechnung (nicht gedruckt) sein. Der Zielstatus ist Rechnung. 

Erfassen Sie einen Betrag und eine Beschreibung dazu. Aus diesen Angaben wird im Zielstatus eine entsprechende Position mit positivem Betrag erstellt. Im aktuellen Auftrag wird eine gleichnamige negative Position erstellt, so dass der Vorgang in Summe umsatzneutral bleibt.

Hinweis: Die Funktion ist nur verfügbar, sofern Sie in den Kalkulationseinstellungen eine Produktklasse für Abschlagszahlungen hinterlegt haben.

Beachten Sie bitte weiterhin, dass die negative Position in der Endabrechnung benötigt wird, um das Ergebnis nicht zu verfälschen.

Diese Vorgehensweise hat gegenüber dem Verschieben von Einzelpositionen den Nachteil, dass die echte Erlösverteilung erst nach stellen der endgültigen Rechnung ersichtlich ist, da vorher nur auf pauschale Konten/Produktklassen gebucht wird. 

Um weitere Fehler im Controling zu vermeiden, sind als Produktklasse nur Werte aus den Bereichen "Sonstige" und "Nebenkosten" zulässig.

Gutschrift

Sofern Sie zu einem Teil einer erstellten Rechnung eine Gutschrift erstellen müssen, wählen Sie diese Option.

Der Status des Ursprungsauftrags muss Rechnung (gedruckt) sein, der Zielstatus ist Gutschrift.

Sofern im aktuellen Auftrag noch keine Gutschrift existiert wird diese zum Auftrag erstellt, andernfalls unter einer eigenen Auftragsnummer welche, via Stamm-Nummer, verknüpft ist.

Die Auswahl mindestens einer Position, welche an die Gutschrift übertragen werden soll, ist zwingend.

Zugeordnete Adressen, vorhandene Reparaturkalkulationen (audatex, DAT ..) werden ebenfalls 1:1 an den neuen Status übertragen.

Als weitere Option steht Ihnen im Bereich Parameter - Einstellungen "Ware wurde zurückgegeben" zur Verfügung. 

Wählen Sie diese Option, sofern Sie Teile zurückerhalten, um damit die Korrektur des Bestandes auszulösen.

In diesem Fall wird nicht der Preis sondern die Menge im Zielstatus Gutschrift negiert.

Hinweis: Möchten Sie eine Gutschrift duplizieren, lesen Sie den Artikel “Auftrag duplizieren”.

Sonstiges

Auftrag duplizieren

Erstellen Sie mit dieser Option ein Duplikat des aktuellen Auftrags.

Lesen Sie hierzu den Artikel “Auftrag duplizieren”.

Freier Verschiebe-Modus

Dieser Modus erlaubt das freie Verschieben von Positionen zwischen Aufträgen und Status.

Die Optionen unter Parameter - Einstellungen bestimmen das Verhalten.

Dieser Modus benötigt das Recht 'Freies Positionsverschieben erlaubt' im Rechteblock Aufträge (Gen).

Hinweis: Die Verfügbarkeit der Optionen hängt von diversen Parametern ab. Je nach Fall werden Optionen fix gesetzt und disabled oder stehen zur Auswahl zur Verfügung.

Zielstatus - Kann frei gewählt werden

Kontoklasse - Bei Zielstatus IA wählbar, sonst wird diese vom aktuellen Auftrag übernommen

Bei Ersatzteile(n) EK als VK übernehmen - Fix aktiv sofern Zielstatus IA und aktueller Status <> IA

Positionen behalten - Fix aktiv sofern aktueller Auftrag gesperrt ist. Nicht möglich sofern die Option "Keine Kosten berech..." aktiv ist

Anmerkung an Positionen hinzufügen - Nur aktiv sofern "Positionen behalten" aktiv ist

Keine Kosten berechnen und keine Lagerbuchungen im neuen Auftrag ausführen - Nur möglich sofern Zielstatus Rechnung

Ware wurde zurückgegeben - Nur möglich sofern Zielstatus Gutschrift