Wichtige Neuerungen
In diesem Artikel wird erläutert, welche Statuswerte aus VCS an das Portal Gateway der Innovation Group übermittelt werden.
Bitte beachten Sie
Sie benötigen für die Übertragung aller Statuswerte an Gateway die VCS Version 2.71.51 oder höher.
Gateway ist das Nachfolgeportal von SOOM.
Beauftragung und Verteilung der Aufträge
Die Beauftragung der Werkstatt erfolgt sowohl über Gateway als auch mit E-Mail.
Diese Abläufe erfolgen nun direkt in Ihrem Gateway-Nutzerkonto
Vermittlung und Annahme des Auftrags
Die Annahme des Auftrags durch die Werkstatt erfolgt in Gateway und ggf. noch zusätzlich über DAT myClaim oder AudaNet2.
Hinweis: In Gateway werden in der “Auftragsübersicht” unter “Vermittlung” Datum und Uhrzeit festgehalten, an dem die “Reparatur vermittelt” und der “Reparaturauftrag akzeptiert” wurde.
Abschließen der Leistungsvereinbarung
Das Abschließen und Unterschreiben der Leistungsvereinbarung erfolgt in Gateway.
- Damit entfällt komplett das Hochladen der unterschriebenen Leistungsvereinbarung
- Die Schaltfläche “Leistungsvereinbarung” zeigt die Leistungsvereinbarung nicht mehr an
- In der Schnellinfo ist das Dokument “Leistungsvereinbarung” nicht mehr enthalten
Übermittlung der Rechnungen / Rechnung aus Gateway versenden
Der Versand der Rechnung bzw. Rechnungen erfolgt nicht über VCS, sondern direkt in Gateway.
Sehen Sie hierzu das Video von Innovation Group im Artikel “Schadensabwicklung Gateway - Videos”.
Übermittlung der Auftragsstatus
Geht ein Auftrag nach der Übernahme in VCS in die Bearbeitung, werden von dort sechs Statuswerte an Gateway übermittelt.
Die Übermittlung an Gateway erfolgt automatisch mit dem Speichern des Auftrags, nachdem ein Statuswert eingegeben wurde.
Mit der automatischen Übermittlung ist gewährleistet, dass Sie alle Termine / Statuswerte “real” erfassen, wie es die Vorgabe von Innovation Group fordert.
Hinweise:
- Eine Änderung der Statuswerte in Ihrem Gateway-Konto ist nicht möglich.
- Alle weiteren, in VCS erfassten Termine zur Planung und zum Verlauf der Reparatur werden vom Schadensvermittler nicht benötigt und nicht übertragen.
Um die Übersichtlichkeit der Beispielscreenshots zu erhalten, wurden diese Termine daher nicht befüllt. - Die Bezeichnungen in VCS und Gateway sind unterschiedlich, da Statuswerte und Status des VCS-Auftrags unabhängig von den Statuswerten sind, die IG benötigt. IG benötigt die Werte für den versicherungstechnischen Prozess. VCS benötigt die Werte für den kaufmännischen Prozess.
Die Statuswerte, die an die Fallinformation des Gateway-Portals übertragen werden, werden im Folgenden beschrieben.
Meldungen im Status “Kostenvoranschlag KV"
Kunde erreicht und Besichtigungstermin
Im Status Kostenvoranschlag erfolgt der erste Kontakt mit dem Kunden, bei dem der Besichtigungstermin vereinbart wird.
Die Eingabe geschieht meistens über den Termin-Assistenten., dessen erster Dialog so aussieht:
Im Termin-Assistenten wird erfasst, wann der Kunde erreicht wurde sowie der Besichtigungstermin.
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| Wurde der Besichtigungstermin vereinbart, wird dieser im VCS-Auftrag angezeigt im Bereich Terminvereinbarung / Planung angezeigt (2). |
Im Dialog "Bearbeitungsstatus Auftrag“ werden der Zeitpunkt, an dem der “Kunde erreicht” wurde (1) und der “Besichtigungstermin” (2) im rechten Bereich angezeigt. |
Schaltfläche “Gateway” und Status der letzten Übertragung
- Die Schaltfläche “Gateway” im Dialog "Bearbeitungsstatus Auftrag“ muss nur gewählt werden, wenn manuell eine Übertragung ausgelöst werden soll. Das ist nur in Ausnahmefällen erforderlich.
- Im Fußbereich des Dialogs werden Datum und Uhrzeit der “Letzten Übertragung” an Gateway angezeigt.
Nachdem die beiden Statuswerte nach Gateway übertragen wurden, werden sie in der Auftragsübersicht von Gateway unter “Buchung” als “Datum und Uhrzeit des Kundenkontakts” (1) und “Kundentermin” (2) angezeigt:
Hinweise zu “Vermittlung”:
- Unter “Vermittlung werden ”Die Statuswerte “Reparatur vermittelt” und “Reparaturauftrag akzeptiert” angezeigt.
- Sie werden für den versicherungstechnischen Prozess von IB benötigt und direkt durch IB erfasst.
- Eine Übermittlung aus VCS erfolgt nicht.
Meldungen im Status “Auftragsbestätigung AB"
Im Status Auftragsbestätigung werden geplanter und erfolgter Fahrzeug-Eingang sowie geplanter Fahrzeug-Ausgang nach Gateway übertragen.
Geplanter Fahrzeugeingang
Datum und Uhrzeit des geplanten Fahrzeugeingangs werden im VCS-Auftrag im Register “Vorgang“ im Bereich “Terminvereinbarung / Planung” bei ”Eingang" (3) eingegeben:
Im Dialog "Bearbeitungsstatus Auftrag“ ist der geplante Fahrzeug-Eingang im mittleren Bereich als “Annahme geplant” (3) zu finden.
Ist der Statuswert an Gateway übertragen, wird dieser in der Auftragsübersicht von Gateway unter “Reparatur” als “Voraussichtliches Startdatum der Reparatur” (3) angezeigt.
Erfolgter Fahrzeug-Eingang und geplanter Fahrzeug-Ausgang
Der erfolgte Fahrzeugeingang (4) sowie der geplante Fahrzeugausgang (5) werden im Bereich “Terminvereinbarung / Planung” mit Setzen des Häkchens bei "Eingang” und mit Datum und Uhrzeit in “Ausgang” erfasst:
Wichtig: Mit dem gesetzten Häkchen wird bestätigt, dass der Fahrzeug-Eingang in der Werkstatt erfolgt ist. Ggf. werden Datum und Uhrzeit angepasst.
Im Dialog "Bearbeitungsstatus Auftrag“ sind die Werte als “Annahme/Eingang” (4) und “Rückgabe geplant” (5) zu finden.
Nach der Übertragung werden diese beiden Statuswerte in der Auftragsübersicht von Gateway unter “Reparatur” als “Reparatur gestartet” (4) sowie unter “Abgeschlossen” als “Voraussichtliches Reparaturende” (5) angezeigt:
Meldungen im Status “Rechnung RE”
Übermittlung der Rechnungen
Bitte beachten Sie: Der Versand der Rechnung bzw. Rechnungen erfolgt nicht über VCS, sondern direkt in Gateway.
Voraussetzung dafür ist: Die Reparatur ist abgeschlossen und die Rechnung wurde in VCS gedruckt.
Erfolgter Fahrzeug-Ausgang
Der erfolgte Fahrzeug-Ausgang wird unter “Terminvereinbarung / Planung” (6) erfasst:
Wichtig: Mit dem gesetzten Häkchen wird bestätigt, dass der Fahrzeug-Ausgang aus der Werkstatt erfolgt ist. Ggf. werden Datum und Uhrzeit angepasst.
Im Dialog "Bearbeitungsstatus Auftrag“ ist der Wert als “Rückgabe/Ausgang” (6) zu finden.
Ist der Statuswert an Gateway übertragen, wird er in der Auftragsübersicht von Gateway unter “Abgeschlossen” als “Reparatur abgeschlossen” (6) angezeigt.
Grafische Übersicht der Statuswerte
In der grafischen Übersicht sehen Sie, in welchen Bereichen des VCS-Auftrags und von Gateway die Statuswerte angezeigt werden.
Die Prozessschritte des Videos “Grundprozess im K+L Betrieb” verdeutlichen, welche Statuswerte Innovation Group benötigt.
| VCS-Auftrag Die im Terminassistenten, Terminvereinbarung / Planung bzw. Bearbeitungsstatus erfassten Statuswerte, die IG benötigt: |
Gateway In der Auftragsübersicht werden die Statuswerte in der zeitlichen Reihenfolge der Übertragung dargestellt: |
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Tabellarische Übersicht der Statuswerte
Tabelle mit den VCS- und Gateway-Statuswerten
Da die Statuswerte in VCS und Gateway unterschiedlich benannt sind, werden sie in dieser Tabelle gegenübergestellt, so dass der direkte Vergleich möglich ist.
Zusätzlich sehen Sie
- für den Auftrag in VCS den jeweiligen Bereich, in dem der Statuswert zu finden ist und
- für die Auftragsübersicht in Gateway den jeweiligen Abschnitt.
| VCS A) | Gateway A) | |||||||
| Schritte und Farben der Prozessstraße | Status | Terminvereinbarung / Planung |
Bearbeitungsstatus Auftrag |
Buchung D) | Reparatur D) | Abgeschlossen D) | ||
| Besichtigung vereinbaren | (1) | KV | --- | Kunde erreicht | (1) | Datum und Uhrzeit des Kundenkontakts | --- | --- |
| Besichtigung durchführen | (2) | KV | Besichtigungstermin | Besichtigungstermin | (2) | Kundentermin | --- | --- |
| Auftragserteilung B) | --- | AB | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Terminvereinbarung | (3) | AB | Eingang ohne Häkchen | Annahme geplant | (3) | --- | Voraussichtliches Startdatum der Reparatur E) | --- |
| (3) | --- | Reparatur gestartet E) | --- | |||||
| Fahrzeugübernahme | (4) | AB | Eingang mit Häkchen | Annahme | (4) | --- | Reparatur gestartet | --- |
| Bearbeitung B) | --- | AB | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Fahrzeugrückgabe geplant C) | (5) | AB | Ausgang ohne Häkchen | Rückgabe geplant | (5) | --- | --- | Voraussichtliches Reparaturende |
| Fahrzeugrückgabe real | (6) | AB | Ausgang mit Häkchen | Rückgabe | (6) | --- | --- | Reparatur abgeschlossen |
Bitte beachten Sie:
A) Die Bezeichnungen in VCS und Gateway sind unterschiedlich,
- da IG die Werte für den versicherungstechnischen Prozess benötigt
- da VCS die Werte für den kaufmännischen Prozess benötigt.
B) Die Prozessschritte "Auftragserteilung" und "Bearbeitung = Reparatur" wurden eingefügt, um optisch zu verdeutlichen, dass sowohl im IG-Prozess als auch im VCS-Prozess die Statuswerte für Start und Ende der Reparatur benötigt werden.
Die kaufmännischen VCS-Status für Auftragserteilung sowie für die Reparatur benötigt IG jedoch nicht.
C) Dieser Schritt sowie die Farbe sind nicht in der Prozessstraße enthalten.
D) Die Werte werden grundsätzlich in Gateway überschrieben, sobald sie in VCS geändert wurden.
E) Der geplante Fahrzeugeingang wird automatisch in Gateway sowohl für den Statuswert "Voraussichtliches Startdatum" als auch für "Reparatur gestartet" übernommen.
Wird der Fzg-Eingang mit dem Häkchen bestätigt und das Datum ggf. geändert, überschreibt das geänderte Datum den eingetragenen Wert in Gateway.