Modul Fremdauftrag
Einleitung
Durch Fremdaufträge werden Leistungen an Dienstleister übertragen, die nicht im eigenen Unternehmen durgeführt werden können, sondern durch Geschäftspartner ausgeführt werden. Diese Geschäftspartner sind Lieferanten, die zusätzlich als Dienstleister definiert sind. Abhängig von den eigenen Möglichkeiten und Kapazitäten wären typische Aufgaben, die an Dienstleister übertragen werden z. B. Lackier-, Motorinstandsetzungs-, Sattlerarbeiten usw.
In diesem Handbuch werden die Vorgänge in WERBAS mit Hilfe des Moduls Fremdaufträgen beschrieben.
Anwendung/Nutzung
Sie können Fremdaufträge sowohl manuell als auch direkt aus einem Auftrag heraus anlegen.
Wenn möglich, sollten man immer den Weg aus dem Auftrag heraus wählen, weil dann die Ablaufprozesse zwischen Ursprungsauftrag und Fremdauftrag optimiert sind. Im Folgenden nennen wir den Auftrag, den Sie von Ihrem Kunden bekommen haben, Ursprungsauftrag und den Auftrag, den Sie an den Dienstleister erteilen, Fremdauftrag.
Fremdaufträge in WERBAS manuell anlegen
Fremdauftrag erstellen
Öffnen Sie über das Menü Auftrag den Menüpunkt Fremdauftrag und klicken Sie dann auf den Menüpunkt Fremdauftrag anlegen. Es öffnet sich Maske <M11229 Fremdauftrag>:
Zuerst wählt man einen Kunden mit Hilfe der “Fernglas-Funktion” rechts neben dem Namensfeld.
Hat der Kunde mehrere Fahrzeuge, werden diese zur Auswahl angezeigt. Alternativ können Sie auch über das Fahrzeug suchen. Wählen Sie dazu ebenfalls das Fernglas-Symbol an und übernehmen Sie das Fahrzeug aus der Liste.
Im Feld „Dienstleister“ jetzt den Dienstleister auswählen, der den Auftrag bekommen soll. Das Feld Hinweis dient als Notizfeld zum Auftrag.
Im Feld "beauftragt am“ wird das Fremdvergabedatum und im Feld “geplant fertig“ das erwartete Fertigstellungsdatum beim Dienstleiter hinterlegt. Auch ist es möglich den ”geplanten EK“ als besprochene oder verabredete Summer des Fremdauftrags einzutragen.
Alle anderen Werte können dann ergänzt werden, wenn diese verfügbar oder bekannt sind.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Fremdauftrag Positionen hinzufügen
Damit der Dienstleiser auch weiß, was er zu tun hat, müssen dem Fremdauftrag noch entsprechende Positionen hinzugefügt werden.
Klicken Sie dazu auf den Schalter „Pos. bearbeiten“ rechts unten. Es öffnet sich Maske <M11231 Fremdauftrag-Positionen>:
Mit dem Schalter „Neu“ wird eine neue Zeile in den Auftragspositionen erzeugt. Es gibt nur eine Positionsart, diese kann Texte, Artikel oder Löhne enthalten.
Leider ist hier kein Zugriff auf das Lager möglich. Die Suche über das Fernglas-Symbol verzweigt auf die Arbeitswerte-Kataloge. Die Felder mit dem Preisen sind optional, so kann über eine Position auch ein reiner Text mitgeliefert werden.
Hier im nachfolgenden Beispiel ist es die Angabe einer Lacknummer als Text:
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Der Fremdauftrag hat nun eine "Fremdauftrags-Nr." bekommen aus dem vorher definierten Nummernkreis für Fremdaufträge. Der "Auftrags-Status" des Fremdauftrags ist aktuell “InArbeit”.
Über den Schalter „Drucken“ in der WERBAS-Schalterleiste kann jetzt der Fremdauftrag an den Dienstleister gedruckt werden. Hier die Vorschau:
Sobald der Ausdruck erfolgt ist, änder sich der Auftrags-Status im Fremdauftrag automatisch auf “versendet”.
Den Auftrag-Status kann man jedoch auch bei Bedarf manuell auf “Versendet” setzen, wenn kein Papierausdruck erfolgen soll. Dies erreicht man, indem man auf den Pfeil rechts neben dem Eintrag -hier ”Versendet“ -klickt. Dann kommt nochmals eine Abfrage ob sie den Status wirklich ändern wollen. Diesen mit “Ja” beantworten und der Fremdauftrag hat nun den Status "Versendet“.
Setzen Sie noch das Datum „angeliefert am“ mit dem Anlieferdatum des Fahrzeugs beim Dienstleister, falls noch nicht geschehen.
Fremdauftragsübersicht
Um bei Fertigstellung des Auftrages und nach Erhalt der Rechnung den Fremdauftrag abzuschließen, muss dieser aufgerufen werden.
Wechseln Sie im Menü auf Auftrag und dort auf den Menüpunkt Fremdauftrag und dann Fremdauftragsübersicht.
Es öffnet sich die Maske <M12228 Fremdauftrag-Übersicht>, wo Fremdaufträge gesucht werden können.
Über die diversen Auswahlfelder lässt sich die Suche, wie in Werbas üblich einschränken. Und über den Schalter „Suchen“ wird die Suche ausgelöst. In der Tabelle/Grid werden dann alle Treffe angezeigt. Durch einen Doppelklick gelangt man auf den Auftragskopf des Fremdauftrages oder durch Klick auf das Untermenü „Positionen“ gelangen Sie direkt in die Positionen des Fremdauftrages.
Abschluss eines Fremdauftrags
Wenn der Fremdauftrag durch den Dienstleister soweit abgearbeitet wurde und das Fahrzeug/Gerät/Gegenstand vom Dienstleister wieder angeliefert wurde, kann der Fremdauftrag dann abgeschlossen werden.
Hierzu über die Fremdauftrag-Übersicht wie zuvor beschrieben den entsprechenden Fremdauftrag suchen und mit einem Doppelklick öffnen.
Ergänzt wurden die Felder „Lieferschein-Nr.“, „Rechnung-Nr.“, „Rücklieferung am“, „tatsächlicher EK“ sowie der gewünschte Aufschlag als Betrag oder Prozentwert auf den tatsächlichen EK. WERBAS errechnet dann den Netto VK aus diesen Angaben.
Zum Schluss muss der Auftrag abgeschlossen werden. Hierzu klickt man auf den kleinen Haken rechts neben „Versendet“
Es kommt die Abfrage <1741>, ob der Fremdauftrag abgeschlossen werden soll. Diese mit “JA” beantworten.
Nun ist der Fremdauftrag abgeschlossen.
Einschränkungen bei manuellen Fremdaufträgen
- Ein manuell angelegter Fremdauftrag hat keine Verbindung zu einem Kundenauftrag. In diesem Fall müssen diese Positionen nachträglich im Kundenauftrag manuell angelegt werden.
- Es werden keine Buchungen für die Fibu erzeugt.
- Es werden keine Einträge in der Fahrzeug Historie erzeugt.
Fremdauftrag aus einem Auftrag heraus anlegen
Idealerweise werden die notwendigen Fremdarbeiten bereits als Auftragsposition im Kundenauftrag angelegt und aus diesem heraus ein Fremdauftrag generiert. Hierbei spielt es keine Rolle, ob diese Positionen manuell erfasst sind oder über ein Info-System gebildet wurden.
Um die nachfolgenden Schritte durchzuführen, ist das Modul/AddOn “Gruppierung” erforderlich!
Der Ablauf ist immer wie folgt:
Öffnen Sie einen normalen Kunden-Auftrag oder legen Sie einen neuen Kunden-Auftrag an. Wechseln Sie in die Maske <M11110 Auftragspositionen>.
Ergänzen Sie Auftragspositionen oder legen Sie neue Auftragspositionen an. Danach markieren Sie alle Positionen, die entsprechend Teil des Fremdauftrags werden sollen. Klicken Sie anschließend in der Schalterleiste oben auf den Schalter “Gruppieren”.
Die Positionen werden in eine Gruppe zusammengefasst, der Gruppenkopf erhält im Kurztext die Überschrift Gruppe + die fortlaufende Gruppennummer im Auftrag. (Hier: Gruppe 1).
Sie können den Kurztext im Gruppenkopf nach Ihren Vorstellungen manuell abändern, um eine aussagefähige Überschrift über diese Gruppe zu bilden.
Um diese Positionen, die nun als Gruppe zusammengefasst sind, in einen Fremdauftrag zu überführen, klicken Sie direkt nach der Gruppierung in der Schalterleiste auf den Schalter “Fremdauftrag”. Es öffnet sich Maske <M12227 Fremdauftrag erzeugen>.
Die Maske M11227 Fremdauftrag wird geöffnet. Die einzelnen Positionen dieser Gruppe sind aufgeführt.
Beachten Sie, dass die in den Auftragspositionen gespeicherten Preise nur nachrichtlich an den Fremdleistungsauftrag übergeben werden! Die Auftragspositionen sind durch die Umwandlung in eine Fremdauftragsposition als Text definiert. Sie besitzen daher keine Warengruppe oder eigenen Lohnindex und können daher ausschließlich über die Erlösgruppe statistisch ausgewertet werden.
Ordnen Sie diesem Auftrag einen Dienstleister aus der Auswahlbox zu und befüllen Sie die restlichen Felder nach Bedarf in dieser Maske mit den korrekten Werten.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab. Es erscheint der Hinweis <1729>, dass der Fremdauftrag erfolgreich gespeichert wurde.
Im Kunden-Auftrag hat sich nun die vorher definierte Gruppe geändert:
- Die Gruppe wird automatisch als Festpreis definiert.
- Der Verkaufspreis dieser Gruppe wird auf Null gesetzt.
- Die Summe aller Gruppenpositionen wird über das Symbol “Info” eingeblendet. (Gehen Sie dazu mit der Maus auf das Symbol “Info”.)
- Zusätzlich kann im Feld “EK” der Einkaufspreis eingetragen werden.
- Die Gruppenoptionen Mengen drucken und Zwischensumme drucken sind ausgeblendet.
- Die Option Gruppen-Positionen drucken ist aktiv voreingestellt und kann durch Entfernen des Häkchens deaktiviert werden.
- Bei Bedarf kann die Erlösgruppe angepasst werden.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Der Fremdauftrag ist mit dem Status “in Arbeit” angelegt und kann über die Fremdauftragsübersicht weiter bearbeitet und verfolgt werden.
Sie können für die Gruppe Fremdarbeit bei Bedarf und abhängig von Ihrer Ablauforganisation die Option “Nacharbeitung” setzen, um den korrekten Ablauf des Fremdauftrages zu kontrollieren.
Beim “Löschen” einer Position oder gesamten Gruppe wird immer der entsprechende Datensatz aus dem Fremdauftrag gelöscht.
Sobald der Fremdauftrag selbst gedruckt wurde, ändert sich dessen Status wieder in “Versendet”.
Das Erweitern einer bestehenden Gruppe Fremdauftrag ist nicht möglich!
Status der Fremdaufträge
Jeder gespeicherte Fremdauftrag wird mit dem Status in Arbeit angelegt. Der mögliche Status und die Statusfortschreibung wird in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt:
Status
InArbeit - Wird ausgelöst durch: “Speichern” eines Fremdauftrags
Versendet- Wird ausgelöst durch: “Drucken” eines Fremdauftrags oder manuelle Änderung durch Klick auf den kleinen Pfeil
Abgeschlossen- Wird ausgelöst durch: “Abschliessen” erfolgt durch einen Klick auf das kleine Häkchen neben dem Feld "Auftragsstatus".
Fremdauftrag (aus Auftrag erstellt) ist fertig durchgeführt
Wenn der Fremdauftrag durch den Dienstleister soweit abgearbeitet wurde und das Fahrzeug/Gerät/Gegenstand vom Dienstleister wieder angeliefert wurde, kann der Fremdauftrag dann abgeschlossen werden.
Hierzu über die Fremdauftrag-Übersicht wie zuvor beschrieben den entsprechenden Fremdauftrag suchen und mit einem Doppelklick öffnen.
Ergänzt werden können nun wieder die Felder „Lieferschein-Nr.“, „Rechnung-Nr.“, „Rücklieferung am“, „tatsächlicher EK“ sowie der gewünschte Aufschlag als Betrag oder Prozentwert auf den tatsächlichen EK. WERBAS errechnet dann den Netto VK aus diesen Angaben.
Zuletzt, wenn alles erledigt ist, den Fremdauftrag abschliessen. Dazu rechts neben dem Feld “Auftrag-Status” das kleine Häkchen anklicken.
Es erscheint die Frage <1741>, ob der Fremdauftrag abgeschlossen werden soll, hier mit “JA” bestätigen.
Der Fremdauftrag ist damit abgeschlossen. Der tatsächliche EK und der um den Aufschlag erhöhte VK werden mit dem Abschluss an den Gruppenkopf im Ursprungsauftrag (Kundenauftrag) übergeben.
Fremdauftrag weiterberechnen
Man kann direkt aus dem Fremdauftrag in den ursprünglichen Kundenauftrag springen. Hierzu oben in der Schalterleiste auf den Schalter “Auftrag” klicken oder den Kundenauftrag wie gewohnt über die normale Auftragsübersicht suchen und aufrufen.
Die Maske M11110 Auftragspositionen öffnen. Im Gruppenkopf sind nun die Werte aus dem abgeschlossenen Fremdauftrag eingesetzt. Über das Feld “Netto” wird die Summe aus dem Fremdauftrag angezeigt, der dort als Verkaufspreis errechnet wurde.
Bei Bedarf kann hier der Verkaufs-Preis für den Endkunden im Feld “Netto” jederzeit nochmal angepasst werden.
Jetzt kann die Rechnung gedruckt werden oder der Kunden-Auftrag noch anderweitig ergänzt werden.
Damit ist der Fremdauftrag vollständig abgewickelt. Die weiteren Schritte des Auftrages sind über Abschluss und Druck der Rechnung identisch wie bei allen anderen Aufträgen
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Stand 2024 nicht in WERBAS.blue verfügbar.