Modul Bestellfreigabe
Einleitung
Die Anleitung erläutert die Bedienung des Moduls Bestellfreigabe. Das Modul ermöglicht es, vor dem Versenden einer Bestellung einen zweistufigen Freigabeprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip zu etablieren. Ziel ist, Bestellungen nur nach einer ordnungsgemäßen Kontrolle durch einen zweiten Mitarbeiter auszulösen. Eine Bestellung kann daher erst dann versendet werden, wenn ein sogenannter Genehmiger die Bestellung freigegeben hat. Damit nicht jede Bagatellbestellung den Freigabeprozess durchlaufen muss, ist es möglich firmenweit oder individuell pro Mitarbeiter ein unteres Limit zu hinterlegen, bis zu welchem Bestellungen ohne Freigabe ausgelöst werden können.
Achtung
Das Senden von E-Mails im Rahmen des Freigabeprozesses erfolgt aktuell noch mit dem alten MAPI-Versand.
Anwendung / Nutzung
Nachfolgend wird beschrieben, wie der Prozess der Bestellfreigabe in Werbas abläuft.
Festlegen von Bestelllimits
Damit nicht jede Bagatellbestellung den Freigabe-Prozess durchlaufen muss, können sie einen Höchstbetrag festlegen, bis zu welchem Bestellungen ohne das Vier-Augen-Prinzip versendet werden können. Ein solches Limit kann allgemein oder für jeden Besteller individuell hinterlegt werden.
Um ein individuelles Limit zu hinterlegen, gehen Sie über das Menü Firma → Personal → Personalübersicht in die Maske M12841 Personalübersicht. Suchen Sie dort den entsprechenden Mitarbeiter und rufen den Personalstamm auf. Dort navigieren Sie zum Tab Tätigkeiten.
Einstellungen im Personalstamm, Reiter Tätigkeit
Vergeben Sie hier ein Bestelllimit. Bis zu diesem Limit kann der Mitarbeiter Bestellungen ohne Freigabeprozess auslösen. Überschreitet der Gesamtbetrag einer Bestellung dieses Limit, muss die Bestellung durch einen anderen Mitarbeiter (Genehmiger) freigegeben werden. Wenn bei einem Mitarbeiter kein Bestelllimit hinterlegt wird, greift das allgemeine Limit aus den Voreinstellungen.
Um ein allgemeines Bestelllimit zu hinterlegen, gehen Sie über das Menü Firma → Voreinstellungen in die Maske M12900 Voreinstellungen. Suchen Sie hier die Voreinstellung “Bestelllimit” in der Gruppe “Bestellung”:
Das in den Voreinstellungen hinterlegte Limit gilt firmenweit und greift immer dann, wenn bei dem Ersteller der Bestellung kein individuelles Limit hinterlegt ist. Ein Limit von 0 bedeutet, dass jede Bestellung vor dem Versenden freigegeben werden muss.
Festlegen von Genehmigern und Freigabe-Limits
Legen Sie nun fest, welche Mitarbeiter eine Bestellung freigeben dürfen. Gehen Sie dazu über das Menü Firma → Personal → Personalübersicht in die Maske M12841 Personalübersicht. Suchen Sie dort den entsprechenden Mitarbeiter und rufen den Personalstamm auf. Dort navigieren Sie zum Tab Tätigkeiten.
Einstellungen im Personalstamm, Reiter Tätigkeit
Wenn der Mitarbeiter Bestellungen freigeben darf, aktivieren Sie die Checkbox “Genehmiger” und vergeben Sie ein Genehmiger Limit. Der Mitarbeiter kann dann Bestellungen bis zu dieser Höhe freigeben (im Beispiel Bestellungen bis zu einem Gesamtwert von 500,00 Euro):
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass ein Mitarbeiter, der als Genehmiger fungieren soll, auch als Benutzer in Werbas angelegt sein muss.
Anlegen einer Bestellung und Anfordern einer Freigabe
Ein Anwender legt in Werbas eine Bestellung an. Diese hat den Bestellstatus “in Arbeit” und den Bestellfreigabe-Status “Ungesetzt”. Die Bestellung kann nun - sofern der Gesamtbetrag über dem hinterlegten Bestelllimit liegt - erst versendet werden, wenn ein zweiter Mitarbeiter die Bestellung kontrolliert und freigegeben hat.
Um eine Freigabe-Genehmigung anzufordern, gehen Sie in der M17002 Bestellung auf den Schalter “Bestellfreigabe”.
Es öffnet sich die Maske M17241 Bestellfreigabe. Wählen Sie im DropDown “Genehmiger” einen Verantwortlichen aus. Die Auswahlliste zeigt alle verfügbaren Genehmiger mit Namen und Vornamen an, die über ein ausreichendes Limit verfügen. Das Genehmigungslimit wird mit der Gesamt-Bestellsumme abgeglichen:
Klicken Sie auf den Schalter “BANF senden” (BANF = Bestellanforderung). Der ausgewählte Genehmiger wird per E-Mail über die Anforderung informiert. Der Bestellfreigabe-Status ändert sich zu “zur Genehmigung”. Der Zeitpunkt der Anforderung wird protokolliert.
Sobald eine Genehmigung angefordert oder erteilt wurde, kann die Bestellung nicht mehr bearbeitet werden. Dies ist nur möglich, solange die Bestellung den Bestellstatus “in Arbeit” und den Freigabestatus “Ungesetzt” bzw. “in Arbeit” hat.
Genehmigen oder Ablehnen einer Freigabe
Der Genehmiger entscheidet nun, ob er die BANF freigibt oder ablehnt. Dazu geht er in die betreffende Bestellung und über den Schalter “Bestellfreigabe” in die M17241 Bestellfreigabe. Hier kann der Genehmiger über die Schalter “BANF ablehnen” und “BANF freigeben” die Bestellung freigeben bzw. eine Freigabe verweigern. Der Mitarbeiter, der die Freigabe angefordert hat, wird per Mail über die Entscheidung informiert. Zugleich wird der Bestellfreigabe-Status aktualisiert und auf “genehmigt” gesetzt. Wurde die Freigabe abgelehnt, geht der Freigabestatus auf “in Arbeit”.
Die Bestellung kann nun ausgelöst werden.
Hinweis
Meldet sich der Genehmiger in Werbas an, um eine Bestellfreigabe-Anforderung zu bearbeiten, wird er in der M17241 im Feld “Genehmiger” nicht angezeigt. Dies soll verhindern, dass ein Besteller, der selbst auch Genehmiger ist, sich selbst auswählen und so das Vier-Augen-Prinzip umgehen kann.
Der Genehmiger hat jedoch die Möglichkeit einen anderen Genehmiger auszuwählen und die Freigabe-Anforderung an diesen weiterzuleiten.
Überwachung des Freigabe-Status
Bestellübersicht
In der Bestellübersicht haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach Bestellungen mit einem bestimmten Freigabe-Status zu suchen. Sie können zudem die optionalen Spalten “Bestellfreigabe-Status” und “Bestellfreigabe-Status Zeit” einblenden:
Task “Bestellfreigaben prüfen”
Es gibt einen Task “Bestellfreigaben prüfen” mit der Einstellung “nach x Stunden zurück an Anforderer”. Dieser Task prüft alle Bestellungen mit dem Bestellstatus “in Arbeit” und dem Bestellfreigabe-Status “zur Genehmigung”. Wenn der Genehmiger nicht innerhalb des im Task hinterlegten Zeitraums antwortet, dann wird der Freigabe-Status auf “in Arbeit” gesetzt und der Anforderer entsprechend informiert.
Bestellfreigabe zurückziehen
Ein Anforderer kann eine Freigabe-Anforderung über den Schalter “BANF zurückrufen” in der M17241 Bestellfreigabe zurückziehen. Dies ist möglich, solange der Status der Bestellung “in Arbeit” und der Freigabestatus “zur Genehmigung” oder “genehmigt” ist.
Stornieren einer Bestellung
Ein Anwender kann eine Bestellung über den Schalter “Stornieren” in der M17241 Bestellfreigabe stornieren. Dabei wird der Bestellstatus der Bestellung auf “Abgeschlossen” und der Freigabe-Status auf “storniert” gesetzt. Das Stornieren einer Bestellung ist möglich, solange:
- noch kein Wareneingang zu der Bestellung erzeugt wurde
- die Bestellung den Bestellstatus “Versendet” und den Freigabestatus “Genehmigt” hat
Gestaltung der E-Mail-Texte
Es ist möglich, die Texte der automatisch gesendeten Mails anzupassen. Klicken Sie dazu in der Maske M17241 Bestellfreigabe den Schalter “E-Mail-Texte gestalten”. Es öffnet sich die Maske M17242 EMail-Texte . Hier haben Sie die Möglichkeit, die Texte Ihren Wünschen anzupassen:
