Da E-Rechnungen ein bestimmten Standards folgen müssen (mehr dazu unter @Was ist ) ergeben sich in bestimmten Fällen Unterschiede, wie gewisse Inhalte (z.B. Positionen) in Werkstatt.NXT, auf einer PDF-Rechnung und in einer E-Rechnung abgebildet werden.

Dieser Hilfe-Artikel geht auf die gängisten Fälle und Unterschiede ein, damit du weist, wo und wieso sich die E-Rechnung vom Aufbau her von der PDF-Rechnung unterscheidet.

Textpositionen in der E-Rechnung

Textpositionen werden in der Benutzerberfläche von Werkstatt.NXT und in der PDF-Rechnung gemeinsam in einer Liste mit den anderen Rechnungspositionen dargestellt.
In E-Rechungen ist dies nicht der Fall, da dort Rechungspositionen zwingend eine Menge und einen Betrag enthalten müssen. Dort gibt es deshalb einen extra Bereich "Invoice Notes" - also Rechnungsbemerkungen. In diesen Bereich wird jede Textposition einer Rechnung inklusive Positionsnummer, Titel und Beschreibung aufgenommen.

Beispiel

Als Beispiel verwenden wir eine Rechnung mit drei Positionen: Eine Artikelposition, eine Arbeitsgangposition und eine Textposition.

Darstellung einer Textposition in Werkstatt.NXT

In der Werkstatt.NXT-Benutzeroberfläche bzw. als PDF-Rechnung, würde eine solche Rechnung beispielsweise folgendermaßen dargestellt werden. Alle drei Positionen sind in der Positionsliste der Rechnung gelistet:

Darstellung einer Textposition in der zugehörigen E-Rechnung

Im Gegensatz zur Darstellung in Werkstatt.NXT wird eine Textposition in der E-Rechnung (hier eine XRechnung) nicht in der Positionsliste dargestellt: Position 3 fehlt hier. Dies ist kein Fehler sondern korrekt.

Denn stattdessen wird die Textposition in einem zusätzlichen Bereich "Bemerkungen zur Rechnung" dargestellt. Dabei wird für jede Textposition eine weitere Bemerkung in diesem Bereich aufgenommen, die die Positionsnummer ("ID"), den Titel und die Beschreibung.

Rabattpositionen in der E-Rechnung

Rabattpositionen werden in der Benutzerobefläche von Werkstatt.NXT als auch in der PDF-Rechnung gemeinsam in einer Liste mit den anderen Rechnungspositionen dargestellt. In E-Rechungen ist dies nicht der Fall, da dort Rabatte und Aufschläge, die sich auf die gesamte Rechnung und nicht nur auf eine Position beziehen in einem extra dafür vorgesehenem Bereich dargestellt werden müssen. In E-Rechnungen gibt es deshalb einen extra Bereich "Document Level Allowances" - also "Nachlässe auf Rechnungsebene". In diesen Bereich wird jede Rabattposition einer Rechnung inklusive Positionsnummer, Titel und Beschreibung und ihren Rabattwert aufgenommen.

Beispiel

In folgendem Beispiel arbeiten wir mit einer Rechnung, die eine Artikelposition, eine Arbeitsgangposition und eine Rabattposition aufweist.

Darstellung einer Rabattposition in Werkstatt.NXT

In der Werkstatt.NXT Benutzeroberfläche werden alle drei Positionen in der Positionsliste dargestellt - auch die Rabattposition.

Darstellung einer Rabattposition in der zugehörigen E-Rechnung

Für die Visualisierung der E-Rechnung, wurde für bessere Verständlichkeit ein externes Software-Tool zur Visualisierung verwendet. Je nach verwendeter Software, kann sich die Darstellung unterscheiden.

In folgender Visualisiuerung der zugehörigen E-Rechnung (in diesem Beispiel eine E-Rechnung, die dem Standard XRechnung entspricht) werden dagegen nur die ersten beiden Positionen, aber nicht die Rabattposition in der Rechnung aufgeführt. Das ist beabsichtigt, da Rabattpositionen in einem extra dafür vorgesehenen Bereich der E-Rechnung dargestellt werden. Die Gesamtsummen der Rechnung und sonstige Inhalte sind dadurch jedoch nicht betroffen.

Stattdessen wird in einem Extra Bereich - hier "Nachlass auf Ebende der Rechnung" die Rabattposition aufgeführt:

Lackierungspositionen in der E-Rechnung

Da  Positionen der Art "Lackierung"  in Werkstatt.NXT aus zwei Teilen (Material und Arbeit) bestehen, muss eine Lackposition in einer E-Rechnung in zwei einzelne Positionen geteilt werden, damit keine Informationen (Menge, €/Einheit, etc.) verloren gehen. Aus diesem Grund gibt es für jede Lackposition in Werkstatt.NXT, zwei Positionen in einer E-Rechnung, die jeweilg die Positionsnummer der Lackierungsposition mit einem zusätzlichen Suffix enthalten.

Gruppenpositionen in der E-Rechnung

Gruppenpositionen aus Werkstatt.NXT werden aktuell aus Kompatibiltätsgründen mit dem E-Rechnung Standard nicht unterstützt und deshalb ignoriert. Das heißt, du kannst auch E-Rechnungen erstellen, wenn Gruppenpositionen in deiner Werkstatt.NXT Rechnung vorhanden sind. Dabei werden nur die Unterpositionen der Gruppenposition übernommen. Auf diese Art und Weise ergiben sich keine inhaltichen Unterschiede (Nettopreise, Steuerbeträge, etc.) in der E-Rechnung. Die Positionsnummer werden dabei 1:1 übernommen, eine Unternposition 3.2 in Werkstatt.NXT wird auch mit der gleichen Nummer in der E-Rechnung übernommen.

Beispiel

In folgendem Beispiel enthält die Rechnung zwei Gruppen mit jeweils zwei Positionen.

Darstellung einer Gruppenposition in Werkstatt.NXT

In der Werkstatt.NXT Benutzeröberfläche als auch in der PDF-Rechnung werden die Gruppenpositionen (1 und 2)  und die Unterpositionen (1.1, 1.2 und 2.1 und 2.2) in der Positionsliste dargestellt.

Darstellung einer Gruppenposition in der zugehörigen E-Rechnung

In der E-Rechnung  werden nur die Unterpositionen (1.1., 1.2 und 2.1, 2.2). Die Gruppenpositionen fehlen, da sie keine Rechnungsrelevanten Informationen (Menge, €/Einheit, etc.) enthalten. Dies Gesamtsumme Netto als auch brutto ist weiterhin identisch mit der Rechnung in Werkstatt.NXT

.Altteilsteuer in der E-Rechnung

Die Altteilsteuer ist ein besonderer Fall. Mehr zur Altteilsteuer in Werkstatt.NXT erfährst du hier: Altteilsteuer in Artikelpositionen verwenden.

In der Benutzerobefläche von Werkstatt.NXT als auch auf PDF-Rechnungen wird für jeden Artikel, für den zusätzlich zur normalen Umsatzsteuer auch noch Umsatzasteuer auf Altteile (oder kurz: Altteilsteuer) erhoben wird, die Bemessungsgrundlage der Altteilsteuer in der gleichen Artikelposition dargestellt. Im Summenbereich wird dann übersichtlich zwischen der "normalen" USt. und der USt. auf Altteile getrennt, sodass diese einfach vom Kunden erkannt werden kann.

Dies ist bei E-Rechnungen aktuell leider nicht möglich, da die Standards die Altteilsteuer nicht in dieser Form unterstützten. Stattdessen muss hier mit Hilfspositionen gearbeitet werden, um die Berechnung der USt. auf Allteile in der E-Rechnung korrekt abzubilden. In Werkstatt.NXT wurde dies so umgesetzt, dass für jeden Artikel, auf den eine Altteilsteuer erhoben wird, zwei zusätzliche Rechnungspositionen in der E-Rechnung  eingefügt werden:

1.  Die erste Position enthält die Bemessungsgrundlage der Alltteilsteuer als Nettopreis und wird mit dem gleichen Steuersatz besteuert, der auch in der Artikelposition verwendet wird
2.  Die zweite Position enthält die Bemessungsgrundlage der Altteilsteuer als negativen Nettopreis und wird mit einem "Nullsteuersatz" besteuert

Damit wird gewährleistet, dass nur die zusätzliche Umsatzsteuer auf Altteile, nicht aber die Bemessungsgrundlage in Rechnung gestellt wird.

Darüber hinaus wird eine zusätzliche "Invoice Note" - also "Bemerkung zur Rechnung" - erstellt, die die Summe an Altteilsteuer in einer Rechnung enthält.

Beispiel

Anhand des folgenden Beispiels sollen die unterschiedlichen Darstellungsweisen der Altteilsteuer (auch: "Umsatzsteuer auf Altteile") in Werkstatt.NXT und auf eine E-Rechnung erläutert werden. Für das Beispiel verwenden wir eine Rechnung, die folgende drei Positionen aufweist:
1. Eine Artikelposition ohne Altteilsteuer
2. Eine Artikelposition mit Altteilsteuer
3. Eine weitere Artikelposition mit Altteilsteuer

Darstellung der Altteilsteuer in Werkstatt.NXT

In folgendem Beispiel enthält die Rechnung in Werkstatt.NXT drei Positionen. Die Positionen mit der Nummer 2 und 3 enthalen dabei zusätzlich Altteilsteuer. Die Bemessungsgrundlage für jede Position ist direkt in der jeweiligen Position aufgeführt (siehe Markierung 1 und Markierung 2 im Screenshot unten).

Im Summenbereich (Markierung 3 im Screenshot) der Rechnung wird zusätzlich zu "USt. 19,00%" auch die "USt. 19,00% auf Altteile" ausgewiesen. Die "USt. 19,00% auf Altteile" enthält in diesem Beispiel 19,19 € als Altteilsteuer. Diese entspricht der Summer aus 19,00% auf 100,00 € (Bemessungsgrundlage aus Position 2) und 19,00% auf 1,00 € (Bemessungsgrundlage aus Position 3).

Darstellung der Altteilsteuer in E-Rechnung

In der zugehörigen E-Rechnung müssen "Hilfspositionen" verwendet werden, um die Altteilsteuer korrekt abzubilden (siehe oben). In diesem Beispiel werden für die Position 2 und Position 3 jeweils zwei zusätzliche Hilfspositionen (Im Screenshot: Markierung 1 und 2 sowie Markierung 3 und 4) eingefügt.

Rechungspositionen in der E-Rechnung

Die Hilfspositionen erhalten die Positionsnummer der urspünglichen Artikelposition (im Screenshot die Nummer "2" und Nummer "3") und zusätzlich ein hochzählendes Suffix "-<Nummer>" (im Screenshot die Nummern "2-1" und "2-2" bzw. "3-1" und "3-2"), wie man in untenstehendem Screenshot erkennen kann.

Die jeweils erste der beiden Hilfspositionen (Positionsnummer 2-1 und 3-1 im Screenshot) enthält die Bemessungsgrundlage für die Altteilsteuer (Titel: "Austauschteilwert in Bezug zu ...") als Nettopreis (100,00€ bzw. 1,00 €) und wird identisch versteuert wie die ursprüngliche Artikelposition (Position 2 und 3), also in diesem Beispiel mit 19,00%.

Die jeweils zweite der beiden Hilfspositionen (Positionsnummer 2-2 und 3-2 im Screenshot) enthalten die Bemessungsgrundlage für die Altteilsteuer als "Gutschrift", also negative Nettopreise (-100,00€ bzw. -1,00 €), und werden immer mit einem Steuersatz von 0,00% versteuert.

So wird gewährleistet, dass nur die zusätzliche Steuer in Rechnung gestellt wird und nicht auch noch die Bemessungsgrundlage.

Bereich "Aufschlüsselung der Umsatzsteuer" in der E-Rechnung

Im Bereich "Aufschlüsselung der Umsatzsteuer" der E-Rechnung werden nun mindestens zwei Kategorien ausgewiesen:

• Kategorie "Z" (0,00 %): Hier steht die Summe aller Rechnungspositionen, die diesem Steuersatz (0,00%) unterliegen, in diesem Beispiel sind das die Nettobeträge aus den Hilfspositionen 2-2 (100,00 €) und 3-2 (1,00 €).
• Kategorie "S" (19,00 %):  In diesem Bereich wird die gesamte "USt. 19,00%" berechnet, das heißt dieser Bereich enthält sowohl die Bemessungsgrundlagen der beiden Altteilsteuerpositionen als auch jegliche sonstigen Nettobeträge, die unter den Steuersatz "S" (19,00%) fallen.

Konkret im Beispiel: Der USt.-Betrag von 399,17 € ergibt sich aus der "USt 19,00%" auf alle Positionen, die diesem USt.-Satz unterliegen, also 379,98 € und der  "USt. auf Altteile 19 %", die zusätzlich erhoben wird, also 19,19 €. Daraus folgt: 379,98 € + 19,19 € = 399,17 €.
 

Bereich "Bemerkungen zur Rechnung" in der E-Rechnung

Im Bereich "Bemerkungen zur Rechnung" der XRechnung wird darüberhinaus folgender Hinweis aufgenommen, um den Anteil der Altteilsteuer im USt.-Bereich explizit zu benennen (hier 19,19 €), da er in der Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (siehe Screenshot oben) nicht explizit ausgewiesen wird:

Übersicht: Vergleich Werkstatt.NXT Benutzeroberfläche und E-Rechnung

Eine Übersicht darüber, welche Beträge aus der Werkstatt.NXT Benutzeroberfläche sich in welchem Bereich einer E-Rechnung befinden ist unterhalb anhand des obigen Beispiels dargestellt

Kleinunternehmer-Regelung in der E-Rechnung

Wenn du Kleinunternehmer bist und in Werkstatt.NXT die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert hast, kannst du auch korrekte E-Rechnungen erzeugen. Dabei sorgt Werkstatt.NXT automatisch dafür, dass alle notwendigen Informationen, in die E-Rechnung geschrieben werden. Dazu gehören folgende Dinge:

• Der Steuersatz jeder Position (BT-131) wird auf "E" (steht für: "Exempt from VAT") gesetzt und mit einer Rate von 0,00 % versehen
• Der folgende Hinweis wird in der E-Rechnung in die davor vorgesehenen Bereiche (BT-33) und (BT-120) aufgenommen: “Kein Auswies von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäßt § 19 UStG”

Positionen mit Menge 0,00 (Null) in der E-Rechnung

Positionen der Menge "0" können zwar in Werkstatt.NXT dargestellt werden, eine valide E-Rechnung darf jedoch keine Positionen mit Menge "0,00" enthalten. Deswegen sind diese Positionen in der E-Rechnung nicht enthalten. Für die Berechnung der Summen und Steuer ergibt sich daraus jedoch kein Unterschied zu einer PDF-Rechnung.