Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
“E-Rechnung” steht hierbei für “elektronische Rechnung”. Ein weiterer gängiger Begriff für diese Art der Rechnung ist der englische Begriff “e-Invoicing / eInvoicing”.

• https://www.e-rechnung-bund.de/faq/e-rechnung/

Schon heute fordern die öffentliche Hand und ein großer deutscher Automobilhersteller elektronische Rechnungen in bestimmten, strukturierten Datei-Formaten, die nicht mehr veränderbar sind.

Ab 2026 sind Sie gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen an gewerbliche Kunden auszustellen.

Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments. Umgesetzt wurde sie in der Standardrichtlinie (EN 16931), in der festgelegt ist, wie E-Rechnungen aufgebaut werden müssen.

Es gibt unterschiedliche Anbieter, die mit Ihren Formaten die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, letztendlich durchgesetzt haben sich auf Bundesebene jedoch nur zwei Varianten:

1. X-Rechnung https://www.e-rechnung-bund.de/faq/xrechnung/

Die strukturierten Rechnungsinformationen werden in einer XML Datei erstellt.
Zusätzlich dürfen weitere Dokumente mitgegeben werden, dies ist aber nicht zwingend erforderlich. Möglich sind hier nicht nur Leistungsnachweise sondern auch Belegbilder der Rechnung selbst.
 

1. ZUGFeRD https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq/index.html

Größter Unterschied zum X-Rechnung Format ist die zwingend erforderliche, vorher erstellte Rechnung als PDF Datei. In dieser sind die strukturierten Rechnungsinformationen aufbereitet.
Neben dem Vorteil, direkt ein Belegbild mit zu übermitteln, bringt es jedoch den Nachteil einer aufwendigeren Validierung mit sich. Die im Belegbild enthaltenen Informationen dürfen sich nicht von den angehängten maschinenlesbaren unterscheiden.

Eine Rechnung im PDF-Format sowie andere, nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx”, eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung.

Diese Formate fallen ebenso wie Papierrechnungen zukünftig unter den Begriff “sonstige Rechnung”.
"Sonstige Rechnungen" entsprechen damit nicht den gesetzlichen Anforderungen einer “elektronischen Rechnung”.

Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerisch tätige Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung ist dann nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden. Eine Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), den sog. “sonstigen Rechnungen”.

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Ein Empfang von elektronischen Rechnungen und deren Verarbeitung ist aktuell nicht vorgesehen. Wenden Sie sich mit dieser Frage bitte an Ihre Finanzbuchhaltung.

Dennoch bietet ein elektronisches Rechnungsformat auch für uns verlockende Ansätze zukünftiger weiterer Entwicklungen. So wären ggf. autom. Preispflegen, AKÜS Kostenberechnungen und weitere Auswertungen, basierend auf Rechnungsinformationen innerhalb unseres Portfolios, denkbar. Wir beobachten hier die Marktsituation mit wachem Auge.

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Eine grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ab 1. Januar 2025. 

ABER!!!

Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen. Ein Übersicht zu den Regelungen im B2B-Geschäft der kommenden Jahre finden Sie nachfolgend:

Bis Ende 2026…
… dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch sonstige Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers), bleiben in diesem Zeitraum zulässig.

Bis Ende 2027…
Sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (2026) von nicht mehr als 800.000 EURO erwirtschaftet, dürfen im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch sonstige Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers), bleiben zulässig.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, können noch mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln, auch dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Wenn Ihr Unternehmen von den Ausnahmenregelungen gebraucht macht, dürften Ihre Endkunden bis 2027 keine Papierrechnungen oder auch sonstige Rechnungen abweisen.
Details entnehmen Sie den Fragen “Muss ich ab 2025 E-Rechnung erstellen?” und “Wie wird bei WERBAS//KSR eine E-Rechnung aktuell erstellt ?”.

Letztendlich kommt es jedoch auf den Einzelfall und die zugrunde liegenden Verträge zwischen den Parteien an.
Wenn Ihr Endkunde Aufträge nur unter der Bedingung einer elektronischen Rechnungsstellung vergibt, wird Ihnen nichts anderes übrig bleiben, als diesem “Wunsch” nachzukommen. Es wird sicherlich Fälle geben, wo Ihnen Ihr Auftraggeber wegfallen könnte, da dieser die Chancen einer ausschließlich elektronischen Rechnungsverarbeitung erkannt hat.

WERBAS//KSR ist deshalb bemüht, hier schnellstmöglich Lösungen zu bieten, sprechen Sie unseren Support in einem solchen Grenzfall an.

Ab 2028…

… sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen (B2B-Umsätze) einzuhalten.

Im Gegensatz zu bisherigen Regelungen ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden.
Eine Zustimmung ist nur noch für sogenannte “sonstige Rechnungen” erforderlich, also für Formate, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen oder in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht, zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen.

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Die Anbindung an die Finanzbuchhaltung über DATEV wird auch weiterhin von unserer Finanzbuch Export Schnittstelle (FEX) durchgeführt. Diese bereitet Erlöse/Kosten als Buchungssätze auf und hat damit erst mal nichts mit dem E-Rechnungsformat zu tun.

Dennoch könnten E-Rechnungen auch im Zusammenspiel mit DATEV zukünftig eine Rolle spielen. So wäre es z.B. denkbar ein Belegbild an die mit FEX erstellten Buchungssätze zu verbinden. Aktuell sind das aber nur bedachte Möglichkeiten ohne konkrete Umsetzungspläne. Es wird die Praxis in 2025 zeigen welche weiteren Entwicklungen hier möglich und sinnvoll sind.

Ob E-Rechnungen direkt in DATEV eingelesen werden können ist maßgeblich davon abhängig welche Lösungen Ihnen DATEV dazu anbietet. Bitte informieren Sie sich zu dieser Frage direkt bei Ihrem Softwareanbieter.

Mit manuellem Aufwand können schon seit 2020 über einen Prototyp-Assistent sowohl X-Rechnung als auch ZUGFeRD erstellt werden.

Wir raten jedoch, auf die Neuentwicklung zu warten und den Assistenten nur in absoluten Notfällen vorab einzusetzen. Genaueres dazu finden Sie unter der Frage “Wie wird bei WERBAS//KSR eine E-Rechnung aktuell erstellt?”

Ab Ende 2024, bis Anfang Januar 2025 wird WERBAS//KSR über eine Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung verfügen.
Wir werden, sobald unsere Kunden diese nutzen können, über einen Newsletter und auch an dieser Stelle informieren!

Die Erstimplementierung des Service wird das Format X-Rechnung in Version 3.0.2 unterstützen und somit genau jenes, welches im bisherigen Prototyp nicht mehr verfügbar ist.

WERBAS//KSR wird die Erstellung von E-Rechnungen aus VxS in den Standardformaten kostenfrei ermöglichen.

Bereits seit dem Jahr 2020 bieten wir mit einem Prototyp-Assistenten die Möglichkeit an, E-Rechnungen zu erstellen.

Die seit dem 18.02.2020 in Kraft getretene Verpflichtung von kreisfreien Städten, Gemeinden, Landkreisen wie auch kommunale Einrichtungen wie Zweckverbände, Anstalten des öffentlichen Rechts, Eigenbetriebe, E-Rechnungen anzunehmen machte es erforderlich, sowohl für X-Rechnung als auch ZUGFeRD eine Lösung unseren Anwendern anzubieten.

Im Rahmen dieser Pilotphase zeigte sich jedoch sehr schnell, dass sich nicht alle Empfänger mit dem Standard zufrieden gaben und unseren Kunden eigene Standards für den Empfang aufzwängten.
Dies machte es bisher unmöglich, die Lösung so weiter zu entwickeln, dass alle Anwender damit zufrieden sind. So entstanden neben den eigentlichen X-Rechnung und ZUGFeRD Standards noch Profile für z. B. BMW, Deutsche Bahn und Porsche.

Der Fokus bei der Entwicklung lag auf einer schnellen Umsetzung für unsere Endkunden.
Deshalb fehlt der sonst gewohnte Komfort und weitgehend jegliche Automatik, es sind einige händische Schritte notwendig. Durch die jedoch sehr geringe Anzahl an bisherigen Einsatzszenarien ist das hinnehmbar gewesen.

Der Assistent kann auch heute noch, mit manuellem Aufwand, eingesetzt werden. Im Rahmen einer Supportanfrage wird Ihnen dieser durch unseren Support aufgesetzt und erläutert, wir raten jedoch zukünftige Entwicklungen bei WERBAS//KSR abzuwarten.

Der Übertragungsweg einer E-Rechnung ist nicht Bestandteil der EU-Standardrichtlinie. Wie die E-Rechnungen den Empfänger erreichen legt dieser allein fest. So könnte z. B. weiterhin E-Mail als gängiger Übertragungsweg genutzt werden, aber auch zunehmend zentrale Rechnungsportale werden etabliert, da hier der Empfänger weitere Prozesse automatisieren kann, wie etwa eine Validierung der Rechnungsformate schon bei Empfang.
Zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung muss die Rechnungseingangsplattform ZRE genutzt werden.

WERBAS//KSR wird sich in der ersten Umsetzung auf einen Export der E-Rechnungen sowie die Bereitstellung für einen E-Mailversand konzentrieren.

Direkt aus VxS können E-Rechnungen nicht übermittelt werden. Für die Übertragung von Buchungsdaten ist weiterhin unsere Finanzbuchschnittstelle FEX eine Lösung. Durchaus denkbar wäre zukünftig die Übermittlung von strukturierten Rechnungsinformationen zusätzlich zu diesen Buchungsdaten.

Natürlich können Sie, wenn es Ihre Buchhaltungssoftware unterstützt, e-Rechnungen auch an Ihre Finanzbuchhaltung übertragen. So können unter anderem andere Produkte, die Rechnungsinformationen aus Belegen auslesen (OCR-Erkennung), zukünftig obsolet werden.

Für den Austausch von inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) sind für einen Übergangszeitraum bis Ende 2027 noch Ausnahmeregelungen definiert, die eine Papierrechnung als zulässig erklären. Details dazu unter der Frage “Muss ich ab 2025 E-Rechnungen erstellen? ”

Für den Rechnungsaustausch an Endverbraucher (B2C) sind Papierrechnungen auf unbestimmte Zeit zulässig. Im Gegensatz um B2B-Kunden benötigen Sie im Falle einer elektronischen Rechnungsstellung die aktive Zustimmung, dabei ist es egal ob die E-Rechnung dann in einem “neuen” Format wie X-Rechnung oder unter einem bisherigen sonstigen Format wie PDF, JPG, etc. erfolgt.

JA und NEIN, denn durch die noch geltenden Übergangsregelungen kann es durchaus sein, dass Sie im geschäftlichen Umfeld (B2B) noch bis Ende 2027 eine Papierrechnung ausstellen und auch verarbeiten müssen. Sind zwischen Geschäftspartnern jedoch andere vertragliche Vereinbarungen getroffen, die den Austausch auf ein elektronisches Rechnungsformat beschränken, müssen Sie sich auch daran halten.

Ohne Zustimmung des Empfängers bleibt auch die Versendung von Papierrechnungen sowie “sonstigen Rechnungen” an Endverbraucher (B2C).

Das strukturierte elektronische Daten-Format der elektronischen Rechnung wird zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart. Es müssen sich daraus die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Ist dies gegeben, sind beispielsweise auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, befristet noch zulässig.

• WERBAS//KSR fokussiert sich in der Umsetzung auf das X-Rechnung Format. 

Der komplette Prozess der E-Rechnung wird auf einem WEB-Service aufgebaut.

Zusätzlich zum X-Rechnung Format wird in einem nächsten Schritt auch das ZUGFeRD Format durch WERBAS//KSR verfügbar sein. Auch planen wir in 2025 Faktur-X in unsere Produkte zu integrieren.

Die Entscheidung für einen WEB-Service ermöglicht es uns, auf sich ändernde Anforderungen schnell und kurzfristig reagieren zu können.
Auch die bisherigen Profile für die Deutsche Bahn und BMW werden dort zur Verfügung stehen. Wichtig ist auch, dass Ihre kundenindividuellen Anpassungen ohne aufwendige Updateprozesse realisierbar sind.

Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Identifikation von Behörden oder Organisationseinheiten innerhalb öffentlicher Verwaltungen. Sie wird in Deutschland im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) zur eindeutigen Identifizierung des Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung benötigt.

• https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/

Das vorgesehene Feld im XRechnung-Standard lautet “Käuferreferenz” (BT-10 Buyer Reference )  und ist ein Pflichtfeld, um den Rechnungsempfänger zu identifizieren, der die Rechnung bearbeitet. Es ist demnach zumindest in der Reference eine Eingabe erforderlich, je nach Empfänger bieten sich folgende Möglichkeiten:

• Bei Rechnungsstellung an öffentliche Stellen ist die Leitweg-ID obligatorisch, ohne diese Angabe kann die Rechnung beim Empfänger nicht verarbeitet werden.
• Bei nicht öffentlichen Einrichtungen und wenn Ihr Käufer eine Referenz vorgibt, könnte diese sein: 
  • Eine Bestellnummer (PO Number)
  • Eine interne Projekt- oder Auftragsnummer des Käufers
  • Eine Abteilungskennung oder ein Name einer Person, die die Bestellung ausgelöst hat
• Wenn ihr Käufer keine Referenz vorgibt, klären Sie erst ab ob eine Referenz verlangt wird, oder verwenden folgendes:
  • „N/A“ (Not Applicable)
  • Einen internen Vermerk, z. B. „Standard Order“ oder „Privatkunde“
  • Eine allgemeine Kennung wie „Keine Referenz vorhanden“

Wenn es um die Leitweg-ID in der Zustellung an einen Empfänger geht, ist dieser erster Ansprechpartner Ihnen diese mitzuteilen.
Ergänzend gibt es Webportale für eine zentrale Auskunft (z. B. https://leitweg-id.de/ ).

Momentan ist für die Leitweg-ID noch kein extra Feld im Stammdatensatz einer Adresse vorgesehen.

Es ist jedoch geplant, in der Umsetzung der Neuimplementierung für 2025 ein fest definiertes Feld dafür vorzusehen.
Die bisher genutzte “Lösung”, die Leitweg-ID in einem “Freifeld” zu erfassen ist, erschwert die automatische Verarbeitung durch den Empfänger, da die Freifelder zu viele Möglichkeiten einer individuellen Nutzung bieten.