Einleitung
Dieser Artikel beschreibt die Vorgehensweise für HUK-Service Aufträge, die vor der im Frühjahr 2023 eingeführten Umstellung auf die Jobgruppen “Standard für Serviceleistungen 10/2022” erstellt wurden, zu denen aber noch keine Rechnung gedruckt wurde.
Bei Aufträgen, die in diese Übergangsphase fallen, sind neue Jobgruppen manuell zu laden. Betroffen hiervon werden nur wenige Aufträge sein, eine automatisierte Umstellung ist auf Grund der Individualität nicht machbar.
Das Laden der neuen Jobgruppen in den Auftrag erfolgt in VCS
Für jeden Auftrag, der noch nicht abgerechnet ist und nicht die neuen Jobgruppen enthält, führen Sie in VCS die im folgenden beschriebenen Schritte aus.
Hinweis: Unabhängig davon, ob der betroffene Auftrag in EAS oder in VCS angelegt wurde, erfolgt das Laden der Jobgruppen in VCS.
Warum die neuen Jobgruppen benötigt werden
PDS prüft vor dem Versenden, ob der Auftrag die korrekten, neuen HUK Servicegruppen enthält und ob die Positionen diesen zuordenbar sind.
Ist dies nicht der Fall, ist der Auftrag ungültig und wird nicht durch PDS versendet.
Auftrag mit bisherigen Jobgruppen ist geöffnet
In diesem Beispiel-Auftrag sind drei Positionen auf die Jobgruppen verteilt.
Dass dies die bis Frühjahr 2023 verwendeten Jobgruppen sind, erkennen Sie daran,
- dass deutlich weniger Jobgruppen vorhanden sind gegenüber den 17 neuen Jobgruppen nach der Umstellung und
- dass deren Bezeichnungen in Registern über den Positionen angezeigt werden.
Hinweis
Sie können die neuen Jobgruppen laden, ohne dass Sie vorher Positionen verschieben müssen. VCS erkennt, dass Positionen vorhanden sind und verschiebt diese automatisch in die Gruppe “Positionen ohne Zuordnung”.
Neue Jobgruppen laden
Klicken Sie im rechten Bereich auf “Job's”.
“Job…” öffnet sich mit den bisherigen Jobgruppen.
Führen Sie diese Schritte aus:
- Wechseln Sie zum Register “Job Definitionen”.
- Hier markieren Sie “Standard für Serviceleistungen 10/2022”.
- Klicken Sie “Laden”, um die neuen Servicegruppen in den Auftrag zu laden.
- Die Rückfrage “Wollen Sie die Vorgabe in den Auftrag laden?” beantworten Sie mit “Ja”.
- Über “Schließen” kehren Sie zum Auftrag zurück.
Die Jobgruppen wurden geladen
Nachdem die Jobgruppen der Definition “Standard für Serviceleistungen 10/2022” geladen wurden, befinden sich alle vorhandenen Positionen in “Positionen ohne Zuordnung”.
Sie sehen die 17 Register oberhalb der Positionen. Aus Platzgründen werden nur Nummern für die Jobgruppen angezeigt und nicht wie bisher die Bezeichnungen.
Positionen den korrekten Jobgruppen zuordnen
1. Standardmäßig ist “Alle zeigen” aktiviert, so dass alle Jobgruppen und Positionen angezeigt werden.
2. Verschieben Sie mit den schwarzen Pfeiltasten die Positionen in die entsprechende Jobgruppe.
Hinweis: In der Rechnung werden nur die Jobgruppen ausgewiesen, die Positionen enthalten. Das Anzeigen aller Jobgruppen soll Sie dabei unterstützen, keine Position zu vergessen sowie die Positionen der korrekten Jobgruppe zuzuordnen.
3. Speichern Sie den Auftrag.
Mit den korrekten Jobgruppen ist der Auftrag jetzt fertig für die Weiterbearbeitung und die Rechnungserstellung.
