Mit dem Auftragslog besteht die Möglichkeit, verschiedene Aktionen innerhalb eines Auftrags zu protokollieren, z. B. wann wurde der Auftrag gedruckt und von wem.
Hinweis: Die Funktion Auftragslog schreibt je nach Einstellung sehr viele Datensätze in Ihre Datenbank. Dies führt zu höherem Datenaufkommen und unter Umständen zu einer Verlangsamung des normalen Programm-Ablaufes.
Einstellungen des Auftragslogs öffnen
Das Auftragslog wird in den Kalkulationseinstellungen konfiguriert.
Öffnen Sie die Einstellungen des Auftragslogs über
Stammdaten | Einstellungen | Kategorie “Auftrag / Fakturierung” | Kalkulationseinstellungen.
Wechseln Sie zum Register “Auftrags-Log”.
Auftragslog konfigurieren
Aktivieren Sie das Auftragslog. Durch die Aktivierung werden die “Bearbeitungsdetails” in der Schnellinfo zum Auftrag eingeblendet, in dem die dokumentierten Aktionen einsehbar sind.
Für jede Aktion können Sie zw. diesen beiden Optionen wählen:
- “Immer”: Die Aktion wird unmittelbar im Auftragslog gespeichert.
- “Beim Speichern”: Die Aktion wird erst beim Speichern des Auftrags im Auftragslog gespeichert.
Im Fall “Immer” wird eine Bearbeitung auch dann protokolliert, wenn der Auftrag nach der Änderung nicht gespeichert sondern abgebrochen wurde.
Bei aktiviertem Auftragslog werden standardmäßig diese Aktionen zum Auftrag mit der Option “Immer” dokumentiert. Ausnahme sind “AKÜS Summen” und “Netto Endsumme”, die nicht standardmßig aktiviert sind.
- Öffnen
- Abbruch
- Aufruf / Rückkehr externe Kalkulationssysteme
- Änderungen am EK
- Änderungen am VK
- Druck
- Löschen von Positionen
- AKÜS Summen
- Netto Endsumme
- Löhne und Indexe
- Rabatte und Zuschläge
- Zeiten und Lackmaterial
- Auftrag löschen
- Anlieferung / Abholung
- Änderung der Rechnungsnummer
- Adressenwechsel
Hinweis: Aktionen, die vom System im Auftragslog gespeichert werden, sind hier nicht aufgelistet.
Weitere Aktionen sind:
- Einträge automatisch nach x Tagen löschen (0=kein Automatisches Löschen)
mit der Voreinstellung von 90 Tagen - Alle Einträge bis zum … löschen
Ein Datum eingeben, bis wann die Einträge zu löschen sind und auf “Jetzt ausführen” klicken - Auftragswarnungen beim Kürzen der Logtabelle auch löschen
Auftragslog im Auftrag einsehen
Innerhalb von VCS gibt es 2 Möglichkeiten, das Auftragslog einzusehen, wenn der Nutzer die Berechtigung hat.
- Menü Stammdaten -> Bearbeitungsliste
- Auftragsliste Schnellinfo -> Bearbeitungsdetails
Protokollierung des VCS Auftragslogs in der Ansicht Bearbeitungsdetails
Einführung
Oft ist es wichtig, nachvollziehen zu können, wann von welchem Mitarbeiter an einem Auftrag etwas geändert wurde.
Diese Informationen können Sie in den Bearbeitungsdetails zum Auftrag einsehen. Voraussetzung ist, dass das Auftrags-Logging aktiviert ist. Ist das Auftrags-Logging aktiviert, werden alle dort konfigurierten Aktionen sowie vom System protokollierten Aktionen in den Bearbeitungsdetails protokolliert.
Über die “Bearbeitungsdetails” wird direkt das Auftragslogs des Auftrags geöffnet, sortiert nach Blöcken absteigend.
Bearbeitungsdetails öffnen
Öffnen Sie die Schnellinfo zum Auftrag und klicken Sie auf “Bearbeitungsdetails”.
Standardansicht
Standardmäßig angezeigt werden die Spalten
- Status
- Block
- Beschreibung (der Aktion)
- Aktion am (ausgeführt)
- Aktion (Name der Aktion)
- Aktions-Nr.
- Positions-Typ (z. B. NK, ET)
- Positions-Typ-Nr.
Mit der VCS Version 2.71.67 wurde das Auftragslog erweitert, siehe obenstehenden Screenshot.
Es werden vom System immer dokumentiert:
- Die Ausführung von Auftragssonderfällen, inklusive Stornierung
- Das Erstellen und Übernehmen der Kalkulation von AX bzw. DAT
- Der Belegdruck mit zusätzlicher Info
- Vergabe der Belegnummer beim ersten Druck
Erweiterte Ansicht
Optional können Sie über “Refresh ➔ Layout verändern” weitere Spalten einblenden:
- Auftrags-Nr.
- Bearbeiter
- Computer
- Statustext
- System user
Sie können alle Blöcke anzeigen oder nach vorhandenen Blöcken filtern. Jeder Block entspricht dem Ablauf zwischen Öffnen und Schließen des Auftrags.
Im Filter “Vorhandene Blöcke” werden Block-Nr., System User, Datum der Aktion sowie Start und Ende des Blocks angezeigt. Im Beispiel wurde Block 7 ausgewählt.
Auftragslog konfigurieren
Lesen Sie hierzu den Artikel “Auftragslog in VCS öffnen und konfigurieren”.
Auftragslogs aller Aufträge anzeigen
Möchten Sie von allen Aufträgen die Auftragslogs einsehen, öffnen Sie die Bearbeitungsliste.
Lesen Sie hierzu den Artikel “Bearbeitungsliste der Aufträge in VCS”.
Auftragslog für die Teile Fakturierung konfigurieren
Auftragslog Teile Fakturierung in VCS
Erläuterung
Die Teile Fakturierung ist besonders für den Bereich Fahrzeughandel wichtig.
Da der Fahrzeughandel in VCS entfernt wurde, sind die hier gezeigten Funktionen nicht aktiviert. Aufgrund der Überschneidungen zum Auftragslog der Kalkulationseinstellungen, werden sie hier gezeigt.
Einstellungen des Auftragslogs öffnen
Das Auftragslog wird in den Kalkulationseinstellungen konfiguriert.
Öffnen Sie die Einstellungen des Auftragslogs über
Stammdaten | Einstellungen | Kategorie “Auftrag / Fakturierung” | Teile Fakturierung.
Wechseln Sie zum Register “Auftrags-Log”.
Vorhandene Aktionen
Für jede Aktion können Sie zw. diesen beiden Optionen wählen:
- “Immer”: Die Aktion wird unmittelbar im Auftragslog gespeichert.
- “Beim Speichern”: Die Aktion wird erst beim Speichern des Auftrags im Auftragslog gespeichert.
Bitte beachten Sie: Alle Optionen sind standardmäßig deaktiviert, da der Bereich Fahrzeughandel in VCS nicht mehr weiterentwickelt wird.
- Öffnen
- Abbruch
- Änderungen am EK
- Änderungen am VK
- Druck
- Löschen von Positionen
- AKÜS Summen
- Netto Endsumme
- Rabatt
- Auftrag löschen
- Änderung der Rechnungsnummer
- Adressenwechsel
Weitere Aktionen sind:
- Einträge automatisch nach x Tagen löschen (0=kein Automatisches Löschen)
mit der Voreinstellung von 90 Tagen - Alle Einträge bis zum … löschen
- Auftragswarnungen beim Kürzen der Logtabelle auch löschen
ACHTUNG: Immer die Einstellungen des Auftragslogs in den Kalkulations-Einstellungen beachten.
Eine Erläuterung dazu finden Sie im Artikel “Auftragslog in VCS öffnen und konfigurieren”.
Beide Bereiche, d.h. Teilerechnung und Kalkulationsrechnung, mussten separat konfiguriert werden. Nur das automatische Löschen des Auftraglogs wurde gemeinsam verwendet.