Wichtige Hinweise zuerst

Für Sie als KSR-Anwender gilt: Keine Sorge!

• Denn: Unsere Software stellt sicher, dass Sie bestens für das Versenden elektronischer Rechnungen gerüstet sind.
• Denn: Wir unterstützen bereits heute die gebräuchlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung und halten unsere Tools selbstverständlich stets aktuell.
• Denn: Bei uns sind Sie für die E-Rechnung sowohl heute als auch in Zukunft optimal gerüstet.

Was kommt?

Die E-Rechnung wird bald Pflicht:

• Der Empfang und Versand elektronischer Rechnungen ist ab 2025 zu ermöglichen - beachten Sie hierbei ggf. vorhandene gesetzliche Übergangsregelungen.
  Dienstleister wie DATEV bieten Lösungen für Ihre Buchhaltung an, mit denen digitale Rechnungen gelesen und direkt weiterverarbeitet werden können. Bitte informieren sie sich entsprechend.
• Schon heute fordern die öffentliche Hand und ein großer deutscher Automobilhersteller elektronische Rechnungen in bestimmten, strukturierten Datei-Formaten, die nicht mehr veränderbar sind.

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erste Einzelheiten über die zukünftige Umsetzung der E-Rechnung im unternehmerischen Alltag und geht auf Fragen zur Rechtsanwendung ein.

• Umstellung der Rechnungsstellung
  • Handwerksbetriebe müssen alle Rechnungen, die an andere Unternehmen (B2B) oder an öffentliche Auftraggeber (B2G) gesendet werden,  elektronisch erstellen und versenden.
  • E-Rechnungen sind in einem strukturierten elektronischen Format zu übermitteln, das eine automatisierte, maschinelle Lesbarkeit ermöglicht. Die gebräuchlichsten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung.
  • Die E-Formate müssen auch archiviert werden können.
  • Nicht verwendet werden dürfen veränderbare Formate wie PDF, Word, Excel etc.
• Sicherheit und Rechtskonformität
  • Gefordert werden insbesondere Authentizität, Unversehrtheit und Lesbarkeit.
  • Dies wird durch den Einsatz elektronischer Signaturen und sicherer Übertragungswege sichergestellt.

Vorteile für Sie als KSR-Anwender

Die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen bringt Unternehmen viele Vorteile:

• Optimale Integration in Ihr KSR-System.
• Effizienzsteigerung/Kostensenkung: Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse sparen Handwerksbetriebe Zeit und Kosten.
  • Kein Papierhandling mehr vom Ausdrucken über das Kuvertieren und Frankieren bis hin zum Postversand. Das spart viel Zeit, die für wichtigere Dinge investiert werden kann. Zudem trägt der Verzicht auf Papier zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei und unterstützt nachhaltiges Wirtschaften.
  • Geringere Kosten für Büromaterial und Porto. Papier, Toner, Umschläge, Briefmarken und Maschinen werden nicht mehr benötigt.
  • Bei Eingangsrechnungen sparen Sie Zeit für das Öffnen der Umschläge, das Stempeln, Kopieren, Scannen und Verteilen.
• Schnellere Zahlungen: Elektronische Rechnungen können schneller verarbeitet werden, was zu schnelleren Zahlungen führen kann.
• Keine Eingabefehler mehr, denn die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen.
• Kürzere Durchlaufzeiten durch hohe Automatisierung – von der Prüfung bis zur automatischen Verbuchung, dadurch können Rechnungen auch unterwegs oder im Homeoffice geprüft und freigegeben werden.

Hinweis: 
Durch eine proaktive Herangehensweise können Handwerksbetriebe die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgreich meistern und die damit verbundenen Vorteile nutzen.