Handbuch Umsatzsteuer-ID-Prüfdienst
Einleitung
Mit dem neuen Umsatzsteuer-ID-Prüfdienst können einfache und qualifizierte Prüfungen einer Umsatzsteuer-ID vorgenommen und in Werbas protokolliert werden. Eine Prüfung ist aus dem Kundenstamm und beim Auftragsabschluss möglich.
Eine einfache Prüfung prüft dabei nur, ob die USt-ID zum Zeitpunkt der Prüfung existiert und aktiv ist. Eine qualifizierte Prüfung prüft zusätzlich Adressdaten.
Werbas leitet Prüfungsanfragen direkt an den EU VIES Webservice (nicht qualfizierte Anfrage) oder an die Services des Bundeszentralamts für Steuern bzw. FinOnline für Österreich (qualifizierte Anfragen) weiter.
Eine Umsatzsteuer-ID-Prüfung ist immer dann notwendig, wenn Sie Waren oder Leistungen an Geschäftspartner im EU-Ausland erbringen und dafür z. B. steuerfrei liefern oder das Reverse-Charge-Verfahren (Verlagerung der Steuerschuld nach § 3a Abs. 2 UStG) anwenden möchten. Über die bestätigte USt‑ID weisen Sie die Unternehmereigenschaft Ihres Kunden nach und erfüllen Ihre Sorgfaltspflicht nach § 6a Abs. 4 UStG. Erfolgt die Prüfung nicht bzw. ist die USt‑ID falsch, drohen bei einer Betriebsprüfung Steuernachzahlungen. Daher sollte die USt‑ID vor Rechnungsstellung geprüft und dokumentiert werden.
Voraussetzungen
Voraussetzungen für die Einrichtung und Nutzung des Prüfdienstes sind:
- Die Werbas-Lizenz ist um den Punkt “Z Add On Umsatzsteuer-ID-Prüfdienst” erweitert.
- Die Lizenz umfasst die Einzelbausteine 32050 und 32051
- Die Lizenz wurde abgerufen/aktualisiert, damit die Einstellungen in WERBAS sichtbar sind
Um die Funktionalität nutzen zu können muss der Local Host eingerichtet sein und laufen:
Zugänge und Accounts
Für die Nutzung des EU-Prüfdienstes und des deutschen Prüfdienstes des BZSt. sind keine besonderen Zugangsdaten erforderlich. Es ist lediglich erforderlich, dass im Firmenstamm die eigene Umsatzsteuer-ID hinterlegt wird.
Österreichische Kunden benötigen für die Nutzung des FINOnline-Dienstes Zugangsdaten, die beim zuständigen österreichischen Finanzamt anzufordern sind. Nur mit diesen Zugangsdaten können qualifizierte Anfragen durchgeführt werden.
Voreinstellungen WERBAS
Für den Umsatzsatzsteuer-ID-Prüfdienst wurden unten aufgeführte Voreinstellungen in der Gruppe “Umsatzsteuer-Id Prüfdienst” geschaffen. Diese müssen pro Filiale gesetzt sein, damit die Umsatzsteuer-ID-Prüfung korrekt funktioniert. Über die Voreinstellungen wird vor allem gesteuert, wie sich Werbas bei Auftragabschluss verhält und welche Hinweise im Kundenstamm angezeigt werden.
Anzahl Tage letzte Abfrage
Hier wird die Anzahl der Tage angegeben, welche seit der letzten erfolgreichen Prüfung zurückliegen dürfen. Liegt die letzte erfolgreiche Prüfung länger zurück, erscheint im Kundenstamm und ggf. bei Auftragsabschluss (siehe Voreinstellung “Verhinderung Auftragsabschluss”) ein Warnhinweis. Standardwert ist 60 Tage.
Mindestlevel Prüfung Auftragsabschluss
Hier wird das Mindestlevel angegeben, welches für den Abschluss eines Auftrags erfolgreich durchgeführt sein muss. Mögliche Werte:
0 -> Kein Mindestlevel erforderlich
1 -> Level eins (einfache Prüfung)
2 -> Level zwei (DE oder AT) (qualifizierte Prüfung)
Entspricht die letzte gültige Prüfung nicht dem Mindestlevel, erscheint im Kundenstamm und ggf. bei Auftragsabschluss ein Warnhinweis. Der Standardwert ist 0.
Verhinderung Auftragsabschluss
Wenn Sie möchten, dass bei Auftragsabschluss geprüft wird, ob eine gültige USt-Id vorliegt, sollten Sie diese Voreinstellung auf Ja setzen. Sie erhalten dann gemäß den oben angegebenen Voreiinstellungen beim Auftragsabschluss einen Warnhinweis erscheint. Der Standardwert ist nein.
Zudem sind für den Zugriff auf FinanzOnline.AT noch Voreinstellungen für die Zugangsdaten vorhanden.
FinanzOnline.AT Teilnehmer-Identifikation
Österreichische Kunden tragen hier bitte ihre Teilnehmer-Identifikation ein.
FinanzOnline.AT Benutzer-Identifikation
Österreichische Kunden tragen hier bitte ihre Benutzer-Identifikation ein.
FinanzOnline.AT Passwort
Österreichische Kunden tragen hier bitte ihr Passwort ein.
Prüfung einer Umsatzsteuer-ID
Die Prüfung einer Umsatzsteuer-ID kann aus folgenden Masken angestoßen werden:
- M12201 Kundenstamm: hier gibt es neben dem Feld USt-ID einen i-Schalter:
- M11105 Auftrag abschließen: hier gibt es den Schalter “USt-Prüfung”
Ein Klick auf den Schalter öffnet die Maske M32050 Umsatzsteuer-ID-Prüfung. Hier werden im linken Bereich die Adressdaten des Kunden schreibgeschützt angezeigt. Auf der rechten Seite werden nach einer Prüfung die Adressdaten angezeigt, die der Prüfdienst zurückliefert. Aktuell ist dies nur der österreichische Prüfdienst.
Ermittlung der möglichen Prüflevel
Direkt beim Aufruf der Maske wird anhand der eigenen, im Firmenstamm hinterlegten Umsatzsteuer-ID und der zu prüfenden Umsatzsteuer-ID ermittelt, welche Prüfungsanfragen möglich sind.
- einfache, nicht qualifizierte Anfrage (Level 1 -Prüfung)
Bei einer nicht qualifizierten Anfrage wird nur geprüft, ob die eingebene Umsatzsteuer-ID gültig und aktiv ist.
Level-1 Anfragen sind immer möglich, wenn eigene und zu prüfende Umsatzsteuer-ID innerhalb der EU sind.
Für einfache Anfragen nutzt Werbas den VIES-Webservice der EU. - qualfizierte Anfrage (Level 2 -Prüfung)
Bei einer qualifizierten Anfrage wird zudem geprüft, ob die Adressdaten gültig sind. Geprüft werden dabei Name, Straße, PLZ und Ort. Eine Level-2 Anfrage ist möglich, wenn die eigene Umsatzsteuer-ID eine deutsche oder österreichische ist und die zu prüfende ID aus einem anderen EU-Land ist.
Für Deutschland nutzt Werbas den Webservice des BZSt., für Österreich den Webservice von FinOnline.
Während die Ermittlung läuft, wird eine Warteanzeige eingeblendet. Sobald die Ermittlung abgeschlossen ist, wird das Ergebnis im unteren Tabellenbereich “Ergebnis für Ust-ID Prüfung” angezeigt und die Maske zur Bearbeitung freigegeben.
Die ermittelten Level stehen oben rechts bei “Prüfung” in der Maske zur Auswahl. Wenn sowohl eine Level 1 wie auch eine Level 2 Prüfung möglich sind, ist immer Level 2 vorausgewählt. Falls Sie nur eine Level 1 Anfrage ausführen möchten, können Sie dies hier einstellen.
Sollte der Umsatzsteuer-ID-Prüfdienst einmal nicht erreichbar sein, erhalten Sie folgende Fehlermeldung.Probieren Sie es in diesem Falle bitte später noch einmal:
Prüfen einer Umsatzsteuer-ID
Wenn die möglichen Level erfolgreich ermittelt und ein Level ausgewählt wurde, kann die eigentlich Prüfung der Umsatzsteuer-ID über den Schalter “USt-ID Prüfung durchführen” gestartet werden:
Werbas leitet die Anfrage direkt und automatisiert an unten stehende Schnittstellen weiter und verarbeitet die entsprechenden elektronischen Antworten. Auf die übermittelten Antworten hat Werbas keinen Einfluss. Wir nehmen diese nur entgegen und protokollieren diese für Sie.
- Level 1 Anfragen:
werden an den EU VIES Webservice übermittelt - Level 2 Anfragen:
werden in Deutschland an die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern,
in Österreich an die Schnittstelle des österreichischen Bundesministerium Finanzen (Finanzonline.at) übermittelt
Ergebnis der Ust-ID-Prüfung
Das Ergebnis der Anfrage wird in der unteren Tabelle “Ergebnis USt-ID Prüfung” angezeigt. Positive Prüfergebnisse erscheinen dabei grün hinterlegt. Negative Prüfergebnisse sowie Fehlermeldungen werden rot hinterlegt.
Beispiele für mögliche Ergebnisse:
Erfolgreiche Level 2 Prüfung: die USt-ID ist aktiv und gültig, die übermittelten Adressdaten stimmen mit den vom Webservice gelieferten Daten überein.
Fehlgeschlagene Level 2 Prüfung: Umsatzsteuer-ID ist aktiv und gültig, Jedoch stimmen die Adressdaten nicht mit dem vom Webservice übermittelten Daten überein:
Hinweis
Werbas führt keine eigenen Prüfungen durch, sondern leitet Anfragen direkt an den ausgewählten Webservice (VIES, BZSt, FinOnline) weiter.
Das BZSt leitet Bestätigungsanfragen seinerseits weiter an die Behörden der jeweiligen EU-Mitgliedstaaten, da in Deutschland keine Daten zu USt-Ids anderer EU-Mitgliedstaaten gespeichert werden.
Auf die zurückgelieferten Daten hat weder das BZSt noch Werbas Einfluss. Werbas teilt lediglich die übermittelten Ergebnisse mit. Sollten USt-ID bzw. Adressdaten ungültig sein, so ist es nur Ihrem ausländischen Geschäftspartner möglich, eine Korrektur bzw. Aktualisierung der Daten bei der ausländischen Behörde zu veranlassen.
Prüfergebnisse von Level 1 Anfragen werden analog dargestellt. Nur fehlen hier die Einträge zu den Adressdaten, da diese nicht geprüft wurden.
Die Ergebnisse einer Anfrage können auch im Reiter “Ust-Id Prüfung Protokoll” eingesehen werden. In diesem Reiter werden die letzten 50 Protokolleinträge zu dieser USt.-ID aufgelistet::
Aktualisierte Adressdaten (nur Österreich):
Der österreichische Prüfdienst liefert anders als der deutsche und der EU-VIES-Service auch Adressdaten zurück. Diese Adressdaten werden im Bereich “Aktualisierte Kundendaten von USt-ID Prüfung” dargestellt. Sie können so die von FinOnline.AT gelieferten Adressdaten direkt mit den in Werbas hinterlegten Adressdaten abgleichen.
Über den Schalter “Adressdaten” ist es möglich, die Adressdaten des Dienstes in den Kundenstamm zu übernehmen. Wenn die Umsatzsteuer-ID als gültig geprüft wurde, wird mit der Übernahme der Adressdaten die Prüfung als gültig markiert.
Im Reiter USt-ID Prüfung Protokoll sehen Sie, dass ein weiterer Protokolleintrag mit einer erfolgreichen Prüfung angelegt wurde. Sie müssen nach der Übernahme der Adressdaten somit nicht nochmals eine USt-ID-Prüfung anstoßen.
Umsatzsteuer-ID Prüfprotokoll
Die Ergebnisse aller Bestätigungsanfragen werden im Umsatzsteuer-ID-Prüfprotokoll protokolliert.
Das Protokoll kann über das Menü Stamm → USt-ID Prüfprotokoll aufgerufen werden.
Beim Start der Maske werden die Benutzerrechte auf die Maske M12201 Kundenstamm geprüft. Hat der Benutzer keine Rechte die Kundendaten einzusehen, dann wird eine Fehlermeldung ausgegeben, und die Maske deaktiviert:
Die Suche kann nach Datum und USt-ID eingeschränkt werden:
Das Protokoll im unteren Tabellenbereich zeigt folgende Daten:
- Datum: Zeitpunkt der Bestätigungsanfrage
- Mandant: Firma, von der aus die Anfrage erfolgte (relevant bei Mehrmandanten-Umgebungen)
- Benutzer: Name des angemeldeten Benutzers, der die Anfrage getätigt hat
- Prüflevel: 1 = einfache Anfrage, 2 = qualifizierte Anfrage
- UStId: welche Umsatzsteuer-ID wurde geprüft
- Status: bei gültiger USt-ID-Prüfung steht hier Erfolg, sonst Fehler
- Beschreibung: hier werden Fehlermeldungen protokolliert. Dies gilt sowohl für Fehler, die von dem jeweiligen WebService zurückgeliefert werden, sowie auch für Werbas-interne Fehlermeldungen (z.B. wenn der Local Host nicht erreichbar sein sollte)
- Code: Info über den angefragten WebService
- Abfrage-Kennung (nur VIEs und BZSt): eine eindeutige Kennung der Bestätigungsanfrage, die von den angefragten Webservices geliefert werden.
Hier ein Beispiel:
Um Ihnen einen schnellen und zielgenauen Überblick zu bieten, können Sie das Prüfprotokoll auch in folgenden Masken einsehen:
- M12201 Kundenstamm, Reiter UStId Prüfprotokoll
- M32050 USt-ID Prüfung für Deutschland und Österreich, Reiter UStId Prüfprotokoll
In diesen Reitern werden Ihnen jeweils die letzten 50 Protokolleinträge zu der USt-ID des jeweils geöffneten Kunden aufgelistet.
Hinweise auf Umsatzsteuer-ID-Prüfung im Kundenstamm
Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, welche USt-IDs noch oder wieder zu prüfen sind, werden im Kundenstamm neben dem Feld USt-ID entsprechende Hinweise eingeblendet. Diese Hinweise werden durch die Voreinstellungen beeinflusst.
Zunächst wird beim Öffnen des Kundenstammes automatisch überprüft, ob zu dieser USt-ID bereits eine erfolgreiche Anfrage stattgefunden hat. Wenn die Umsatzsteuer-ID noch nicht oder nicht erfolgreich geprüft wurde, dann wird rechts neben dem Feld USt-ID ein dementsprechender Hinweis angezeigt:
Wichtig:
Für die Prüfung ist ein laufender Local Host erforderlich. Sollte der Host nicht erreichbar sein, dann wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Es kann weder das Protokoll eingesehen noch eine USt-ID-Prüfung vorgenommen werden.
Wurde eine erfolgreiche Umsatz-ID-Bestätigungsanfrage gefunden, wird geprüft, ob diese dem in den Voreinstellungen hinterlegten Mindestlevel entspricht (Voreinstellung Mindestlevel Prüfung Abschluss). Ist dies nicht der Fall, erscheint folgender Hinweis:
Erfüllt die letzte erfolgreiche Prüfung das geforderte Mindestlevel, wird im nächsten Schritt geprüft, ob der Zeitpunkt der Prüfung innerhalb des in den Voreinstellungen definierten Zeitraums („Anzahl Tage letzte Abfrage“) liegt.
Liegt die letzte erfolgreiche Prüfung länger zurück, erscheint ein Hinweis, wann die letzte erfolgreiche Prüfung war:
Prüfung der Umsatzsteuer-ID bei Auftragsabschluss
Wenn Sie die Voreinstellung “Verhinderung Auftragsabschluss” = Ja gesetzt haben, dann wird bei Auftragsabschluss geprüft, ob eine gültige Umsatzsteuer-ID-Prüfung vorliegt.
Weitere Voraussetzungen, um aus der Maske M11105 Abschluss eine USt-ID-Prüfung vornehmen zu können:
- Der Auftrag muss den Auftragszustand “in Arbeit” haben
- Der abzuschließende Auftrag muss mindestens einen Rechnungssatz mit einer Auftragsart haben, die als EU-Leistung oder -Lieferung gekennzeichnet ist (M12246 Auftragsarten).
- Der Rechnungskunde sollte eine USt-ID haben.
Die Prüfung folgt dabei denselben Kriterien wie im Kundenstamm. Es werden dementsprechend auch diesselben Hinweise angezeigt.
Sollte keine oder keine gültige Prüfung vorliegen, können Sie diese direkt aus der M11105 Auftrag abschließen über den Schalter USt-Prüfung anstoßen. Der Schalter ruft die Maske M32050 Umsatzsteuer-ID-Prüfdialog auf.
Wenn Sie keine Prüfung vornehmen wollen oder können, weil zum Beispiel der Webservice des betreffenden EU-Landes nicht erreichbar ist, können Sie bei Bedarf den Auftrag dennoch abschließen. Sie erhalten in diesem Falle beim Abschließen einen Warnhinweis, den Sie durch Klick auf Ja bestätigen können.
Wenn Sie das “ADD ON Auftragsverlauf, aut. Anlage,aut. Abschluss” lizensiert haben, wird in diesem Fall im Auftragsverlauf ein entsprechender Informationseintrag erstellt. So ist jederzeit nachvollziehbar, dass der Abschluss bewusst durchgeführt wurde:
Automatischer Auftragsabschluss M11109
Die Voreinstellung “Verhinderung Auftragsabschluss” wirkt sich auch auf den automatischen Auftragsabschluss aus.
Wenn Sie die Voreinstellung = Ja gesetzt haben, dann wird geprüft, ob eine gültige Umsatzsteuer-ID-Prüfung vorliegt. Das Ergebnis wird in der Maske angezeigt:
Ein Abschluss ist aus dieser Maske nicht möglich, wenn keine gültige USt-ID-Prüfung vorliegt. In diesem Fall muss der Abschluss über die M11105 Abschluss erfolgen.
Thekenverkauf M11125
Beim Abschließen und Rechnungsdruck aus der Thekenverkaufs-Maske M11125 findet keine Prüfung auf das Vorliegen einer gültigen USt-ID statt. Für den Fall, dass einem Thekenverkauf eine Auftragsart EU-Lieferung oder -Leistung zugewiesen wird und Informationen über die Ust-ID des Rechnungskunden geprüft werden sollen, muss der Abschluss aus der M11104 über den Menüpunkt “Abschluss” vorgenommen werden.