Modul Sammelrechnung
Einleitung
In einer Sammelrechnung werden mehrere abgeschlossene Aufträge zu einer Rechnung zusammengefasst. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand bei der Auftragsabwicklung verringert. Das Erzeugen von Sammelrechnungen bietet sich bei bestimmten WERBAS-Kundengruppen an, wie z.B. bei solchen mit Fuhrpark oder bei angeschlossenen Händlern, ist aber genauso bei Einzelkunden möglich.
Wenn für einen Kunden der Sammelrechnungsdruck aktiviert ist, werden seine Aufträge auf die übliche Art und Weise bearbeitet, nur dass nach dem Abschluss die Rechnung nicht direkt gedruckt wird.
Einstellungen in den Stammdaten
Nummernkreis
Für Sammelrechnungen wird ein eigener Nummernkreis definiert. Die Vorgehensweise ist folgende:
- Den Menüpunkt Firma - Nummernkreise anwählen.
=> Die Maske [[M12232] Nummernkreise] wird geöffnet. - Im Gruppierungsbereich die Zeile SAM - Sammelrechnung markieren.
- In den Eingabefeldern von und bis die entsprechenden Nummern-Werte eingeben.
- Im Eingabefeld optionale Druckpräfix ein Druckpräfix festlegen (optional).
- Bei den Auswahlfeldern Jahrespräfix und Filialpräfix über das Pull-Down-Menü ein Präfix bzw. die Art dieses Präfixes festlegen (optional).
- Auf den Button Speichern klicken.
Kundenstamm
Damit für einen Kunden Sammelrechnungen gedruckt werden können, müssen im Kundenstamm bestimmte Einstellungen vorgenommen werden. Die Vorgehensweise ist folgende:
- Den Menüpunkt Firma - Kundenübersicht anwählen.
=> Die Maske [[M12200] Kundenübersicht] wird geöffnet. - Über die Suchfelder den betreffenden Kunden suchen und übernehmen.
=> Die Maske [[M12201] Kundenstamm] wird geöffnet. - Zum Reiter Auftrag wechseln.
- Die Checkbox Sammelrechnung akt. aktivieren.
- Die Checkbox Bei Err. Kreditlimit oder die Checkbox Bei Err. Zeitpunkt oder beide Checkboxen aktivieren (optional).
-
Bei Err. Kreditlimit:
Wenn bei einem Kunden das festgelegte Kreditlimit erreicht ist, werden beim Druck der Sammelrechnungen seine abgeschlossenen Aufträge aufgeführt. Das Kreditlimit wird folgendermaßen festgelegt:- Zur Reiter Geld wechseln.
- Im Eingabefeld Kreditlimitbetrag den Betrag eingeben, bei dessen Erreichen die Sammelrechnung erstellt werden soll.
-
Bei Err. Zeitpunkt:
Wenn bei einem Kunden der festgelegte Zeitpunkt erreicht ist, werden beim Druck der Sammelrechnungen seine abgeschlossenen Aufträge aufgeführt. Der Zeitpunkt wird folgendermaßen festgelegt:- Im Reiter Auftrag bleiben.
- In den Eingabefeldern Alle, Tage zum und Beginnend mit das Zeitintervall festlegen.
Der Beginn der Sammelrechnung kann nach Wochen- oder Kalendertag unterschieden werden. Für einen Beginn nach Wochentag muss der Wert größer als 6 sein, für einen Beginn nach Kalendertag größer als 27. Im Eingabefeld Alle (… Tage) kann anschließend ein Wochen- oder Kalendertag ausgewählt werden.
Wenn keine der beiden Optionen aktiviert wird, werden beim Druck der Sammelrechnungen die abgeschlossenen Aufträge des Kunden generell aufgeführt.
Die beiden Optionen können auch gleichzeitig aktiviert werden.
-
Bei Err. Kreditlimit:
- Auf den Button Speichern klicken.
Merkmale von Sammelkunden
Anhand folgender Merkmale ist im Auftrag zu erkennen, dass es sich um einen Kunden mit Sammelrechnungs-Kennzeichnung handelt:
- Im Reiter Rechnungsadressen von der Maske [[M11104] Auftrag] steht ein entsprechender Hinweis in roter Schrift:
2. In der Maske [[M11105] Auftrag abschließen] steht ein entsprechender Hinweis in roter Schrift:
3. Wenn die Auftrag-Voreinstellung Zusatzabfrage Auftragsabschluss-Rechnungsdruck auf nein gesetzt ist, erscheint nach dem Abschließen des Auftrags der Druckdialog nicht.
4. Wenn die Auftrag-Voreinstellung Zusatzabfrage Auftragsabschluss-Rechnungsdruck auf ja gesetzt ist, erscheint nach dem Abschließen des Auftrags die Frage <1577> nicht.
Hinweise:
Die Auftrag-Voreinstellung Zusatzabfrage Auftragsabschluss-Rechnungsdruck kann über folgenden Weg eingestellt werden:
- Den Menüpunkt Firma - Voreinstellungen anwählen.
=> Die Maske [[M12900] Voreinstellungen] wird geöffnet.
- Die Gruppe Auftrag per Doppelklick öffnen.
- Die Zeile Zusatzabfrage Auftragsabschluss-Rechnungsdruck markieren und in der Spalte Wert den Wert nein oder ja auswählen.
nein: Die Abfrage erscheint nicht, das Druckmenü wird sofort geöffnet.
ja: Die Abfrage erscheint, das Druckmenü wird erst nach Bestätigung geöffnet.
- Auf den Button Speichern klicken.
Wichtig:
Trotz der Sammelrechnungs-Kennzeichnung ist der Druck einer Einzelrechnung über den Menüpunkt Drucken dennoch möglich.
Druck von Sammelrechnungen
Beim Druck von Sammelrechnungen können mehrere Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Es werden alle Aufträge mit dem Status Abgeschlossen aufgeführt, sofern die Fälligkeit einer Sammelrechnung erreicht ist. Diese richtet sich nach den Optionen Zeitpunkt und / oder Kreditlimit. Wenn keine der beiden Optionen aktiviert wird, werden beim Druck der Sammelrechnungen die abgeschlossenen Aufträge des Kunden generell aufgeführt.
Für die Sammelrechnungen werden die Zahlungsbedingungen des Kunden verwendet, die im Kundenstamm (Maske [[M12201] Kundenstamm]) beim Reiter Geld hinterlegt sind.
Wenn in einem Auftrag (Maske [[M11104] Auftrag]) beim Reiter Rechnungsadressen eine abweichende Rechnungsadresse zugewiesen ist, wird diese für die Sammelrechnung verwendet. Das bedeutet, dass für Sammelrechnungen der Kunde zur Rechnung maßgebend ist und nicht der Kunde zum Auftrag. Gibt es für einen bestimmten Kunden abgeschlossene Aufträge mit unterschiedlichen Rechnungsadressen, so werden mehrere Sammelrechnungen erzeugt.
Die Vorgehensweise beim Druck von Sammelrechnungen ist folgende:
- Den Menüpunkt Auftrag - Sammelrechnungen anwählen.
=> Die Maske [[M11203] Sammelrechnungen] wird geöffnet.
2. Beim Auswahlfeld Auftr.-Art über das Pull-Down-Menü die Auftragsart auswählen (zwingend).
3. Beim Auswahlfeld Auftr.-Herkunft über das Pull-Down-Menü die Auftragsherkunft auswählen (optional).
4. Darüber hinaus kann über die Checkbox Lieferschein gedruckt festgelegt werden, dass bei den einzelnen Aufträgen geprüft werden soll, ob der Druck des Lieferscheins erfolgt ist.
5. Per Klick auf den Button Suchen die Suche auslösen.
6. Nach Durchlauf der Suche werden
- im oberen Maskenbereich alle Kunden aufgelistet, für die eine Sammelrechnung gedruckt werden kann;
- im unteren Maskenbereich alle abgeschlossenen Aufträge der im oberen Maskenbereich aufgeführten Kunden angezeigt.
7. Über den Button Kunde ausschließen kann ein Kunde vom Sammelrechnungsdruck ausgeschlossen werden. Beim Klick auf diesen Button verschwindet der im oberen Maskenbereich markierte Kunde und mit ihm alle seine im unteren Maskenbereich markierten Aufträge.
8. Über den Button Auftrag ausschließen kann ein einzelner Auftrag eines Kunden vom Sammelrechnungsdruck ausgeschlossen werden. Beim Klick auf diesen Button verschwindet der im unteren Maskenberich markierte Auftrag.
9. Per Klick auf den Menüpunkt Drucken den Druckdialog öffnen.
10. Das gewünschte Sammelrechnungs-Druckformular markieren.
11. Per Klick auf den Button Drucken den Druck auslösen.
Wiederholungsdruck von Sammelrechnungen
Sobald der Druck einer Sammelrechnung vollzogen ist, verschwinden in der Maske [[M11203] Sammelrechnungen] die einzelnen Aufträge, die in der Sammelrechnung enthalten sind, aus der Auflistung. Ein Wiederholungsdruck der Sammelrechnung kann nur aus einem der einzelnen Aufträge heraus vorgenommen werden.
Die Vorgehensweise ist folgende:
- Einen von den einzelnen Aufträgen, die in der Sammelrechnung enthalten sind, öffnen, d.h. entweder die Maske [[M11104] Auftrag] oder die Maske [[M11110] Auftragspositionen].
2. Auf den Menüpunkt Drucken klicken.
=> Der Druckdialog wird geöffnet.
3. Der Punkt Rechnung drucken ist inaktiv. Stattdessen ist der Punkt Sammelrechnungskopie drucken aktiv:
4. Per Klick auf den Button Drucken den Wiederholungsdruck der gesamten Sammelrechnung auslösen.
Stornieren / Reaktivieren von Sammelrechnungen
Beim Stornieren oder Reaktivieren einer Sammelrechnung werden alle einzelnen Aufträge, die in der Sammelrechnung enthalten sind, storniert bzw. reaktiviert. Dieser Vorgang kann nur aus einem der einzelnen Aufträge heraus vorgenommen werden.
Die Vorgehensweise ist folgende:
- Einen von den einzelnen Aufträgen, die in der Sammelrechnung enthalten sind, öffnen, d.h. entweder die Maske [[M11104] Auftrag] oder die Maske [[M11110] Auftragspositionen]
- Auf den Menüpunkt Stornieren/Reaktivieren klicken.
=> Die Maske [[M11105] Rechnung stornieren/reaktivieren] wird geöffnet.
Stornieren
3. Auf den Button Stornieren klicken.
=> Die Frage <2882> erscheint:
4. Auf Ja klicken.
=> Alle einzelnen Aufträge, die in der Sammelrechnung enthalten sind, werden storniert, d.h. der Auftragszustand wechselt von Fakturiert und gedruckt auf Storniert.
=> Von allen einzelnen Aufträgen, die in der Sammelrechnung enthalten sind, werden Storno-Aufträge erzeugt, d.h. Aufträge mit dem Auftragszustand Storno.
5. (Optional:) Einen von den neu entstandenen Aufträgen mit dem Auftragszustand Storno aufrufen und aus diesem heraus die Storno-Rechnung drucken. Im Druckdialog sind unter dem Punkt Sammelrechnungskopie drucken die Formulare Storno zu Sammelrechnung aktiv:
Reaktivieren
3. Auf den Button Reaktivieren klicken.
=> Die Frage <2703> erscheint:
4. Auf Ja klicken.
=> Alle einzelnen Aufträge, die in der Sammelrechnung enthalten sind, werden storniert, d.h. der Auftragszustand wechselt von Fakturiert und gedruckt auf Storniert.
=> Von allen einzelnen Aufträgen, die in der Sammelrechnung enthalten sind, werden Storno-Aufträge erzeugt, d.h. Aufträge mit dem Auftragszustand Storno.
=> Von allen einzelnen Aufträgen, die in der Sammelrechnung enthalten sind, werden neue, identische Aufträge erzeugt, d.h. Aufträge mit dem Auftragszustand in Arbeit.
5. (Optional:) Einen von den neu entstandenen Aufträgen mit dem Auftragszustand Storno aufrufen und aus diesem heraus die Storno-Rechnung drucken. Im Druckdialog sind unter dem Punkt Sammelrechnungskopie drucken die Formulare Storno zu Sammelrechnung aktiv: