WERBAS-Modul Flottenverwaltung

Leistungsumfang

Das ADD ON Flottenverwaltung wurde entwickelt, um die Kosten eines Fahrzeuges oder einer Teilemenge des Fuhrparks zu ermitteln. Die Flottenverwaltung kann keine technischen Prognosen ausweisen. Es werden auch keine Statistiken geführt, wie beispielsweise welcher Fahrer welche Kosten verursacht hat. Auf der Kostenseite des Fuhrparks werden jedoch alle Daten von der Reparatur bis zum Kraftstoff oder der Maut erfasst und ggfs. mit Werten aus der Buchhaltung wie Anschaffung, Abschreibung oder fixe Kosten verbunden. Da auch auf der Erlösseite Daten verarbeitet werden, ist eine Rohgewinnermittlung des Fahrzeugs pro Zeiteinheit oder pro Kilometer möglich. Ebenso können diese Daten mittels Drittprogrammen wie MS-Excel o.ä. an andere Systeme übergeben werden.

Kostenauswertung

In WERBAS fließen alle Kosten zu dem Fahrzeug zusammen. Es werden die Werkstattrechnungen der eigenen Werkstatt direkt hinterlegt. Es können aber auch Fremdbelege in der Flottenverwaltung eingegeben werden. Dadurch werden auch die Kosten mit einbezogen, die unterwegs bei einer Reparatur entstanden sind. Per Assistenten können Fixkosten wie Abschreibung, Mietkosten oder Leasingkosten etc. eingegeben werden.

Kostenimport

Beim Kostenimport werden in erster Linie Tankdaten der unterschiedlichsten Tankabrechnungssysteme zu den Fahrzeugen eingelesen. Es können auch die Abrechnungen der Abrechnungskarten wie UTA, DKV etc. eingelesen und die Kosten den Fahrzeugen zugeordnet werden. Über die Möglichkeit, Daten aus der Finanzbuchhaltung einzulesen, können wiederkehrende Kosten wie Standmiete, Telefonkosten, Verwaltungskosten etc. importiert werden. Näheres dazu steht in Kapitel 9.

Erlöse

Analog zu den Kosten pro Fahrzeug können die Erlöse, die mit dem Fahrzeug erwirtschaftet wurden, eingelesen und den Kosten gegenübergestellt werden. Dadurch kann der Rohgewinn bezogen auf einen Zeitraum, pro Kilometer Laufleistung oder auch pro beförderte Tonne berechnet werden und als sicherere Kalkulation für künftige Aufträge dienen. Näheres dazu steht in Kapitel 10.

Teilfuhrpark-Auswertung

Mit dieser Möglichkeit können aus dem eigenen Fuhrpark Gruppen gebildet werden, um nicht den Fernverkehr mit dem Nahverkehr oder den Baustellenfahrzeugen vergleichen zu müssen. Es gibt viele Möglichkeiten, Fahrzeuge zu kombinieren und auszuwerten. Näheres dazu steht in Kapitel 6.

Einzelfahrzeug-Auswertung

Die Auswertungen können auf ein einzelnes Fahrzeug heruntergebrochen werden. WERBAS unterscheidet zwischen Verschleißauswertungen und Kostenauswertungen. Näheres dazu steht in Kapitel 12.

Einsatz im Mehrfirmen-Umfeld

Als Mehrfirmen-Umfeld wird eine WERBAS-Installation bezeichnet, bei der mehrere Firmen auf einen gemeinsamen Kunden- und Fahrzeugstamm zugreifen. Beispiel: Ein WERBAS-Anwender hat mehrere rechtlich getrennte Firmen, die sich aber Kunden und deren Fahrzeuge teilen. 
Die komplette Flottenverwaltung ist so konzipiert, dass bei Firmen-übergreifenden Kunden- und Fahrzeugstammdaten alle Informationen zentral gehalten werden. Alle Firmen speisen dann die Flottenverwaltung und ebenso sind alle Firmen dann berechtigt, diese Daten auszuwerten. Hierzu muss in der Flottenverwaltung nichts Separates eingestellt werden.

Einsatz bei mehreren Filialen

Eine Besonderheit bei mehreren Filialen stellt die Möglichkeit dar, Fahrzeuge von bestimmten Standorten nur in bestimmten Filialen anzuzeigen. Die Flottenverwaltung unterstützt hier, indem die Mitarbeiter einer Filiale nur Fahrzeuge auswerten können, die einem für sie freigegeben Standort zugeordnet sind. Hierzu muss in der Flottenverwaltung nichts Separates eingestellt werden.

Stammdaten der Flottenverwaltung

Stammdaten beschreiben die unterschiedlichen Kosten und Erlösarten für den Fuhrpark. Sie sind unter dem Menüpunkt Flottenverwaltung – Stammdaten zu finden.

Es müssen alle Kostenarten angelegt werden, nach welchen der Fuhrparkverantwortliche seinen Fuhrpark auswerten muss. Da diese Kostenarten den jeweiligen Arbeitspositionen des Werkstattauftrages zugeordnet werden müssen, sollte es eine enge Absprache zwischen Fuhrparkmanagement und Werkstattleitung geben.

Im Folgenden sind die einzelnen Kostentypen aufgelistet und erläutert.

Fixkosten

Fixkosten sind die Kosten, die unabhängig davon, ob das Fahrzeug bewegt wird oder nicht, entstehen. Sie können in der Höhe monatlich gleichbleibend sein, wie z.B. eine Versicherung oder Steuer, oder auch variabel, wie z.B. eine degressive Abschreibung. Die Fixkosten können in Fixkostentypen wie Investition/Wertminderung, Versicherung, Steuer, Standplatzmiete, Leasing, Miete, Gemeinkosten etc. unterteilt werden. Diese Fixkostentypen sind beliebig erweiterbar. Anhand eines Assistenten oder des Kostenimports können die Fixkosten den einzelnen Fahrzeugen zugebucht werden.

Fixkostenarten und Fixkostentypen werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Fixkosten wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40010] Fixkosten Definition].
• Als erstes werden die Fixkostentypen angelegt bzw. erweitert. Hierzu auf den Dreipunktschalter beim Feld Fixkostentyp
   

(Abb. 1, WERBAS Maske [[M40010] Fixkosten Definition])

• Es öffnet sich die Maske [[M20001] CFixkostenTypList]. WERBAS bringt mit der Installation einige Grundwerte bereits mit.

• Nicht benötigte Einträge, die auch nicht in anderen Listen enthalten sind, können per Klick auf den Button Löschen entfernt werden.
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für den Fixkostentyp eingeben.
• Um einen weiteren Fixkostentyp anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken und die Bezeichnung eingeben.
• Sind alle Fixkostentypen angelegt, auf den Button Speichern
• Die Maske [[M20001] CFixkostenTypList] schließt sich.
• In der Maske [[M40010] Fixkosten Definition] können nicht benötigte Fixkostenarten per Klick auf den Button Löschen entfernt werden.
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für die Fixkostenart eingeben.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Fixkostentyp den Fixkostentyp auswählen.
• Wenn die Fixkosten abgeschrieben werden können, die Option Abschreibung per Mausklick aktivieren.
   

• Um eine weitere Fixkostenart anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken, die Bezeichnung eingeben, den Fixkostentyp auswählen und ggfs. die Option Abschreibung
• Sind alle Fixkostenarten angelegt, auf den Button Speichern

Extra Service

Es können spezielle Serviceleistungen definiert werden. Dies sind beispielsweise Kosten, die über den Tankdaten-Import eingelesen werden, sowie Kosten, die über Karten (Tankkarten, Mautkarten) bezahlt werden. Die gängigsten Kosten dazu sind Maut, Straßengebühren, Abschleppkosten usw. Diese Kosten können nicht über einen Werkstattauftrag eingepflegt werden.

Mit der Installation von WERBAS werden einige Grundwerte mitgeliefert. Weitere Extra-Service-Arten werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Extra Service wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40011] Extra Service Definition].
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für die Extra-Service-Bezeichnung eingeben.

• Um eine weitere Extra-Service-Art anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken und die Bezeichnung eingeben.
• Sind alle Extra-Service-Arten angelegt, auf den Button Speichern

Kraftstoffe und Schmierstoffe

Es können Kraftstoffe und Schmierstoffe definiert werden. Es müssen auf jeden Fall alle möglichen Kraftstoffe und Schmierstoffe hinterlegt werden, die im Fuhrpark verwendet werden. Preise müssen nur dann hinterlegt werden, wenn sie eingelesen werden sollen (weitere Informationen stehen in Kapitel 7). Es gibt Tankdatenimporte, bei denen keine Preise enthalten sind (z.B. bei eigenen Tankstellen). Im Importprofil für die Tankdaten (siehe Kapitel 7.3) kann festgelegt werden, ob die hier hinterlegten Preise herangezogen werden sollen oder nicht. Die Kraftstoffe und Schmierstoffe können in den Werkstattaufträgen den jeweiligen Auftragspositionen als Flottenkostenart zugeordnet werden.

Zu den Schmierstoffen ist folgendes zu beachten: Werden mehr Schmierstoffarten als für Schmierstoffe vorhandene Warengruppen angelegt, muss in jeder Auftragsposition diese Auswahl manuell getroffen werden. In WERBAS können die Flottenkostenarten – dazu zählen auch die Kraft- und Schmierstoffe – zwar den Warengruppen, aber nicht den Ersatzteilen zugeordnet werden.

Mit der Installation von WERBAS werden einige Grundwerte mitgeliefert. Weitere Kraft- und Schmierstoffe werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Kraftstoff / Preise wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40012] Kraftstoff Definition].
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kategorie die Kategorie wählen.

• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für den Kraftstoff bzw. Schmierstoff eingeben.
• Das Eingabefeld Preis pro Liter ist optional und kann leer gelassen werden. Sind Literpreise hinterlegt, können diese beim Import von Tankdaten herangezogen werden.
• Im Eingabefeld Notiz sollte das Datum der Preisänderung hinterlegt werden.

• Um einen weiteren Kraftstoff bzw. Schierstoff anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken, die Bezeichnung und ggfs. Preis pro Liter und Notiz eingeben.
• Sind alle Kraftstoffe bzw. Schmierstoffe angelegt, auf den Button Speichern

Reparaturkosten

Es können Reparaturarten sowie Unfall-/Gewaltarten definiert werden. Die Reparaturarten beziehen sich auf Reparaturen, die z.B. durch Verschleiß erforderlich werden. Die Unfall-/Gewaltarten beziehen sich auf Reparaturen, die z.B. durch einen Unfall erforderlich werden. Selbstverständlich können auch Wartungsarbeiten und Arbeiten zur Wertsteigerung, wie Anbau neuer Baugruppen etc., hinterlegt werden.

Mit der Installation von WERBAS werden einige Grundwerte mitgeliefert. Weitere Einträge werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Reparaturkosten wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40013] Reparaturkosten Definition].
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kategorie die Kategorie wählen.

• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Art die Bezeichnung für die Reparaturart bzw. Unfall-/Gewaltart eingeben.
• Bei jeweils einer Reparatur- bzw. Unfall-/Gewaltart kann der Haken für die Standardauswahl gesetzt werden. Diese wird dann automatisch voreingestellt, wenn in den Aufträgen oder den Auftragspositionen keine andere Flottenkostenart gewählt wird.

• Um eine weitere Reparaturart bzw. Unfall-/Gewaltart anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken, die Bezeichnung eingeben und ggfs. die Option Standard
• Sind alle Reparaturarten bzw. Unfall-/Gewaltarten angelegt, auf den Button Speichern

Erlösarten

Es können Erlösarten definiert werden, wie z.B. Transporterlöse oder Vermietungserlöse. Die gängigsten Erlösarten sind Transporterlöse, Mauterstattungen, Vermietungserlöse, Beförderungserlöse usw. Diese Erlöse können auch über einen Import eingelesen werden, beispielsweise aus der Buchhaltung. In den Auswertungen können dann die Kosten des Fahrzeugs gegen die Erlöse gerechnet werden.

Erlösarten werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Erlösarten wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40024] Erlösarten Definition].
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für die Erlösart eingeben.

• Um eine weitere Erlösart anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken und die Bezeichnung eingeben.
• Sind alle Erlösarten angelegt, auf den Button Speichern

Selektionswerte für Teilfuhrpark

Es können Eigenschaften für Fuhrparkfahrzeuge angelegt werden. Diese dienen zur Bestimmung eines Teilfuhrparks. Beispiele: Allrad, Absetzer, Abroller, etc. Max. 10 dieser Werte können dann per Listboxen einem Fahrzeug zugeordnet werden.

Selektionswerte werden folgendermaßen angelegt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Stammdaten – Selektionswerte wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40099] Selektionswerte].
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Wert die Bezeichnung für den Selektionswert eingeben.

• Um einen weiteren Selektionswert anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken und die Bezeichnung eingeben.
• Sind alle Selektionswerte angelegt, auf den Button Speichern

Mit der WERBAS-Version 4.230 wurden auch im Fahrzeugstamm (siehe Kapitel 5.3) Listboxen eingeführt, sodass der Inhalt nicht mehr gemerkt werden muss. Die alten Felder wurden bei dem Update auf diese Version gesammelt und als Listbox bereitgestellt. Aus diesem Grund sollten die alten Felder bei WERBAS-Anwendern, die von einer älteren Version auf die 4.230 updaten, ggfs. überarbeitet werden.

Da in der Vergangenheit die Felder frei beschreibbar waren, konnte es durchaus vorkommen, dass durch Schreibfehler oder eine andere Schreibweise einige Selektionskriterien mehrfach vorhanden sind. Um diese Einträge zu beseitigen oder zu säubern, muss wie unter Kapitel 6.2 beschrieben ein Teilfuhrpark für den „falschen“ Begriff erstellt werden. Es werden dabei alle Fahrzeuge angezeigt, die diesen Begriff führen. Ein Doppelklick auf ein Fahrzeug führt direkt in die Maske [[M12301] Fahrzeugstamm] (siehe Kapitel 5.3). Dort kann der „falsche“ Wert in den richtigen geändert werden. Wenn der Fahrzeugstamm wieder geschlossen wird, kehrt man in die Maske mit den Teilfuhrparkdefinitionen zurück. In der Auflistung fehlt dieses Fahrzeug bereits. Diese Arbeit sollte durchgeführt werden bis die komplette Liste abgearbeitet ist. Schließlich kann der „falsche“ Wert gelöscht werden.

Fahrzeugstamm

Im Fahrzeugstamm (Maske [[M12301] Fahrzeugstamm]) werden Fahrzeug-Daten hinterlegt, die sich auf die Flottenverwaltung beziehen.

Reiter Flottendaten

Unter dem Reiter Flottendaten werden alle Flotten-bezogenen Eigenschaften des Fahrzeuges hinterlegt. Es müssen nur die Felder ausgefüllt werden, die für die Auswertungen wichtig sind. 
Zumindest die Option Das Fahrzeug gehört zur Flottenverwaltung muss aktiviert sein, damit für das Fahrzeug überhaut Kosten gesammelt werden.

Im Block Diverses kann im Feld Stückgut TE / J hinterlegt werden, wieviel TE pro Jahr kalkuliert werden und im Feld Beladungsgrad der Kalkulationswert in Prozent. Die geplante Nutzungsdauer in Monaten und die Anzahl der Einsatztage mit den zu erwartenden Stunden können ebenso hinterlegt werden (Felder Einsatz / Jahr und Std.). Ebenso können bis zu vier Farben pro Fahrzeug hinterlegt werden (Felder Farbe 1, Farbe 2, Farbe 3 und Farbe 4). Diese Angaben sind lediglich zu Informationszwecken und können anderweitig nicht ausgewertet werden.

Die Felder Anf. km-Stand und Anf. Std-Stand sollten mit den Werten befüllt werden, die das Fahrzeug in dem Moment des Anlegens in der Flottenverwaltung hat. Hierüber werden die Laufleistungen und die Durchnittsverbräuche in Verbindung mit den jeweils aktuellen Werten berechnet.

Das Feld Fuhrpark-Nr. kann – soweit im Fuhrpark vorhanden – die Fuhrparknummer des Fahrzeugs beinhalten. Über dieses Feld können auch Teilfuhrparke (siehe Kapitel 6) generiert werden.

Der Fahrzeugcode kann mit einer firmenspezifischen Fahrzeugcodierung/-bezeichnung gefüllt werden. Auch hierüber können Teilfuhrparke gebildet werden.

Das Auswahlfeld Einsatzart spiegelt den Fuhrpark wieder. Ein Beispiel aus dem Personenverkehr wäre:

• Linienverkehr
• Schülerverkehr
• Fernreisen
• Fernlinienverkehr

Per Klick auf den Dreipunkt-Schalter rechts neben diesem Feld öffnet sich die Maske [[M200001] CFlottenEinsatzartList].

Hier können die vorhandenen Einträge erweitert, bearbeitet oder gelöscht werden. 
Soll ein bestehender Eintrag bearbeitet werden, so muss im Untermenü der Maske auf Änderungen zulassen geklickt werden, damit das Bearbeiten ermöglicht wird. Soll ein neuer Eintrag angelegt werden, so muss auf den Button Neu geklickt werden. Soll ein Eintrag gelöscht werden, so muss dieser markiert und auf den Button Löschen geklickt werden. Beim Löschen wird allerdings geprüft, ob in anderen Fahrzeugen dieser Eintrag verwendet wird. Wenn das zutrifft, erscheint eine entsprechende Meldung und der Eintrag kann nicht gelöscht werden.

Die 10 Felder für die Teilfuhrpark-Selektionen werden unter Kapitel 5.3 genauer beschrieben.

Tankdaten zuordnen

Die Tankkarten, die gemäß Kapitle 7.1 erfasst werden, können unter dem Reiter Tankkarten angelegt werden. Sind die Fahrzeuge bereits in der Flottenverwaltung enthalten und es werden ein Satz neuer Tankkarten oder Tankkarten einer neuen Tankstelle angelegt, so ist das Zuordnen der Tankkarten zum Fahrzeug gemäß Kapitel 7.2 in der Tankkartenverwaltung seit der WERBAS-Version 3.230 wesentlich einfacher.

Die Maske ist zweigeteilt und zeigt auf der linken Seite alle noch frei verfügbaren Tankkarten des Fuhrparks. Rechts sind die zugeordneten Tankkarten zu dem Fahrzeug aufgelistet.

Tipp: Die Spalten Bemerkung und Bezeichnung sollten in beiden Tabellen hinzugefügt werden. So werden die Namen der Tankkarten-Art (Tankstellenbetreiber oder Tankstellenhersteller) angezeigt und ein Zuordnen ist wesentlich einfacher.

Soll eine neue Karte dem Fahrzeug zugeordnet werden, so muss diese in der linken Tabelle markiert und dann auf folgenden Button geklickt werden:

Die Tankkarte wird dann in der rechten Tabelle angezeigt.

Um eine Tankkarte wieder vom Fahrzeug zu lösen, muss diese in der rechten Tabelle markiert und dann auf folgenden Button geklickt werden:

Sind Fahrzeuge im Fuhrpark enthalten, die zwar eine Tankkarte besitzen, aber nicht in der Flottenverwaltung überwacht werden, sollten sie trotzdem eine Tankkarte zugeordnet bekommen. Diese Fahrzeuge bekommen aber keinen Haken als „zugehörig zum Fuhrpark“ (siehe Kapitel 5.1). Dadurch werden die Kosten nicht gesammelt, aber beim Import der Tankdaten wirft diese Tankkarte nicht jedes Mal einen Fehler aus.

Teilfuhrpark-Eigenschaften

Im Block Teilfuhrpark-Selektionen unter dem Reiter Flottendaten können bis zu 10 Felder mit den Selektionswerten, die gemäß Kapitel 4.6 gepflegt werden, befüllt werden. Sie dienen als Selektionskriterien für das Fahrzeug.

Hier könnten beispielsweise folgende Daten hinterlegt werden:

• 4-Achser
• Allrad
• Kipper
• Plane-Spriegel
• Seitenlader
• Hecklader
• mit Stapler
• bei Baustellenfahrzeugen die zugeordnete Baustelle.

Diese Werte müssen nicht statisch sein, sie können stattdessen temporär oder dynamisch sein. Man könnte hierrüber beispielsweise auswerten, wenn das Fahrzeug als Testfahrzeug für einen neuen Reifenhersteller oder für neue Bremsklötze etc. herangezogen wird.

Mit der WERBAS-Version 4.230 wurden auch im Fahrzeugstamm (siehe Kapitel 5.3) Listboxen eingeführt, sodass der Inhalt nicht mehr gemerkt werden muss. Die alten Felder wurden bei dem Update auf diese Version gesammelt und als Listbox bereitgestellt. Aus diesem Grund sollten die alten Felder bei WERBAS-Anwendern, die von einer älteren Version auf die 4.230 updaten, ggfs. überarbeitet werden.

Da in der Vergangenheit die Felder frei beschreibbar waren, konnte es durchaus vorkommen, dass durch Schreibfehler oder eine andere Schreibweise einige Selektionskriterien mehrfach vorhanden sind. Um diese Einträge zu beseitigen oder zu säubern, muss wie unter Kapitel 6.2 beschrieben ein Teilfuhrpark für den „falschen“ Begriff erstellt werden. Es werden dabei alle Fahrzeuge angezeigt, die diesen Begriff führen. Ein Doppelklick auf ein Fahrzeug führt direkt in die Maske [[M12301] Fahrzeugstamm] (siehe Kapitel 5.3). Dort kann der „falsche“ Wert in den richtigen geändert werden. Wenn der Fahrzeugstamm wieder geschlossen wird, kehrt man in die Maske mit den Teilfuhrparkdefinitionen zurück. In der Auflistung fehlt dieses Fahrzeug bereits. Diese Arbeit sollte durchgeführt werden bis die komplette Liste abgearbeitet ist. Schließlich kann der „falsche“ Wert gelöscht werden.

Teilfuhrparke

Begriffsdefinition

Es können Teile des Fuhrparks in einen oder mehrere Teilfuhrparke zusammengefasst werden. Die Teilmengen dienen der Auswertung in den Statistiken, damit gleichartige Fahrzeuge miteinander verglichen werden können. Des Weiteren können über die Teilfuhrparke spezielle Selektionen durchgeführt werden, um beispielsweise Testfahrzeuge für eine andere Reifensorte oder neuartige Bremsbeläge zu selektieren und zu verfolgen. Es können gemäß den Anforderungen des WERBAS-Anwenders beliebige Teilfuhrparke gebildet werden.

Folgende Kriterien stehen beim Bilden von Teilfuhrparken zur Verfügung:

• Marke (Fahrzeughersteller)
• Typ (Fed Fahrzeugtyp aus dem Fahrzeugstamm)
• Standort
• Kraftstoff
• Kennzeichen
• Eigennummer
• Ident Nummer
• Fahrzeugart
• Fahrzeugaufbau
• Einsatzart
• Fahrzeug-Code
• Fuhrparknummer
• TF-Selektion (Teilfuhrpark-Selektionen)

Alle Kriterien können pro Fuhrpark beliebig oft verwendet und auch untereinander gemischt werden. So kann beispielsweise die Selektion Alle MAN-Fahrzeuge und Einsatzart: Fernverkehr als Teilfuhrpark gebildet werden. Ein anderes Beispiel für einen Teilfuhrpark wäre TF-Selektion: Kühler und TF-Selektion: Ladebordwand.

Teilfuhrparke bilden

Folgende Regel greift beim Bilden von Teilfuhrparken:

Werden gleiche Kriterien mehrfach vergeben (Beispiel 2 aus Kapitel 6.1), dann werden Fahrzeuge angezeigt, die entweder das eine ODER das andere ODER beide Kriterien erfüllen.

Werden zwei unterschiedliche Kriterien angegeben, dann MÜSSEN beide Kriterien durch ein Fahrzeug erfüllt sein. Es muss Kriterium 1 UND Kriterium 2 hinterlegt sein (Beispiel 1 aus Kapitel 6.1).

Anhand des Beispiels Alle Fahrzeuge der Marke Cadillac, die im Fernverkehr eigesetzt sind wird im Folgenden die Vorgehensweise für das Bilden von Teilfuhrparken beschrieben.

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten auswerten – Teilfuhrpark-Definition wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40017] Teilfuhrpark Definition].

Auf der linken Seite stehen die bereits bestehenden Teilfuhrparke und auf der rechten Seite die jeweils zugehörigen Fahrzeuge. Die Maske ist aufgebaut wie ein Windows-Explorer und der Suchbaum kann mit dem Plus-Zeichen erweitert werden.

• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für den Teilfuhrpark eingeben.
   

• Auf den Button Speichern
• In der linken Auflistung den neuen Eintrag per Mausklick markieren.
• Auf den Button Kriterium hinzufügen
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kriterium den Eintrag Marke auswählen.
   

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Wert den Eintrag Cadillac auswählen.
   

• Auf den Button Speichern
• In der linken Auflistung den neuen Teilfuhrpark per Mausklick markieren. Jetzt werden in der rechten Auflistung alle Cadillacs angezeigt.
• Auf den Button Kriterium hinzufügen
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kriterium den Eintrag Einsatzart auswählen.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Wert den Eintrag Fernverkehr auswählen.
• Auf den Button Speichern
• In der linken Auflistung den neuen Teilfuhrpark per Mausklick markieren. Jetzt werden in der rechten Auflistung nur noch die Cadillacs angezeigt, die im Fernverkehr eingesetzt werden.

Auf diese Art und Weise können beliebig viele Teilfuhrparke angelegt werden.

Anmerkung: Dieses Beispiel funktioniert nur, wenn Fahrzeuge der Marke Cadillac erstens im Fahrzeugstamm und zweitens in der Fuhrparkverwaltung existieren. Dazu muss im Bereich Einsatzart der Fernverkehr angelegt sein und diesem müssen Cadillacs zugeordnet sein.

Weitere Funktionen in Maske M400017

Diese Maske [[M40017] Teilfuhrpark Definition] kann als Fahrzeugübersicht verwendet werden. Der Fuhrparkverantwortliche bekommt unter dem Teilfuhrpark Gesamtfuhrpark alle Fahrzeuge angezeigt und die speziellen Selektionen zeigen dann nur noch die einem Teilfuhrpark zugehörigen Fahrzeuge an. Selbstverständlich kann ein Fahrzeug in beliebig vielen Teilfuhrparken enthalten sein.

Über den Menüpunkt Export kann die Fahrzeugliste als Excel-, HTML-, Text-, XML-, oder CSV-Datei exportiert werden.

Über den Menüpunkt Layout kann die Tabelle direkt gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Über die Möglichkeit, fast alle Fahrzeugstamm-Felder als eigene Spalte hinzuzufügen, kann die Fahrzeugübersicht individuell gestaltet werden.

Per Doppelklick auf eines der angezeigten Fahrzeuge in der rechten Auflistung öffnet sich direkt der Fahrzeugstamm (Maske [[M12301] Fahrzeugstamm]). Ein Verzweigen von dort zur Belegerfassung ist über das Untermenü Beleg-Ansicht möglich.

Tankdaten

Tankkarten / Tankschlüssel erfassen

Um Tankdaten zu verarbeiten, müssen den Fahrzeugen die Tankkartennummern der unterschiedlichen Tankstellenbetreiber oder die Schlüssel der hauseigenen Tankstelle zugeordnet werden. Da die Karten und Schlüssel im Laufe ihrer Laufzeit unterschiedlichen Fahrzeugen zugeordnet werden können und auch einem Ablaufdatum unterliegen, gibt es eine Verwaltung für diese Karten bzw. Schlüssel.

Anhand des Beispiels der Kienzle F1140 Tankdatei wird im Folgenden die Vorgehensweise für das Anlegen einer Tankkarte beschrieben.

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Tankkartenverwaltung – Tankkarten erfassen wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40009] Tankkartenverwaltung].

• Als erstes werden die Tankarten-Arten / Tankstellenbetreiber angelegt. Hierzu auf den Button Neu klicken, damit ein leerer Datensatz erzeugt wird und die Felder im unteren Bereich der Maske aktiv werden.
• Auf den Dreipunktschalter beim Feld Tankkarten Art klicken, um fehlende Kartenbetreiber zu hinterlegen.
• Es öffnet sich die Maske [[M20001] CTankkarteArtList].
• Auf den Button Neu
• Ins Eingabefeld Bezeichnung die Bezeichnung für die Tankkarte eingeben.
• Um eine weitere Tankkarte anzulegen, erneut auf den Button Neu klicken und die Bezeichnung eingeben.

• Sind alle Tankkarten angelegt, auf den Button Speichern
• Die Maske [[M20001] CTankkarteArtList] schließt sich.
• In der Auflistung den neuen Eintrag per Mausklick markieren.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Tankkarten Art den gewünschten Eintrag auswählen, die Kartennummer eingeben und das Gültigkeitsdatum über die Felder gültig von und gültig bis Im Feld gesperrt ab kann im laufenden Betrieb die Sperre einer Karte bei Verlust etc. hinterlegt werden. Die Checkbox Eigen weist aus, ob es eine eigene Tankstelle des Fuhrparks oder eine Fremdtankstelle ist.

Tankkarte zu Fahrzeug zuordnen

Es gibt 2 Möglichkeiten, um eine Tankkarte einem Fahrzeug zuzuordnen. Eine Möglichkeit hat man im Fahrzeugstamm (siehe Kapitel 3.2). Die andere Möglichkeit besteht darin, in der Maske [[M40009] Tankkartenverwaltung] bei der Anlage der Tankkarte das Fahrzeug über das Kennzeichen zuzuordnen. Hierzu muss lediglich die Tankkarte markiert und dann ins Feld Kennzeichen ein Kennzeichen aus dem Fahrzeugstamm hinterlegt werden (über den Fernglas-Button kann das Fahrzeug gesucht werden). Beim Speichern wird die Karte mit dem ausgewählten Fahrzeug verknüpft.

Tankkarten-Importprofil erstellen

Um die Betankungen per Import in WERBAS zu übernehmen, muss im Importassistenten ein Profil für den jeweiligen Tankdatenimport angelegt werden. Ausschlaggebend für die folgenden Angaben sind die Form und der Typ der Eingangsdaten.

Die Tankdatenprofile werden durch die WERBAS GmbH als Dienstleistung erstellt. Alternativ hat der Anwender die Möglichkeit, entweder unter Zuhilfenahme der Onlinehilfe oder des Handbuches Importassistent das Importprofil selbst zu erstellen. In diesem Handbuch wird davon ausgegangen, dass das Profil bereits erstellt und Importiert wurde.

Tankdaten importieren

Anhand des Beispiels Kienzle F1140 wird im Folgenden die Vorgehensweise für das Importieren von Tankdaten beschrieben.

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Tankdaten Import wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40014] Tankdaten Import].
• Beim Feld Tankkartenart über das Pull-Down-Menü den Tankstellenbetreiber auswählen.
• Beim Feld Profil-Name über das Pull-Down-Menü das für Kienzle F1140 gültige Importprofil (siehe Kapitel 7.3) auswählen.
• Über das Feld Quelldatei wird die aktuelle Kienzle-Tankdatendatei gesucht und hinterlegt (zum Suchen kann der Schalter rechts vom Eingabefeld mit dem Karteikartensymbol verwendet werden).
• Auf den Button Daten einlesen
• Die Tabelle enthält jetzt alle Datensätze, die der Tankstellenbetreiber zur Verfügung gestellt hat. Diese können nun nochmals kontrolliert werden.

• Die Tankdatendatei enthält 7 Datensätze die zur Verarbeitung bereitstehen. Die erste Kontrolle über die eingelesenen Kilometerstände wird über den Button km-Fehler anzeigen durchgeführt. Dabei wird geprüft, ob die eingelesenen Km-Stände in Verbindung mit dem Tankdatum im Einklang stehen mit dem aktuellen Km-Stand des Fahrzeuges oder mit bereits früher eingelesenen Tankdaten. Dabei greifen auch die Werte in den Voreinstellungen eine Rolle (Maske [[M12900] Voreinstellungen] – Gruppe Flottenverwaltung).

• Das Ergebnis der Prüfung wird in eine Text-Datei festgehalten. Im Beispiel ist bei einem Fahrzeug der übermittelte Km-Stand nicht schlüssig.
  

  

  
  Grund hierfür ist, dass das Fahrzeug einen höheren Kilometerstand mit älterem Datum hat als das Tankdatum, das im Fahrzeugstamm hinterlegt ist. WERBAS führt bereits beim Einlesen der Tankdaten solche Plausibilitätsprüfungen durch. In diesem Falle würde WERBAS die Tankdaten für dieses Fahrzeug zwar einlesen, aber den übermittelten Km-Stand ignorieren und diesen mit 0 festlegen. Der Fahrzeugstamm wird dann nicht aktualisiert. Man hat nun die Möglichkeit, entweder den falsch übermittelten Km-Stand in der Quelldatei zu korrigieren oder den Tankdatensatz ohne Km-Angabe einzulesen.
• Auf den Button Daten übernehmen
  Jetzt werden die Tankdaten den Fahrzeugen zugeordnet. Hierbei prüft WERBAS nicht, ob diese Daten bereits schon einmal übernommen wurden. Ggfs. sind die Tankdaten dann doppelt im System. Doppelte Tankdaten können jedoch gelöscht werden (siehe Kapitel 7.5).
  Wichtig: Die Maske [[M40014] Tankdaten Import] darf erst dann geschlossen werden, wenn alle Datensätze eingelesen sind.
  Beim ersten Einlesen werden höchstwahrscheinlich keine Datensätze übernommen, siehe folgende Abbildung. Bei weiteren Übernahmen kann es immer weder dazukommen, dass Datensätze nicht eingelesen werden.

In der Spalte Fehlermeldung werden die Ursachen ausgewiesen. Bei unserem Beispielfahrzeug wird gemeldet, dass die übermittelte Warengruppe/Kraftstoffart nicht bekannt ist.

• Auf das Untermenü Protokoll
• Es öffnet sich die Maske [[M11217] Tankdatenimportprotokoll]. Hier können weitere Informationen zu nicht erfolgten Übernahmen selektiert und abgerufen werden.

• Um die Warengruppen / Kraftstoffarten zuzuordnen, in der Maske [[M40014] Tankdaten Import] zum Reiter externe Warengruppen zuordnen
• Die gewünschte Kostenart (hier: Kraftstoff) per Klick auf den Radio-Button auswählen. Wenn Daten von Dienstleistern wie UTA oder DKV eingelesen werden, können über diese auch die anderen Kostenarten wie Schmierstoffe, Extra Service oder Reparaturen eingelesen werden.
• Auf den Button Neu
• Beim Feld Kostentyp über das Pull-Down-Menü den entsprechenden Kraftstoff auswählen.
• Ins Feld externe Warengruppe den Wert, den der Tankstellenbetreiber für die Kraftstoffart übermittelt, eintragen.
• Auf den Button Speichen

Im Beispiel wurden folgende Kraftstoffarten zugeordnet:

• Zum Reiter Daten einlesen
• Auf den Button Daten übernehmen
  Im Beispiel konnten jetzt 6 Datensätze eingelesen und einer nicht zugeordnet werden. Dieser wird noch angezeigt.

Der Grund liegt darin, dass für die Tankkarte 60000 entweder kein Fahrzeug gefunden wurde oder die Tankkarte noch nicht in der Fahrzeugverwaltung angelegt wurde.

• Die Maske [[M40014] Tankdaten Import] nicht schließen und über das Hauptmenü die Maske [[M40009] Tankkartenverwaltung] öffnen. Hier die neue Tankkarte anlegen und diese einem Fahrzeug zuordnen (siehe Kapitel 7.1).
• Manchmal kommt es vor, dass Datensätze überhaupt nicht zugeordnet werden sollen, da ggfs. Kosten wie z.B. Duschen des Fahrers auf einer Raststätte zwar über DKV abgewickelt werden, aber als Kosten nicht einem Fahrzeug zugeordnet werden sollen. Oder es werden nicht alle Fahrzeuge aus dem Fuhrpark, die über eine Tankkarte abgerechnet werden, über die Flottenverwaltung überwacht (z.B. die Fahrzeige der Geschäftsleitung etc.). In diesen Fällen werden die restlichen Datensätze ignoriert und die Maske [[M40014] Tankdaten Import] wird verlassen, um die Übernahme der Tankdaten abzuschließen.

Tankdaten löschen

Wurden fehlerhafte Tankdaten eingelesen oder wurden Tankdaten versehentlich doppelt eingelesen, können diese wieder gelöscht werden. Dabei werden aber die Korrekturen der Kilometerstände im Fahrzeugstamm nicht rückgängig gemacht. Diese bleiben erhalten.

Tankdaten werden folgendermaßen gelöscht:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Tank-Importdaten löschen wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40021] Tank-Importdaten löschen].
• Den zu löschen Import-Datensatz über die Selektionsfelder ggfs. selektieren.
• Den zu löschenden Datensatz per Mausklick markieren und auf den Button Importdaten löschen

Belege

In der Einzelbelegerfassung besteht zum einen die Möglichkeit, Belege und damit Kosten unabhängig von Werkstattrechnungen oder Kosten- und Tankdatenimporten den einzelnen Fahrzeugen zuzuordnen. Zum anderen sind hier Einzelkosten einzelner Fahrzeuge direkt abrufbar und änderbar. Dieser Bereich dient als auch zur Auswertung der Fuhrparkkosten.

Es sind zwei Sorten von Belegen:

• Eigenbelege:
  Eigenbelege sind Kosten für das Fahrzeug, die im eigenen Unternehmen erzeugt wurden, beispielsweise Belege aus der Reinigung, Tankstelle, Fahrzeugsteuer und Anschaffungskosten, aber auch Erlöse, die mit dem Fahrzeug erwirtschaftet wurden.
• Fremdbelege:
  Fremdbelege sind Kosten für das Fahrzeug, die nicht im eigenen Unternehmen erzeugt wurden, beispielsweise Belege aus der Reinigung, Tankstelle oder Fremdreparaturen.

Einzelbelege erfassen

Das Erfassen von Belegen zu einem Fahrzeug erfolgt folgendermaßen:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Belegerfassung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40008] Fahrzeugauswahl zur Belegerfassung].
• Das/die Fahrzeuge/-e über die Selektionsfelder ggfs. selektieren.
  Hinweis: Über den Button Fahrzeugstamm kann direkt in diesen gewechselt werden (Maske [[M12301] Fahrzeugstamm]).
• Per Doppelklick auf das gewünschte Fahrzeug oder per Klick auf den Button Belegerfassung öffnet sich die Maske [[M40007 Einzelansicht Belegerfassung]. Das ist die zentrale Maske, um alle Kosten und Erlöse eines Fahrzeugs zu hinterlegen, zu ändern oder auch um diese Daten auszuwerten.

Der obere Maskenbereich gibt die aktuellen Daten des Fahrzeugs wieder:

Die einzelnen Reiter spiegeln die Kosten- und Erlösarten wieder, zudem könnte für einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum das Fahrzeug einem Fahrer zugeordnet werden.

Über den Button Einzelansicht kann ein bestimmter Zeitraum ausgewählt werden. Es werden alle Kosten einzeln aufgelistet. Mit den Kürzeln für die Datumsfelder (siehe Kapitel 16) kann über eine einfache Art und Weise beispielsweise der letzte Monat aufgerufen werden.

Über den Button Jahresübersicht kann ein bestimmtes Kalenderjahr ausgewählt werden. Es werden die Werte pro Monat kumuliert angezeigt. Beim Wechsel zu einem anderen Jahr muss zuerst das Jahr ausgewählt und anschließend auf diesen Button geklickt werden. Dadurch werden die Werte aktualisiert.

• Die Kosten-/Erlösart auswählen und im unteren Bereich der Maske auf den Button Neu Dadurch werden im unteren Maskenbereich die Felder editierbar. Die Anzahl der Felder ist abhängig von der ausgewählten Kostenart.
  Reiter Schaden:

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Schadensart kann ausgewählt werden, ob es ein eigenverschuldeter oder fremdverschuldeter Unfall war oder ob es sich um Vandalismus handelt. Die Schadenarten werden gemäß Kapitel 4.4 angelegt.
• Die Felder Material und Lohn spiegeln die entsprechenden Werte aus der Fremdrechnung wieder.
• Das Buchungsdatum bestimmt das Datum, zu dem die Kosten dem Fahrzeug zugerechnet werden sollen.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Werkstatt, kann die Fremdwerkstatt hinterlegt werden. Ist diese noch nicht in der Auswahl verfügbar, kann sie über den in WERBAS üblichen Weg angelegt werden.
• Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum werden von der Fremdrechnung übernommen.
• Die Checkbox Eigenschaden wird aktiviert, wenn es sich um einen eigenverschuldeten Unfall handelt. Darüber kann in den Auswertungen selektiert werden.
• Der Kilometerstand Betriebsstundenstand bezieht sich auf den Zeitpunkt der Reparatur.
• Die Standzeit wird in den Feldern Beginn Standzeit, Ende Standzeit und Standzeit Diese Werte sind über die Statistik später abrufbar. WERBAS prüft an dieser Stelle, ob der eingegebene Kilometer- bzw. Betriebsstundenstand plausibel ist, indem anhand des Datums danach gesucht wird, ob es jüngere Belege mit höherem Stand gibt. In diesem Falle erscheint eine entsprechende Meldung.

Reiter Reparatur:

• Felder sind analog zum Reiter Schaden.
• Abweichend zum Reiter Schaden wird hier die Reparaturart
• Abweichend zum Reiter Schaden wird hier über die Checkbox Eigenreparatur festgelegt, ob es eine Eigenreparatur (ohne WERBAS-Beleg) oder eine Fremdreparatur ist. Im Falle der Eigenreparatur wird der Haken gesetzt.

Reiter Kraftstoff:

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kraftstoffart wird diese ausgewählt (zur Erfassung der Kraftstoffarten siehe Kapitel 4.3).
• In den Feldern Menge, Betrag und Buchungsdatum werden die Angaben aus dem Tankbeleg übernommen.
• Die Checkbox Eigen wird dann aktiviert, wenn es sich um die eigene Tankstelle handelt.
• Das Auswahlfeld Tankkarte wird dann gefüllt, wenn die Daten per Tankdatenimport (siehe Kapitel 7.4) importiert wurden.
• Kilometerstand bzw. Betriebsstundenstand siehe Erläuterungen unter Reiter Schaden.

Reiter Schmierstoffe:

• Felder sind analog zum Reiter Kraftstoff.
• Abweichend zum Reiter Kraftstoff wird hier die Schmierstoffart

Reiter Extra Service:

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Serviceart wird diese ausgewählt (zur Erfassung der Servicearten siehe Kapitel 4.2).
• In den Feldern Betrag, Lohn und Buchungsdatum werden die Angaben aus dem Beleg übernommen.
• Die Checkbox Eigenservice wird dann aktiviert, wenn es sich um eigene Dienstleistungen handelt.
• Das Auswahlfeld Tankkarte wird dann gefüllt, wenn die Daten per Datenimport (siehe Kapitel 7) importiert wurden.
• Kilometerstand bzw. Betriebsstundenstand siehe Erläuterungen unter Reiter Schaden.

Reiter Fixkosten:

Siehe Kapitel 8.4.

Reiter Erlöse:

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Erlösart wird diese ausgewählt (zur Erfassung der Erlösarten siehe Kapitel 4.5).
• In den Feldern Betrag und Buchungsdatum werden die Angaben aus dem Beleg übernommen. Die Daten können auch über einen Import in WERBAS eingelesen werden.
• Kilometerstand bzw. Betriebsstundenstand siehe Erläuterungen unter Reiter Schaden.

Reiter Anschaffungskosten:

Hier werden die Anschaffungs- und Aufbaukosten des Fahrzeugs hinterlegt. Der Zinssatz und die Abschreibungsdauer sind ebenfalls zu hinterlegen. Diese Werte dienen als Basis für die Fixkostenermittlung (siehe Kapitel 8.4).

Reiter Fahrer:

Hier werden der Fahrer und ggfs. der Beifahrer hinterlegt, die an einem bestimmten Datum das Fahrzeug übernommen haben. Dazu müssen diese im Personalstamm als Fahrer gekennzeichnet sein. Diese Einträge sind rein informativ und können nicht ausgewertet werden.

Reiter Zugverwaltung:

Hier können ein Anhänger oder ein Zugfahrzeug für einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum zugeordnet werden. Auch diese Daten sind rein informativ und können nicht ausgewertet werden.

• Auf den Button Speichern klicken, um alle Eingaben zu speichern.

Sammelbelege erfassen

Sammelbelege sind Rechnungen von externen Werkstätten für mehrere Arbeiten an einem Fahrzeug oder an mehreren Fahrzeugen. Dabei wird die externe Rechnung mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Dienstleister angelegt. Die Einzelposten können dann auf ein oder mehrere Fahrzeuge verteilt werden.

Das Erfassen von Sammelbelegen zu einem Fahrzeug erfolgt folgendermaßen:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Sammelbelege bearbeiten wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40019] Sammelbelege bearbeiten]. Hier besteht die Möglichkeit, alle Sammelbelege zu beauskunften und neue Sammelbelege einzugeben.
• Suchen von Sammelbelegen:
  Im oberen Teil der Maske können Suchkriterien eingetragen werden, um die Suche einzugrenzen. Hierbei ist die Möglichkeit hilfreich, die Suche auf noch nicht verteilte Sammelbelege einzugrenzen.

• Neuen Beleg anlegen:
• Auf den Button Neu klicken, um einen neuen Sammelbeleg anzulegen.
• Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum des Belegs eintragen. Die Gesamtsumme (ohne MwSt.) wird im Feld Rechnungsbetrag
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Werkstatt wird die Werkstatt ausgewählt, die die Dienstleistung erbracht hat. Sollte der Dienstleister noch nicht in der Auswahl vorhanden sein, kann er über den Drei-Punkt-Schalter (es öffnet sich die Maske [[M200001] CWerkstattList]) in die Listbox eingetragen werden.
• Die Option Eigen dann aktivieren, wenn die Dienstleistung durch die eigenen Servicekräfte erbracht wurde.
• Auf den Button Speichern klicken, um die Eingaben zu speichern.

• Kosten des Sammelbelegs verteilen:
• Den Sammelbeleg per Mausklick markieren und entweder einen Doppelklick auf diesen ausführen oder auf den Button Belegerfassung
• Es öffnet sich die Maske [[M40018] Belegerfassung]. Hier können die einzelnen Kosten dieser Sammelrechnung verteilt werden.
• Im oberen Bereich werden die Kopfdaten des Sammelbeleges angezeigt. Auch wird der noch nicht zugeordnete Betrag angezeigt. Dieser wird automatisch korrigiert, sobald die Teilkosten einem Fahrzeug zugewiesen worden sind.

• Im unteren Teil der Maske können Einzelpositionen aus dem Sammelbeleg einem Fahrzeug zugeordnet werden. Auf den Button Neu klicken, um eine neue Teilbuchung zu erstellen.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Kostentyp den Kostentyp auswählen. Dabei werden in Abhängigkeit vom Kostentyp weitere Felder eingeblendet.

Kostentyp Kraftstoff:

Bei der Eingabe des Kilometer-Standes wird geprüft, ob dieser zu den bereits hinterlegten KM-Ständen und dem entsprechenden Datum passt.

Wenn der eingegebene KM-Stand nicht plausibel ist, erscheint folgender Hinweis.

Ursache hier ist ein Kraftstoffbeleg vom 15.03.2018 mit einer Laufleistung von 234674 km. Beim Versuch jetzt einen niedrigeren KM-Stand mit einem jüngeren Datum zu hinterlegen, wird gemeldet, dass dieser nicht passt. Hier der Auszug aus der Einzelbelegerfassung Kraftstoff.

Nach der Korrektur kann der Teilbeleg gespeichert werden.

Kostentyp Schmierstoff:

Jetzt werden bei der Kostenart die in den Stammdaten hinterlegten Schmierstoffe angeboten (siehe Kapitel 4.3).

Kostentyp extra Service:

Jetzt werden bei der Kostenart die in den Stammdaten hinterlegten extra Services angeboten (siehe Kapitel 4.2). Im Feld Betrag wird das berechnete Material hinterlegt und im Feld Lohn, der berechnete Lohn.

Hinweis: Der Lohn ist nicht Teil des Betrages, es werden beide Felder vom Gesamtbetrag der Sammelrechnung abgezogen.

Wird ein höherer KM-Stand hinterlegt als der aktuelle, erscheint folgende Abfrage:

Bei Antwort mit Ja wird der neue KM-Stand auch in den Fahrzeugstamm übernommen. Bei Nein wird der KM-Stand lediglich in die Flottenverwaltung zur Kostenrechnung übernommen.

Kostentyp Reparatur:

Jetzt werden bei der Kostenart die in den Stammdaten hinterlegten Reparatur-Arten angeboten (siehe Kapitel 4.4). Im Feld Material wird das berechnete Material hinterlegt und im Feld Lohn der berechnete Lohn. Zusätzlich kann die Summe der Standzeit des Fahrzeugs in der Werkstatt hinterlegt werden.

Kostentyp Unfall:

Jetzt werden bei der Kostenart die in den Stammdaten Reparatur-/Unfallarten angeboten (siehe Kapitel 4.4). Im Feld Material wird das berechnete Material hinterlegt und im Feld Lohn der berechnete Lohn. Zusätzlich kann die Summe der Standzeit des Fahrzeugs in der Werkstatt hinterlegt werden.

• Nach Erfassung aller Kosten werden in der Tabelle in der Maske alle Teilbuchungssätze aufgelistet.

• Um Kommentare oder Informationen zu einem Teilbuchungssatz hinzuzufügen, den betreffenden Eintrag markieren und unten rechts auf den Button Reparaturkosten Details
• Es öffnet sich die Maske [[M40016] Reparaturkosten Details].

Im Feld Kommentar kann eine Information hinterlegt werden. Dabei kann der Eintrag weiter unterteilt werden. Im obigen Beispiel sind Arbeit und das Material aufgetrennt. Der Eintrag im Feld Bauteilschlüssel kann anschließend lediglich in der Flottenauswertung „Verschleißauswertung“ ausgewertet werden. In allen anderen Auswertungen ist der Bauteilschlüssel nicht verfügbar. Bauteilschlüssel werden in WERBAS zur unterschiedlichsten Verwendung herangezogen und werden im Rahmen dieses Handbuches nicht weiter beschrieben.

• Wenn jetzt in der Maske [[M40009] Sammelbelege bearbeiten] erneut nach der Rechnung 34225 gesucht wird, wird für jeden Teilbetrag eine Zeile angezeigt. Diese kann jederzeit geändert und beauskunftet werden.

Auswertungen

In der Belegerfassung können auch für Einzelfahrzeuge die aufgelaufenen Kosten direkt abgefragt werden. In den folgenden Beispielen werden die Fahrzeuge aus den Abbildungen der beiden letzten Kapitel 8.1 und 8.2 verwendet.

Eine Auswertung wird folgendermaßen aufgerufen:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Belegerfassung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40008] Fahrzeugauswahl zur Belegerfassung].
• Das Fahrzeuge über die Selektionsfelder ggfs. selektieren.
• Per Doppelklick auf das gewünschte Fahrzeug oder per Klick auf den Button Belegerfassung öffnet sich die Maske [[M40007 Einzelansicht Belegerfassung].
• Per Wechsel zum entsprechenden Reiter die Kostenart auswählen und über das Feld Jahresübersicht Schaden das gewünschte Jahr einstellen.
• Per Klick auf den Button Jahresübersicht werden die in dem eingestellten Jahr aufgelaufenen Summen nach Kostenart und in Monate aufgeteilt angezeigt.

• Per Klick auf den Button Einzelansicht wird jede einzelne Buchung angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit, den Zeitraum einzugrenzen.

• Durch Anklicken eines Einzelbeleges kann der Inhalt korrigiert werden. Dabei werden die Felder in der unteren Maskenhälfte mit den vorhandenen Daten gefüllt und können editiert werden.
• Per Mausklick auf den Button Reparaturkosten Details öffnet sich die Maske [[M40016] Reparaturkosten Details]. Hier lassen sich weitere Informationen abfragen bzw. hinterlegen.

• Zurück in der Maske [[M40007 Einzelansicht Belegerfassung] lassen sich falsche Belege über den Button Löschen aus dem System nehmen.

Hinweis zur Auswertung des Verbrauchs auf 100/km bzw. Liter/Stunde:

Der Initialwert für diese Ermittlung wird im Fahrzeugstamm – Maske [[M12301] Fahrzeugstamm], Reiter Flottendaten – in den Feldern in den Feldern Anf. km-Stand bzw. Anf. Std-Stand hinterlegt. Für die weiteren Berechnungen wird immer der Schlussstand von der letzten Eintragung herangezogen.

Fixkosten / Abschreibungen

Fixkosten werden auf die einzelnen Monate verteilt. Als Hilfe dafür gibt es einen Assistenten, der auch Anschaffungskosten berücksichtigen kann. Dieser wird folgendermaßen angewendet:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Belegerfassung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40008] Fahrzeugauswahl zur Belegerfassung].
• Das Fahrzeuge über die Selektionsfelder ggfs. selektieren.
• Per Doppelklick auf das gewünschte Fahrzeug oder per Klick auf den Button Belegerfassung öffnet sich die Maske [[M40007 Einzelansicht Belegerfassung].
• Zur Reiter Fixkosten
• Auf den Button Assistent
• Es öffnet sich die Maske [[M40015] Fixkosten Assistent].

• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Fixkostentyp werden die Stammdaten gemäß Kapitel 4.1 zur Auswahl angeboten.
• Der Inhalt des Pull-Down-Menüs beim Feld Fixkostenart ist abhängig von der Auswahl des Fixkostentyps und zeigt ebenfalls die hinterlegten Werte aus Kapitel 4.1
• Die Kosten werden immer auf jeden Monat umgerechnet. Per Klick auf einen von den 4 Radiobuttons wird die Art dieser Umrechnung festgelegt:
• Jahresbeleg: Beleg pro Jahr, z.B. Kfz-Steuer
• Jahresbeleg variabel: Beleg pro Jahr, aber pro Monat variabel
• Laufzeit variabel: Beleg mit bestimmter Laufzeit, die variabel einstellbar ist (auch jahresübergreifend)
• Abschreibung: linear oder degressiv

Beispiele für Festlegung und Verteilung von Fixkosten:

1. Kfz-Steuer als Beleg für das gesamte Kalender-Jahr
   Folgende Einstellungen werden vorgenommen:
   Fixkostentyp: Versicherung / Steuer
   Fixkostenart: Kfz-Steuer
   Jahr: 2018
   Betrag: 1572 (€)

2. Beim Klick auf den Button Speichern wird in der Maske [[M40007] Einzelansicht Belegerfassung] folgender Fixkosten-Datensatz angelegt:

3. Versicherung für das gesamte Jahr, fällig von Mai des aktuellen Jahres bis April des Folgejahres
   Der Datensatz für den Zeitraum bis April des aktuellen Jahres sieht folgendermaßen aus:

Für den neuen Zeitraum ab Mai des aktuellen Jahres werden folgende Einstellungen vorgenommen:
Fixkostentyp: Versicherung / Steuer
Fixkostenart: Teilkasko

4. Laufzeit variabel: Radiobutton aktivieren
   Jahr: 2018
   Ab Monat: Mai
   Laufzeit: 12 (Monate)
   Betrag: 628,90 (€)

5. Kosten für Standplatzmiete; monatlich variabel, da Halle im Winter beheizt und im Hochsommer gekühlt wird
   Folgende Einstellungen werden vorgenommen:
   Fixkostentyp: Standplatzmiete
   Fixkostenart: Standplatzmiete
   Jahresbeleg variabel: Radiobutton aktivieren
   Jahr: 2018
   Januar - Dezember: entsprechende Beträge in €

6. Abschreibung
   Folgende Einstellungen werden vorgenommen bzw. automatisch aus dem Reiter Anschaffungskosten übernommen:
   Fixkostentyp: Investition / Wertminderung
   Fixkostenart: Abschreibung
   Abschreibung: Radiobutton aktivieren
   Jahr: 2018
   Abschreibung ab: März
   Nutzungsdauer: 72
   Abschreibungsdauer: 72 (automatische Übernahme aus Anschaffungskosten)
   Anschaffungspreis: 37815,13 (€) (automatische Übernahme aus Anschaffungskosten)
   kalkulierter Restwert: 23000,00 (€) (automatische Übernahme aus Anschaffungskosten)
   Abschreibungsart: linear
   Zinssatz: 3,00 (automatische Übernahme aus Anschaffungskosten)

Beim Klick auf den Button Speichern wird in der Maske [[M40007] Einzelansicht Belegerfassung] folgender Fixkosten-Datensatz angelegt:
Die monatlichen Kosten werden ab März 2018 für die nächsten 72 Monate automatisch berechnet.
Hinweis: Die Anschaffungskosten sollten bereits zum Zeitpunkt der Anschaffung unter dem Reiter Anschaffungskosten hinterlegt werden.

Kostenimport

In diesem Kapitel wird die Möglichkeit des Kostenimports beschrieben. Dabei handelt es sich um Kosten aus externen Quellen wie z.B. Maut, Telefongebühren etc. Das können aber auch Ausgaben aus der eigenen Buchhaltung sein.

Kostenimportprofil erstellen

Um die Kosten per Import in WERBAS zu übernehmen, muss im Importassistenten ein Profil für den jeweiligen Flottenkostenimport angelegt werden. Ausschlaggebend für die folgenden Angaben ist die Form und der Typ der Eingangsdaten.

Die Flottenkosten-Importprofile werden durch die WERBAS GmbH als Dienstleistung erstellt. Alternativ hat der Anwender die Möglichkeit, entweder unter Zuhilfenahme der Onlinehilfe oder des Handbuches Importassistent das Importprofil selbst zu erstellen. In diesem Handbuch wird davon ausgegangen, dass das Profil bereits erstellt und Importiert wurde.

Wiederkehrenden Import einstellen

Um regelmäßig und automatisch die Kosten in die Flottenverwaltung zu importieren, muss ein geplanter Task erstellt werden. Die Vorgehensweise ist folgende:

• Über das Menü Extras den Menüpunkt Geplante Tasks wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M14707] Geplante Tasks].
• Auf den Button Neu
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Task den Eintrag Kostenimport Flottenmanagement auswählen.
• Ins Eingabefeld Name einen aussagekräftigen Namen eintragen.
  Das ist insofern wichtig, als neben dem Import der Flottenkosten weitere Tasks für unterschiedliche Kostenimporte eingestellt werden können, wie beispielsweise ein Task für die Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung, ein Task für Kosten aus der DKV/UTA-Abrechnung etc.
• Unter Task ausführen den Wiederholungsrhythmus einstellen.
• Täglich:
  Der Task wird an allen Tagen ausgeführt, bei denen der Haken gesetzt wird.

• Wöchentlich:
  Der Task wird einmal die Woche ausgeführt. Ausschlaggebend ist der letzte Durchlauf. Der nächste Durchlauf erfolgt nach genau 7 Tagen.
• Monatlich:
  Der Task wird einmal im Monat ausgeführt. Ausschlaggebend ist der letzte Durchlauf. Der nächste Durchlauf erfolgt am selben Kalendertag des nächsten Monats.
• Intervall:
  Der Task wird an allen Tagen ausgeführt, bei denen der Haken gesetzt wird. Ins Eingabefeld Intervall wird die Anzahl der Stunden bzw. Sekunden eingetragen, nach deren Ablauf der nächste Durchlauf erfolgen soll.
  • Das Datum (Feld ab dem) und die Uhrzeit für den ersten Durchlauf eintragen.
  • Die Checkbox Timer aktiv
  • Auf den Button Speichern
  • In der Tabelle auf der rechten Maskenseite werden zwei neue Zeilen angelegt und angezeigt.
  • In der oberen Zeile wird der Name des Importprofils eingetragen.
  • In der unteren Zeile wird der Ablagepfad der Quelldatei eingetragen.

• Über den Button jetzt ausführen kann der Import sofort durchgeführt werden. Es wird empfohlen, über diesen Weg einen Testlauf durchzuführen, um zu prüfen, ob alles korrekt eingelesen wird.
  Hinweis: Des Weiteren wird empfohlen, vor dem ersten Import eine Datensicherung durchführen, da beim Auftreten eines Fehlers die importierten Daten nur sehr umständlich und einzeln gelöscht werden können. Im Gegensatz zum Tankdaten-Import kann der Flottenkosten-Import nicht rückgängig gemacht werden.
• Über den Button Protokoll kann überprüft werden, ob der Task erfolgreich durchgelaufen ist. Bei automatisierten Importen sollte das regelmäßig vorgenommen werden. Beim Klick auf diesen Button öffnet sich die Maske [[M20006] Protokoll-Übersicht].

Manueller Kostenimport

Das manuelle Einlesen der Flottenkosten wird folgendermaßen durchgeführt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Flottenkosten Import wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40025] Flottenkosten Import].
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Profil-Name das Importprofil auswählen.
• Über das Verzeichnis-Symbol rechts neben dem Feld Quelldatei öffnet sich der Windows-Explorer. Hier kann die Quelldatei gesucht werden.
• Per Klick auf den Button Daten einlesen wird der Inhalt der Quelldatei in die Auflistung geladen. Es wird dann angezeigt, wie viele Datensätze erfolgreich eingelesen werden konnten.

• Über den Button km-Fehler anzeigen kann geprüft werden, bei welchem Fahrzeug der KM-Stand in Verbindung mit dem Buchungsdatum niedriger ist als im Stamm zum aktuellen Zeitpunkt.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Daten noch nicht eingelesen und die Quelldatei kann mit diesen Informationen noch korrigiert werden.

• Zum Reiter Kostenzuordnung Hier müssen die externen Kostenarten den internen Kostenarten zugeordnet werden. Wenn das nicht gemacht wird, werden lediglich die KM-Stände bzw. Betriebsstunden-Stände eingelesen.
• Auf den Button Neu
• Die genaue Bezeichnung der Kostenart ins Feld externe Kostenart
• Bei einem der vier Felder auf der linken Seite über das Pull-Down-Menü eine entsprechende interne Kostenart auswählen. Im unten angezeigten Beispiel ist die Fixkostenart Gemeinkosten gewählt worden.

• Auf den Button Speichern
• Zum Reiter Daten einlesen zurück wechseln.
• Auf den Button Daten übernehmen
• In der Auflistung sollten jetzt alle Datensätze verschwunden sein. Wenn nicht, steht in der Spalte Fehlermeldung der Grund, weshalb der Datensatz nicht übernommen wurde. In der Regel liegt es daran, weil das Fahrzeug nicht in der Flottenverwaltung bekannt ist oder weil die Kostenzuordnung noch nicht gemacht wurde. In so einem Fall muss entweder das Fahrzeug der Flotte zugeordnet werden oder die Kostenart muss zugeordnet werden.
• Auf den Button Daten übernehmen klicken, um nach der Zuordnung die verbliebenen Daten erneut zu übernehmen.
• Die Zuordnung ggfs. erneut vornehmen bis alle Datensätze eingelesen werden. Sofern die verbliebenen Datensätze nicht importiert werden sollen, kann die Datenübernahme beendet werden.

Erlösimport

Erlösimportprofil erstellen

Um die Erlöse per Import in WERBAS zu übernehmen, muss im Importassistenten ein Profil für den jeweiligen Flottenerlösimport angelegt werden. Ausschlaggebend für die folgenden Angaben ist die Form und der Typ der Eingangsdaten.

Die Flottenerlöse-Importprofile werden durch die WERBAS GmbH als Dienstleistung erstellt. Alternativ hat der Anwender die Möglichkeit, entweder unter Zuhilfenahme der Onlinehilfe oder des Handbuches Importassistent das Importprofil selbst zu erstellen. In diesem Handbuch wird davon ausgegangen, dass das Profil bereits erstellt und Importiert wurde.

Manueller Erlösimport

Das manuelle Einlesen der Flottenerlöse wird folgendermaßen durchgeführt:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten erfassen – Flottenkosten Import wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40025] Flottenkosten Import].
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Profil-Name das Importprofil auswählen.
• Über das Verzeichnis-Symbol rechts neben dem Feld Quelldatei öffnet sich der Windows-Explorer. Hier kann die Quelldatei gesucht werden.
• Per Klick auf den Button Daten einlesen wird der Inhalt der Quelldatei in die Auflistung geladen. Es wird dann angezeigt, wie viele Datensätze erfolgreich eingelesen werden konnten.

Zu diesem Zeitpunkt sind die Daten noch nicht eingelesen und die Quelldatei kann mit diesen Informationen noch korrigiert werden.

• Zum Reiter Kostenzuordnung Hier müssen die externen Erlösarten den internen Erlösarten zugeordnet werden. Wenn das nicht gemacht wird, werden lediglich die KM-Stände bzw. Betriebsstunden-Stände eingelesen.
• Auf den Button Neu
• Die genaue Bezeichnung der Erlösart ins Feld externe Kostenart
• Beim Feld Erlösarten auf der linken Seite über das Pull-Down-Menü eine entsprechende interne Erlösart auswählen.

• Auf den Button Speichern
• Zum Reiter Daten einlesen zurück wechseln.
• Auf den Button Daten übernehmen
• In der Auflistung sollten jetzt alle Datensätze verschwunden sein. Wenn nicht, steht in der Spalte Fehlermeldung der Grund, weshalb der Datensatz nicht übernommen wurde. In der Regel liegt es daran, weil das Fahrzeug nicht in der Flottenverwaltung bekannt ist oder weil die Erlöszuordnung noch nicht gemacht wurde. In so einem Fall muss entweder das Fahrzeug der Flotte zugeordnet werden oder die Erlösart muss zugeordnet werden.
• Auf den Button Daten übernehmen klicken, um nach der Zuordnung die verbliebenen Daten erneut zu übernehmen.
• Die Zuordnung ggfs. erneut vornehmen bis alle Datensätze eingelesen werden. Sofern die verbliebenen Datensätze nicht importiert werden sollen, kann die Datenübernahme beendet werden.

Übergabe von Werkstattaufträgen an Flottenmanagement

Zuordnung von Flottenkosten an Auftragsart

Um nicht bei jedem Auftrag die Flottenkostenart manuell hinterlegen zu müssen, besteht die Möglichkeit, bei den Auftragsarten die Kostenart zu hinterlegen, die hauptsächlich verwendet wird. In den allermeisten Fällen ist das die Kostenart Reparatur.

Die Zuordnung von Flottenkosten an eine Auftragsart wird folgendermaßen durchgeführt:

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Auftragsart und Auftragsvoreinstellung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12246] Auftragsart und Auftragsvoreinstellung].
• Auf den Button Neu klicken, um eine neue Auftragsart anzulegen.
• Ins Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen eingeben und per Aktivierung von Checkboxen bestimmen, wie die Aufträge dieser Auftragsart behandelt werden sollen. Im unten abgebildeten Beispiel ist es ein interner Auftrag mit abweichender Preisbildung.

• Zum Reiter Weiteres
• einen abweichenden Artikelpreis hinterlegen. Sollte die Auftragsart als intern gekennzeichnet sein, muss das interne Aufwandkonto hinterlegt werden. Für die Flottenverwaltung die entsprechende Flottenkostenart über das Pull-Down-Menü beim Feld Standard-Flotten-Kostenart auswählen.

• Auf den Button Speichern

Mit den Einstellungen des oben abgebildeten Beispiels wird bei der Auftragsart Reparatur eig. Flotte die Kostenart Reparatur an die Flottenverwaltung übergeben.

Zuordnung von Flottenkosten an Lohnindex

Um die Flottenkostenart des Auftrages mittels der Verrechnungssätze zu übersteuern, kann bei jedem Lohnindex eine eigene Flottenkostenart hinterlegt werden. Die Flottenkostenart des Lohnindexes hat Vorrang vor der Flottenkostenart des Auftrags.

Die Zuordnung von Flottenkosten an einen Lohnindex wird folgendermaßen durchgeführt:

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Konten und Schlüssel – Lohnindex und abw. Erlösgruppe je Fabrikat wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12252] Lohnindex].
• Den gewünschten Lohnindex per Klick markieren und beim Feld Flotten-Kostenart über das Pull-Down-Menü die entsprechende Kostenart aus der Flottenverwaltung auswählen.

• Auf den Button Speichern

Mit den Einstellungen des oben abgebildeten Beispiels übergibt bei einem Wartungsauftrag der Lohnindex Karosserie für die Karosseriearbeiten die Kostenart Unfall an die Flottenverwaltung.

Zuordnung von Flottenkosten an Warengruppe

Um die Flottenkostenart des Auftrages mittels der Warengruppen zu übersteuern, kann bei jeder Warengruppe eine eigene Flottenkostenart hinterlegt werden. Die Flottenkostenart der Warengruppe hat Vorrang vor der Flottenkostenart des Auftrags.

Die Zuordnung von Flottenkosten an eine Warengruppe wird folgendermaßen durchgeführt:

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Konten und Schlüssel – Warengruppe und abw. Erlösgruppe je Fabrikat wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12244] Warengruppen].
• Die gewünschte Warengruppe per Klick markieren und beim Feld Flotten-Kostenart über das Pull-Down-Menü die entsprechende Kostenart aus der Flottenverwaltung auswählen.

• Auf den Button Speichern

Mit den Einstellungen des oben abgebildeten Beispiels übergibt bei einem Wartungsauftrag die Warengruppe Schmierstoffe die Kostenart Schmierstoff allgemein an die Flottenverwaltung.

Zuordnung von Flottenkosten an Auftrag

Wird für ein Fahrzeug, das zur Flotte gehört, ein Auftrag abgeschlossen, muss zwingend die Flottenkostenart dem Auftrag zugeordnet werden. Diese kann – wie in Kapitel 11.1 beschrieben – über die Auftragsart mitgeliefert werden. Soll die Flottenkostenart im Auftrag geändert werden – beispielsweise bei einem eigenverschuldeten Unfall – kann das folgendermaßen vorgenommen werden:

• In der Maske [[M11104] Auftrag] zum Reiter Flotte
• Beim Feld Kostenart über das Pull-Down-Menü die gewünschte Kostenart auswählen.

• Auf den Button Speichern

Diese eingestellte Flottenkostenart wird immer dann genommen, wenn Auftragspositionen keine eigene Flottenkostenart mitbringen.

Tipp: Der Reiter Flotte kann über den Untermenüpunkt Layout – Standardregister permanent als Startkarte für den Auftragskopf festlegt werden.

Zuordnung von Flottenkosten an Auftragspositionen

Flottenkosten können den Auftragspositionen auf mehrere Arten zugeordnet werden. Bei fehlender Zuordnung in den Auftragspositionen werden die Flottenkosten aus dem Auftragskopf gezogen. Soll bei einzelnen Auftragspositionen die Flottenkostenart eine andere sein (z.B. bei Reifen), kann diese – wie in den Kapiteln 11.2 und 11.3 beschrieben – über die Warengruppen bzw. Lohnindexe geliefert werden. Als weitere Möglichkeit gibt es die manuelle Änderung in den Auftragspositionen. Das kann folgendermaßen vorgenommen werden:

• In der Maske [[M11110] Auftragspositionen] die gewünschten Positionen per Mausklick markieren (bei mehreren Positionen die Taste Strg gedrückt halten).
• Auf den Untermenüpunkt AARA klicken ().
• Es öffnet sich die Maske [[M11106] Auftragsart und Rechnungsart]. Sie enthält die in der Maske [[M11110] Auftragspositionen] markierten Positionen.
• Die Positionen können hier nochmals per Mausklick selektiert werden (bei mehreren Positionen die Taste Strg gedrückt halten).
• Die Checkbox Kostenart bearbeiten
• Beim Feld Kostenarten über das Pull-Down-Menü die gewünschte Flottenkostenart auswählen.

• Auf den Button Übernehmen

Die in diesem Kapitel beschriebene Möglichkeit der Zuordnung von Flottenkosten kann auch bei einer Gruppe angewendet werden. Nach dem Gruppieren kann in der Gruppenkopf-Position (Positionsart = G) beim Feld Kostenart über das Pull-Down-Menü die gewünschte Flottenkostenart ausgewählt werden.

Auftragsabschluss

Beim Abschließen eines Auftrags wird automatisch geprüft, ob das Fahrzeug einer Flotte angehört und ob dem Auftrag eine Flottenkostenart zugeordnet wurde. Wenn nicht, wird der Auftragsabschluss verhindert und es erscheint folgende Meldung:

So ist sichergestellt, dass alle Kosten, die im Auftrag aufgelaufen sind, auch beim Fahrzeug in der Flottenverwaltung ankommen. Im Falle dieser Meldung fehlt im Auftragskopf unter dem Reiter Flotte die Kostenart. Sobald diese hinterlegt ist, kann der Auftragsabschluss durchgeführt werden.

Auswertungen

Allgemein

Die Auswertungen der Flottenverwaltung werden folgendermaßen aufgerufen:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt Daten auswerten – Kostenauswertung und Verschleißauswertung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40020] Übersicht Flotten-Statistiken].

• Die Statistiken sind in drei Teile aufgegliedert:
  • Alte Auswertungen:
    Sie sind historisch bedingt und stammen zum Teil noch vom Vorgängerprodukt DEFI. Da einige WERBAS-Anwender mit diesen Auswertungen arbeiten, wurden sie nicht ersetzt und stehen immer noch zur Verfügung.
  • Neue Auswertungen:
    Sie orientieren sich an den Stammdaten und erweitern bzw. verringern sich automatisch, je nachdem wie die Stammdaten bearbeitet werden. Die neuen Auswertungen unterteilen sich:
    • Einzelfahrzeugauswertungen (EF)
    • Teilfuhrparkauswertungen (TF)

Alte Auswertungen

Auch die alten Auswertungen unterscheiden das Einzelfahrzeug und den Teilfuhrpark. Diese Auswertungen sind an die Kostenkategorien stark geknüpft.

Der Anwender hat hier die Möglichkeit, die Auswertung an seine Bedürfnisse anzupassen. Das geschieht folgendermaßen:

• Die Auswertung per Doppelklick aufrufen. Im folgenden Beispiel ist es die M18184 Kostenauswertung Fahrzeug (nach Kategorie und Differenzkilometer).
• Es öffnet sich die Maske [[M18084] Kostenauswertung Fahrzeug].
• Zum Reiter Anzeige
  • Per Setzen des Hakens in der Spalte Anzeige können Merkmale ein- oder ausgeblendet werden.
  • Per Setzen des Hakens in der Spalte Gruppierung können Daten zusammengefasst werden.
  • Bei mehreren Gruppierungen kann über die Tabelle Gruppierungsreihenfolge (rechts auf der Maske) die Sortierung eingestellt werden. Dazu die gewünschte Gruppe markieren und auf das entsprechende Pfeilsymbol klicken, um diese nach oben oder nach unten zu verschieben.
  • Dasselbe trifft auf die Sortierung innerhalb der Gruppe zu. Diese kann über die Tabelle Sortierungsreihenfolge eingestellt werden.
  • Es können Zwischensummen gebildet werden durch Setzen des Hakens in den Spalten Summe, Anzahl, Durchschnitt, Minimal, Maximal und Anteil%.
  • Per Setzen des Hakens in der Spalte Abwärtssortieren kann die Sortierung der Werte von aufsteigend auf absteigend gedreht werden.
  • Zum Reiter Selektionskriterien wechseln und die gewünschten Eingrenzungen vornehmen.

Tipp:

In den Datumsfeldern können anstelle von festen Werten (z.B.: 01.05.2018) Datumsvariablen eingegeben werden, wie z.B. -1ma für den ersten Tag des Vormonats und -1me für den letzten Tag des Vormonats (in Kapitel 16 werden alle Datumskürzel aufgelistet). Im weiteren Verlauf (s.u.) kann beim Speichern als Vorlage bestimmt werden, ob variable oder absolute Datumswerte gespeichert werden sollen. Bei variablen Datumswerten wird dann abhängig vom aktuellen Datum immer der Vormonat eingesetzt.

• Die Auswertung kann optional als Vorlage gespeichert werden. Hierzu auf den Button Als Vorlage speichern
  • Die Eingabemaske Vorlage wird eingeblendet:

• Den Namen für die Vorlage eingeben.
• Auf den Button OK
• Es erscheint folgende Abfrage:

• Bei Antwort mit Ja haben alle Benutzer diese Vorlage zur Verfügung.
• Bei Antwort mit Nein hat nur der Benutzer, der die Vorlage anlegt, diese zur Verfügung.
• Bei Aktivierung der Checkbox Datumswerte als absolute Datumsangaben speichern werden die Datumsangaben als fixe Werte gespeichert (wenn beispielsweise immer derselbe festgelegte Zeitraum auswertet werden soll).
• Bei Nicht-Aktivierung der Checkbox Datumswerte als absolute Datumsangaben speichern wird immer der aktuelle Vormonat ausgewertet.

Hinweis: Nach dem Speichern als Vorlage wird diese beim Aufruf der Auswertung mit angeboten (nachdem die Auswertung per Mausklick ausgewählt worden ist, erscheint eine Auflistung mit allen Vorlagen).

• Um die Auswertung zu starten, auf den Button Starten klicken (links unten in der Maske).
• Daraufhin erfolgt ein automatischer Wechsel zum Reiter Ergebnis und das Ergebnis der Auswertung wird angezeigt:

Hinweis: In den Auswertungen kann mit den Tabellenspalten wie in jeder anderen WERBAS-Maske, die eine Tabelle enthält, gearbeitet werden (Sortierung, Gruppierung etc.). Auch können die Daten über den Untermenüpunkt Export an eine andere Anwendung übergeben wird (z.B. MS-Excel).

• Per Klick auf den Button SQL-Anzeigen kann der zur Auswertung gehörende SQL-Befehl angezeigt werden. Damit ist es beispielsweise für die EDV-Abteilung möglich, über den Reportserver individuelle Reports anzulegen.
• Über den Reiter Diagramm können die Daten grafisch aufbereitet werden.

Einzelfahrzeugauswertungen (EF)

Die Flottenverwaltung unterscheidet nach eigen und fremd. Eigen bedeutet, die Kostenquelle ist innerhalb des Unternehmens, wie z.B. die eigene Werkstatt oder die eigene Tankstelle. Fremd bedeutet, es handelt sich um eine externe Kostenquelle, wie z.B. eine Fremdbetankung oder eine Fremdreparatur. Diese Information wird bei jedem Kostendatensatz mit angegeben.

Bei den jeweiligen Auswertungen gibt es immer die Gesamtübersicht, bei der die Kosten, unabhängig ob eigen oder fremd, für die jeweilige Kostenart aufsummiert werden. Dann gibt es die Einschränkung nur eigen, bei der nur die eigenerzeugten Kosten angezeigt werden. Die Einschränkung fremd hingegen zeigt nur die fremderzeugten Kosten an. Die Auswahl eigen/fremd zeigt die jeweiligen Kosten in getrennten Spalten an. Lediglich die Fixkosten unterscheiden nach dem Fixkostentyp, der gemäß Kapitel 4.1 angelegt werden kann. So hat man die Möglichkeit, direkt über die Stammdaten auf die Auswertungen einzuwirken.

Folgende Auswertungen stehen für das Einzelfahrzeug zur Verfügung:

Die Anzahl der Spalten bezieht sich auf die in der Flottenverwaltung verwendetet Stammdaten. Die folgende Abbildung zeigt beispielsweise die hinterlegten Reparaturarten in den Stammdaten:

Infolgedessen werden diese Reparaturarten in den Auswertungen als eigenständige Spalten aus-gewiesen. So können diese Kosten direkt abgelesen werden.

• Die Auswertung per Doppelklick aufrufen. Im folgenden Beispiel ist es die M183881 EF Reparaturen Gesamt (nach Kategorie und Differenzkilometer).
• Es öffnet sich die Maske [[M183881] EF Reparaturen Gesamt].

• Im Reiter Selektionskriterien die gewünschten Eingrenzungen vornehmen.
  • Zeitraum:
    Tipp: In den Datumsfeldern Buchungsdatum von und Buchungsdatum bis können anstelle von festen Werten (z.B.: 01.05.2018) Datumsvariablen eingegeben werden, wie z.B. -1ma für den ersten Tag des Vormonats und -1me für den letzten Tag des Vormonats (in Kapitel 16 werden alle Datumskürzel aufgelistet). Im weiteren Verlauf kann beim Speichern als Vorlage bestimmt werden, ob variable oder absolute Datumswerte gespeichert werden sollen. Bei variablen Datumswerten wird dann abhängig vom aktuellen Datum immer der Vormonat eingesetzt.
  • Ist eine Auswertung für ein einzelnes Fahrzeug erwünscht, kann das Kennzeichen entweder direkt in die Felder Kennzeichen von und Kennzeichen bis eingegeben werden oder über das Fernglas-Button im Fahrzeugstamm danach gesucht werden.
  • Die Werte in den Pull-Down-Menüs von den Feldern Einsatzart, Standort, Fahrzeugart und Kostenstelle werden im Fahrzeugstamm gesammelt und hier zur Verfügung gestellt. In diesen Pull-Down-Menüs ist eine Mehrfachselektion möglich. Sollen beispielsweise mehrere Einsatzarten ausgewertet werden, müssen sie bei gedrückter Strg-Taste mit der Maus angeklickt werden. Die selektierten Werte werden dann blau hinterlegt und beim Schließen des Pull-Down-Menüs werden die Werte mit Semikolon getrennt angezeigt.

• Um die Auswertung zu starten, auf den Button Starten klicken (links unten in der Maske).
• Daraufhin erfolgt ein automatischer Wechsel zum Reiter Ergebnis und das Ergebnis der Auswertung wird angezeigt:

Hinweis: In den Auswertungen kann mit den Tabellenspalten wie in jeder anderen WERBAS-Maske, die eine Tabelle enthält, gearbeitet werden (Sortierung, Gruppierung etc.). Auch können die Daten über den Untermenüpunkt Export an eine andere Anwendung übergeben wird (z.B. MS-Excel).

• Per Klick auf den Button SQL-Anzeigen kann der zur Auswertung gehörende SQL-Befehl angezeigt werden. Damit ist es beispielsweise für die EDV-Abteilung möglich, über den Reportserver individuelle Reports anzulegen.

Teilfuhrparkauswertungen (TF)

Die Handhabung der Teilfuhrparkauswertungen ist analog zu der für die Einzelfahrzeugauswertungen. Es wird lediglich nicht ein Kennzeichen zur Selektion angeboten, sondern ein Pull-Down-Menü mit den Teilfuhrparken. Auch hier ist eine Mehrfachselektion möglich mit gehaltener Strg-Taste möglich.

SAP-Schnittstelle Fahrzeuge / interne Aufträge

Dateien-Arten

Die Maske für die SAP-Übergabe wird folgendermaßen aufgerufen:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt SAP-Schnittstelle Fahrzeuge / interne Aufträge wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40030] SAP-Schnittstelle interne Aufträge/Fahrzeuge].
• Hier können folgende Dateien für die Übergabe an SAP erzeugt werden:
  • Monatliche Verrechnung der Managementleistungen
  • Tägliche Verrechnung der Werkstattleistungen

Satzaufbau

Managementleistungen

Einfache Ansi-Textdatei, getrennt mit Semikolon ohne Feldüberschriften. Die Sätze sind durch CR/LF getrennt. Der Name und der Speicherort können frei vergeben werden. Allerdings stehen insgesamt für Pfad und Dateiname nur 20 Stellen zur Verfügung.

Es werden immer alle Fahrzeuge, die zum Stichtag als Flottenfahrzeug im Bestand sind übermittelt.

Werksattleistungen

Einfache Ansi-Textdatei, getrennt mit Semikolon ohne Feldüberschriften. Die Sätze sind durch CR/LF getrennt. Der Name und der Speicherort können frei vergeben werden. Allerdings stehen insgesamt für Pfad und Dateiname nur 20 Stellen zur Verfügung.

Es werden für die Flottenfahrzeuge die Aufträge mit internem Kennzeichen im angegebenen Zeitraum für die angegebene Filiale übermittelt.

Vorgehensweise

Managementleistungen

• Dateiname vergeben entsprechend der Vorgabe des SAP-Systems.
• Das gewünschte Buchungsdatum eingeben.
• Auf den Button Datei erzeugen

Werkstattleistungen

• Dateiname vergeben entsprechend der Vorgabe des SAP-Systems. Bei den Werkstattleistungen muss im Mehrfilialbetrieb für jede Filiale eine eigene Datei erstellt werden. Die Filiale muss im Dateinamen eindeutig enthalten sein, da ansonsten die Datei jedes Mal überschrieben wird.
• Den gewünschten Zeitraum eingrenzen.
• Auf den Button Datei erzeugen
• Es werden nur Aufträge gesammelt, bei denen die Auftragsart als intern markiert wurde. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Fahrzeuge der Flottenverwaltung handelt oder nicht.

Ordnungswidrigkeiten- und Bußgeldverfahren-Verwaltung

Voraussetzungen

Für die zentrale Verwaltung von Bußgeldern und Ordnungswidrigkeiten im Fuhrpark gibt es in WERBAS das Modul ADD ON OWI. Zusammen mit dem Modul ADD ON Archiv - Dokumentenarchivierung werden die entsprechenden Dokumente verwaltet. Darüber hinaus muss das Modul ADD ON Rollen und Ansprechpartner lizenziert sein.

Einstellungen

Lieferantenstamm

Die entsprechenden Behörden / Bußgeldstellen müssen im Lieferantenstamm folgendermaßen angelegt werden:

• Über das Menü Lieferant den Menüpunkt Lieferant – Lieferant anlegen wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12205] Lieferantenstamm].
• Per Aktivierung der Checkbox Behörde wird der neu angelegte Lieferant als „Behörde“ gekennzeichnet. Im weiteren Verlauf werden nur noch diese „Lieferanten“ angezeigt.

• In der Maske [[12204] Lieferantenübersicht] wird das ebenfalls angezeigt.

Formulare

Die entsprechenden Formulare müssen folgendermaßen aktiviert bzw. eingestellt werden:

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Formulare – Druckformulare zu Belegarten wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M21001] Druckformulare zu Belegarten].
• Die Beleg-Art Bußgeldverwaltung per Mausklick auf das Plus-Zeichen aufklappen.
• Bei den drei angebotenen Standard-Formularen in den Checkboxen Archiv und Angezeigt das Häkchen setzen.

Hinweis: Die drei Standard-Formulare können für den Anwender individuell angepasst werden.

Fuhrparkbetreuer anlegen

Es muss mindestens eine Rolle als Fuhrparkbetreuer definiert sein. Die Vorgehensweise dafür ist folgende:

• Über das Menü Firma den Menüpunkt Konten und Schlüssel – Rollen wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12909] Rollen].
• Auf den Button Neu klicken, um eine neue Rolle anzulegen.
• Die Einstellungen gemäß der folgenden Abbildung vornehmen:

• Auf den Button Speichern

Fuhrparkbetreuer beim Kunden definieren

Dem entsprechenden Kunden muss ein Ansprechpartner zugeordnet sein, dem die als Fuhrparkbetreuer gekennzeichnete Rolle zugewiesen ist. Die Vorgehensweise dafür ist folgende:

• Über das Menü Stamm den Menüpunkt Kundenübersicht wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12200] Kundenübersicht].
• Den Kunden über die Suchfelder suchen und übernehmen.
• Es öffnet sich die Maske [[M12201] Kundenstamm].
• Zum Reiter Ansprechpartner
• Auf den Button Bearbeiten
• Es öffnet sich die Maske [[M12308] Personen zu einem Kunden].
• Auf den Button Neu
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Rolle die Rolle auswählen, die als Fuhrparkbetreuer definiert ist.
• In die Eingabefelder die entsprechenden Daten eingeben. Vorname und Name müssen ausgefüllt sein.

• Auf den Button Speichern

Bußgeldverfahren

Bußgeldverfahren anlegen

Im ersten Schritt wird das Bußgeldverfahren angelegt. Die Vorgehensweise dafür ist folgende:

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt OWI und Bußgeldverfahrenverwaltung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40040] Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldverfahrenverwaltung].
• Auf den Button Neu
• Die Eingabefelder im unteren Maskenbereich werden editierbar und stehen zur Dateneingabe bereit:

• Ins Feld Aktenzeichen das Aktenzeichen des Verfahrens eingeben.
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Dokument das anzuzeigende Dokument auswählen (z.B. Zeugenfragebogen oder Bußgeldbescheid).
  Hinweis: Sollte die Dokumentenart nicht in der Auswahl vorhanden sein, kann sie per Klick auf den Drei-Punkt-Button () hinzugefügt werden. Es öffnet sich dabei die Maske [[20001] COWIundBußgeldDokumenteList].
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Deliktart das entsprechende Delikt auswählen.
  Hinweis: Sollte die Dokumentenart nicht in der Auswahl vorhanden sein, kann sie per Klick auf den Drei-Punkt-Button () hinzugefügt werden. Es öffnet sich dabei die Maske [[20001] COWIundBußgeldDelikteList].
• Wenn für die gewählte Deliktart ein Deliktzusatz erforderlich ist, kann der entsprechende Wert ins Feld Deliktzusatz eingegeben werden.
  Hinweis: In der Maske [[20001] COWIundBußgeldDelikteList] kann bei der Deliktart durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox gekennzeichnet werden, ob ein Deliktzusatz einzugeben ist:

• Ins Feld Kennzeichen das Kennzeichen des Fahrzeugs eingeben oder dieses über den Fernglas-Button suchen.
• Die Felder Fahrzeugart, Fuhrparkbetreuer und Nutzendes Amt werden automatisch mit den Werten aus den Stammdaten gefüllt.
• Sofern bekannt, ins Feld Fahrer den Namen des Fahrers eingeben.
• Ins Feld Zeitpunkt den Zeitpunkt der Ordnungswidrigkeit nach folgendem Muster eingeben: JJJJMMTThhmm (JJJJ = Jahr, MM = Monat, TT = Tag, hh = Stunde, mm = Minute)
• Über das Pull-Down-Menü beim Feld Behörde die anzeigende Behörde auswählen.
• Auf den Button Speichern

Dokument archivieren

Im nächsten Schritt kann das Dokument ins Archiv eingescannt werden. Die Vorgehensweise dafür ist folgende:

Wenn der Scanner direkt am Client-PC angeschlossen ist:

• Über das Menü Archiv den Menüpunkt Scanbox wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M31001] Dokument scannen].
• Per Klick auf den Button Scannen das Dokument scannen.
• Die Beschlagwortung übernimmt WERBAS aus den vorhandenen Informationen in der Maske. Es sollte lediglich ein aussagekräftiges Stichwort ins Feld Stichwort eingegeben werden.
• Auf den Button Archivieren

Wenn das Dokument über einen zentralen Scanner als Datei zum Client-PC gesendet wird:

• Über das Menü Archiv den Menüpunkt Dokument archivieren wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M31000] Dokument archivieren].
• Über den Fernglas-Button am rechten Ende des Feldes Dateiname den Windows-Explorer öffnen und die Datei auswählen.
• Die Beschlagwortung übernimmt WERBAS aus den vorhandenen Informationen in der Maske. Es sollte lediglich ein aussagekräftiges Stichwort ins Feld Stichwort eingegeben werden.
• Auf den Button Archivieren

In der Maske [[M40040] Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldverfahrenverwaltung] kann dann über den Untermenüpunkt Archiv – Dokumente suchen – direkte Suche oder über die Tastenkombination Strg + h das Dokument aufgerufen werden. Sollten die entsprechenden Ausdrucke bereits getätigt worden sein, so werden diese ebenfalls mit angezeigt.

Ordnungswidrigkeit per E-Mail versenden

• Über das Menü Flottenverwaltung den Menüpunkt OWI und Bußgeldverfahrenverwaltung wählen.
• Es öffnet sich die Maske [[M40040] Ordnungswidrigkeiten und Bußgeldverfahrenverwaltung].
• Das entsprechende Ordnungswidrigkeits- bzw. Bußgeldverfahren suchen und per Mausklick markieren.
• Auf den Untermenüpunkt Drucken
• Im Druckdialog das entsprechende Formular auswählen und auf den Button Vorschau

• Auf den Menü-Schalter für den E-Mail-Versand klicken ().
• Ein E-Mail mit der Ordnungswidrigkeit/dem Bußgeldverfahren als PDF-Anhang wird automatisch generiert und geöffnet.

• E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und auf den Button Senden
• Nach dem Druck / Versenden wird das Dokument automatisch mit archiviert und kann dann jederzeit aus dem Archiv abgerufen werden.

Schnittstelle LIS WinSped

LIS WinSped ist ein Planungsprogramm für die Disposition bei Speditionen. Damit die Fahrzeugdaten an einer Stelle gepflegt werden können, wurde WERBAS als führendes System gemeinsam mit LIS WinSped festgelegt. Eine weitere Funktion ist die Übermittlung der Werkstattaufenthalte der Fahrzeuge.

Die Bedienung der Schnittstelle WERBAS – LIS WinSped wird im WERBAS Handbuch Schnittstelle LIS WinSped beschrieben.

Anhang: Dynamische Datumskürzel

Durch die Verwendung von Variablen in Datumsfeldern von Suchmasken kann eine Datumssuche in Abhängigkeit vom aktuellen Datum durchgeführt werden. Die hinterlegten Variablen können auch zusammen mit anderen Suchkriterien abgespeichert und wieder aufgerufen werden. 

Variablen im Überblick: 

• g oder y = gestern oder yesterday 
• h oder n = heute oder now
• m oder t = morgen oder tomorrow 
• +[Anzahl Tage] = addiert zum aktuellen Datum die angegeben Anzahl der Tage, z.B.:
  • +2 = übermorgen
  • +730 = in zwei Jahren
  • +30 = in einem Monat 
• -[Anzahl Tage] = subtrahiert zum aktuellen Datum die angegeben Anzahl Tage, z.B.:
  • -1 = gestern
  • -92 = vor 92 Tagen / vor ca. drei Monaten 

Datumsangaben in Suchkriterien können wahlweise absolut oder relativ gespeichert werden. Beim Speichern der Suchkriterien kommt eine entsprechende Abfrage, wenn Datumsangaben in den zu speichernden Suchkriterien enthalten sind. Nach dem Wiedereinstellen von Suchkriterien kann über den Datumsfeldern im Tooltip nachgelesen werden, wie das Suchdatum eingestellt wurde. Die Frage, wie gespeichert werden soll, kommt nur beim manuellen Speichern. Das automatische Speichern bei Automatik erfolgt weiterhin mit absoluten Datumswerten.

Ab der WERBAS-Version 4.180 kann der erste oder letzte Tag in der Maßeinheit (Zeiteinheit) gesetzt werden:

• a oder b = Anfang oder Beginn
• e = Ende

Beispiele:

• +0 oder +0d = heute
• +1 oder +1d = morgen
• -1 oder -1d = gestern
• -3 oder -3d = vor 3 Tagen
• +0wb = aktueller Wochenbeginn, d.h. Montag
• +0we = aktuelles Wochenende, d.h. nächster Sonntag
• -1wb = letzte Woche Beginn, d.h. Montag
• -1w = heute vor einer Woche
• -1we = letzte Woche Ende, d.h. letzter Sonntag
• -3wb = vor 3 Wochen Beginn, d.h. Montag
• -3we = vor 3 Wochen Ende, d.h. Sonntag
• +0mb = aktueller Monatsbeginn, d.h. der 1.
• +0me = aktuelles Monatsende, d.h. der nächste 28., 29, 30. oder 31.
• -1mb = letzter Monat Beginn, d.h. der 1.
• -1me = letzter Monat Ende, d.h. der letzte 28., 29, 30. oder 31.
• -2m = heute vor genau zwei Monaten
• -3mb = vor 3 Monaten Beginn, d.h. der 1.
• -3me = vor 3 Monaten Ende, d.h. 28., 29, 30. oder 31.
• +0qb = aktuelles Quartal Beginn, d.h. der 1. des ersten Quartalsmonats
• +0qe = aktuelles Quartalsende, d.h. der 30. oder 31. des letzten Quartalsmonats
• -1qb = vorangegangener Quartalsbeginn, d.h. der 1. des 1. Monats des vorg. Qus.
• -1qe = letzter Tag des vorangegangenen Quartals
• -3qb = vor 3 Quartalen, der 1. Tag
• -3qe = vor 3 Quartalen, der letzte Tag
• +0jb oder +0ab = aktuelles Jahr, der 1. Januar
• +0je oder +0ae = aktuelles Jahr, der 31. Dezember
• -1jb = letztes Jahr, der 1. Januar
• -1je = letztes Jahr, der 31. Dezember
• -2j = heute vor genau zwei Jahren
• -3jb = vor 3 Jahren, der 1. Januar
• -3je = vor 3 Jahren, der 31. Dezember