WERBAS Handbuch ER-Auftrag
Einleitung
Das Modul Eingangsrechnung (ER-Auftrag) erfüllt zwei Anforderungen, die insbesondere von Speditionen und Fuhrparks oder ähnlichen Institutionen gewünscht werden.
- Dienstleistungen, Reparaturen, die von einem fremden Unternehmen durchgeführt werden, können in WERBAS erfasst werden. Dazu kann sowohl die Summe der externen Rechnung (Eingangsrechnung) erfasst werden, als auch das Eingangsdatum der externen Rechnung.
- Somit können über das Modul Eingangsrechnung Werkstattrechnungen von fremden Werkstätten als Aufträge im WERBAS erfasst werden, damit die Fremd-Rechnungsdaten sowohl in der Fahrzeug Historie, die Statistik, der Flottenverwaltung und aber auch an die Fibu Schnittstelle übergeben werden können. Somit gibt es eine einzige Stelle, die diese Fremdenrechnungen buchhalterisch erfasst und die diversen oben genannten Stellen können die externen Rechnungsdaten auswerten
- Zudem können über das Modul im Filialbetrieb einzelne Fahrzeuge einer Filiale zugeordnet werden. So können ER-Aufträge an einzelnen Standorten (Filialen) erstellt und ausgewertet werden..
Der ER-Auftrag ist filialfähig. Hierfür müssen im Minimum zwei Filialen angelegt und funktionstüchtig sein. Wird bei einem Fahrzeug keine Zuordnung zu einer Filiale gemacht, dann ist dieses Fahrzeug bei allen Filialen sichtbar.
Alle Ersatzteile, die in einem ER-Auftrag aus dem Artikelstamm übernommen werden, werden nicht in der Bestandsführung berücksichtigt, da der Auftrag ja nicht im eigenen Betrieb erledigt wird.
In diesem Handbuch werden die Vorgänge in WERBAS mit ER-Auftrag beschrieben.
Installationsdurchführung in WERBAS
Für eine erfolgreiche Installation sind nachfolgende Schritte notwendig:
Aktualisierung der Lizenz
Anpassung der Nummernkreise
Die Nummernkreise werden in der Maske <M12232 Nummernkreise> festgelegt, der Aufruf erfolgt über das WERBAS Hauptmenü unter FIRMA\Nummernkreise:
Markieren Sie die Zeile mit Auftragsnummer Eingangsrechnung und bestimmen Sie über die Felder „von“ und „bis“ den Anfang und das Ende des Nummernkreises für die ER-Aufträge.
Jahrespräfix
In der Listbox „Jahrespräfix“ kann festgelegt werden, ob WERBAS vor die von Ihnen festgelegten ER-Auftragsnummern eine Jahreszahl voranstellen soll. Folgende Einstellungen sind möglich:
Wird die Auswahl mit einem Jahrespräfix gewählt, dann setzt WERBAS – analog zu den Auftragsnummern – bei Jahreswechsel - die ER-Auftragsnummern wieder auf den Wert „von“ zurück. Ohne Jahrespräfix läuft die ER-Auftragsnummer auch über den Jahreswechsel weiter. Hierbei gilt aber dann zu beachten, dass mit dem Kunden eine ausreichende Menge an verfügbaren ER-Auftragsnummern abgestimmt werden sollte.
Filialpräfix
Da beim ER-Auftrag auch eine Filialnutzung möglich ist, wird ab mindestens einer aktiven Filiale zusätzlich die Listbox “Filialpräfix” angezeigt. Hierüber kann dann für den ER-Auftrag in jeder Filiale mit dem Präfix eine eindeutige Zuordnung erfolgen.
Es stehen mehrere Varianten zur Auswahl. Bewährt hat sich, dass der Filialpräfix vor dem Jahrespräfix voran gestellt wird. Dies sollte mit dem Kunden abgestimmt werden.
Die endgültige ER-Auftragsnummer wird dann unterhalb der Listbox “Filialpräfix” mit Ihren gewählten Werten angezeigt:
In diesem Beispiel ist der reine ER-Auftragsnummernkreis definiert von 1 bis 9999. Mit dem vierstelligen Jahrespräfix ändert sich der ER-Auftragsnummernkreis dann auf 20240001 bis 20249999.
Der Filialpräfix ist in diesem Beispiel zweistellig gewählt und soll vor den Jahrepräfix gestellt werden. Da hier im Bild die Hauptfiliale angezeigt wird, steht für die Filiale hier auch die 1 als Wert, zweistellig wird dadurch eine 10. Alle weiteren Filialen werden dann fortlaufend nummeriert, also 2, 3, usw.
Mit dem vierstelligen Jahrespräfix plus dem zweistelligen Filialpräfix ändert sich der ER-Auftragsnummernkreis dann auf 1020240001 bis 1020249999 für die Hauptfiliale. Die erste Filiale bekäme nach diesem Schema dann 2020240001 bis 2020249999.
Im Feld „optionaler Druckpräfix“ kann lediglich für den Ausdruck ein max. 10-stelliges Kürzel mitgegeben werden. Dieses Kürzel wird aber nur für den Druck verwendet und findet sich sonst in keiner Auftragsübersicht, Statistik etc. wieder.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Lieferanten prüfen
Damit ER-Aufträge erstellt werden können, müssen die Geschäftspartner, die Aufträge als externe Dienstleister zugeteilt bekommen, als Dienstleister für ER-Aufträge im Lieferantenstamm angelegt/zugeordnet werden.
So definiert man einen bestehenden Lieferanten als Dienstleister für ER-Aufträge:
Der Aufruf erfolgt über das WERBAS Hauptmenü unter FIRMA\Lieferant\Lieferantenübersicht. Wählen Sie nun in der Maske <M12204 Lieferantenübersicht> den entsprechenden Dienstleister aus der Liste der Lieferanten aus und öffnen Sie mit einem Doppelklick den Stammdatensatz des Dienstleisters/Lieferanten.
Es öffnet sich die Stammdaten-Maske <M12205 Lieferantenstamm>. Aktivieren Sie die Option „ER“ durch Setzen des Häkchens. Speichern Sie Ihre Eingabe ab. Diesem Dienstleister können nun ER-Aufträge erteilt werden. Sollten Sie weiter Dienstleister/Lieferanten für ER-Aufträge haben, dann wiederholen Sie diesen Schritt entsprechend.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Mit dem Klicken auf “Speichern” wird nun rechts zwischen den Feldern "Währung" und “KD.Nr” bei Lieferant" eine Listbox aktiviert. Es ist möglich/erforderlich, jedem Lieferanten, der ER-Aufträge erhält, eine Zahlungsbedingung zu hinterlegen.
D.h. alle in WERBAS vorhandenen eingerichteten Zahlungsbedingungen werden hier nun angezeigt. Mit einem Klick auf die Listbox werden die verfügbaren Zahlungsbedingungen angezeigt, die entsprechende Zahlungsbedingung auswählen und die Eingabe erneut mit dem Schalter “Speichern” sichern.
Zahlungsbedingungen des Dienstleisters gelten!
Hier werden nicht die eigenen Zahlungsbedingungen benötigt, sondern es gelten hier die Zahlungsbedingungen des Dienstleisters!
Daher empfiehlt es sich, für die Dienstleister im ER-Auftrag eigene, neue Zahlungsbedingungen anzulegen. Diese sollten eindeutig benannt werden, damit sie von den restlichen Zahlungsbedingungen gut zu unterscheiden sind.
Weiterführende Informationen zur Einrichtung von Zahlungsbedingungen entnehmen Sie bitte dem WERBAS Basishandbuch oder dem Handbuch Offene Posten/Mahnwesen.
Leistungsspektrum
Zusätzlich, als Information, können im Maske <M12205 Lieferantenstamm> im Reiter “Leistungsspektrum” die Dienstleistungen des Dienstleister nebst der aktuellen Stundenlöhne bzw. Kosten hinterlegt werden. Dies kann zur Orientierung dienen, welcher ER-Dienstleister welche Dienstleistungen anbietet und so ein Vergleich der Dienstleister möglich ist oder als Vorgabe innerhalb des Unternehmes dienen, welche Arbeiten an welches externe Unternehmen weiterzugeben sind.
Dies sind reine Texteingabefelder und haben sonst in WERBAS keine weitere Funktion; sie dienen rein der Information.
Nach der Erfassung eines Leistungsspektrums muss die Eingabe noch gespeichert werden.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Lieferanten als Dienstleister anlegen
Sollte noch kein Lieferant bzw. externer Dienstleister existieren, muss dieser natürlich vorher angelegt werden und anschließend gemäß obiger Beschreibung für den ER-Auftrag markiert werden.
Der Aufruf erfolgt über das WERBAS Hauptmenü unter FIRMA\Lieferant\Lieferant anlegen. Es öffnet sich die leere Maske <M12205 Lieferantenstamm>. Es gibt in dieser Maske nur wenige Pflichtfelder. Die restlichen Felder können nach Belieben durch den Kunden ergänzt werden.
Im Feld "Kreditor" muss eine Kreditornummer hinterlegt werden, diese muss händisch eingetragen werden, da i.d.R. diese Information aus der Buchhaltung kommt. WERBAS vergibt hier keine automatische Kreditornummer! Der Aufbau der Kreditornummer ergibt sich aus der Nummernkreisdefinition für Lieferanten (s.o.).
Ein “Name” muss für den Lieferanten hinterlegt werden, als auch ein “Li Kürzel”.
Damit aber der neu angelegte Lieferant auch für ER-Aufträge verfügbar ist, muss wie im Schritt davor beschrieben, nun noch die Checkbox “ER” aktiviert werden.
Dieser externe Dienstleister kann nun in ER-Aufträgen ausgewählt werden. Sollten Sie weitere Dienstleister für ER-Aufträge haben, dann wiederholen Sie diesen Schritt entsprechend.
Optional kann noch im Reiter “Leistungsspektrum” hinterlegt werden, welche Dienstleistungen zu welchen Konditionen verfügbar sind.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Auftragsarten
Damit die ER-Aufträge später auf eigene Erlöskonten verteilt werden können oder in den Statistiken separat ausgewiesen werden können, muss eine mindestens eine eigene Auftragsart für den ER-Auftrag angelegt werden.
Soll innerhalb der Fibu unterscheiden werden, ob die ER-Rechnung als Reparatur, Wartung, Unfall, Fremd, Unfall eigen etc… verbucht werden soll, dann müssen auch unterschiedliche ER-Auftragsarten angelegt werden.
Öffnen Sie über das Menü FIRMA den Menüpunkt Auftragsart und Auftragsvoreinstellung aus. Die Maske <M12246 Auftragsart- und Auftragsvoreinstellung> öffnet sich:
Über den Schalter „Neu“ erstellen Sie einen neuen Eintrag. Im Feld „Bezeichnung“ geben Sie eine entsprechende Bezeichnung ein, hier im Beispiel “Standard ER Auftrag”. Setzen Sie den Haken bei „normal Inland“, sowie “separat drucken” und bei „mit MwSt.“ Die Kästchen sind hinter den Bezeichnungen. Alles andere könne Sie so belassen. Sollte eine Fibu-Übergabe aus WERBAS durchgeführt werden, sollten die Fibu-Einstellungen mit dem Kunden/Buchhaltung abgestimmt werden.
Zusätzlich an der rechten Seite die kleine Checkbox bei “ER” aktivieren.
Optional können natürlich im Reiter “Weiteres” auch abweichende Konditionen, z.B. Aufschläge oder generelle pauschale Rabatte hinterlegt werden.
Zudem können bei gleichzeitiger Verwendung des WERBAS Moduls “Flottenmanagement” in den ER-Auftragsarten bei Bedarf Kostenarten aus dem Flottenmanagement im Reiter “Weiteres” hinterlegt werden.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Erlösgruppen, Erlöskonten
Damit die Erlöse aus Fremdaufträgen statistisch ausgewertet und korrekt verbucht werden können, ist es notwendig, entsprechende Erlösgruppen anzulegen.
Es empfiehlt sich, zuvor im Sachkontenstamm die notwendigen Sachkonten anzulegen, damit Sie bei der Kontenzuordnung direkt darauf zugreifen können. Hierzu ggf. den Kunden bzw. dessen Buchhaltung hinzuziehen.
Öffnen Sie über das Menü Firma den Menüpunkt Konten und Schlüssel und das Untermenü Erlösgruppe und deren Konten die Maske <M12240 „Erlösgruppen> auf.
Klicken Sie auf den Schalter „Neu“.
Legen Sie eine (oder mehrere) neue Erlösgruppe(n) für ER-Aufträge an. Tragen Sie dazu die Werte in die Felder „EG“ und „Bezeichnung“ ein und aktivieren Sie die Option „Fremdleistung“. Auch hierbei ggf. den Kunden bzw. dessen Buchhaltung hinzuziehen.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Öffnen Sie die Registerkarte „Erlöskonten der EG je Auftragsart und je MwSt“. Über den Schalter „Neu“ wird ein neuer Eintrag in dieser Reiterkarte erzeugt. Es öffnet sich folgende Maske:
Hinterlegen Sie die für den ER-Auftrag die vorher angelegte „Auftragsart“ und den richtigen „MwSt.-Satz“. Speichern Sie das Ganze ab. Als letztes müssen noch das „Erlöskonto“ und ggf. das „Rabattkonto“ hinterlegt werden. Dazu wählen Sie oberhalb der Tabelle die Werte aus den zugehörigen Listboxen aus.
In jedem Fall empfiehlt es sich, diese Einstellungen mit dem Kunden bzw. dessen Buchhaltung gemeinsam zu machen. Hinweis: Der Schalter „Löschen“ löscht nur den markierten Eintrag in dieser Registerkarte.
Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Schalter „Speichern“ ab.
Formulare
Um ER-Aufträge später auch als Angebot, Auftrag oder ein Storno drucken zu können, müssen speziell für dieses Modul Formulare verwendet werden und aktiviert werden.
Öffnen Sie über das Menü Firma den Menüpunkt Druckformulare und das Untermenü Druckformulare zu Belegarten die Maske <M21001 Druckformulare zu Belegarten> auf.
Aktuell, Stand 2024, gibt es drei Formular-Gruppen:
Beleg-Art Eingangsrechnung
Beleg-Art Eingangsrechnung Auftrag
Beleg-Art Eingangsrechnung Auftragsbestätigung
Je nachdem, welche Formulare eingesetzt werden sollen, müssen diese mit Hilfe der Checkbox in der Spalte “Angezeigt” aktiviert werden.
Natürlich können die Formulare wie gewohnt abweichend vom Standard kostenpflichtig für den Kunden über den WERBAS Datenservice angepasst werden.
Bauteilschlüssel
Um in einem ER-Auftrag in den ER-Auftragspositionen einen Lohn oder ein Ersatzteil speichern zu können, muss für jede Position ein sog. “Bauteilschlüssel” angegeben werden. Das ist fester Bestandteil des ER-Auftrags und kann nicht deaktiviert werden (Stand 2024).
Um Bauteilschlüssel anzulegen / zu pflegen, öffnen Sie über das Menü Firma den Menüpunkt "Bauteilschlüssel". Über die Schaltfläche “Neu” kann ein neuer Datensatz erstellt werden. Benötigt werden ein Kürzel, welches im Feld “Bauteilschlüssel” hinterlegt wird, eine “Baugruppe”, welche man aus der Listbox auswählen kann und eine “Bezeichnung” für den Bauteilschlüssel.
Ab sofort stehen die Bauteilschlüssel für den ER-Auftrag zur Verfügung.
Flottenverwaltung
Das Modul ER-Auftrag von WERBAS kann mit dem Modul WERBAS Flottenverwaltung verknüpft werden.
- Es können Fahrzeuge für die Flottenverwaltung aktiviert werden
- Es können Kostenarten der Flottenverwaltung Aufträgen zugeordnet werden. Diese Zuweisung kann entweder im Vorfeld bei der Festlegung der ER-Auftragsart fix hinterlegt werden oder individuell bei Bedarf in einem offenen ER-Auftrag erfolgen.
Da die meisten Einstellungen hier jedoch im Bereich des Moduls WERBAS Flottenverwaltung zu vorzunehmen sind, wird daher für weiterführende Informationen zur Einrichtung und Nutzung dieser Anbindung auf das Handbuch zur Flottenverwaltung verwiesen.
Anwendung/Nutzung
Das Modul “ER-Auftrag” hat ein eigenes Hauptmenü in der WERBAS Menüleiste. Alle möglichen Funktionen und Masken sind darüber zu erreichen. Eine Verbindung zu einem normalen Kundenauftrag in WERBAS besteht nicht!
ER-Aufträge anlegen in Maske <M21101 ER-Auftrag Anlage>
Öffnen Sie über das Menü ER-Auftrag den Menüpunkt ER-Auftrag anlegen. Es öffnet sich Maske <M21101 ER-Auftrag-Anlage>:
Kunden oder Fahrzeuge in den ER-Auftrag übernehmen
In der Maske <M21101 ER-Auftrag-Anlage> suchen Sie zunächst einen Kunden oder ein Fahrzeug für den ER-Auftrag. Wählen Sie entweder einen Kunden mit der "Fernglas-Funktion" rechts neben dem Namensfeld oder ein Fahrzeug mit der "Fernglas-Funktion" neben dem Kennzeichen. Es öffnet sich entweder die Kundensuchmaske <M12202 Kunden und ihre Fahrzeuge> oder die Fahrzeugsuchmaske <M12300 Fahrzeugübersicht>.
Bei der Übernahme von Kunden oder Fahrzeugen werden die "Bemerkungsfelder 1 und 2" aus dem Kunden- bzw. Fahrzeugstamm ebenfalls übernommen. Über den ER-Auftrag besteht die Möglichkeit, die Bemerkungsfelder aus dem Kunden- oder Fahrzeugstamm in den ER-Auftrag zu übernehmen oder die Bemerkungsfelder zu pflegen.
Ebenso werden alle Zeitdaten zum Fahrzeug, wie Erstzulassung, HU und AU angezeigt oder können angepasst werden. Zusätzlich können der Kilometerstand oder die Betriebsstunden eingesehen und bearbeitet werden.
Dienstleister/Lieferanten in den ER-Auftrag übernehmen
Wählen Sie einen Lieferanten mit der "Fernglas-Funktion" rechts neben dem Feld “Auswahl Lieferant”. Es öffnet sich die Lieferantensuchmaske <M12204 Lieferantenübersicht>. Angezeigt werden nur die Lieferanten, die im Lieferantenstamm mit der Funktion “ER” gekennzeichnet wurden.
Mit einem Klick rechts unten auf den Schalter “Auswahl” wird der gewünschte Lieferant in den ER-Auftrag übernommen.
Ein Doppelklick funktioniert hier nicht! Falls man eine Doppelklick versucht, landet man in der Lieferanten-Stammdatenmaske!
Alternativ kann auch die "Listbox" geöffnet werden. In der Listbox erscheinen nur die Lieferanten, die im Lieferantenstamm mit der Funktion “ER” gekennzeichnet wurden.
Sobald man aus der angezeigten Liste den gewünschten Lieferanten gewählt hat, wird dieser in den ER-Auftrag übernommen.
Da der Lieferant nun gewählt wurde, wird nun auch die Zahlungsbedingung rechts oben im Feld “ZB” angezeigt.
Über das Feld "Auftragsart" aus der Listbox kann eine der zuvor festgelegten Auftragsarten für den ER-Auftrag ausgewählt werden.
Kilometerstand und Betriebsstunden
Die Felder “Kilometerstand” und “Betriebsstunden” dienen zur Erfassung der Werte zum Zeitpunkt der Dienstleistung des externen Dienstleisters. Diese beiden Werte sind nur für die ER-Auftragsbearbeitung relevant. Nach Fertigstellung eines ER-Auftrags werden sie zwar in die Fahrzeughistorie übernommen, jedoch wird der reale Kilometerstand im Fahrzeugstamm nicht verändert.
Die Abfragen nach Kilometerstand und Betriebsstunden sowohl bei der Auftragseröffnung, als auch beim Abschluß sind Pflichtfelder und können nicht abgeschaltet werden.
Nach einem Klick auf “Speichern” wird der ER-Auftrag gespeichert. Dabei wird ebenfalls die ER-Auftragsnummer vergeben.
Da jetzt die Schaltflächen für “Auftrag” und “Auftragspositionen” aktiviert wurden, kann der ER-Auftrag direkt weiterbearbeitet und auch gedruckt werden.
ER-Aufträge bearbeiten Maske <M21204 ER-Auftrag>
Wie in der normalen Kundenauftragsmaske M1104 werden hier die Kopfdaten des ER-Auftrags verwaltet. In dieser Maske können außerdem noch für den ER-Auftrag wichtige Informationen ergänzt werden:
- "Rechnungs-Nr" des externen Dienstleisters (ist bei ER-Auftragsabschluss eine Pflichtangabe)
- “Rechnungsdatum” des externen Dienstleisters (ist bei ER-Auftragsabschluss eine Pflichtangabe)
- “Rechnungs-Eingangsdatum” des externen Dienstleisters (ist bei ER-Auftragsabschluss eine Pflichtangabe)
- “Kostenart Flotte” nur verfügbar, wenn das WERBAS Modul Flottenmanagement lizenziert ist
Die Informationen, die Pflichtangaben sind, werden beim ER-Auftragsabschluss erneut abgefragt.
Darüber hinaus sind über die Schalterleiste Sprünge in verschiedene Stamm-Masken möglich. Zudem können Funktionen wie Drucken oder die Summenanzeige aufgerufen werden.
ER-Auftragspositionen Maske <M21110 ER Auftragspositionen>
In der ER-Auftragspositionsmaske können die ER-Aufträge mit Löhnen, Ersatzteilen und Texten befüllt werden. Die Bearbeitung ist an dieser Stelle analog der normalen Auftragsbearbeitung.
Besonderheit sind Pflichtangaben, wie in diesem Fall der “Bauteilschlüssel”, der wie bereits oben in diesem Handbuch erwähnt, bei jedem Artikel oder jedem Arbeitsgang/Lohn hinterlegt werden muss. Texte sind
Artikel: es können manuell Artikel angelegt werden oder Artikel aus dem Artikelstamm in den ER-Auftrag übernommen werden. Wichtig: es gibt keine Verbindung zur Bestandsführung, d.h. dass auch Artikel, die normal eine aktive Bestandsführung haben, in einem ER-Auftrag neutral betrachtet werden. Somit gibt es weder eine Reservierung für Artikel, noch reduziert sich bei Abschluss des Auftrags der Bestand.
Lohn/AG: es können manuelle Löhne angelegt werden mit Freitext oder Arbeitsgänge aus dem WERBAS Arbeitsgangstamm.
Text: es können Freitexte eingegeben werden oder aus bestehenden Textbaustenen Texte gesucht und in den ER-Auftrag übernommen werden. Eine Bauteilschlüsselzuordnung ist hier nicht erforderlich.
Optional, je nach Lizenz stehen weitere Eingabemöglichkeiten wie etwa “Kostenstellen-/Kostenträger” zur Verfügung.
Darüber hinaus sind über die Schalterleiste Sprünge in verschiedene Stamm-Masken möglich. Zudem können Funktionen wie Drucken oder die Summenanzeige aufgerufen werden.
Sollte WERBAS Archiv lizenziert sein, können auch Dokumente aus dem ER-Auftrag in WERBAS Archiv übertragen werden bzw. die Belegdrucke aus ER-Auftrag in WERBAS Archiv übertragen werden.
ER-Auftragsabschluss Maske <M21105 ER Auftrag abschließen>
Sind alle Positionen im ER-Auftrag erfasst, kann der ER-Auftrag abgeschlossen werden. Grundsätzlich ist der Ablauf hier ebenfalls wieder analog der normalen Auftragsbearbeitung.
Nach einem Klick in der Schalterleiste auf "Abschluss" - das ist sowohl im Maske <M21105 ER Auftrag abschließen>, als auch in Maske ER-Auftragspositionen Maske <M21110 ER Auftragspositionen> möglich - öffnet sich der WERBAS Auftragsabschluss-Dialog mit Maske M21105 <ER Auftrag abschließen>.
Beim Klicken erscheint eine kleine Textblase mit dem Hinweis, dass es diverse Pflichtfelder gibt, die befüllt sein müssen, da sonst kein Abschluß des ER-Auftrags möglich ist.
Die Pflichtfelder sind (Stand 2024):
- Rechnungsnummer
- Rechnungseingangsdatum
- Rechnungs- oder Leistungsdatum
Sollte eine der Pflichtangaben fehlen, erscheint nachfolgende Meldung, die anzeigt, welche Information noch fehlt:
Wie im normalen Auftragsabschluss ebenso, können der Kilometerstand, die Betriebsstunden und bei Bedarf auch die Fahrzeugtermine gepflegt werden. Die Fahrzeugtermine werden im Gegensatz zu dem Kilometer- / Betriebsstundenstand auch in dem Fahrzeug-Stamm übernommen und somit aktualisiert.
Wenn alle Felder ausgefüllt wurden, müssen sämtliche Pflichtfeld-Eingaben noch einmal bestätigt werden. Diese Funktion ist fest vorgegeben und kann daher nicht deaktiviert werden (Stand 2024).
Nach Eingabe aller Daten, Bestätigung aller Eingaben, wird der ER-Auftrag in den Zustand “abgeschlossen” versetzt. Ein Status “Rechnung gedruckt” oder “Fakturiert” gibt es beim ER-Auftrag nicht. Der finale Zustand eines ER-Auftrags ist “abgeschlossen”.
Nun kann die “ER-Rechnung” gedruckt werden.
ER-Auftragssuche in Maske <M21102 ER Auftragsübersicht>
Die ER-Auftragsübersicht funktioniert analg aller Suchmasken in WERBAS. Es besteht die Möglichkeit, verschiedene Filter zu setzen und die Suche auszulösen.
Ebenso besteht die Möglichkeit, in der Schalterleiste diverse andere Stamm-Masken zu öffnen oder Funktionen aufzurufen, wie etwa den Druckdialog oder den ER-Auftrag erneut zu öffnen/zu bearbeiten.
ER-Auftrag stornieren/reaktivieren
Um einen ER-Auftrag zu stornieren, muss entweder die ER-Auftragsübersicht <M21102 ER Auftragsübersicht>, die Maske <M21104 ER Auftrag> oder die Maske <M21110 ER Auftragspositionen>.
In jeder dieser Masken existiert der rote Schalter “Stornieren/Reaktivieren”. Die Funktionen sind identisch mit denen aus der normalen Auftragsbearbeitung:
Stornieren: Der ER-Auftrag wird storniert, der ER-Stornobeleg (sofern das Formular aktiviert wurde) kann direkt gedruckt werden. Damit ist dieser ER-Auftrag komplett aufgehoben und auch in der Historie des Fahrzeugs verschwindet der Datensatz zu diesem Auftrag.
Reaktivieren: Dieser Prozess funktioniert 1:1 wie der Ablauf beim Stornieren, jedoch wird automatisch ein neuer ER-Auftrag erstellt, in dem alle Positionen des stornierten ER-Auftrags direkt eingestellt werden. Somit kann zügig weitergearbeitet werden, insbesondere wenn es nur Kleinigkeiten sind, die an einem Auftrag geändert werden müssen.
Terminverwaltung (optional, wenn lizenziert)
Im ER-Auftrag kann, sofern das Modul “WERBAS Terminverwaltung” aktiv bzw. lizenziert ist, auf die Funktion der Terminverwaltung in Teilen zurückgegriffen werden.
Wird bei der Anlage eines ER-Auftrags und aktiver bzw. auch eingerichteter Terminverwaltung ein Fahrzeug gefunden, bei dem Fahrzeugtermine (über-)fällig sind, wird dies vor dem Speichern des ER-Auftrags angezeigt.
Sofern dann in diesem ER-Auftrag die entsprechenden Bauteilschlüssel oder Arbeitsgänge eingesetzt werden, die den betreffenden Fahrzeugtermin fortschreiben sollen, wird dies auch beim ER-Auftragsabschluss berücksichtigt.
Somit ist sichergestellt, dass auch bei Aufträgen an externe Dienstleistern die Fahrzeugtermine nicht außer Acht bleiben.
Weitere Informationen zu dem Modul WERBAS Fahrzeugtermine sind dem zughörigen Handbuch zu entnehmen.
X-Rechnungsimport
X Rechnungsimport über das WERBAS Hauptmenü
Mit dem Modul ER-Auftrag ist es möglich, Rechnungen externer Dienstleister noch einfacher in WERBAS anzulegen. Dafür kann der “X-Rechnungsimport” verwendet werden.
D.h. liefert der externe Dienstleister/Lieferant seinerseits die Rechnung bereits im normierten Format “X-Rechnung”, kann der gesamte ER-Auftrag relativ schnell erstellt werden. In der Hauptmenüansicht in WERBAS, über das Menü ER-Auftrag gelangt man zum Menüpunkt ER-Auftrag aus X Rechnung importieren.
Es öffnet sich ein Windows-Explorer Dialog, mit dessen Hilfe man zu dem Ordner navigieren kann, in dem die X-Rechnung abgelegt ist.
Dort dann die entsprechende X-Rechnung markieren und mit einem Klick auf “Öffnen” die X-Rechnung in den WERBAS ER-Auftrag importieren.
Da hier schon z.B. auch die ganzen Pflichtfelder befüllt sind, muss beim Auftragsabschluß dann nicht nochmal jedes Datum zugeordnet werden.
Ebenso sind schon alle Positionen im ER-Auftrag angelegt.
Hier müssen einzig noch die Bauteilschlüssel den Positionen zugeordnet werden, da dies kein Bestandteil der X-Rechnung an sich ist.
X Rechnungsimport über Maske <M21101 ER Auftrag Anlage>
Der Import einer X-Rechnung kann auch über die Maske <Maske M21101 ER Auftrag Anlage> erfolgen.
Ab da ist die restliche Bearbeitung des ER-Auftrags wieder Standard.
Sollten beim Import Felder nicht passen, meldet WERBAS die entsprechenden Felder aus der XML-Datei. Hier muss dann manuell nach der Ursache gesucht werden.
Filialen
Fahrzeugzuordnungen
Im Modul ER-Auftrag kann eine Filialzuordnung für Fahrzeuge erfolgen. Dies kann hilfreich sein, wenn ein Unternehmen an verschiedenen Standorten Fahrzeuge tauscht und dann an dem jeweiligen neuen Standort Reparaturen anstehen. So kann dann jeder Standort dem zugewiesenen Fahrzeug ER-Aufträge anlegen.
Um ein Fahrzeug einem Standort zuzuordnen, muss das betreffende Fahrzeug im Fahrzeugstamm geöffnet werden. Hierzu kann über die Maske <M12300 Fahrzeugübersicht> über die Suche das entsprechende Fahrzeug gesucht werden.
Mit einem Doppelklick auf das Fahrzeug öffnet sich die WERBAS Maske <M12301 Fahrzeugstamm>.
Im Reiter “Filialzuordnung” kann das Fahrzeug anderen Filialen mitsamt einem Datum, ab wann das Fahrzeug diesem Standort/Filiale zugeordnet ist, eingestellt werden.
Wenn noch keine Zuordnung erfolgte, ist der Reiter “Filialzuordnung" leer (s. Bild). Um das Fahrzeug nun einer anderen Filiale zuzuordnen, muss zunächst über die Listbox “Filiale” eine Filiale ausgewählt werden.
Zudem muss rechts neben der Filiale ein Datum eingestellt werden, bei “zugeordnet ab”. Hat man diese Einstellung durchgeführt, ist im unteren Teil der Maske <M12301 Fahrzeugstamm> der obere Schalter “Neu” aktiviert worden.
Um die Zuordnung vollständig abzuschließen, muss auf den oberen Schalter “Neu” geklickt und anschließend alles über einen Klick auf dem Schalter “Speichern” gesichert werden.
Es wird in dem Grid unterhalb der Listbox nun ein Eintrag angezeigt.
Sollte dieser falsch sein, kann mit einem Klick auf den Schalter “Löschen” die Eingabe wieder entfernt werden und man kann von neuem beginnen.
Es ist auch möglich, mehrere Einträge im Fahrzeug vorzunehmen. Wenn vorab bekannt ist, dass das Fahrzeug in einem bestimmten Intervall an bestimmten Standorten/Filialen sein soll, kann man das in WERBAS auch schon voreinstellen.
Hierzu wiederholt man diese vorher genannten Schritte, ändert jeweils nur das Datum vom Feld “zugeordnet ab”, dann wird immer ein neuer Datensatz erstellt.
Wichtig! Diese Filialzuordnungen wirken SOFORT! D.h. wird ein Fahrzeug einem anderen Standort zugeschlüsselt und ist das Datum kleiner oder gleich dem Tagesdatum, ist das Fahrzeug ab sofort nicht mehr in der Filiale sichtbar, welcher das Fahrzeug ursprünglich zugeordnet war!
Fahrzeugsuche
Um im Bereich ER-Auftrag Fahrzeuge korrekt zu suchen und vor allem aufgrund der möglichen Zuordnung von Fahrzeugen zu Filialen, muss bei der Suche die Einstellung der Suchmasken korrekt gesetzt werden. Ansonsten werden die Fahrzeuge nicht gefunden. Insbesondere in dem bereits genannten Fall, dass Fahrzeug mit “sofortiger Wirkung” an einem anderen Standort zugewiesen sind.
Da in diesem Fall die Filialzuordnung sofort greift, wird das betreffende Fahrzeug auch nicht mehr in der Maske <M12300 Fahrzeugübersicht> angezeigt.
Um die Fahrzeuge richtig zu suchen, muss also noch zusätzlich die Filiale eingestellt werden bei der Fahrzeugsuche.
Hierzu die Maske <M12300 Fahrzeugübersicht> öffnen. In der Suchmaske ist im Falle von Filialnutzung in der Schalterleiste ein kleines Symbol in Form eines kleinen grün/roten Häuschens.
Klickt man auf das Häuschen, werden alle Filialen angezeigt, die in WERBAS aktuell existieren (das nachfolgende Bild ist nur ein Beispiel!).
Nun kann man entweder selektiv einzelne Filialen mit einem Mausklick, wie hier die Beispiel-Filiale “München” auswählen oder “Alle” anzeigen lassen. Wird “Alle” ausgewählt, werden automatisch alle Filialen aktiviert und so kann in jeder Filiale nach Fahrzeugen gesucht werden.
Somit können Fahrzeuge schnell wiedergefunden werden.
Auftragseröffnung in Filialen
Es ist möglich, wenn Filialen vorhanden sind, dass Aufträge für Eingangsrechnungen als ER-Aufträge in Filialen angelegt werden.
Der Ablauf ist grundsätzlich wie in diesem Handbuch beschrieben, d.h. auch in den Filialen stehen die Masken und Prozesse zur Verfügung.
Folgende Punkte gibt es in Filialen aber zu beachten:
- Meldet man sich in Filialen an, stehen zunächst im Standard nur die Fahrzeuge zur Verfügung, die dieser Filiale zugeordnet sind!
- Um eine bessere Übersicht generell an dieser Stelle zu haben, welche Fahrzeuge in welcher Filiale zugeordnet sind, kann man im Grid in Maske <M12300 Fahrzeugübersicht> die Spalte “Filiale” einblenden. Dann wir d, wenn eine Filiale zugeordnet ist, auch der Name der Filiale angezeigt. Es gilt jedoch zu beachten, dass wenn die Suche in einer Filiale ausgeführt wird, durch die o.g. Vorselektion über das grün-rote Häuschen zunächst nur die Filiale auch aktiv ist, in der man angemeldet ist.
- Sachbearbeiter können in einem ER-Auftrag wie auch bei einem normalen Kundenauftrag zugeordnet werden. So kann später ermittelt werden, wer den ER-Auftrag angelegt hat. Allerdings ist das nur in der Hauptfiliale ohne weitere Einstellungen möglich. In der Hauptfiliale wird im ER-Auftrag immer der Anwender vorgeschlagen, der in WERBAS gerade angemeldet und wenn dieser Mitarbeiter im Personalstamm als “Sachbearbeiter” aktiv ist. Sonst kann aus der Liste manuell ein Sachbearbeiter gewählt werden.
Meldet man sich aber in einer Filiale an, muss man, um als Sachbearbeiter in einem ER-Auftrag wählbar zu sein, im Personalstamm für die entsprechende Filiale aktiviert sein. Ansonsten ist die Listbox “Sachbearbeiter” nicht zu öffnen bzw. man wird nicht in der Listbox rechts (s. nachfolgendes Bild) als Sachbearbeiter angezeigt.
Im Personalstamm, den man über das WERBAS Hauptmenü, dann FIRMA und dem Menüpunkt Personal erreicht, kann man den betreffenden Mitarbeiter per Doppelklick öffnen, um dessen Personalstammdaten zu öffnen. Danach muss im Reiter “Tätigkeit” zum einen der Haken bei Sachbearbeiter gesetzt sein und bei der Listbox “Einsatz in Filiale” muss die entsprechende Filiale angeklickt werden. Vor der Filiale erscheint ein kleine Häkchen als Bestätigung.
Nun ist dieses Personal im ER-Auftrag sichtbar.
Wichtig! Diese Einstellung hat nichts mit der “Benutzerverwaltung” von WERBAS zu tun. Die Benutzerverwaltung von WERBAS steuert, wer sich in WERBAS in welcher Filiale anmelden darf.
Wird ein Mitarbeiter über dem Personalstamm einer Filiale zugeordnet, so kann er nicht einer weiteren Filiale zugeordnet werden. Sollte dies prozesstechnisch beim Kunden erforderlich sein, bleibt hier nu die Möglichkeit, Personal gezielt in einer Filiale ein zweites Mal anzulegen und dann dort auch gleich die Tätigkeit Sachbearbeiter zuzuordnen.
WERBAS.blue
Stand 2024 nicht in WERBAS.blue verfügbar.