Modul Fahrzeugtermine
Einleitung
In WERBAS können Terminregeln - wann an einen Termin erinnert werden soll - definiert
werden. Dies kann nach einem bestimmten Zeitraum , nach einer bestimmten KM-Leistung oder nach einer bestimmten Anzahl Betriebsstunden sein, eine Kombination aus mehreren Abhängigkeiten ist möglich. Einer Terminregel können beliebig viele Bauteilschlüssel und Arbeitsgänge zugeordnet werden. Über diese Zuordnung wird später geprüft, ob über eine Auftragsposition ein Termin fortgeschrieben werden muss. Man kann unterschiedliche Terminarten und deren Regeln definieren.
Termine können im Fahrzeugstamm hinterlegt werden.
Die fälligen Termine können in der Terminliste zusammengestellt werden und daraus über
den Seriendruck oder über Arbeitslisten weiter bearbeitet werden.
Bei der Auftragsanlage wird überprüft, ob ein oder mehrere Termine fällig sind. Ist dies der
Fall, erscheint ein Hinweis auf die fälligen Termine beim Speichern des Auftrags. Wenn man
daraufhin entsprechende Auftragspositionen anlegt und speichert, werden diese Termine
neu fortgeschrieben. Alle Termine können auch manuell gesetzt und fortgeschrieben
werden.
Voraussetzungen
- Der entsprechende Arbeitsgang muss in der Maske [M12560] Arbeitsgang
angelegt sein. - Die Terminregel muss in dieser Maske [M12113] Fahrzeugtermine definiert und
dem Arbeitsgang in der Registerkarte Zugeordnete Arbeitsgänge zugeordnet sein. - Die Terminregel muss dem Fahrzeug in der Maske [M12301] Fahrzeugstamm in
der Registerkarte Termine zugeordnet und letzter Termin muss eingetragen sein.
Anlegen von Fahrzeugterminen
Fahrzeugtermine werden über das Menü Firma → Fahrzeugtermine angelegt, Hier sieht man auch die bereits angelegten Fahrzeugtermine.
Anlegen eines Termins mit zeitlicher Abhängigkeit
Um einen Termin bei dem der Folgetermin um ein zeitliches Intervall (mögliche Zeiteinheiten sind Jahr, Monat, Tag(e)) fortgeschrieben wird anzulegen, klickt man auf den Button Neu und geht wie folgt vor:
Bereich Allgemein
- Terminkürzel im Feld Terminkürzel eintragen, dies muss eindeutig sein.
- Eine aussagekräftige Terminbezeichnung in das Feld Terminbezeichnung eintragen
- Im Dropdown-Menü Fahrzeugart die Fahrzeugarten markieren für die diese Regeln gelten sollen
Bereich zeitlicher Termin
- Das Feld 1 Termin nach legt fest wann der Termin zum ersten Mal fällig ist
- Fortschreibung in legt fest um wie viele Zeiteinheiten der Termin fortgeschrieben wird
- Mit der Fortschreibungsart legt fest von welchem Datum der Termin fortgeschrieben wird, hier stehen 3 Möglichkeiten zur Auswahl.
- letzter Termin schreibt den Termin vom Datum der letzten Fälligkeit fort
- Auftragsbezogen (der Termin wird vom Datum des Auftragsabschlusses bzw. von dem Datum an dem der Button Termin fortschreiben im angewählt wird fortgeschrieben).
- Datum Erstzulassung errechnet aus dem Datum der Erstzulassung und der angegebenen Fortschreibungszeit den neuen Termin
- Warnzeit in Tagen legt fest wie viele Tage vor dem fälligen Termin ein Hinweis auf diese Fälligkeit bei der Auftragsanlage erfolgt.
- Zeiteinheit gibt an ob der Termin in Jahren, Monaten oder Tagen fortgeschrieben wird.
Altersabhängige Terminfortschreibung
Bei Zeitabhängigen Terminen kann es notwendig sein die Terminintervalle mit zunehmendem Alter des Fahrzeugs immer mehr zu verkürzen. Hierzu werden im Register altersabhängige Terminfortschreibung die jeweiligen Fortschreibungszeiträume festgelegt.
Wichtig hierbei ist dass die erste Fortschreibungszeit immer mit 0 beginnt.
Terminart und Terminbasis
Durch das aktivieren einer Terminbasis wird der Termin nicht nur im Register Termin sondern auch in den Standardterminfeldern des Fahrzeugstamms fortgeschrieben.
Standardterminfelder: Hier ist zu beachten dass das Gegenstück zur Terminart Service/Inspektion das Feld n. Kundendienst im Fahrzeugstamm ist.
Anlegen eines Termins nach Laufleistung
Um einen Termin bei dem der Folgetermin über eine Laufleistung (KM oder Betriebsstunden) fortgeschrieben wird anzulegen, klickt man auf den Button Neu und geht wie folgt vor:
Bereich Allgemein
- Terminkürzel im Feld Terminkürzel eintragen, dies muss eindeutig sein.
- Eine aussagekräftige Terminbezeichnung in das Feld Terminbezeichnung eintragen
- Im Dropdown-Menü Fahrzeugart die Fahrzeugarten markieren für die diese Regeln gelten sollen
Bereich km-Termin
- Das Feld 1 Termin nach legt fest wann der Termin zum ersten Mal fällig ist
- Fortschreibung in legt fest um wie viele Zeiteinheiten der Termin fortgeschrieben wird
- Warnung vor legt fest wie viele km vor dem fälligen Termin ein Hinweis auf diese Fälligkeit bei der Auftragsanlage erfolgt.
Bereich Std.-Termin
- Das Feld 1 Termin nach legt fest wann der Termin zum ersten Mal fällig ist
- Fortschreibung in legt fest um wie viele Zeiteinheiten der Termin fortgeschrieben wird
- Warnung vor legt fest wie viele Betriebsstunden vor dem fälligen Termin ein Hinweis auf diese Fälligkeit bei der Auftragsanlage erfolgt.
Terminfortschreibung über Bauteilschlüssel oder Arbeitsgänge
WERBAS ermöglicht es Termine in Abhängigkeit eines im Auftrag verwendeten Arbeitsgangs oder eines im Auftrag verwendeten Artikel automatisch fortzuschreiben. Hier muss einer Terminregel ein Arbeitsgang oder ein Bauteilschlüssel zugeordnet werden. Der Bauteilschlüssel muss in diesem Fall auch in einem oder mehreren Arbeitsgängen oder Artikeln zugeordnet werden.
Direkte Zuordnung eines Arbeitsgangs zu einer Terminregel
Um einen Arbeitsgang einer Terminregel zuzuordnen wechselt man in das Register zugeordnete Arbeitsgänge und klickt hier auf Neu. Es öffnet sich die Maske [M12562] Arbeitsgang suchen, hier kann in der aus den Auftragspositionen gewohnten Form ein oder mehrere Arbeitsgänge gesucht und markiert und übernommen werden. Dies geschieht entweder durch einen Doppelklick auf Arbeitsgang oder der Arbeitsgang wird markiert und über den Button übernehmen übernommen.
Nachdem der Hinweis zur Übernahme bestätigt und die Maske [M12562] Arbeitsgang suchen verlassen wurde sieht man im Register zugeordnete Arbeitsgänge die übernommenen Arbeitsgänge.
Zuordnung eines Bauteilschlüssels zu einer Terminregel
Um einen Bauteilschlüssel einer Terminregel zuzuordnen wechselt man in das Register zugeordnete ein oder mehrere Bauteilschlüssel gesucht, markiert und mit einem Doppelklick übernommen werden.
Fahrzeugtermine in Fahrzeugen anlegen/aktualisieren
Um die angelegten Terminregeln in bereits angelegten Fahrzeugen mit der der Terminregel zugeordneten Fahrzeugart neu anzulegen bzw. dort eine geänderte Terminregel zu aktualisieren klickt man auf den Button in Fahrzeugen anlegen/aktualisieren.
Im nachfolgen Dialog wird besteht die Auswahl zwischen den drei unten abgebildeten Optionen.
Fahrzeugtermine in Fahrzeugen löschen
Um eine bereits in Fahrzeugen hinterlegte Terminart zu löschen klickt man auf den Button in Fahrzeugen löschen.
Nach Bestätigung der unten abgebildeten Fragen werden die Terminregel in den Fahrzeugen entfernt.
Fahrzeugtermine manuell im Fahrzeugstamm anlegen
Um eine Terminart manuell in einem Fahrzeug anzulegen klickt man im Fahrzeugstamm [M12301] im geöffnetem Register Termine auf Neu und wählt in der Maske [M12317] Neue Termine für Fahrzeug einen oder mehrere Terminarten aus um diese mit dem Button auswählen dem Fahrzeug zuzuordnen.
Der neu zugeordnete Termin ist nun im Register Termine sichtbar
Ist in der Terminregel ein Standardterminfeld zugeordnet und dies bereits im Fahrzeug befüllt dann wird das Datum in das Feld nächster Termin übernommen. Sollte einer Terminregel kein Standardterminfeld zugeordnet sein müssen der nächste und der letzte Termin manuell gepflegt werden.
Über den Button ergänzen werden alle für die Fahrzeugart möglichen Terminarten im Register Termine angelegt.
Im Register Termine können auch Termine gelöscht werden. Der Button löschen löscht den markierten Termin, der Button alle löschen löscht alle Termine.
Fahrzeug-Terminübersicht
Über das Menü Stamm → Fahrzeugterminübersicht können Fälligkeiten für Fahrzeugtermine überwacht werden. Hierbei kann die Suche nach den nachfolgend abgebildeten Kriterien eingegrenzt werden. Dabei ist es möglich die Suche z.B. ausschließlich auf aktive Fahrzeuge, überzogene Termine, fällige Termine oder taggenau einzuschränken.
Im Menü der Maske stehen die nachfolgenden Funktionen zur Verfügung
Alle Anzeigen: Zeigt alle Termine an
Layout: Bietet die aus dem WERBAS-Basisprogramm bekannten Funktionen
Drucken: Möglichkeit ein Anschreiben oder eine terminliste zu drucken
Export: Exportmöglichkeit nach Excel, HTML, Text oder csv, Übergang zum Serienbrief
Alle Termine prüfen / korrigieren: Überprüft fehlerhaft angelegte/berechnete Termine und korrigiert diese
Termindefinition: Sprung in die Maske [M12113] Fahrzeug-Termine
Neuer Auftrag: Legt zum markierten Fahrzeug einen neuen Auftrag an
Im unteren rechten Bereich der Maske bietet WERBAS die Möglichkeit Fahrzeuge manuell aus der Selektion auzuschließen oder den Termin im markierten Fahrzeug zu löschen.
Hinweis auf fällige Termine bei der Auftragsanlage in WERBAS
Wird zu einem Fahrzeug mit einem fälligen Termin ein Auftrag angelegt erscheint der nachstehenden Hinweis. Mit einem Klick auf ja können die Terminarten als Hinweis (Textposition) im Auftrag angelegt werden.
Anzeige fälliger Termine in WERBAS.blue bei der Auftragsanlage
Fällige Termine werden bei der Auftragsanlage in WERBAS.blue mit eine Ausrufezeichen gekennzeichnet. WERBAS.blue kennt keine Vorwarnzeit zu den Terminen, daher werden alle Termine im 3. Schritt der Auftragsanlage angezeigt:
Terminfortschreibung über den Auftrag
Die Terminfortschreibung über den Auftrag erfolgt immer in WERBAS, entweder manuell über den Menüpunkt Termine fortschreiben oder beim Abschluss des Auftrags. Voraussetzung hierfür ist dass ein der Terminart zugeordneter Arbeitsgang oder ein zugeordneter Bauteilschlüssel der in einem Arbeitsgang oder Artikel hinterlegt und in den Auftragspositionen erfasst ist.
Manuelle Terminfortschreibung in der Auftragsposition
Die manuelle Terminfortschreibung sollte immer dann verwendet werden wenn ein Auftrag nicht spätestens am Ende des Monats abgeschlossen wird an dem die Prüfung/Arbeit durchgeführt wurde. Damit ist gewährleistet das der Termin exakt festgeschrieben wird. Hier muss im Auftrag auf Termine fortschreiben geklickt werden, die Termine werden dann ab dem Datum gemäß der Regel fortgeschrieben
Die erfolgreiche Fortschreibung wird durch eine entsprechende Meldung bestätigt.
Terminfortschreibung beim Auftragsabschluss
Werden alle Prüfungen in dem Monat durchgeführt in dem auch der Auftrag abschlossen wird, werden die Prüftermine automatisch fortgeschrieben, die erfolgreiche Fortschreibung wird durch eine entsprechende Meldung beim Auftragsabschluss bestätigt.
