Eine E-Rechnung beschreibt ein elektronisches Rechnungsformat, dass im Gegensatz zu klassischen Rechnungen auf Papier oder gängige PDF-Rechnungen, strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält.

Ziel einer E-Rechnung ist, dass künftig Rechnungsdaten nicht mehr per Hand in eine ERP- oder Buchhaltungssoftware überführt werden müssen, sondern automatisch eingelesen werden können, um Arbeit einzusparen und effizienter zu werden.

Damit du weißt was unter "strukturierte, maschinenlesbare Daten" zu verstehen ist, zeigen wird dir hier wie eine E-Rechnung im Vergleich zu einer klassischen Rechnung auf Papier oder als druckbare PDF aussieht. Wie du siehst, sind die Daten so aufbereitet, dass sie leicht von einem Computer verarbeitet werden können, in diesem Beispiel handelt es sich um eine XML-Datei, die dem Standard XRechngung entspricht. Von Menschen ist dies jedoch weniger leicht verständlich. Deshalb bietet die Werkstatt.NXT die Möglichkeit Rechnungen sowohl als PDF als auch als E-Rechnung herunterzuladen.

Verschiedene E-Rechnungsstandards und Syntaxen

Gängige E-Rechnung Standards in Deutschland

Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Standards, die Regeln festlegen, wie eine E-Rechnung aufgebaut sein muss. Das Ziel ist, dass zukünftig E-Rechnungen überall und egal mit welcher Software eingelesen und automatisiert verarbeitet werden können.

Die in Deutschland gebräuchlichsten Standards sind XRechnung und Factur-X (auch ZUGFeRD). Beide dieser Standards erfüllen die Anforderung der EU-Norm EN16931 für E-Rechnungen und sind damit zukunftssicher.

XRechnung

Der XRechnung-Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) verwaltet und ist bei der Rechnungsstellung gegenüber staatlichen Behörden in Deutschland Pflicht. Deshalb unterstützt Werkstatt.NXT diesen Standard bereits.

Eine Rechung, die dem Standard XRechnung entspricht, liegt immer als XML-Datei vor und weist keinen für Menschen leicht lesbaren Teil auf. Darum benötigst du ein zusätzliches Software-Tool, um eine XRechnung leicht verständlich darzustellen.

Factur-X / ZUGFeRD

Der Standard Factur-X bzw. auch ZUGFeRD ist ein deutsch-französischer Standard und wird auf der deutschen Seite vom Forum elektronische Rechnung (FeRD) verwaltet.

Eine Rechnung des Standards Factur-X ist immer eine PDF-Datei, und kann daher auch einfach über eine gängige Software für PDF-Anzeige menschenlesbar geöffnet werden. Die Rechnung enthält darüber hinaus jedoch noch einen zusätzlichen maschinenlesbaren Teil im XML-Format, um die Anforderungen an eine E-Rechnung zu erfüllen.

Die Syntax einer E-Rechnung

Zusätzlich zu den Standards gibt es verschiedene sog. "Syntaxen". Diese definieren die "technische Sprache", also welche "Begriffe" im maschinenlesbaren Teil einer E-Rechnung verwendet werden können und sollen. Ein Standard kann z.B. übe mehrere Syntaxen abgebildet werden.

Du siehst: Das Ganze ist eher technisch, wichtig für dich ist: Es gibt zwei gängige Syntaxen Cross Industry Invoice (CII) und Univerals Business Language (UBL). Eine E-Rechnung, die dem Standard XRechnung entspricht, kann beispielsweise entweder in CII-Syntax oder in UBL-Syntax erstellt werden. In den meisten Fälle ist die Syntax jedoch zweitrangig.

Welche Standards und Syntaxen unterstützt Werkstatt.NXT aktuell?

Aus folgender Liste kannst du erkennen, welche Standards und Syntaxen in Werkstatt.NXT unterstützt werden:

Wir arbeiten auch daran weitere Standards umzusetzen.