WERBAS Handbuch FIBU-Schnittstelle (ASCII)

Anleitung zu <ASCII – Schnittstelle>

Allgemeiner Datenaufbau

Alle von dieser Schnittstelle erzeugten Daten bestehen aus Sätzen. Jeder Satz wiederum

• besteht aus einer minimalen Anzahl von Feldern
• beginnt unmittelbar mit dem ersten Feld und schließt mit dem letzten belegten Feld ab
• wird mit CrLf (0x0d 0x0a) abgeschlossen.

Vor den Daten kann eine beschreibende Kopfbuchungszeile eingefügt werden.
Die Felder untereinander sind mit Hilfe von Feldtrennern separiert. Als Feldtrenner können Sie zwischen Tabulator (0x09 bzw. $09h ), Semikolon und Komma wählen. Feldtrenner können nicht in Feldern enthalten sein. Felder können leer sein.
Alle Feldinhalte sind in lesbarer Form gespeichert. Als Kodierung der Zeichen können Sie zwischen DOS-ASCII(Code Page 850), Windows-ANSI(Codepage 1252) und weiteren Kodierungen wählen.
Die Feldinhalte können bei Bedarf in Hochkomma eingeschlossen werden. Hierbei können Sie zwischen keinen, einfachen und doppelten Hochkomma wählen.
Als Alternative kann auch ein fixes Satzformat gewählt werden. In diesem Fall entfallen die Feldtrenner und Hochkomma, und alle Felder haben immer eine feste Länge.

Feldinhalte können folgenden Formaten entsprechen:

C    ein einzelnes Zeichen    
A    alphanumerische Zeichen, Buchstaben und Sonderzeichen    
D    Datum in der Form TT.MM.JJ (alternativ: TT.MM.JJJJ)    
N    ganzzahliger, vorzeichenloser positiver Wert    [0..9]
G    ganzzahliger, vorzeichenbehafteter Wert    [-][0..9]
R    reelle Zahl mit maximal 2 Nachkommastellen    [-][0..9].[0..9]
r    Reelle Zahl mit 4 Nachkommastellen    [-][0..9].[0..9]

Optionale Feldinhalte sind nicht in jeder Installation gefüllt (abhängig von Modulen, Freischaltungen usw.). Die angegebenen Längen gelten für das Fixe Format, und sind lediglich Maximalangaben für das trennzeichenseparierte Format.

Bewegungsdaten

Die Erzeugung der Buchungen kann in vier semantisch unterschiedlichen Varianten erfolgen, die durch die Wahl zweier Schalter frei gewählt werden kann. Jede Kombination dieser beiden Schalter ist möglich.

Classic & Lexware

Die Option „für Lexware“ ist nur mit einer separaten Lizenz verfügbar. Wird „für Lexware“ nicht gewählt oder steht nicht zur Verfügung, so sprechen wir von Classic. Für beide Versionen werden abweichende beschreibende Kopfbuchungszeilen erzeugt.

Classic

Es werden Einzelbebuchungen von Konten erzeugt. Alle Buchungsvorgänge zerfallen in mindestens zwei Einzelbuchungen. Die wesentlichen Felder in dieser Variante sind:

•    Konto
•    Soll (Betrag)
•    Haben (Betrag)

Alternativ können auch die folgenden Felder ausgewertet werden:

•    Betrag
•    Konto Soll
•    Konto Haben

Die jeweils erste Einzelbuchung stellt das Gegenkonto für alle folgenden Buchungen des gleichen Buchungsvorganges dar. Buchungen mit gleichzeitiger Soll- und Habenbuchung sind unzulässig.

Lexware

Es werden einzeilige Buchungen zwischen zwei Konten und mindestens dreizeilige Splitbuchungen erzeugt. Die wesentlichen Felder in dieser Variante sind:

•    Betrag
•    Konto Soll
•    Konto Haben

Die folgenden Felder können in dieser Variante nicht ausgewertet werden:

•    Konto
•    Soll (Betrag)
•    Haben (Betrag)

Es erfolgt die Verdichtung unechter Splittbuchungen auf jeweils eine Buchungszeile, Splittbuchungen werden immer symmetrisch dargestellt und als Gegenkonto für Splittbuchungen wird kein Erlössammelkonto eingetragen.

Steuerschlüssel oder Steuerbuchung

Die Option „Werte inkl. Steuer“ bewirkt dass der Wert (Betrag, Umsatz, Soll und Haben) von steuerhaltigen Buchungen direkt inklusive Steuer angegeben wird. Hierbei gehört der dazu generierte Steuerschlüssel unverzichtbar zur Buchung, weil nur er kennzeichnet, ob und wie viel Steuer in der Buchungszeile enthalten ist.
In dieser Variante werden keine separaten Buchungen auf die Steuerkonten generiert.
Wird dagegen die Option „Werte inkl. Steuer“ nicht gewählt, so wird der Wert von steuerhaltigen Buchungen exklusive Steuer angegeben und die Einzelbuchung nur informativ mit einem Steuerschlüssel ergänzt.
In dieser Variante werden dann je Beleg separate Buchungen auf die Steuerkonten generiert.

Generell

Alle Buchungen eines Buchungsvorganges werden in Folge gespeichert. Die erste Buchung eines Buchungsvorganges wird extra gekennzeichnet und stellt z.B. bei Rechnungen den Forderungssatz dar. Werden Personenkonten bebucht, so wird dies im ersten Buchungssatz eines Buchungsvorfalls erfolgen. Die direkte Bebuchung von Personenkonten untereinander ist nicht vorgesehen, dies muss stets über ein Interimskonto erfolgen. Alle Buchungen eines Buchungsvorganges haben das gleiche Buchungsdatum und die gleiche Belegnummer. Diese Belegnummer kann sich von der Belegnummer des vorangegangenen und des folgenden Buchungsvorganges unterscheiden. Die Summation aller Soll- und Habenbewegungen der Einzelbuchungen eines Buchungsvorganges ergibt Soll=Haben. Negative Werte in Soll oder Haben werden als Storno bzw. umsatzmindernd interpretiert.

Die Felder 38-40 sind bei verdichteten Buchungen nicht gefüllt.

Ergänzung zur Spalte 8 (Rechnungsart)

Diese Spalte des Buchungssatzes entstammt dem Vorgängersystem von WERBAS, und wurde hier aus Bestandsgründen nachempfunden, auch wenn die neuen Möglichkeiten von WERBAS hier nicht 1:1 abgebildet werden können.
Jede Auftragsart, die den Eigenschaften der ersten vier Spalten (normal, intern, Garantie und Kulanz) dieser Tabelle entspricht erzeugt hier einen der dargestellten Wert zwischen 3 und 30. Somit können diese Eigenschaften eindeutig aus diesen Werten geschlossen werden.
Auftragsarten ohne diese Eigenschaften erhalten entsprechend ihrer internen ID einen der Werte zwischen 35 und 86. Diese Zuordnung ist also von keiner konkreten Eigenschaft der Auftragsart bestimmt, da sich die ID der Auf-tragsarten im laufenden Betrieb nicht mehr ändern aber trotzdem fest. Die Werte für ID=4 werden als Default für ID<4 bzw. ID>10 generiert, da dieses Feld maximal zweistellig definiert ist.
Die negativen Werte -3 bis -6 werden für Eingangsrechnungen generiert, und sind unabhängig von Auftragsarten.
Die Werte 90-99 sind für Kassen- und Zahlungsbuchungen reserviert.
 

Beträge und Konten

• Die Beträge und zugehörige Konten pro (Teil-) Buchungssatz werden in un-terschiedlichen Varianten in die Buchungsdatei eingestellt, damit es externe Entwickler möglichst komfortabel haben.
  Dazu gibt es die Felder 4,5 und 6 für das eine Format (Methode A), respekti-ve die Felder 24,25 und 26 für das andere Format (Methode B).
  Merkmale der unterschiedlichen Methoden:
  In Methode A werden die Beträge in SOLL- und HABEN-Spalten getrennt, die Kontennummern nicht.
  Außerdem ist das Dezimaltrennzeichen in den Feldern 5 und 6 IMMER „.“ (Punkt ohne Anführungszeichen).
• In Methode B werden die Kontennummern in SOLL- und HABEN-Spalten getrennt, die Beträge nicht.
  Das Dezimaltrennzeichen wird hier aus den Systemeinstellungen von Windows ausgelesen und entsprechend eingesetzt.

Stammdaten

Als Stammdaten werden insbesondere Angaben zu Debitoren und Kreditoren unterstützt. Die Weitergabe von Sachkonten per Schnittstelle ist nicht vorge-sehen. Ebenfalls nicht vorgesehen ist das Schreiben von Warengruppen, Lohnindizes u. ä.
Alle Angaben zu einem Personenkonto werden in einem Satz übermittelt. Alle Felder des Satzes werden geschrieben, müssen aber nicht alle ausge-füllt sein.
Ein Stammdatensatz enthält folgende Felder:
 

Realisierung

Eine Erweiterung oder Änderung der beschriebenen Satzformate kann im Zuge der Weiterentwicklung von WERBAS notwendig werden. Neue Felder werden den Formaten immer hinten angefügt. Aus solchen Änderungen kön-nen keinerlei Ansprüche abgeleitet werden.