elektronische Rechnung in WERBAS mit der Schnittstelle XRechnung / E-Rechnung

Anleitung zur Verwendung der Schnittstelle X-Rechnung

Voraussetzung

Um mit WERBAS elektronische Rechnungen erzeugen zu können, muss die Schnittstelle durch einen Servicemitarbeiter der Werbas KSR GmbH eingerichtet worden sein. Weitere Voraussetzung dafür, dass WERBAS eine elektronische Rechnung exportieren kann ist, dass die Einträge im Kundenstamm dafür vorgenommen wurden. Daher ist der erste Schritt, die Eingaben im Kundenstamm vorzunehmen. 

Kundenstamm

Um die entsprechenden Eingaben für bestehende Kunden vornehmen zu können, müssen Sie die Maske [[M12301] Kundenstamm] öffnen, dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Kundenübersicht

Der klassische Weg führt über die Kundenübersicht. Öffnen Sie dafür über das Menü Stamm und den Menüpunkt Kundenübersicht (Tastaturkürzel: Strg+Umschalttaste+K). Suchen Sie dort den betreffenden Kunden, wählen Sie ihn aus und öffnen diesen mittels Doppelklick.  

Schnellanlage

Ein weiterer Weg führt über die Schnellanlage, bei Anlage eines neuen Auftrags. Öffnen Sie über das Menü Auftrag und den Menüpunkt Schnellanlage (Tastaturkürzel: Strg+N) die Maske der Schnellanlage [[M11101] Auftrag Schnellanlage. Tragen Sie dort wie gewohnt das Kennzeichen, die Eigennummer oder bei Aufträgen ohne Fahrzeug den Kundennamen ein, ggf. müssen Sie hier noch genauere Bestimmungen vornehmen, z. B. wenn es mehrere Kunden mit dem gleichen Namen gibt. Bestätigten Sie evtl. auftretende Bemerkungen zu bestehenden Aufträgen, offenen Posten, PopUp zu Hinweisen, usw. bis die Schnellanlage entsprechend mit Kunden- und ggf. Fahrzeugdaten gefüllt ist. Über die Schaltfläche <Kd.-Stamm> oben rechts haben Sie nun die Möglichkeit in den Kundenstamm zu wechseln. 

Auftrag / Auftragspositionen

Ebenfalls besteht die Möglichkeit den Kundenstamm aus der Maske [[M11104] Auftrag und der Maske für die Auftragspositionen [[M11110] Auftragspositionen] zu öffnen. Erstellen Sie dafür über die Schnellanlage wie oben dargestellt einen neuen Auftrag, oder öffnen Sie, wie Sie es bereits kennen, aus der Auftragsübersicht oder der Liste offener Aufträge einen bereits bestehenden Auftrag.

Hier haben Sie jeweils die Möglichkeit, über das Kontextmenü das Menü Kunden zu öffnen und dort entweder den Kunde zum Auftrag oder den Kunde zur Rechnung zu öffnen.

[[M11104] Auftrag

[[M11110] Auftragspositionen]

Wechseln Sie, nachdem Sie den Kundenstamm Maske [[M12201] Kundenstamm geöffnet haben, in den Reiter “elektronische Rechnung”. 

Abhängig von der WERBAS Version finden Sie hier folgende Eingabemöglichkeiten

• Format der elektronischen Rechnung
• Referenz des Käufers (evtl. Leitweg-ID)
• Kundennummer des Verkäufers beim Käufer (dieses Feld ist nur bei aktuelleren Versionen verfügbar)
• Buyer electronic address (Peppol oder EMail) (diese Feld ist erst ab Version 9.4.0 verfügbar)

Format der elektronischen Rechnung:

Auch die hier zur Verfügung stehenden Auswahlmöglichkeiten sind Modul- und Versionsabhängig. In jedem Fall stehen Ihnen die für die Erstellung von elektronischen Rechnungen notwendigen Formate zur Verfügung. Diese sind wie nachfolgend dargestellt:

• UBL - X-Rechnung in Universal Business Language
• CII - X-Rechnung als Cross Industry Invoice

Diese Formate können sowohl für X-Rechnungen an Behörden, wie z. B. THW oder Bundeswehr, als auch für elektronische Rechnungen im B2B-Geschäft (Geschäftskundengeschäften) verwendet werden.

Hier ist es grundsätzlich erforderlich, das Sie das von Ihrem Geschäftspartner (Geschäftskunden/Behörden), in Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung “Käufer” genannt, bevorzugte Format erfragen. Sofern Ihnen hier keine Angaben gemacht werden, oder von Ihrem Käufer alle Formate verarbeitet werden können, wählen Sie UBL als Format aus.

Referenz des Käufers (evtl. Leitweg ID):

Dieses Feld ist aktuell ein Pflichtfeld. Die Erklärung liefert bereits der Text unterhalb des Feldes.

Die Referenz des Käufers wird vom Käufer, also Ihrem Kunden unabhängig davon ob Unternehmer oder Behörde, festgelegt. Hierfür kann Ihr Käufer z. B. Kontaktdaten, Abteilungen, Bürokennungen, Projektcodes, Kostenstellen, o. ä. festlegen. Tragen Sie diese Information hier ein. Öffentliche Auftraggeber verfügen hier über eine sog. Leitweg-ID. Fügen Sie bei Rechnungen an Behörden also hier die Leitweg-ID ein. Sollte Ihr Käufer hier keine Referenz festlegen, so eignet sich hier die Kunden- oder Debitorennummer als Referenz.

Kundennummer des Verkäufers beim Käufer:

Ein Eintrag hier ist nicht zwingend erforderlich und sollte nur auf ausdrücklichen Wunsch des Käufers erfolgen. Hier kann, sofern Ihr Unternehmen als Verkäufer mit seinem Kunden als Käufer eine direkte Geschäfts- und Gegengeschäftsbeziehung unterhält, von Ihrem Käufer gewünscht werden, dass Sie mit Ihrer elektronischen Rechnung die Kundennummer übermitteln, mit der er Sie als Kunden in seinem System führt. Im Regelfall bleibt dieses Feld leer.

Buyer electronic address (Peppol oder EMail):

Mit Einsatz der unterstützten X-Rechnungsversion 3.0.1 ist zwingend eine elektronische Adresse des Verkäufers, sowie eine elektronische Adresse des Käufers zu übermitteln. 

Als elektronische Adresse des Verkäufers übermittelt WERBAS die im Firmenstamm hinterlegte E-Mailadresse.

Über das Auswahlfenster “Buyer electronic address” kann festgelegt werden, welcher elektronische Kontakt als elektronische Adresse des Käufers übermittelt wird. Zur Auswahl stehen:

• 0 - Übergabe E-Mail (Stadard)
• 1 - Für Peppol Leitweg-ID mit Schema 0204
• 2 - Für Peppol UStID mit Schema 9939
• 3 - soll nicht gefüllt werden

Fragen Sie hier bei Ihrem Kunden ab, welchen elektronische Kontakt Sie übermitteln sollen. Bei Behörden sollten Sie “1 - Für Peppol Leitweg-ID mit Schema 0204” einstellen.

Wenn alle Eingaben entsprechend den Vorgaben des Kunden vorgenommen, oder entsprechende Alternativeinträge gemacht wurden, sind die Änderungen über den Button <Speichern> zu bestätigen. Die Voraussetzungen beim Kunden dafür, dass eine elektronische Rechnung erstellt werden kann, sind damit abgeschlossen.

X-Rechnung prüfen

Wurden die entsprechenden Informationen im Kundenstamm eingetragen, vgl. Abschnitt Kundenstamm, steht ab sofort in der Auftragsmaske [[M11104] Auftrag] die Möglichkeit zur Verfügung, die X-Rechnung zu prüfen.

Über die Schaltfläche <X-Rechnung prüfen> kann geprüft werden, ob eine elektronische Rechnung auf Grundlage des vorliegenden Auftrags dem Standard der X-Rechnung entsprechen würde. Diese Prüfung kann beliebig oft wiederholt werden.

Um einen Auftrag, der zwischenzeitlich bearbeitet wurde und fertig zur Faktur ist, zu prüfen, wechseln Sie aus der Auftragsübersicht oder der Liste offener Aufträge über <Auftrag bearbeiten>,  ggf. über die zuletzt bearbeiteten Aufträge, oder aber auch aus den Auftragspositionen über Auftrag in die Maske [[M11104] Auftrag.

Um die Prüfung zu starten, die Schaltfläche <X-Rechnung prüfen> anklicken. Es erscheint die Frage [142181] Frage, ob die X-Rechnung im Zielformat geprüft werden soll. Als Zielformat wird dabei das im Kundenstamm hinterlegte Format angezeigt. Bestätigen Sie diese Meldung über die Schaltfläche <Ja>. 

Als Prüfergebnis gibt es drei Möglichkeiten:

• Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.
• Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, es bestehen jedoch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung.
• Die X-Rechnung kann nicht exportiert werden, da sie Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standars einer X-Rechnung enthält.

…weder Fehler noch Warnungen…

Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält. - stellt den Idealfall dar. Der Auftrag kann abgeschlossen und gedruckt oder per E-Mail versendet und die X-Rechnung exportiert werden.

…es bestehen jedoch Warnungen…

Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, es bestehen jedoch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung. - bedeutet, dass die X-Rechnung zwar exportiert werden kann, aber eben nicht zu 100% den Geschäftsregeln in Bezug auf die Standards entspricht. Hierfür gibt es eine Vielzahl an Gründen, die für eine derartige Meldung verantwortlich sein können. 

Um den genauen Grund für die Warnung zu erfahren, erweitern Sie den Hinweis über Details einblenden.

Die Details werden eingeblendet und zeigen die entsprechende/n Warnung/en an.

In diesem Fall wurde einer Auftragsposition kein Verkaufspreis hinterlegt. Die entsprechende Positionsnummer, hier die Nummer 50, ist ebenfalls in der Meldung aufgeführt. Nach dem Öffnen der Auftragspositionsmaske [[M11110] Auftragspositionen] wird dies ersichtlich. 

Es obliegt Ihnen, die der Warnung zu Grunde liegende Abweichung zu korrigieren. In diesem Fall könnte das entweder durch den Eintrag eines VK erreicht werden, sofern der Nachlass gewollt war, kann der Eintrag eines VK und eines Rabatt in Höhe von 100% Abhilfe schaffen.

Nachfolgendes Beispiel zeigt die Variante mit VK und Rabatt.

Eine im Anschluss erfolgte Prüfung zeigt: Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.

…Fehler bezüglich der Geschäftsregeln…

Der Hinweis - Die X-Rechnung kann nicht exportiert werden, da sie Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält. - zeigt den schlechtmöglichsten Hinweis. In diesem Fall kann keine X-Rechnung exportiert werden. 

Um den genauen Grund für die Warnung zu erfahren, erweitern Sie auch hier den Hinweis über Details einblenden.

Die Details werden eingeblendet und zeigen den/die entsprechenden Fehler an.

Die Details der Meldung zeigen auf, dass dem Auftrag kein Ansprechpartner (Sachbearbeiter) zugeteilt wurde. Da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt ist dieser zu ergänzen. Kann kein Kundenberater oder Sachbearbeiter ausgewählt werden fehlt die Zuordnung im Personalstamm und ist entsprechend vorzunehmen.

Ansprechpartner können hier sowohl Kundenberater als auch Sachbearbeiter sein. Das nachfolgende Beispiel zeigt als Ansprechpartner den Kundenberater.

Eine im Anschluss erfolgte Prüfung zeigt: Die X-Rechnung kann nach Fakturation exportiert werden, da sie weder Fehler noch Warnungen bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthält.

Wichtig!

Sollte ein Auftrag Fehler bezüglich der Geschäftsregeln des Standards einer X-Rechnung enthalten, wird der Abschluss verhindert, d. h. Fehler müssen in jedem Fall korrigiert werden.

WERBAS unterbindet dabei bereits den Abschluss des Auftrages mit folgender Meldung:

Auch diese Meldung kann für Details entsprechend erweitert werden und zeigt dann die genauen Gründe für den Fehler an.

Nach Bestätigung der Meldung mit der Schaltfläche <OK> erscheint die Maske [[M11105] Auftrag abschließen] wie folgt:

 

X-Rechnung exportieren

Automatischer Export

Der Export der elektronischen Rechnung erfolgt automatisch bei Druck der Originalrechnung. 

Schließen Sie dafür Ihren Auftrag nach erfolgter Prüfung wie gewohnt ab und wählen Sie anschließend aus folgenden Optionen “→ Fakturieren und Drucken in einem Arbeitsgang”.

Es öffnet sich der Druckdialog. Im Bereich Kategorie ist bereits “Rechnung drucken" vorausgewählt und im Bereich Druckformulare das oberste Druckformular. 

Das gezeigte Beispiel geht davon aus, dass das Unternehmen für sich eine Kopie drucken möchte und der Kunde eine X-Rechnung erhält. 

Das Standardrechnungsformular ist so eingestellt, dass das Original auf vorgedrucktes Rechnungspapier in Fach 1 und die Kopie auf weißes Papier in Fach 2 gedruckt wird.

Da der Kunde keine Papierrechnung mehr erhält, benötigt das Unternehmen nur noch einen Ausdruck. Somit wird das eigentliche Original der Rechnungsausdruck für das Unternehmen. Daher erfolgt der Ausdruck des Originals nunmehr auf weißes Papier in Fach 2, die Kopie wird auf 0 gestellt (alternativ dazu kann die Kopie auch auf 1 belassen werden und stattdessen auf Nachfrage ob die Kopie gedruckt werden soll, mit <Nein> beantwortet werden). Den Ausdruck nun mit <Drucken> starten.

Nach dem erfolgten Ausdruck erscheint die Meldung, dass die Rechnung erfolgreich exportiert wurde.

Über Details einblenden können Sie sich anzeigen lassen, wohin die Rechnung und das dazugehörige PDF exportiert wurden. Der Pfad für den Export der Dateien wurde in Absprache bei der Einrichtung der Schnittstelle X-Rechnungen durch den Service Techniker der WERBAS KSR GmbH eingetragen.

Merken oder notieren Sie sich den Speicherpfad, sofern Sie, wie im nächsten Kapitel X-Rechnung/PDF-Rechnung ansehen beschrieben, die X-Rechnung und/oder die PDF-Rechnung ansehen möchten. 

Zum Abschluss des Vorgangs bestätigen Sie die Meldung mit <OK>, schließen Sie danach den Druckdialog, die Auftragspositionsmaske und die Auftragsmaske. Damit ist der Vorgang dann abgeschlossen.

Manueller Export

Darüber hinaus gibt Ihnen WERBAS die Möglichkeit die elektronische Rechnung im Nachgang, also nach Erstellung der Originalrechnung, jederzeit erneut zu exportieren.

Dies kann entweder direkt nach dem Druck der Originalrechnung geschehen oder Sie Öffnen dafür einen bereits abgeschlossenen Auftrag erneut. Sie finden die Möglichkeit in der Auftragsmaske [[M11104] Auftrag].

Über die Schaltfläche <Rechnung XML/PDF-Export> können Sie den Export der elektronischen Rechnung jederzeit erneut vornehmen.

X-Rechnung/PDF-Rechnung ansehen

Um im Nachgang die X-Rechnung und die PDF-Rechnung anzusehen, können diese in dem Ordner gefunden werden, der in den Exportdetails angegeben war. Öffnen Sie dazu den Windows Explorer und öffnen Sie den unter Details angezeigten Pfad.

Die Standardeinstellungen beinhalten die Anlage eines Ordners für jeden Kunden in Form von Kundennummer und Kundenname. Beim Export prüft WERBAS, ob es in dem vor eingestellten Pfad bereits einen entsprechenden Ordner gibt. Ist bereits ein entsprechender Ordner vorhanden, verwendet WERBAS diesen. Ist noch kein entsprechender Ordner vorhanden, legt WERBAS diesen neu an.

Nachdem Sie den Ordner geöffnet haben, werden die zu dem Kunden verfügbaren elektronischen Rechnungen (sofern im Windows Explorer die Anzeige der Dateinamenerweiterung eingeschaltet ist erkennbar an der Endung .xml) samt dazugehöriger PDF-Datei angezeigt.

Sofern den Dateiformaten in Windows entsprechende Standardprogramme zugeordnet wurden können Sie die Dateien mit einem Doppelklick auf die jeweilige Datei öffnen.

PDF zur X-Rechnung

XML-Datei zur X-Rechnung:

Versand der Rechnung

Der Versand der X-Rechnung muss derzeit noch manuell erfolgen, d. h. die elektronische Rechnung wird nicht automatisch an den Kunden oder das ZRE versendet. Abhängig von Ihrer WERBAS Lizenz, der aktuell installierten WERBAS Version und des eingesetzten E-Mailclients, stehen Ihnen dafür mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

• E-Mailversand aus WERBAS über die in WERBAS integrierte MAPI-Schnittstelle 
  (setzt einen 32-Bit E-Mailclient voraus, dafür muss der E-Mailclient geprüft werden)
• E-Mailversand aus WERBAS über den neuen E-Mailversand 
  (setzt die Lizensierung und vollständige Einrichtung des neuen E-Mailversandes ab Version 9.3.0 voraus)
• E-Mailversand über Mailclient

E-Mailclient prüfen

Für eine mögliche Verwendung des E-Mailversandes über die in WERBAS integrierte MAPI-Schnittstelle muss einmalig geprüft werden welchen E-Mailclient Sie einsetzen. Nachfolgend zeigen finden Sie die Möglichkeit zur Prüfung der Mailclients Outlook von Microsoft und Thunderbird von Mozilla. Zur Prüfung anderer Mailclients bitten wir Sie, sich an den Hersteller zu wenden.

Outlook

Die Prüfung wird anhand von Outlook 2019 gezeigt, bei älteren Versionen kann die Darstellung abweichen, der Ablauf erfolgt aber analog der gezeigten Schritte.

Starten Sie Outlook. In der Menüleiste oben finden Sie den Eintrag Datei. Darüber können Sie erweiterte Informationen öffnen.

Navigieren Sie danach zum Punkt Office Konto, suchen sie dann nach Info zur Outlook und klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich nun ein Fenster mit den entsprechenden Informationen. 

Steht hier wie im Screenshot dargestellt 32-Bit, können Sie den E-Mailversand über die MAPI-Schnittstelle in WERBAS nutzen. Anderenfalls benötigen Sie min. die WERBAS Version 9.3.0 für den E-Mailversand aus WERBAS heraus. Alternativ können Sie unabhängig der WERBAS Lizenz und WERBAS Version selbstverständlich immer Ihre E-Mails manuell aus Ihrem E-Mailclient versenden.

Mozilla Thunderbird

Navigieren Sie (bei älteren Thunderbird Versionen) über das Menü Hilfe und bei aktuellen Versionen über das Menüund den Menüpunkt Hilfe 

Rufen Sie dann den Punkt Über Thunderbird auf.

In dem sich öffnenden Fenster finden Sie dann die entsprechende Information

Sollten Sie einen E-Mailclient in der 32-Bit-Version verwenden, können Sie E-Mails aus WERBAS heraus über die in WERBAS integrierte MAPI-Schnittstelle versenden. Das entsprechende Mailprogramm muss als “Standard-App” in Microsoft Windows hinterlegt sein.

Sofern Sie über einen Mailclient in einer 64-Bit-Version verfügen, können Sie E-Mails aus WERBAS heraus nur über den neuen E-Mailversand versenden, alternativ dazu bleibt der manuelle Versand aus Ihrem E-Mailclient.

 

 

E-Mailversand über die in WERBAS integrierte MAPI-Schnittstelle

Um den E-Mailversand über die in WERBAS integrierte MAPI-Schnittstelle nutzen zu können, muss hierfür bereits ein Rechnungsformular, welches für den Versand per Mail eingerichtet ist, vorhanden sein (kostenpflichtige Leistung). Ist dies bei Ihnen bereits vorhanden, haben Sie vermutlich schon Erfahrung im Versenden von Rechnungen per Mail aus WERBAS. Darüber hinaus muss im Kundenstamm und dort im Reiter “Elektronischer Rechnungsversand” die für den Rechnungsversand zu verwendende E-Mailadresse hinterlegt sein.

Die gelb markierte Einstellmöglichkeit ist nur bei lizenziertem “neuen” E-Mailversand vorhanden und kann an dieser Stelle außer Acht gelassen werden.

Im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise gibt es einen kleinen Unterschied:
Wie bereits unter X-Rechnung exportieren erwähnt, benötigt WERBAS für die Erstellung der elektronischen Rechnung eine Druckrückmeldung. Daher ist es nicht möglich, wie bisher die Rechnung per Mail zu versenden und dieser Mail dann die elektronische Rechnung anzuhängen, denn zu diesem Zeitpunkt fehlt noch die Rückmeldung über den Druck, welche erst durch den Versand der Mail ausgelöst wird und somit wurde die elektronische Rechnung noch nicht erzeugt.

Um die Mail dennoch aus WERBAS heraus über die integrierte MAPI-Schnittstelle versenden zu können gehen Sie wie folgt vor: 

Schließen Sie Ihren Auftrag ab und folgen Sie dem Dialog auf gewohnte Weise so, dass Sie die Rechnung drucken können (der Dialog unterscheidet sich je nach eingesetzter Version und freigeschalteter Module).

Drucken Sie die Rechnung nach Abschluss für die Rückmeldung an WERBAS einmal aus. Benötigen Sie z. B. eine Ausfertigung für Ihre Unterlagen auf weißem Papier, stellen Sie den Drucker so ein, dass er auf weißes Papier druckt und stellen Sie ggf. die Kopie auf 0. Sofern Sie keinen Ausdruck benötigen finden Sie die entsprechende Vorgehensweise im Kapitel Besonderheiten.

Alternativ dazu können Sie auch bei der Abfrage ob eine Kopie gedruckt werden soll, diese mit Nein bestätigen

Wie beschrieben erhalten Sie anschließend die Meldung, dass der Export abgeschlossen wurde.

Anschließend können Sie nun im Druckdialog das Formular anwählen, welches Sie bisher für den Versand von Rechnungen per E-Mail verwendet haben. Über einen Doppelklick mit der rechten Maustaste können Sie dieses aktiveren und über die Schaltfläche <Senden> an Ihren E-Mailclient übergeben.

Nach der Übergabe öffnet sich der Maildialog Ihres als Standard eingestellten E-Mailclients. (Nachfolgend wird die Vorgehensweise in Outlook beschrieben, verfahren Sie in Ihrem Mailclient analog). Hier könne Sie nun

• die elektronische Rechnung (1.) aus dem entsprechenden Ordner/Verzeichnis einfügen
• eine ggf. vorhandene Signatur (2.) einfügen
• bei Bedarf ein entsprechendes Anschreiben an Ihren Kunden verfassen (3.)

Dies könnte so aussehen (Darstellungsbeispiel).

Anschließend können Sie über die Schaltfläche <Senden> die Mail an Ihren Kunden verschicken.

Alternativ dazu bleibt selbstverständlich die manuelle Versendung über Ihren Mailclient, beachten Sie dazu das Kapitel E-Mailversand über Mailclient.

 

 

E-Mailversand aus WERBAS über den neuen E-Mailversand 

Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre Rechnung aus WERBAS heraus über den “neuen” E-Mailversand versenden können ist, dass der neue E-Mailversand, der ab der WERBAS Version 9.3.0 in WERBAS integriert wurde, lizensiert ist und damit freigeschaltet wird. Darüber hinaus muss der neue E-Mailversand inkl. entsprechender Druckformulare und deren Verwendung für den neuen Mailversand eingerichtet werden - Eine entsprechende Anleitung dazu finden sie hier:

WERBAS//KSR NET - WERBAS Handbuch Modul E-Mail Versand

Dem Kunden muss im Kundenstamm und dort im Reiter “Elektronischer Rechnungsversand” eine E-Mailadresse hinterlegt sein. Zudem muss die Checkbox “Kunde für den Rechnungsversand über den Maildialog freischalten” aktiviert sein.

Wie bereits unter X-Rechnung exportieren erwähnt, benötigt WERBAS für die Erstellung der elektronischen Rechnung eine Druckrückmeldung. Daher ist es nicht möglich, die elektronische Rechnung über die neue Funktion für den neuen E-Mailversand “Fakturieren und per Email versenden in einem Arbeitsgang” zu versenden und dieser Mail dann die elektronische Rechnung anzuhängen, denn zu diesem Zeitpunkt fehlt noch die Rückmeldung über den Druck, welche erst durch den Versand der Mail ausgelöst werden würde und damit auch die elektronische Rechnung, die noch nicht erzeugt wurde.

Über einen Umweg besteht dennoch die Möglichkeit.

Schließen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und folgen Sie dem Vorgang bis die Frage <1577> kommt, was als nächstes erfolgen soll.

Hier unbedingt die Option Fakturieren und Drucken in einem Arbeitsgang wählen.

Daraufhin öffnet sich die Maske Druckformulare und somit der Druckdialog. Als Kategorie sollte “Rechnung drucken” bereits vorausgewählt sein, wenn nicht diese Kategorie auswählen. Drucken Sie die Rechnung nach Abschluss für die Rückmeldung an WERBAS einmal aus. Benötigen Sie z. B. eine Ausfertigung für Ihre Unterlagen auf weißem Papier, stellen Sie den Drucker so ein, dass er auf weißes Papier druckt und stellen Sie ggf. die Kopie auf 0. Sofern Sie keinen Ausdruck benötigen finden Sie die entsprechende Vorgehensweise im Kapitel Besonderheiten.

Beachten Sie bitte, auch hier gilt - hat das verwendete Formular einen Briefkopf hinterlegt, hat auch das zusätzlich zur X-Rechnung erzeugte PDF einen Briefkopf hinterlegt. Hat hingegen das verwendete Formular keinen Briefkopf hinterlegt, ist auch der Hintergrund des zusätzlich erzeugten PDFs weiß.

Hinweis!

Sofern Sie über das Modul Archiv - Dokumentenarchivierung verfügen, sollte Ihr Rechnungsformular so eingestellt sein, dass dieses in das Archiv gedruckt wird. In diesem Fall wird nach dem Druck auch die elektronische Rechnung in das Archiv gespeichert - siehe dazu den Punkt “XRechnung - papierloses Arbeiten mit Archiv” unter Besonderheiten.

 

Alternativ dazu können Sie auch bei der Abfrage ob eine Kopie gedruckt werden soll, diese mit Nein bestätigen

Wie beschrieben erhalten Sie anschließend die Meldung, dass der Export abgeschlossen wurde.

Schließen Sie den Hinweis, den ggf. noch geöffneten Druckdialog und ggf. die Maske [[M11110] Auftragspositionen, um zurück in die Auftragsmaske [[M11104] Auftrag] zu gelangen. Dort kann nun über die Schaltfläche <Versenden> der Mailversand angestoßen werden.

Im Fenster für den Mailversand als erstes das Druckformular auswählen.

Die Auswahl für den Empfänger steht dann automatisch auf Rechnungskunde. Hierbei ist darauf zu achten, dass bei einem abweichenden Rechnungsempfänger diesem im Kundenstamm ebenfalls eine E-Mailadresse im Reiter “Elektronischer Rechnungsversand” hinterlegt sein und dieser für den Mailversand freigegeben sein muss.

Die weitere Bearbeitung unterscheidet sich nachdem, ob Sie über das Modul Archiv - Dokumentenarchivierung verfügen oder nicht.

Vorgehensweise ohne Archiv

Bis WERBAS Version 9.3.2 (Erläuterungen zu späteren Versionen finden sie fort folgend)

Öffnen Sie den Ordner, in dem die zum Auftrag exportierte E-Rechnung und das zugehörige PDF gespeichert wurden und legen Sie diesen so über den Maildialog, dass die das Feld für Anhänge noch sehen können.

Markieren Sie danach die beiden Dateien, halten Sie dafür die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie auf die beiden Dateien. Lassen Sie die STRG-Taste los, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Dateien und halten Sie die Maustaste gerückt. Ziehen Sie die Maus dann in das Feld für Anhänge und lassen Sie die linke Maustaste los. Die Anhänge wurden der Mail hinzugefügt. 

Tipp!

Auf diese Weise können Sie auch weitere Dateien an Ihre E-Mail anhängen, z. B. Prüfbericht, Checklisten, usw.

 

 

Nehmen Sie anschließend bei Bedarf noch weitere Eingaben vor, wie z. B. Cc, Bemerkung zum Versand, zusätzliche Empfänger,… - versenden Sie anschließend die E-Mail über die Schaltfläche <Senden>.

Ab Version 9.4.2

Der Maildialog wurde um die Funktion “Dateiauswahl” ergänzt. Die Dateien müssen dann nicht per Drag&Drop in den Mailanhang gezogen werden, sondern können einfach über die Auswahl ausgewählt werden. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche mit dem Büroklammersymbol und dem Pluszeichen.

Es öffnet sich ein Fenster, navigieren Sie dort zu dem Ordner in den Ihre elektronischen Rechnungen aus WERBAS hin exportiert werden. Wählen Sie dort die Datei mit einem Linksklick aus, die Sie hinzufügen möchten, für mehrere Dateien, z. B. elektronische Rechnung und PDF-Rechnung halten Sie die Steuerungstaste gedrückt. Über die Schaltfläche <Öffnen> fügen Sie die ausgewählten Dateien dem Maildialog hinzu.

Tipp!

Auf diese Weise können Sie auch weitere Dateien an Ihre E-Mail anhängen, z. B. Prüfbericht, Checklisten, usw.

 

 

Nehmen Sie anschließend bei Bedarf noch weitere Eingaben vor, wie z. B. Cc, Bemerkung zum Versand, zusätzliche Empfänger,… - versenden Sie anschließend die E-Mail über die Schaltfläche <Senden>.

 

Vorgehensweise mit Archiv

Öffnen Sie im Maildialog über die Schaltfläche <Auftragsarchivdatei hinzufügen>

die Auswahl für “Archivierte Dokumente” zum Auftrag

Wählen Sie das gewünschte Dokument aus, auch hier können Sie über die gehaltene STRG-Taste mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen. Klicken Sie anschließend auf <Auswahl Übernehmen>

Die auswählten Dokumente werden daraufhin in den Maildialog übernommen. Nehmen Sie anschließend bei Bedarf noch weitere Eingaben vor, wie z. B. Cc, Bemerkung zum Versand, zusätzliche Empfänger,… - versenden Sie anschließend die E-Mail über die Schaltfläche <Senden>.

 

 

E-Mailversand über Mailclient

Die dritte und letzte Möglichkeit elektronische Rechnungen zu versenden ist der manuelle Versand über den E-Mailclient. Hierbei gilt für das PDF wieder: Das zur elektronischen Rechnung erstellte PDF wird mit dem Formular erzeugt, mit dem auch der Ausdruck (Papier, elektronisch per PDF oder in einem anderen Format, per Nulldrucker oder auf andere Weise wie unter dem Kapitel Besonderheiten beschrieben) erfolgt ist. Das bedeutet, hat das verwendete Formular einen Briefkopf hinterlegt, hat auch das zusätzlich erzeugte PDF einen Briefkopf hinterlegt. Hat hingegen das verwendete Formular keinen Briefkopf hinterlegt, ist auch der Hintergrund des zusätzlich erzeugten PDFs weiß.

Die nachfolgende Beschreibung zeigt den Vorgang in Outlook, verfahren Sie in Ihrem Mailclient analog dazu.

Öffnen Sie eine neue Mail in Ihrem Mailclient

Tragen Sie in den leeren Dialog 

folgend Informationen ein:

• Empfängeradresse (1.)
• Betreff (2.)
• ggf. Kundenanschreiben (3.)
• ggf. Signatur, sofern diese nicht automatisch eingefügt wurde (5.) 

und fügen Sie danach noch die elektronische Rechnung und ggf. die Rechnung als PDF als Datei an (5.).

Versenden Sie anschließend Ihre Mail über die Schaltfläche <Senden>.

 

 

Besonderheiten

Da es WERBAS in den unterschiedlichsten Konfigurationen und Konstellationen gibt, treten je nach Grundlizenz, lizenzierten Schnittstellen und Modulen, sowie verschiedenster Installationsszenarien immer Besonderheiten auf. Nachfolgend versuchen wir, auf diese bestmöglich und so umfassend wie nötig einzugehen. Dennoch kann es sein, dass wir hier nicht jedes Szenario darstellen. Sollte Ihnen an dieser Stelle eine bei Ihnen auftretende Beschreibung der Vorgänge fehlen, bitten wir Sie uns dies zu melden.

X-Rechnung - papierloses Arbeiten mit Archiv

Damit WERBAS eine elektronische Rechnung exportieren kann muss eine entsprechende Druckrückmeldung an WERBAS erfolgen. Ab der Version 9.3.1 bietet Ihnen WERBAS die Möglichkeit für papierloses Arbeiten. Voraussetzung hierfür ist die Lizenzierung des Moduls Archiv - Dokumentenarchivierung. 

Um Ihren Rechnungsdruck entsprechend anzupassen, öffnen Sie über das Menü Firma das Untermenü Druckformulare und dort über den Menüpunkt Druckformulare zu Belegarten die Maske [[M21001] Druckformulare zu Belegarten. Navigieren Sie in der Tabelle zur Belegart: Rechnung und öffnen Sie über das kleine Plus diese Belegartgruppe. Wählen sie dann das gewünschte Rechnungsformular aus.

Über die Schaltfläche <Eigenschaften> öffnen Sie die Maske [M21002] Druckformular Eigenschaften, um die Einstellungen für das Druckformular vornehmen zu können.

In der rechten unteren Fensterhälfte können Sie nun, sofern noch nicht erfolgt, die Funktion “Formular an Archiv übergeben” aktivieren, setzen Sie dafür den entsprechenden Haken. Daraufhin wird die Funktion “Archivierung ohne Druck für Fibu-Export” aktiv, setzen Sie auch hier den Haken. Speichern Sie im Anschluss die vorgenommenen Änderungen.

Zukünftig wird für das gewählte Rechnungsformular kein Ausdruck mehr erstellt, das Formular wird nur noch in das Archiv gespeichert und die Daten an den Fibu-Export übergeben.

X-Rechnung - papierloses Arbeiten ohne Archiv

Auch ohne Archiv kann papierlos gearbeitet werden. Voraussetzung hierfür ist ein sog. “Nulldrucker”. Lassen Sie sich diesen von Ihrem IT-Betreuer, vorzugsweise als freigegebenen Drucker auf dem Server, installieren.

Nachdem Sie WERBAS neu gestartet haben sollte Ihnen der “Nulldrucker” dann in WERBAS zur Verfügung stehen.

Wählen Sie dann beim Ausdruck der X-Rechnung den Nulldrucker aus und stellen Sie die Anzahl der Kopien auf Null. 

Alternativ dazu können Sie Ihr Rechnungsformular auch kopieren und z. B. als X-Rechnung mit Logo speichern und dort über die Druckformulareigenschaften die Druckeinstellungen wie folgt vornehmen und speichern:

X-Rechnung - an Behörden mit Anhang

Rechnungen an Behörden müssen seit 2020 über die Zentrale Rechnungs Eingangsstelle, kurz ZRE des Bundes eingereicht werden. Dort können Sie die von WERBAS erstellte *.xml-Datei hochladen. Hierbei gibt es allerdings eine Besonderheit. 

Einige Behörden fordern zu der Rechnung zusätzliche Informationen wie z. B. Prüfberichte zur HU, Check- und/oder Wartungslisten, usw. an. Im ZRE gibt es jedoch Stand 11/2024 keine Möglichkeit, zusätzlich zur elektronischen Rechnung noch Dateien hochzuladen. Daher ist es erforderlich, diese Dateien in die elektronische Rechnung einzubetten. 

Dies erfordert das WERBAS Modul Archiv - Dokumentenarchivierung, denn über das WERBAS Archiv können in einem nachträglichen Export noch Dokumente in die eigentliche elektronische Rechnung eingebettet werden. Fügen Sie die erforderlichen Dokumente in das Archiv zum Auftrag ein und starten Sie dann den manuellen Export (vgl. gleichnamiges Kapitel).

Nachdem Sie den manuellen Export gestartet haben, öffnet sich die Maske [M20026] XRechnung … im Format … exportieren? (die ersten … stehen dabei für die Rechnungsnummer und die zweiten … für das im Kundenstamm hinterlegte Format).

Wählen Sie das Dokument, oder die Dokumente, die Sie in die elektronische Rechnung einbetten möchten,.nIben gezeigtem Bild ist es der Prüfbericht. Bestätigen Sie danach mit der Schaltfläche <Ja> d,as ssie die vorhandene Dateien überschreiben möchten. WERBAS meldet anschließend den erfolgreichen Export.

Während der erneute Export auf das erstellte PDF keine Auswirkung hat, erfolgt hingegen in der *.xml-Datei eine entsprechende Änderung, das gewählte Dokument bzw. die gewählten Dokumente werden mittels Code in die elektronische Rechnung eingebettet.

Wird die elektronische Rechnung nun in das ZRE hochgeladen, werden die eingebetteten Daten ebenfalls übermittelt und damit die ggf. zusätzlich gewünschten Unterlagen.

Da dies nun die aktuell gültige elektronische Rechnung ist, sollte die zuvor automatisch erstellte elektronische Rechnung manuell aus dem Archiv gelöscht werden.

X-Rechnung PDF mit Logo

Wie im Kapitel X-Rechnung exportieren / automatischer Export bereits beschrieben exportiert WERBAS die elektronische Rechnung im PDF-Format mit dem Rechnungsvordruck, der für den Rechnungsdruck gewählt wurde. Wünschen Sie dabei ein PDF mit Ihrem Briefkopf, muss hierfür ein gesondertes Rechnungsformular für die X-Rechnung angelegt werden.

Voraussetzung dafür ist, dass Ihnen Ihr Briefpapier im PDF-Format vorliegt, max. Größe 500 KB. Dieses stellt Ihnen in der Regel Ihr Dienstleister, der für Sie Ihre Geschäftsunterlagen druckt, zur Verfügung. Bitte sehen Sie von eingescannten Dokumenten ab, da sich dies meist auf die Qualität der PDF-Rechnung negativ auswirkt.

Für die Einrichtung ist Ihnen unsere Formularabteilung gerne behilflich. Dieser Service ist, je nach Aufwand, u. U. kostenpflichtig.