Hinweis
Die folgenden Informationen wurden sorgfältig zusammengetragen und auf Richtigkeit geprüft. Sie stellen jedoch nur Auszüge aus den GoBD und anderen Gesetzestexten dar. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und für die Richtigkeit der Angaben kann aufgrund der Komplexität der Sachverhalte keine Gewähr übernommen werden.
Im Zweifelsfall fragen Sie bei dem Datenschutzbeauftragten Ihres Bundeslandes bzw. bei Ihrem Finanzamt oder Steuerberater nach.
Die GoBD spricht nie von Löschen. Der Steuerbehörde geht es darum, dass für sie wichtige (steuerrelevante) Belege lange genug aufbewahrt werden, um ggf. Geschäftsvorfälle über diesen Zeitraum hinweg nachvollziehen/nachverfolgen zu können. Deshalb bezieht sich der Begriff "Aufbewahren" immer auf die GoBD.
"Löschen" ist ein Begriff aus der DS-GVO und bezieht sich ausschließlich auf den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Aufbewahrung in GoBD
Hier muss unterschieden werden zwischen
- den steuerrelevanten Belegen, die für die Steuerprüfung vorgelegt werden müssen und
- den Nachweisdokumenten, mit denen bei der Steuerprüfung die ordnungsgemäße Buchführung belegt wird.
Im Folgenden wird deshalb zwischen Belegen und Nachweisdokumenten unterschieden.
Was sagen die GoBD zur Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht gilt für steuerrelevante Belege sowie für die Nachweisdokumente.
Was sagen die GoBD zur Aufbewahrungsfrist und wie lange gilt sie?
- Die GoBD nennen keine exakten Aufbewahrungsfristen für Belege,
sondern sie verweisen auf das Steuerrecht, das für die jeweiligen Belege gilt,
z. B. Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch, etc.
Dort sind die Aufbewahrungsfristen detailliert geregelt. - Sinngemäß muss das Nachweisdokument genauso lange aufbewahrt werden,
wie die Belege aufbewahrt werden müssen, die durch das Programm generiert werden.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind u. a. in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch geregelt.
| Aufbewahrungsfrist | Beispiele für Belege |
| Zehn Jahre | Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Unterlagen zur Zollanmeldung und Rechnungen |
| Reduzierte Frist von sechs Jahren | Gilt für alle anderen steuerrechtlich relevanten Geschäftsunterlagen. |
| Beachten Sie hierbei den Beginn des Steuerjahrs. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater oder schlagen Sie in den jeweiligen Gesetzestexten nach. | |
Was sagt GoBD zum Löschen von Belegen und Nachweisdokumenten?
Mit Löschen ist hier das Vernichten der Belege gemeint, bei Papierbelegen z. B. durch den Aktenvernichter, bei digitalen Belegen durch das endgültige Löschen vom Speichermedium.
Löschen von Belegen
Nachweisdokumente und Belege können nicht gelöscht werden, solange die Aufbewahrungsfrist greift.
Nach Ablauf der belegspezifischen Frist kann dieser gelöscht / vernichtet werden.
Löschen von Nachweisdokumenten
Da die Nachweisdokumente benötigt werden, um zu zeigen, dass jeder Geschäftsvorfall korrekt bearbeitet wurde, müssen sie solange aufbewahrt werden wie der Geschäftsvorfall.