Ergebnis
Adressen sollen bereinigt werden:
- Es soll ‘nur’ der Ansprechpartner verschoben werden
- Einzelne Adressen, die bereits bekannt sind, sollen zu einer Adresse zusammengeführt werden
- Es sollen alle doppelt erfassten Adresseinträge (Adressen-Dubletten) gefunden und bereinigt werden
Adressen Management - Einstellungen
Alle Funktionen zur Bereinigung von Adressen finden Sie in den Einstellungen des Adressen Managements.
Ihre Vorgehensweise hängt davon ab, welches Ergebnis Sie erreichen möchten.
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Ansprechpartner zu einer anderen Adresse verschieben
Wie Sie vorgehen, wenn Sie einen Ansprechpartner einer anderen Adresse zuordnen möchten, finden Sie im Artikel “Ansprechpartner in andere Adresse verschieben”.
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Einzelne Stammadresse löschen, Anhänge verschieben
Wie Sie vorgehen, wenn Sie nur einzelne, bereits bekannte Adressen-Dubletten zusammenführen möchten, finden Sie im Artikel “Einzelne, bekannte Adressen-Dubletten zusammenführen”.
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Mehrere Adressen-Dubletten bereinigen
Benutzen Sie diese Funktion, wenn Sie alle doppelt erfassten Adresseinträge auffinden und mit dem Zusatzprogramm "Dubletten Manager" überarbeiten möchten, bevor Sie sie bereinigen.
Wie Sie vorgehen, um Ergebnis 3 zu erreichen, wird in diesem Artikel beschrieben.
Vorarbeit
Das Bereinigen / Löschen von Kundendaten ist immer kritisch.
Wichtig ist, dass Sie auf jeden Fall vor der Löschung von Daten eine zusätzliche Datensicherung erstellen.
- In der Praxis stellt sich in vielen Fällen im Nachhinein heraus, dass die vermeintlich doppelte Adresse doch eine andere Bedeutung oder Verwendung hatte.
- Gehen Sie aus diesem Grund sehr sorgfältig mit diesen Funktionen um.
Bei der Bereinigung von mehreren Adressen unterstützt Sie das Zusatzprogramm “Dubletten Manager”. Im Folgenden wird seine Anwendung erläutert.
Vorgehensweise -
Alle doppelt erfassten Adresseinträge auffinden und bereinigen
Sie möchten alle doppelt erfassten Adresseinträge auffinden und mit dem Zusatzprogramm "Dubletten Manager" überarbeiten, bevor Sie sie bereinigen.
Führen Sie diese Schritte aus:
- Doppelte Einträge im Adressen Management suchen und speichern
- Doppelte Einträge mit dem Dubletten Manager bearbeiten
- Doppelte Einträge im Adressen Management bereinigen
1. Doppelte Einträge suchen und speichern
Sie wissen nicht, wie viele Adresseneinträge doppelt sind und möchten eine Liste mit allen Adressen-Dubletten erstellen.
Funktion “Adressen-Dubletten suchen" öffnen
Öffnen Sie unter Stammdaten | Einstellungen | CRM-Bereich das Adressen Management.
In “Einstellungen” klicken Sie im Register “Allgemein” im unteren Bereich auf “Adressen-Dubletten suchen”.
“Doppelte Adressen suchen” öffnet sich in einem neuen Fenster.
Diese Funktionen stehen zur Verfügung:
- Einstellungen
- Dubletten suchen
- Liste als xml-Datei speichern
- Suchlauf laden
- Suchlauf fortsetzen
- Liste drucken
Bevor Sie einen Suchlauf starten, legen Sie in den Einstellungen die Kriterien für die Suche fest. Mit Starten eines Suchlaufs werden die deaktivierten Schaltflächen aktiviert.
Im Folgenden werden die Funktionen erläutert. Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf eine Funktion, um direkt zum Kapitel zu gelangen.
Einstellungen
In den Einstellungen können Sie die Kriterien beeinflussen, mit denen eine Adresse als Dublette gefunden wird. Je Kriterium wird festgelegt, wie viele Punkte für die jeweilige Übereinstimmung vergeben werden.
- Damit eine Adresse als doppelte Adresse in die Liste auf genommen wird, muss Sie mindestens 75 Punkte erreichen.
- Die voreingestellten Punkte für Kriterien können Sie anhand Ihrer Anforderungen ändern.
- Wird für ein Kriterium eine Übereinstimmung gefunden, werden dafür die hier definierten Punkte vergeben.
Bitte beachten Sie: Es erfolgt kein Vergleich auf eine "Anzahl an übereinstimmenden Zeichen", sondern es wird der komplette Eintrag geprüft.
Für diese Kriterien können Sie die Punktzahl festlegen; in Klammern ist der Defaultwert angegeben:
- Name (20)
- Vorname (15)
- Straße (25)
- Haus-Nr. (25)Postleitzahl PLZ (30)
- Ort (15)
- Telefonnummer Tel. Nr. (20)
- E-Mail-Adresse (50)
Die Option “Mandantenübergreifend suchen?” ist standardmäßig aktiviert.
Empfohlen werden diese Punktzahlen:
- Name (30)
- Vorname (20)
- Straße (25)
- Haus-Nr. (5)Postleitzahl PLZ (5)
- Ort (5)
- Telefonnummer Tel. Nr. (20)
- E-Mail-Adresse (75)
Beispiele für Sucheinstellungen
Beispiel 1: Standardmäßig sind für
- einen übereinstimmenden Name 20 Punkte,
- die Hausnummer 25 Punkte und
- die übereinstimmende PLZ 30 Punkte
festgelegt. Die Summe dieser drei Werte ergibt gesamt 75 Punkte.
Beispiel 2: Es wurden Übereinstimmungen
- der E-Mail-Adresse mit 50 Punkten und
- der PLZ mit 30 Punkten festgestellt.
Die Summe dieser beiden Werte liegt über 75 Punkten.
Adressen, die diesen Beispielen entsprechen, werden dann als vermeintliche - also zu prüfende - Dubletten gelistet.
“Dubletten suchen” starten
Nachdem Sie die Einstellungen geprüft und ggf. angepasst haben, klicken Sie auf “Dubletten suchen”, um den Suchlauf nach doppelten Einträgen zu starten.
Hinweise
- Je nach Datenbestand kann der Suchlauf sehr lange dauern.
- Beim Suchlauf selbst werden keine Daten verändert, es werden lediglich Adressen gesucht, welche vermeintlich doppelt erfasst wurden.
- In der Ansicht werden während des Suchlaufs die gefundenen Adressen aufgelistet.
- Sie können einen Suchlauf jederzeit abbrechen, das aktuelle Ergebnis speichern und später wieder fortsetzen.
Ein Fortschrittsbalken zeigt Ihnen den Status des Suchlaufs an. Bestätigen Sie die Infobox, die Ihnen den den Abschluss des Suchlaufs anzeigt, mit “OK”.
Mit Fertigstellen des Suchlaufs werden die Funktionen “Liste speichern” und Liste drucken" aktiviert.
Liste als xml-Datei speichern
Die Default Werte der Punktezahlen können durchaus zu vielen vermeintlichen Treffern führen; deshalb sind die Einstellungen kundenindividuell abzustimmen.
Speichern Sie die Suche mit Klick auf “Liste Speichern” (1) ab. Wählen Sie einen Speicherort und Dateinamen sowie den Dateityp “xml-Format” (2).
Suchlauf laden
Mit dieser Option öffnen Sie den Windows Explorer und können gespeicherte Listen / Suchläufe zum Weiterbearbeiten wieder laden.
Suchlauf fortsetzen
Wurde ein Suchlauf mit “Abbrechen” unterbrochen, kann er durch erneutes Klicken von “Dubletten suchen” fortgesetzt werden. Die bisher gesammelten Ergebnisse des Suchlaufs bleiben erhalten und das System setzt den Suchlauf fort, wenn Sie mit “Ja” bestätigen.
Optional können Sie mit “Nein” einen neuen Suchlauf starten.
Liste drucken
Durch Klicken auf “Liste drucken” öffnen Sie eine Druckvorschau. Sie können durch das Dokument blättern und es drucken, exportieren oder als PDF-Anhang per E-Mail versenden.
Mit “Exit” oder durch Klick auf das “x” schließen Sie die Vorschau.
2. Im Dubletten Manager Aktionen für die doppelten Einträge auswählen
Installationspfad öffnen
Nachdem Sie eine xml-Datei mit Adressen-Dubletten erzeugt haben, gehen Sie zur Bereinigung mehrerer Adressen wie folgt vor.
Nutzen Sie das Zusatzprogramm Dubletten Manager; dieses Programm wird mit dem Setup von VCS installiert.
Sie finden den Dubletten-Manager im Installationspfad des VXS,
z. B. C:\Program Files (x86)\KSR\VIS
Der Installationspfad kann je nach Version des Betriebssystems und der Software anders sein.
Dubletten Manager öffnen, xml-Datei laden
Öffnen Sie mit einem Doppelklick das Programm.
Hinweis: In den Schritten “Entscheiden, wie mit den Adressen verfahren werden soll ” und “xml-Datei mit anderem Namen speichern” werden noch keine Daten verändert!
Nachdem Sie den Dubletten Manager geöffnet haben, laden Sie die von Ihnen vorher gespeicherte xml-Datei mit Klick auf “Datei öffnen”.
Entscheiden, wie mit den Adressen verfahren werden soll
Im obersten Bereich befinden sich Register, in die die Adressen durch die Entscheidung verschoben oder kopiert werden.
Nach dem Öffnen befinden sich alle Adressen im Register “Offen”, da noch nicht entschieden ist, wie mit ihnen verfahren werden soll.
Unter den Registern sehen Sie die Adressen.
Markieren Sie im oberen Bereich eine Adresse, werden im unteren Bereich die von der Suche ermittelten vermeintlichen Adress-Dubletten zu dieser Adresse angezeigt, im Beispiel wurde zur Adressen-Nr. 9 eine Dublette gefunden.
Hinweis: Nur die Adressen im oberen Bereich können in die Register verschoben werden. Die Adressen im unteren Bereich werden mit der Markierung gekennzeichnet, bleiben jedoch in dieser Ansicht.
Mit einem Rechtsklick auf die obere oder die untere Adresse wird ein Kontextmenü geöffnet mit diesen Entscheidungsvarianten / Aktionen:
Beim Öffnen des Kontextmenüs erkennen Sie am Häkchen, welche Aktion ausgewählt wurde. Durch Klick auf die Aktion kann diese rückgängig gemacht werden und die Adresse wird wieder in den Reiter “Offen” verschoben bzw. das Symbol der Aktion wird entfernt.
| Aktion | Erläuterung |
| Erledigt |
Diese Aktion kann nur in der oberen Adresse ausgeführt werden.
|
| Löschen |
Diese Aktion kann nur in der unteren Adresse ausgeführt werden.
Löschen kann rückgängig gemacht werden durch Klick auf die Aktion “Löschen” im Kontextmenü. Häkchen und Löschsymbol werden nicht mehr angezeigt. |
| Nachfrage |
Die Adresse wird mit einem roten Ausrufungszeichen markiert und in den Reiter “Nachfrage” verschoben.
|
| Notiz |
Es öffnet sich eine Eingabe, in der Sie eine Notiz erfassen können.
|
| --- |
Wählen Sie nichts, bleiben beide Adresse unverändert erhalten. |
xml-Datei mit anderem Namen speichern
Nachdem Sie die Angaben, was mit den Adressen geschehen soll, hinterlegt haben, speichern Sie die Datei unter einem anderen Dateinamen ab!
Die Originaldatei bleibt so gesichert und ggf. kann noch auf die Daten zugegriffen werden.
3. Adressen-Datenbank bereinigen
Achtung - In den folgenden Schritten werden Daten verändert!
Es wird dringend empfohlen, vor der Ausführung eine Datensicherung zu erstellen.
Mit der Funktion “Adressen-Dubletten bereinigen” führen Sie die im Dubletten Manager hinterlegten Aktionen zu den Adressen aus.
“Adressen-Dubletten bereinigen” öffnen
- Öffnen Sie unter Stammdaten | Einstellungen | CRM-Bereich das Adressen Management.
Im Register “Anhänge von Adressen verschieben” finden Sie im mittleren Bereich die Möglichkeit, die überarbeitete Datei zu bereinigen.
Hinweistext: Hier können Sie Ihre Adressen-Dubletten mittels einer Batch-Datei automatisch bereinigen lassen.
Diese Batch-Datei können Sie sich bei der Adressen-Dubletten Suche erstellen lassen und mit dem Dubletten Manager überarbeiten.
“Adressen-Dubletten bereinigen” starten
- Klicken Sie auf “Adressen-Dubletten bereinigen”. Der Windows Explorer öffnet sich.
- Wählen Sie die xml-Datei aus.
Bitte beachten Sie: Mit Klick auf “Öffnen” wird ohne Nachfrage die Bereinigung gestartet.
-
Die Entscheidungsvarianten / Aktionen, die im Dubletten Manager hinterlegt wurden, werden in einem Lauf ausgeführt.
Bereinigungslauf ist abgeschlossen
- Eine Infobox informiert Sie über das erfolgreiche Abschließen des Laufs.
- Optional können Sie eine Log-Datei des Bereinigungslaufs öffnen.
3. Schließen Sie “Einstellungen” des Adressen Managements mit “Abbruch” oder mit Klick auf “x” .
4. Schließen Sie die “Einstellungen” der Stammdaten mit Klick auf “x”.