Einleitung
Um zu verhindern, dass zu einem Schaden / Reparatur versehentlich mehrere Aufträge erfasst werden, wurde mit der VCS Version 2.16. explizit eine Prüfung auf offene Aufträge eingebaut. Vorhandene Aufträge werden bei der Neuanlage angezeigt.
Mit der VCS Version 2.18 wurden die vorhandenen Prüfungen erweitert und noch besser an betriebsübliche Abläufe angepasst.
Wann gilt ein Auftrag als “offen”
Die Kriterien, nach denen ein VCS-Auftrag als offen gilt, sind:
- Kunde ist nicht die "Barverkaufsadresse"
- Nicht gedruckt
- mit einem Status <= Rechnung / Interner Auftrag und
- Erstelldatum jünger als 2 Monate
- Bereits gedruckt
- aber noch nicht abgerechnet, d. h. Status < nicht gedruckte RE bzw. <> gedruckte IA und
- Druckdatum jünger als 6 Monate
- Aktiv, d. h. die Option “Inaktiv” ist nicht gesetzt
Nachfolgend sind die Fälle aufgeführt, in denen das Programm prüft, ob zum Kunden bzw. Fahrzeug bereits ein ähnlicher offener Auftrag vorhanden ist und in denen dann ggf. eine Warnung ausgegeben wird.
Damit die Warnung auf einen offenen Auftrag nicht versehentlich weggeklickt wird, muss mit der Eingabe eines Codes bestätigt werden, dass trotz eines offenen Auftrags zu diesem Fahrzeug ein neuer Auftrag angelegt werden soll.
Wann wird auf offene Aufträge geprüft?
Es wird an zwei Stellen geprüft:
- Prüfung bei Neuanlage eines Auftrags
- Prüfung im Auftrag
Zum Anlegen eines neuen Auftrags stehen Ihnen diese Möglichkeiten zur Verfügung:
- Anlage direkt in der Auftragsliste (VCS, AMG)
- Anlage über die Adress- oder Ansprechpartnerliste (VCS)
- Anlage über die Kundenfahrzeugliste (VCS)
- Anlage über Auftragsimport (DRA, Schadensteuerung, Booklyn, AMG etc.)
Egal aus welcher VCS-Ansicht Sie einen neuen Auftrag erstellen, es wird immer die Auswahl für Adresse und Fahrzeug geöffnet.
Ansprechpartner - Fahrzeug Auswahl - Übersicht
Nach Klick auf “Neu”, z. B. in der Auftragsliste sowie der Auswahl des Auftragsstatus wird “Ansprechpartner - Fahrzeug Auswahl” geöffnet.
Hier werden in drei Bereichen diese Daten aufgelistet:
- Adressen (1a)
- Fahrzeuge (2a)
- Offene Aufträge zur Adresse oder zum Fahrzeug (3).
(1b) Mit Klick auf “Adresse” übernehmen Sie nur die ausgewählte Adresse zum neuen Auftrag.
(1c) Zur markierten Adresse wird eine Info über die Offenen Posten angezeigt. Durch Klick auf die Schaltfläche wird die Ansicht “Offene Posten” geöffnet.
(2b) Mit Klick auf “Fahrzeug” übernehmen Sie das ausgewählte Fahrzeug zum neuen Auftrag. Als Adresse wird die Barverkaufsadresse übernommen.
(3) Offene Aufträge zur Adresse werden hier aufgelistet.
Wichtig! Sollte hier ein offener Auftrag für die gewählte Adresse stehen, kontrollieren Sie, ob dies nicht bereits der Auftrag ist, den Sie soeben anlegen möchten. Nur wenn dies nicht der Fall ist, legen Sie wirklich einen neuen Auftrag an.
Wichtig: Diese Liste ist nicht bezogen auf das gewählte Fahrzeug, sondern nur auf die gewählte Adresse.
(4) Um das Fahrzeug und die dazugehörige Adresse zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Alles übernehmen”.
Wichtig! Werden mehrere Fahrzeuge eines Kunden aufgelistet, ist immer das oberste Fahrzeug markiert.
Wählen Sie das Fahrzeug für diesen Auftrag aus, in dem Sie es durch Anklicken blau markieren.
(5) Mit Klick auf “Barverkauf” wird ein Auftrag mit der Barverkaufsadresse ohne Fahrzeug erstellt.
(6) Weitere Optionen, die zur Verfügung stehen, sind:
- Formularliste zur Adresse öffnen
- Wechselschaltfläche “Reparatur- Teileauftrag”
- Auftrag aus Fahrzeugschein neu anlegen mit dem Fahrzeugschein Scanner
- Status für Rep.-Auftrag ändern duch Klick auf eine der Optionen
- KV Kostenvoranschlag
- AB Auftragsbestätigung
- GA Gewährleistungsantrag
- LI Lieferschein
- IA Interner Auftrag
- RE Rechnung
- GU Gutschrift
- Status für Teile-Auftrag ändern duch Klick auf eine der Optionen
- T-KV Kostenvoranschlag
- T-AB Auftragsbestätigung
- T-LI Lieferschein
- T-RE Rechnung
- T-GU Gutschrift
- Adresse / Fahrzeug neu anlegen
Was wird bei der Neuanlage geprüft?
- Adresse: Offene Aufträge zur Adresse werden angezeigt, ein zusätzlicher Warnhinweis mit Codeeingabe bei Übernahme der Adresse erfolgt nicht.
- Fahrzeug: Offene Aufträge zum Fahrzeug werden anhand dieser Überprüfung ermittelt:
- der Fahrgestell-Nr.,
- des Kennzeichens
- der Fahrgestell-Nr. und
des Kennzeichens bei Übernahme eines Fahrzeugs aus der Fahrzeugliste
- Wird mit der Adresse “Barverkauf” ein Auftrag angelegt, erfolgt keine Prüfung der Fzg.-Kriterien, da hier die Auswahl eines Fzg. nicht möglich ist.
Fzg. mit gleicher Fahrgestell-Nr. (VIN) gefunden
Gibt es einen offenen Auftrag für eine identische VIN in einem Stammfahrzeug, erhalten Sie diese Warnung:
Achtung: Für dieses Fahrzeug existiert ein offener Auftrag welcher in der Auftragsliste unten dargestellt wird (sofern nicht durch Filter ausgeblendet)!
Soll zusätzlich ein neuer Auftrag erstellt werden, geben Sie den nachfolgenden Code ein, um die aktuelle Aktion fortzusetzen, andernfalls klicken Sie 'Abbrechen' um zur Auswahl zurückzukehren.
Bitte folgenden Code eingeben ‘xxxx’ um die Aktion zu bestätigen.
Fzg. mit gleichem Kennzeichen gefunden
Gibt es einen offenen Auftrag für ein Fahrzeug mit dem gleichen Kennzeichen, erhalten Sie diese Warnung:
Achtung: Im offenen Auftrag (xx) wird das gleiche Kennzeichen verwendet! Hierbei handelt es sich um KEIN Stammfahrzeug.
Soll zusätzlich ein neuer Auftrag erstellt werden, geben Sie den nachfolgenden Code ein um die aktuelle Aktion fortzusetzen, andernfalls klicken Sie Abbrechen' um zur Auswahl zurück zu kehren.
Bitte folgenden Code eingeben 'xxxx' um die Aktion zu bestätigen.
Was wird im Auftrag geprüft?
Im Auftrag wird bei der Eingabe der Fahrgestell-Nr., des Kennzeichens und beim Öffnen der Fzg. Liste geprüft, ob es ein Stammfahrzeug mit identischer VIN bzw. identischem Kennzeichen gibt. Bei Übernahme des Stammfahrzeugs wird geprüft, ob es offene Aufträge zu diesem Fzg. gibt.
Fzg. mit gleicher Fahrgestell-Nr. (VIN) gefunden
1. Gibt es ein Stammfahrzeug mit der gleichen VIN, erhalten Sie diesen Hinweis:
Zu dieser Fahrgestellnummer wurde ein Stammfahrzeug gefunden! Wollen Sie dieses in den Auftrag übernehmen?
Prüfen Sie die erfasste Nummer und wählen Sie “Ja” zum übernehmen oder “Nein”, um die VIN zu ändern.
2. Übernehmen Sie mit “Ja” das Stammfahrzeug prüft VCS, ob es einen offenen Auftrag zum Fahrzeug gibt.
Gibt es einen offenen Auftrag, erhalten Sie diese Warnung:
Achtung: Für dieses Fahrzeug existiert ein offener Auftrag!
Soll das Fahrzeug trotzdem in den Auftrag übernommen werden?
Geben Sie den nachfolgenden Code ein, um die aktuelle Aktion fortzusetzen.
Bitte folgenden Code eingeben ‘xxxx’ um die Aktion zu bestätigen.
Fzg. mit gleichem Kennzeichen gefunden
1. Gibt es ein Stammfahrzeug mit dem gleichen Kennzeichen, erhalten Sie diesen Hinweis:
Zu diesem Kennzeichen wurde ein Stammfahrzeug gefunden! Wollen Sie dieses in den Auftrag übernehmen?
2. Übernehmen Sie das Stammfahrzeug, wird geprüft, ob es einen offenen Auftrag zum Fahrzeug gibt.
Gibt es einen offenen Auftrag, erhalten Sie diese Warnung:
Achtung: Für dieses Fahrzeug existiert ein offener Auftrag!
Soll das Fahrzeug trotzdem in den Auftrag übernommen werden?
Geben Sie den nachfolgenden Code ein, um die aktuelle Aktion fortzusetzen.
Bitte folgenden Code eingeben ‘xxxx’ um die Aktion zu bestätigen.
Übernahme des Fzgs aus der Fzg. Liste
Übernehmen Sie über die Schaltfläche “Fzg. Liste” in den Fahrzeugdaten ein Fahrzeug, wird bei der Übernahme Stammfahrzeugs geprüft, ob es offene Aufträge zu diesem Fzg. gibt.
Gibt es einen offenen Auftrag, erhalten Sie diese Warnung:
Achtung: Für dieses Fahrzeug existiert ein offener Auftrag!
Soll das Fahrzeug trotzdem in den Auftrag übernommen werden?
Geben Sie den nachfolgenden Code ein, um die aktuelle Aktion fortzusetzen.
Bitte folgenden Code eingeben ‘xxxx’ um die Aktion zu bestätigen.
Optional: Prüfung ausschalten
Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn wenige Mitarbeiter zuständig sind für die Auftragserstellung und so immer der Überblick gewährleistet ist, ob es zum Kunden bzw. zum Fahrzeug offene Aufträge gibt.
Wechseln Sie zum Menüpunkt “Stammdaten” und öffnen Sie “Einstellungen”.
In der Kategorie “Auftrag/Fakturierung” wählen Sie “Kalkulations-Einstellungen”.
Im Register “Allgemein” gibt es diese beiden Optionen für die Neuanlage eines Rep.-Auftrags:
Default Status bei Rep.-Auftrag neu
Hier können Sie den Status voreinstellen, mit dem der Auftrag geöffnet werden soll.
Prüfung bei Auftragsneuanlage auf offene Aufträge ausschalten
Aktivieren Sie diese Option, wenn keine Warnungen ausgegeben werden sollen. Die Option gilt nur für den Benutzer.
