Funktion des EPC-QR-Codes
Der QR-Code für Deutschland und Österreich nennt sich EPC-QR-Code. Wie er funktioniert, ist auf Wikipedia unter folgendem Link beschrieben:
https://de.wikipedia.org/wiki/EPC-QR-Code
Im Code ist auch die Angabe eines Verwendungszwecks erforderlich. Dafür kann entweder die international übliche „RF Creditor Reference“ nach ISO 11649 verwendet werden oder ein unstrukturierter Text.
Die Abkürzung RF steht für "Reference". Da die Creditor Reference in der Schweiz von VCS bereits für die QR-Rechnung genutzt wird, hat KSR sich auch beim EPC-QR-Code für die Creditor Reference entschieden.
Zudem hat sie sich bei der Übertragung als sehr robust bewährt im Vergleich zu einem unstrukturierten Text.
Aufbau der RF Creditor Reference
Die Creditor Reference wird aus drei Blöcken gebildet. Vorne stehen immer die Buchstaben „RF“. Danach folgt eine zweistellige Prüfziffer.
Als dritter Block wird die eigentliche Referenz eingefügt, die nur eine Ganzzahl sein kann. Hierfür wird die Vorgangsnummer der Rechnung verwendet. Also nicht die ganze Rechnungsnummer, sondern nur der Zähler der Rechnung, die sog. Vorgangsnummer.
In der Schweiz wird dieses Verfahren von VCS bereits seit fast zwanzig Jahren genutzt für den Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) sowie bei dessen Nachfolger, der QR-Rechnung.
Beispiele zur RF Creditor Reference
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, eine eindeutige Rechnungsnummer zu erzeugen. Dies geschieht mit Hilfe einer Zählnummer, der sogenannten Vorgangsnummer.
- Wird als Rechnungsnummer nur die Vorgangsnummer 1306 verwendet, ergibt sich die Creditor Reference: RF501306
- Wird aus der Vorgangsnummer 1306 z. B. die Rechnungsnummer 2023-1306 erzeugt, ergibt sich die Creditor Reference: RF501306
Die Vorgangsnummer wird in Stammdaten | Einstellungen | Auftrag/Fakturierung “Vorgangs Status” erstellt.
Mehr Informationen zur Vorgangsnummer finden Sie im Artikel "Anleitungen zum Jahreswechsel - Re-Nummer in VCS anpassen".
Inhalt des EPC-QR-Codes
Nachdem der Code mit dem Mobiltelefon gelesen wurde, wird er in Klartext angezeigt, so dass nochmals die Richtigkeit der Überweisung geprüft werden kann.
| Inhalt des Codes |
| Service Tag (fester Wert) |
| Version 002 |
| Zeichencodierung 1=UTF-8 |
| Dreistelliger Code zur Identifikation |
| BIC der Empfängerbank |
| Name des Zahlungsempfängers |
| IBAN des Zahlungsempfängers |
| Zahlungsbetrag |
| Creditor Reference (Verwendungszweck) |
Vorgangsnummer aus RF-Prüfnummer extrahieren
In der Praxis kann es vorkommen, dass Sie die Vorgangsnummer benötigen, die in der RF-Prüfnummer enthalten ist.
Das Fibu Buchhaltungsprogramm FEX exportiert die Referenz.
Wird diese in die Buchhaltung importiert kann mit dem Verwendungszweck, der über den Banktransfer zur Werkstatt “zurück” kommuniziert wird, direkt verglichen und zugeordnet werden.
Möchten Sie aus der RF Creditor Reference die Vorgangsnummer extrahieren, müssen Sie die ersten vier Zeichen abschneiden.
Haben Sie in der Buchhaltung die Vorgangsnummer aus der Rechnungsnummer herausgeschnitten, können Sie jetzt ebenfalls Werte direkt vergleichen und zuordnen.