Modul Serienbriefe

Datenschutz-Einstellungen gemäß DSGVO

Die Selektionen von Kunden und Fahrzeugen für die WERBAS-Serienbriefe berücksichtigen den jeweils aktuell gültigen Stand der europäischen Rechtsnorm DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Das bedeutet, dass die Datenschutzeinstellungen im Kundenstamm von WERBAS auch für die Serienbriefe Anwendung finden. Darum sollte sichergestellt sein, dass diese Einstellungen jederzeit korrekt sind. Für eine DSGVO-konforme Selektion wird empfohlen, die entsprechenden Einstellungen bei der Serienbrieferstellung zu setzen bzw. zu berücksichtigen. Die datenschutzrechtlichen Einstellungen können bei der Serienbrieferstellung auch übergangen werden. Davon wird jedoch abgeraten. 

Weitergehende Themen, wie beispielsweise eine vom Kunden unterschriebene datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen, werden hier nicht weiter behandelt und vorausgesetzt. Bei Fragen hierzu sollte sich der WERBAS-Anwender an seinen Datenschutzbeauftragten wenden. Bei Fragen rund um den Datenschutz in WERBAS hilft die WERBAS-Hotline weiter. 

Die Vorgehensweise zur Setzung der datenschutzrechtlichen Einstellungen in WERBAS ist folgende: 

• In der Maske [[M12201] Kundenstamm] zum Reiter Datenschutz wechseln. 
• Der Aufbau der Maske kann je nach WERBAS-Lizenz variieren. Jedoch immer vorhanden sind die beiden ersten Spalten. Die Bezeichnungen Intern für die linke Spalte und Extern für die rechte können je nach Lizenz auch anders lauten. Grundsätzlich bezieht sich die linke Spalte immer auf den WERBAS-Anwender und die rechte Spalte auf Dritte im Sinne des Datenschutzes. 
• In beiden Spalten die Checkboxen für Post und ggfs. für E-Mail aktivieren. 
• Das Ablaufdatum setzen. Dabei achten, dass es in der Zukunft liegt, damit die vom Kunden genehmigten Datenschutzeinstellungen im Serienbrief greifen. Ist das Ablaufdatum erreicht oder überschritten, werden die Datenschutzeinstellungen wirkungslos. Somit auch für den Serienbrief, wenn die Selektion DSGVO-konform durchgeführt wird. 

Serienbrief-Selektion

Im nachfolgenden Beispiel wird ein Serienbrief auf Basis des Fahrzeugtermins HU (Hauptuntersuchung) erstellt. Die Vorgehensweise für die Selektion der Kunden- und Fahrzeuge ist folgende: 

Über das Hauptmenü den Punkt Stamm – Serienbrief anwählen. 

Es öffnet sich die Maske [[M12001] Serienbrief]. Hier können verschiedene Suchkriterien für eine Serienbrieferstellung eingestellt werden. 

Hinweis: Die Anzahl der verfügbaren Reiter / die Darstellung der Maske kann von der nachfolgenden Abbildung abweichen, da der Masken-Aufbau von den lizenzierten Modulen abhängig ist. Immer vorhanden sind die Reiter Kunde, Fahrzeug und Fzg-Termine. 

Die Datenschutzeinstellungen im Reiter Kunde bei den Blöcken Intern und Extern beeinflussen das Suchergebnis. Es gibt drei mögliche Einstellungen, die es in beiden Blöcken gibt: 

• Alle 
  Wenn dieses Radiobutton aktiviert ist, werden die Datenschutzeinstellungen im Kundenstamm bei einer Kunden-/Fahrzeugselektion nicht berücksichtigt. 
• Keine Sperre 
  Wenn diese Radiobutton aktiviert ist, werden die Einstellungen im Datenschutz berücksichtigt, d.h. im Kundenstamm ist hinterlegt, dass der Kunde zugestimmt hat, für Werbezwecke und ähnliches kontaktiert zu werden. 
  Beim Block Intern ist dieser Punkt erweitert um die Trennung zwischen Post und Email. Hier kann eine Checkbox gesetzt werden, um zu entscheiden, was bei der Suche berücksichtigt werden soll. Möchte man nur Briefe an Kunden versenden, die dem auch zugestimmt haben, muss der Haken bei Post gesetzt werden. Möchte man alternativ oder zusätzlich E-Mails versenden, muss der Haken bei Email gesetzt werden. 
• Sperre 
  Diese Einstellung berücksichtigt alle Kunden, die eine Sperre bei den Datenschutzeinstellungen haben. Die Selektion kann beispielsweise verwendet werden, um eine Übersicht der Kunden zu bekommen, die bisher noch keine Datenschutzerklärung abgegeben haben oder um diese Kunden gezielt darauf anzusprechen. 

In diesem Beispiel wird der Datenschutz-Block Extern ignoriert – es sollen nur die Datenschutzeinstellungen betrachtet werden, die sich auf den Betrieb des WERBAS-Anwenders beziehen, d.h. das, was im Kundenstamm beim Block Intern aktiviert ist. Andernfalls würde sich das Suchergebnis ggfs. weiter einschränken. Daher ist hier beim Block Extern der Radiobutton Alle aktiviert. 

Hinweis: Hier muss beachtet werden, dass sofern der WERBAS-Anwender einer Marke angehört, die Einstellungen beim Block Extern ggfs. mitberücksichtigt werden müssen. 

In diesem Beispiel wird eine DSGVO-konforme Selektion erstellt, die nur solche Kunden enthält, die der Kontaktierung per Post zugestimmt haben. 

Beim Block Kundenauswahl wird der Radiobutton nur mit Fzg. aktiviert, da ein HU-Anschreiben diese Einstellung voraussetzt. 

Im nächsten Schritt wird der Zeitraum für die Hauptuntersuchung (HU) eingegrenzt. Hierzu zum Reiter Fzg.Termine wechseln und in den Feldern HU von und HU bis den Anfang und das Ende des Zeitraums im Format MM.JJ eingeben. Per Mausklick auf den Button Suchen wird die Selektion gestartet. 

Es wird eine Liste mit Kunden- und Fahrzeugdaten erstellt und angezeigt. 

Hinweis: Im rechten unteren Eck der Maske wird ein kleiner Lauf-Balken angezeigt. Dieser ist solange sichtbar, bis die Selektion komplett durchgelaufen ist. 

Nachdem die Selektion durchgelaufen ist, kann der Serienbrief erstellt werden. 

Möglichkeiten der Serienbrief-Erstellung

WERBAS bietet zwei Möglichkeiten, einen Serienbrief zu erstellen: 

• Anhand von in WERBAS eingerichteten Druckformularen 
• Anhand von Microsoft-WORD-Vorlagen, die auf dem lokalen Client-PC in einem speziellen Unterverzeichnis des Verzeichnisses WERBAS gespeichert sind, und einer aus WERBAS exportierten Steuerdatei, die in Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen eingelesen wird 
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Serienbrief mit WERBAS-Formulare

In WERBAS können Serienbriefe gedruckt werden, die mit dem integrierten Formulargenerator von List & Label erstellt wurden. Das (die) Serienbrief-Formular(e) kann (können) je nach Kundenwunsch individuell gestaltet werden. 

In der Maske [[M12001] Serienbriefe] nach der Selektion der Kunden- und Fahrzeugdaten auf den Menüpunkt Drucken klicken. Es öffnet sich der Druckdialog. Hier das gewünschte Serienbrief-Formular auswählen und auf den Button Drucken klicken. 

Je nach Menge der in der Selektion enthaltenen Kunden- und Fahrzeuge kann es einen Moment dauern, bis der Ausdruck aufbereitet und ausgeführt wird. 

Optional kann vor dem Ausdruck der Dokumente eine Prüfung derselbigen durchgeführt werden. Per Klick auf den Button Vorschau werden alle Serienbriefe auf dem Bildschirm angezeigt. 

Serienbrief mit Steuerdatei und Microsoft Word-Vorlagen

Steuerdatei

Für diese Variante der Serienbrief-Erstellung wird eine Datei aus WERBAS benötigt. Nach Durchlauf der Selektion werden die (Kunden- und Fahrzeug-) Daten in eine Steuerdatei exportiert. Diese liegt in einem lokalen Verzeichnis oder auf einem Netzwerklaufwerk zur weiteren Bearbeitung durch ein Fremdprogramm wie beispielsweise Microsoft Word. Die Vorgehensweise wird im Folgenden beschrieben. 

In der Maske [[M12001] Serienbriefe] nach dem Durchlauf der Selektion und Anzeige des Selektionsergebnisses auf den Menüpunkt Export klicken. 

Es öffnet sich ein Untermenü. Es enthält u.a. die Menüpunkte: 

• Steuerdatei (Kunden- und Fahrzeugdaten) 
• Steuerdatei (nur Kunden) 

In diesem Beispiel werden sowohl die Kunden- als auch die Fahrzeugdaten benötigt. Es wird davon ausgegangen, dass noch keine Steuerdatei existiert. Darum den Menüpunkt Steuerdatei (Kunden- und Fahrzeugdaten) – Steuerdatei neu/überschreiben auswählen. 

Es öffnet sich der Windows-Explorer. Hier das gewünschte Verzeichnis wählen, in das die Steuerdatei exportiert werden soll. 

In diesem Beispiel gibt es auf Laufwerk C: ein Verzeichnis mit dem Namen Serienbriefe und darin wird die Steuerdatei mit dem Namen SerienBr.ws gespeichert. Der Name der Steuerdatei kann, sofern gewünscht, geändert werden. Die Endung muss jedoch immer .ws lauten. Auf Speichern klicken und die darauf erscheinende Frage mit Ja beantworten. 

Die Steuerdatei wird exportiert und es erscheint folgender Hinweis: 

Es öffnet sich nun Microsoft Word oder ein anderes in Windows verknüpfte Programm, in welchem die aus WERBAS exportierten Daten überarbeitet werden können. Sofern das nicht gewünscht ist, kann dieser Schritt folgendermaßen abgeschaltet werden: 

In der Menüleiste den Menüpunkt Export – Einstellungen wählen. 

Es öffnet sich die Maske [[12004] Einstellungen Serienbriefe]. Hier bei der Option nach Export Datei mit verknüpftem Programm starten den Haken entfernen. 

Wichtiger Hinweis: Dieser Bereich ist sensibel, deswegen dürfen hier keine weiteren Änderungen vorgenommen werden. 

Schließlich per Mausklick auf den Button Speichern die Änderung aktivieren. Danach kann mit der Serienbrieferstellung fortgefahren werden. 

Microsoft Word-Vorlagen

In WERBAS gibt es standardmäßig vier Mustervorlagen in Form von einfachen Microsoft-Word-Dokumenten. Sie haben eine gewisse Anzahl an Seriendruckfeldern eingebettet und können als Grundlage für weitere Serienbrief-Vorlagen dienen. Sie sind im folgenden lokalen Verzeichnis abgelegt: 

Laufwerk:\Program Files (x86)\WERBAS\WerbasWeb\Client\Config\Vorlagen\ 

Auf die Vorlagen kann in der Maske [[12001] Serienbriefe] über den Menüpunkt Vorlagen zugegriffen werden. 

Es werden folgende vier Vorlagen angezeigt: 

• FZ 
• Kunden 
• HU 
• AU 

Alle vier Vorlagen können per Mausklick geöffnet und auch direkt bearbeitet werden. 

In diesem Beispiel wird die Vorlage HU gewählt. Beim Aufruf kommt eine Meldung, die mit Ja beantwortet wird. 

Daraufhin erscheint nachfolgend abgebildetes Fenster. Hier auf den Button Datenquelle suchen… klicken. 

Es öffnet sich der Windows-Explorer. Hier rechts unten die Option Alle Dateien einstellen, zur gespeicherten Steuerdatei navigieren und diese auswählen. 

Es erscheint das Fenster Dateikonvertierung – SerienBr. Hier auf OK klicken. 

Daraufhin öffnet sich Microsoft Word und zeigt das Musterschreiben für HU (Hauptuntersuchung) an. Sollte dieses Programm auf dem betreffenden PC fehlen, muss das installiert werden, da sonst keine weitere Bearbeitung möglich ist. 

Hier können nach Belieben Änderungen vorgenommen werden, wie beispielsweise den Text ändern, Bilder und/oder weitere Seriendruckfelder hinzufügen etc. Sobald die Änderungen gespeichert werden, ist der Brief beim nächsten Aufruf in der geänderten Form vorhanden. 

Wichtiger Hinweis: Die Änderungen an dieser Stelle erfolgen immer lokal. Das bedeutet, dass bei einem Wechsel des Arbeitsplatzes nicht mehr auf die angepasste Vorlage zugegriffen werden kann. Es empfiehlt sich, die angepassten Vorlagen von Zeit zu Zeit zu sichern, damit sie bei einem technischen PC-Problem oder Rechnertausch nicht verloren gehen. 

Druckprozess

Der Serienbrief aus Microsoft Word wird folgendermaßen ausgeführt: 

In der Microsoft-Word-Vorlage auf den Menüpunkt Sendungen klicken. 

Auf Wunsch können vorhandene Seriendruckfelder entfernt und neue eingefügt werden. Um ein neues Feld einzufügen, mit der Maus an die Stelle klicken, an der es eingefügt werden soll. 

Auf den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen klicken. 

Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen aus WERBAS exportierten Datenfeldern. Das gewünschte Seriendruckfeld per Mausklick auswählen. 

Das ausgewählte Seriendruckfeld ist eingefügt worden und wird als Platzhalter-Feld angezeigt. 

Auf dieselbe Art und Weise können weitere Seriendruckfelder eingefügt werden. 

Nachdem alle gewünschten Seriendruckfelder eingefügt bzw. die nicht gewünschten entfernt worden sind, kann der Serienbrief auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden, bevor er gedruckt wird. Diesbezüglich auf den Schalter Vorschau Ergebnisse klicken. 

Dabei werden die eingefügten Seriendruck-Platzhalter-Felder mit den entsprechenden Kunden- bzw. Fahrzeugdaten aus der Steuerdatei gefüllt. 

Mit Hilfe der Navigationsschalter kann in den Serienbriefen geblättert werden. 

Der Ausdruck des Serienbriefes erfolgt durch Klick auf den Menüpunkt Fertig stellen und zusammenführen. 

Es öffnet sich ein Untermenü. Hier auf den Punkt Dokumente drucken klicken. 

Es erscheint der Dialog Seriendruck an Drucker. Hier können Eingrenzungen für den Druck vorgenommen werden. 

Nach dem Klick auf OK öffnet sich der Windows-Druckdialog. Hier den gewünschten Drucker auswählen und mit per Klick auf OK bestätigen. 

Der Serienbriefdruck wird durchgeführt. Nachdem er durchgeführt worden ist, kann die Microsoft Word-Vorlage geschlossen werden. Sofern Änderungen vorgenommen worden sind, erscheint die entsprechende Abfrage: