WERBAS Handbuch
IVECO Garantie
Einleitung
Die IVECO Schnittstelle Garantie ermöglicht es den IVECO Partner über WERBAS Garantieanträge abzuwickeln.
Anwendung der Garantieabwicklung - IVECO Garantie
Nachfolgend wird der Ablauf einer Garantieabwicklung in einzelnen Schritten beschrieben:
Auftragserstellung, Erfassung Auftragspositionen – IVECO Garantie
Um eine Garantie, Kulanz oder eine Berechnung im Rahmen des Wartungsvertrages an IVECO zu senden, wird ein entsprechender Auftrag benötigt. Dafür mit STRG+N oder über das Menü Auftrag den Menüpunkt Schnellanlage auswählen, um die Maske [[M11101] Auftrag Schnellanlage] zu öffnen. Dort das betreffende Fahrzeug auswählen und die Auftragsart auf IVECO Garantie, IVECO Kulanz oder IVECO WRV einstellen. Danach den <Auftrag speichern> um die Anlage des Auftrages fertig zu stellen.
Im Anschluss über den Schalter <Auftragspositionen> in die Maske [[M11110] Auftragspositionen] wechseln. Eine u. U. aufkommende Meldung und/oder die Maske [[M11245] Datenweitergabe] zur Kenntnis nehmen und ggf. entsprechende Schritte unternehmen.
In der Maske [[M11110] Auftragspositionen] wurde an oberster Stelle bereits eine Textposition mit Informationen zum Fahrzeughalter angelegt.
Grundlegend werden für jeden Schadensfall der mit diesem Auftrag gemeldet werden soll, eine oder mehrere Textpositionen zu Schadenbeschreibung, Ursache und Behebung benötigt. Gleichzeitig darf pro Auftrag nur eine Auftragsart verwendet werden, daher sind ausschließlich Schäden zu erfassen, die der Auftragsart entsprechen, also z. B. für die Auftragsart „IVECO Garantie“ nur Garantieschäden, bei Auftragsart „IVECO WRV“ nur WVR-Schäden.
Dem Auftrag sind im Zuge der Reparatur die entsprechenden Positionen zuzufügen.
Auftragsabschluss – IVECO Garantie
Die Positionen sind dann pro Schadenfall über den Menüpunkt Gruppieren im Kontextmenü zu einer Gruppe zusammenzufassen.
Hier lassen sich bereits eine Lohnposition (ein Arbeitsgang) als Hauptarbeit und
eine Ersatzteilposition (ein Artikel) als Schdenverurs. Teil festlegen.
Zudem kann auch die Auftragsart geändert werden.
Hinweis:
Warum verschiedene Auftragsarten für (WRV = Langenau // GA/KU = Großhändler)
- Gibt Probleme bei der Abrechnung.
- Kulanz und Garantie in einem Auftrag möglich, ist aber nicht zu empfehlen, da die Abrechnung unterschiedlich lange dauern kann
Um alle wesentliche Garantiedaten auch schon im Auftrag zu pflegen zu können, ohne erst in die IVECO Garantie wechseln zu müssen, wurden im Gruppenkopf diese Felder entfernt und unter den Menüpunkt IVECO die Möglichkeit geschaffen direkt in die Garantieverwaltung zu gelangen.
Ablauf Eingabe der Garantiedaten direkt im Auftrag:
- Übergabe der Garantie in die Garantieverwaltung mit den Menüpunkt Garantie
- Wechseln über den neuen Menüpunkt IVECO / IVECO Garantieschäden direkt in die Schäden.
Nun können alle Eingaben für alle Gruppen direkt bearbeitet werden.
Nachdem alle Schadenfälle bearbeitet wurden, wird der Auftrag abgeschlossen und die Monteure zugeordnet. Durch den Abschluss wird der Garantie-, Kulanz- oder WRV - Auftrag an das Garantiesystem IVECO erneut übergeben. Auch eine Zeitdatenliste kann bei Abschluss erstellt werden.
Hinweis:
Den Auftrag nur abschließen oder offenlassen und keine Rechnung drucken!
So kann nach Erhalt der Gutschrift von IVECO der Auftrag an die Gutschrift angepasst werden -> Damit stimmt die Rechnung mit der Gutschrift überein.
Wurde die Bearbeitung bereits direkt aus den Auftrag gemacht, dann beim Auftragsabschluss bitte diesen nicht überschreiben lassen.
Bearbeitung der Anträge im Garantiesystem - IVECO Garantie
Über das Menü Auftrag, das Untermenü Garantie und den Menüpunkt IVECO-Garantieübersicht kommt man in die Maske [[M11235] IVECO Garantie Übersicht und damit in das IVECO Garantiesystem in WERBAS. Es wird folgendes Bild angezeigt:
Hier kann über die Auftragsnummer von WERBAS der Garantievorgang gesucht werden.
Im unteren Bereich der Maske finden sich einige Buttons.
<Garantie löschen>
Der selektierte Garantieantrag wird gelöscht.
Hinweis:
Button Garantie löschen ist nur dann aktiv, wenn alle Datumsfelder im Garantieauftrag älter als 180 Tage sind und der Garantiestatus auf löschen steht.
<Garantien in Sendedatei>
Der oder die selektierten Garantieanträge werden in die STRCLAIM Datei geschrieben.
Hinweis:
Garantieanträge müssen komplett bearbeitet sein, ansonsten ist eine Erstellung der STRCLAIM Datei nicht möglich
<Garantie bearbeiten>
Der selektierte Garantieantrag wird zur Bearbeitung geöffnet. Anträge können auch per Doppelklick in die Liste geöffnet werden.
Vervollständigung der Anträge - IVECO Garantie
Nun müssen die Daten in den Anträgen vervollständigt werden. Öffnen Sie hierzu den Antrag mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile, oder mit einem Klick auf die Schaltfläche <Garantie bearbeiten>.
Die Maske [M11236] IVECO Garantiekopf wird geöffnet.
- Tätigkeit:
Festlegung Art der Tätigkeit z.B. Garantie, WRV und Teilegarantie.
Dementsprechend werden die Register „Garantie und Teilegarantie“, „zu W+R“ oder „zu Teilegarantie“ aktiv oder inaktiv geschaltet um zusätzliche Daten aufzunehmen. - Fahrleistung (= KM Stand aus dem Auftrag)
- Fahrgestellnummer (kommt aus den Fahrzeugstamm)
- Modell (= kommt aus den Fahrzeugstamm)
- Schadensdatum (=Auftragsdatum)
- Reparaturbeginn (erste Stempelung auf den Auftrag durch Werbas Zeiterfassung)
- Reparaturende (letzte Stempelung auf den Auftrag durch Werbas Zeiterfassung)
- PIC (kommt aus dem Fahrzeugstamm Herstellerfelder)
- VAN (kommt aus dem Fahrzeugstamm Herstellerfelder)
- Gewährleistung (kommt aus dem Fahrzeugstamm)
Teilerücksendung:
Hierbei handelt es sich nur um ein Infofeld das manuell bearbeitet werden kann, wenn IVECO im SAP System eine Warenrückgabe anfordert.
Bemerkung:
Hier kann eine Bemerkung zum Antrag eingegeben werden, die auf den Garantieantrag mit aufgedruckt wird.
Status:
Hier wird der Status des Antrags angezeigt. Nur Anträge mit dem Status „1 gespeichert“ können überschrieben werden, indem der Auftrag erneut in die Garantie übergeben wird.
„Garantie und Teilegarantie“
Erfassung der Daten analog dem SAP-System.
zu W+R
Daten kommen automatisch, wenn hinterlegt, aus den Fahrzeugstamm. Restliche Einträge analog dem SAP-System
zu Teilegarantie
Zusätzliche Infos zu Teilegarantie.
Erfassungs-Historie
Protokollierung der Veränderungen beim Feld Status.
Erstattungsdaten
Hier kann der erstattete Betrag manuell in WERBAS eingetragen werden (dient lediglich zur Info).
Hinweis:
Ein automatischer Austausch zwischen SAP System IVECO und WERBAS gibt es zurzeit noch nicht.
Über die Schaltfläche <Garantieschäden> gelangt man in die Maske [M11237] IVECO Garantieschäden].
In der Maske [M11237] IVECO Garantieschäden] werden die einzelnen Garantieschäden angezeigt. Der Garantieschlüssel, der Lieferantenschlüssel, die Baugruppe, die Schadensart, die Schadensschwere (FSR), die Schadenbeschreibung, die Ursache und die Behebung müssen pro Schadenfall gesetzt werden (sofern diese nicht bereits über den Auftrag gesetzt wurden).
Schadenverursachendes Teil wird automatisch gesetzt sofern dies bereits im Auftrag ausgewählt wurde. Sollte dies nicht der Fall sein, kann man es über die Schaltfläche Garantiepositionen auswählen. Sollte es kein Schadenverursachendes Teil geben, dann unter Auswahl eine der beiden Dummy Nummer mit dem entsprechenden Text der Begründung vergeben (nur Softwareupdate).
Über die Schaltfläche <Garantiepositionen> öffnet sich die Maske [M11238] IVECO Garantiepositionen]. Dort sind die einzelnen Positionen pro Schadenfall nach Material, Löhne und Fremdrechnung aufgelistet und können hier bearbeitet werden.
Hinweis:
Von einer Veränderung der AW Anzahl oder des Std. Verrechnungssatz wird seitens der WERBAS KSR GmbH abgeraten, da es sonst vorkommen kann, dass die Gutschrift von IVECO und Rechnung aus WERBAS voneinander abweichen. Die bessere Lösung wäre die Rücknahme des Auftragsabschlusses, Veränderung der Auftragsdaten und ein erneuter Auftragsabschluss .
Ebenfalls wurde nun in der [M11238] IVECO Garantiepositionen] eine Möglichkeit geschaffen, um SMALLMAT Teile korrekt ans SAP System zu übergeben. Dazu wurde in den Garantiepositionen ein neuer Menüpunkt Gruppieren geschaffen.
Vorgehensweise:
Als erstes werden die Ersatzteilpositionen, die über SMALLMAT abgerechnet werden sollen, in den Garantiepositionen markiert. Anschließend klickt man auf den Menüpunkt Gruppieren, nun werden die markierten Positionen zu einer SMALLMAT Gruppe zusammengefasst. WERBAS berechnet automatisch den Wert der Positionen und erstellt die korrekte SMALLMAT Gruppe (bis 49,99 EUR SMALLMAT1 ab 50,00 EUR bis 499,99 EUR SMALLMAT2). Mit dem Schalter <Gruppierung entfernen> kann die erstellte Gruppe wieder aufgelöst werden.
Hinweis:
Fremdbeträge ab 500,00 EUR müssen als Fremdleistung und mit Fremdrechnung bei IVECO eingereicht werden. Es darf für jeden Antrag nur eine SMALLMAT1 und SMALLMAT2 Gruppe geben.
Bereitstellung und Übergabe der Anträge an das UDI Portal - IVECO Garantie
Nachdem der Antrag mit seinen Schadenfällen komplettiert ist, kann er zum Versand bereitgestellt werden. Dies geschieht in der Maske [M11236] IVECO Garantiekopf, indem man auf die Schaltfläche sendebereit klickt.
Über den Menüpunkt Drucken im Kontextmenü kann der Garantieantrag ausgedruckt werden (so wie sie es auch im SAP System gewohnt sind).
Nun müssen die sendebereiten Anträge noch in die Garantiedatei (STRCLAIM) geschrieben werden. Dazu in der Maske [M11235] IVECO Garantieübersicht alle sendebereiten Anträge suche, markieren und mit dem Button <Garantien in Sendedatei> werden diese in die Garantiedatei STRCLAIM.txt im hinterlegen Pfad geschrieben.
Ist UDI auf dem System installiert, wird die STRCLAIM.txt automatisch zum geplanten Zeitpunkt ins UDI Portal von IVECO hochgeladen und die Garantieanträge stehen am nächsten Tag im Garantieportal IVECO Welcome wie gewohnt zur Verfügung. Dort können Sie jeder Zeit eingesehen und gegeben falls weiterbearbeitet werden.