Du kannst in NXT Dokumente direkt via E-Mail an deine Kunden oder andere Beteiligte senden. Du kannst zum Beispiel Angebot, Aufträge und Rechnungen direkt an den betreffenden Kunden oder weitere E-Mail-Adressen senden.
Immer wenn du ein Dokument sendest, erhältst du vor dem Versand einen Dialog. In diesen kannst du den oder die Empfänger angeben oder anpassen und noch eine zusätzliche Bemerkung oder sonstige Dokumente hinterlegen, die in die E-Mail integriert oder als Anhang mit geschickt werden.
Es beginnt ein Dialog über vier Schritte.
Im ersten Schritt kannst du auswählen wie die Datei versendet wird.
Im zweiten Schritt ist die E-Mail-Adresse des Kunden bereits eingetragen. Wenn die E-Mail noch an andere Beteiligte gehen soll, kannst du E-Mail-Adressen hinzufügen.
Auch kannst du noch Bemerkungen für die Empfänger im Feld Bemerkungen vermerken.
Grußformeln kannst du in der Bemerkung weglassen!
Es ist nicht notwendig innerhalb der Bemerkung zu begrüßen ("Sehr geehrter Herr…") oder sich zu verabschieden ("Mit freundlichen Grüßen") , da die Bemerkung in eine vordefinierte E-Mail eingefügt wird, die bereits die korrekten Grußformeln enthält.
Direkt senden
Wenn du der E-Mail keine weiteren Dateien anfügen möchtest wie Bilder oder Dokumente, kannst du auf den Button Direkt senden klicken.
Im dritten Schritt kannst du Bilder und Dokumente an die E-Mail mit als Anhang versenden.
Bitte beachte
Du kannst nur Dateien zur E-Mail hinzufügen die zuvor dem Angebot, Auftrag oder der Rechnung unter den Tabs Fotos oder Dokumente hinzugefügt wurden. Wie du Dokumente oder Fotos zu einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung hinzufügen kannst, kannst du hier nachlesen.
Im vierten und letzten Schritt bekommst du eine Zusammenfassung der E-Mail mit allen Anhängen.
Dein Kunde erhält die E-Mail innerhalb kurzer Zeit in seinem E-Mail-Postfach. Die E-Mail wird mit der NXT-Adresse noreply@werkstatt-nxt.com an deinen Kunden versendet.
Das jeweilige Dokument wird an die E-Mail als PDF angehängt, die sonstigen Anhänge behalten ihr bestehendes Dateiformat und die Bemerkung wird in die E-Mail integriert.
Deine Kunden werden im E-Mail-Text immer dazu aufgefordert, Antworten auf die "unten genannte E-Mail-Adresse" zu senden (im Beispielbild: info@werkstatt-nxt.com). Diese E-Mail-Adresse entspricht der E-Mail-Adresse, die du in den Organisationsdaten deiner NXT-Werkstatt eingetragen hast.