Damit du grundlegende Kunden- und Fahrzeugdaten aus einem anderen System nach Werkstatt.NXT übernehmen kannst, bietet Werkstatt.NXT eine Importfunktion an. Diese kannst du entweder selbst verwenden oder - wenn du unsicher bist - kannst du unseren Support anfragen.
Im folgenden erklären wir dir, welches Format die zum Import verwendeten Daten haben müssen und wie der Importprozess abläuft.
Nimm dir Zeit!
Der Import von Daten aus einer Software in eine andere Software ist immer ein kritischer Prozess, den man nicht “mal eben” durchführen sollte. Nimm dir Zeit dafür, der Importprozess kann je nach Menge der Daten eine Weile in Anspruch nehmen.
Importformat
Das Importformat definiert, welches Dateiformat und welche Informationsstruktur die Dateien haben müssen, damit Werkstatt.NXT sie versteht. Du musst also gewährleisten, dass die von dir hochgeladenen Dateien dem Importformat entsprechen, damit der Import richtig funktioniert.
Datei für Kundendaten
Die Datei muss im CSV-Format vorliegen. Die einzelnen Spalten innerhalb der CSV-Datei müssen durch ein Semikolon (;) getrennt sein.
Die CSV-Datei muss in der ersten Zeile folgende Spalten in exakt der folgenden Schreibweise enthalten:
- AlteKundennummer
- Hier kann optional die Kundennummer aus dem alten System eingetragen werden.
- Debitorennummer
- Hier kann optional die Debitorennummer des Kunden eingetragen werden.
- Anrede
- Hier kann optional die Anrede der Kunden eingetragen werden
- Unterstützte Felder: keine Angabe, Herr, Frau
- Titel
- Hier kann optional der Titel des Kunden eingetragen werden
- Vorname
- Falls es sich bei dem Kunden um eine Person handelt, muss hier der Vorname eingetragen werden
- Nachname
- Falls es sich bei dem Kunden um eine Person handelt, muss hier der Nachname eingetragen werden
- Organisationsname
- Falls es sich bei dem Kunden um eine Organisation handelt, muss hier der Organisationsname eingetragen werden
- Die Spalte muss leergelassen werden, falls es sich bei dem Kunden um eine Person handelt
- Strasse
- Die Straße der Postanschrift des Kunden
- Hausnummer
- Die Hausnummer der Postanschrift des Kunden
- PLZ
- Die Postleitzahl der Postanschrift des Kunden
- Ort
- Der Ort der Postanschrift des Kunden
- Telefon
- Optional: Die Telefonnummer des Kunden
- nur eine Nummer möglich
- Email
- Optional: Die E-Mail-Adresse des Kunden
- nur eine E-Mail-Adresse möglich
- ZahlungszielInTagen
- Optional: Das Zahlungsziel für den Kunden in Tagen
- Bemerkung
- Optional: Eine Freitextbemerkung zum Kunden
Die Beispieldatei enthält die notwendigen Spalten als auch ein paar Beispiele. Du kannst die mit einem Texteditor oder Tabellenkalkulationsprogramm bearbeiten.
Datei für Fahrzeugdaten
Die Datei muss im CSV-Format vorliegen. Die einzelnen Spalten innerhalb der CSV-Datei müssen durch ein Semikolon (;) getrennt sein.
Die CSV-Datei muss in der ersten Zeile folgende Spalten in exakt der folgenden Schreibweise enthalten:
- Kennzeichen
- KFZ-Kennzeichen des Fahrzeugs
- FIN
- Fahrzeugidentifikationsnummer des Fahrzeugs
- 17-Stellen
- HSN
- Herstellerschlüsselnummer der KBA-Nummer
- 4-Stellen
- TSN
- Typschlüsselnummer der KBA-Nummer
- 3-Stellen
- Hersteller
- Name des Fahrzeugherstellers
- Modell
- Name des Fahrzeugmodells
- KTyp
- Die KTyp-Nummer des Fahrzeugs. (interne Nummer im TecDoc-Fahrzeugstamm
- Kilometerstand
- Der Kilometerstand des Fahrzeugs in km
- Erstzulassung
- Das Erstzulassungsdatum des Fahrzeugs
- Format: JJJJ-MM-DDT00:00:00
- Beispiel: 1957-10-19T00:00:00 für Erstzulassungsdatum am 19.10.1957
- Motorcode
- Motorcode des Fahrzeugmotors
- Motornummer
- Motornummer des Fahrzeugmotors
- Farbcode
- Farbcode der Fahrzeuglackierung
- Nächste HU
- Das Datum, an dem die nächste Hauptuntersuchung fällig wird
- Format: JJJJ-MM-DDT00:00:00
- Beispiel: 1957-10-19T00:00:00 für Erstzulassungsdatum am 19.10.1957
- ZulaessigesGesamtgewicht
- Das zulässige Gesamtgewicht des Fahrzeug in kg
- Bemerkung
- Optionale Bemerkung zum Fahrzeug
- AlteKundennummer
- Die Kundennumer des Kunden, dem das Fahrzeug im alten System zugeordnet war.
Die Beispieldatei enthält die notwendigen Spalten als auch ein paar Beispiele. Du kannst die mit einem Texteditor oder Tabellenkalkulationsprogramm bearbeiten.
Importprozess
Neuen Import anlegen
Um einen neuen Import zu starten, navigiere in die Hilfe und klick auf Daten importieren.
Du wirst auf die Importübersicht weitergeleitet. Je nachdem ob du bereits Importe durchfgeführt hast, werden dort vergangene Importe und deren Ergebnis dargestellt.
Klicke auf die Schaltfläche Neuen Import starten, um einen neuen Import anzulegen. Du wirst auf die Seite “Kunden- und Fahrzeugdaten hochladen” weitergeleitet.
Importlimit beachten
In der Importübersicht wird die direkt eine Infobox zum Importlimit angezeigt: Aktuell kannst du solange Kunden- und Fahrezugdaten importieren bis 1000 Kunden und 1000 Fahrzeuge sich in deiner Werkstatt.NXT-Werkstatt befinden.
Immer nur ein Import gleichzeitig
Sobald ein Import angelegt wurde, wird dieser analysiert und muss dann von dir abgeschlossen oder verworfen werden. Solange kann kein neuer Import angelegt werden.
Kunden- und Fahrzeugdaten zur Analyse hochladen
Auf der Seite “Kunden- und Fahrzeugdaten hochladen” kannst du nun die im Abschnitt “Importformat” definierten Dateien hochladen. Klicke dazu jeweils auf die Schaltfläche Kundendaten hinzufügen bzw. Fahrzeugdaten hinzufügen und wähle dann die richtige Datei aus.
Wenn du beide Dateien ausgewählt hast, klicke auf den Button Daten zur Analyse hochladen. Nach einer kurzen Wartezeit, wirst auf eine Informationsseite weitergeleitet.
Bitte abwarten
Sobald die Analyse abgeschlossen ist, kannst du den Importprozess fortsetzen. Dies kann je nach Menge der Daten länger dauern. In der Zwischenzeit kannst du Werkstatt.NXT normal weiterverwenden.
Analysierte Daten auf Richtigkeit prüfen und bei Bedarf korrigieren
E-Mail abwarten
Wenn du eine E-Mail erhalten hast, kannst du einfach auf den Button in der E-Mail klicken oder den darunterstehenden Link kopieren und in die Adresszeile deines Browser eingeben, um mit dem Importprozess fortzufahren.
Du landest dann auf der folgenden Seite.
Mit Klick auf Details anzeigen kannst du dir genauer anzeigen lassen, welche Spalten und Zeilen Werkstatt.NXT erkannt hat und welche nicht.
Mit Klick auf Import verwerfen kannst du den Import verwerfen, sodass keine hochgeladenen Daten importiert werden. Die Daten werden dann von unseren Servern entfernt.
Mit Klick auf Daten prüfen kannst du den Importprozess fortsetzen und die Kunden- sowie die Fahrzeugdaten auf Korrektheit prüfen und ggf. bearbeiten.
Daten prüfen
Nach Klick auf Daten prüfen wirst du auf eine Liste mit allen in der hochgeladenen Kundendatei gefundenen Kundendatensätzen weitergeleitet.
In der Liste kannst du erkennen, wie viele Datensätze erkannt wurden und bei welchen Datensätzen Fehler vorhanden sind, die Werkstatt.NXT daran hindern den Datensatz zu importieren.
Mit Klick auf den Button mit dem “Bearbeiten”-Icon am Listeneintrag, kannst du die fehlerhaften Datensätze nochmals prüfen und korrigieren. In diesem Beispiel nehem wir den vierten Datensatz in dem laut Werkstatt.NXT “Mehr als ein Fehler vorhanden” ist.
Ein Dialog erscheint, der es dir erlaubt, die Kundendaten zu bearbeiten. Dabei werden alle fehlerhaften Felder visuell hervorgehoben, sodass du erkennen kannst, wo Fehler vorhanden sind:
Nachdem du Korrekturen vorgenommen hast, klicke auf Speichern, um die Änderungen abzuspeichern.
Danach wird der Fehler in der Liste nicht mehr angezeigt. Wenn keine Fehler mehr bestehen, wir der Kundendatensatz automatisch für den Import ausgewählt.
Wiederhole den Prozess bei Bedarf für jeden Kunden mit Fehlern, den du importieren möchtest. Danach kannst du mit dem Button Weiter mit ausgwählten Kunden zum nächsten Schritt “Fahrzeugdaten prüfen” navigieren.
Die Prüfung der Fahrzeugdaten erfolgt analog zu den Kundendaten mithilfe einer Liste. Bei Fehlerhaften Datensätzen kannst du die Fahrzeugdaten mit Klick auf den Bearbeiten-Button korrigieren.
Wiederhole den Prozess bei Bedarf für jedes Fahrzeug mit Fehlern, das du importieren möchtest. Danach kannst du mit dem Button Weiter mit ausgwählten Fahrzeugen zum nächsten Schritt “Zusammenfassung” navigieren.
Import abschließen
Im letzten Schritt “Zusammenfassung” wird nochmal zusammengefasst wie viele Kunden- und Fahrzeugdatensätze importiert werden und wie viele nicht importiert werden.
Falls du hier Fehler entdeckst oder dir etwas komisch vorkommt, kannst du über den Button Zurück nochmal in die Kunden- bzw. Fahrzeugdatenliste gehen und prüfen, ob alle Fehler beseitigt wurden und alle gewünschten Kunden/Fahrzeuge für den Import ausgewählt sind.
Klicke auf “Import jetzt durchführen” um die ausgewählten Kunden- und Fahrzeugdatensätze als Kunden und Fahrzeuge zu importieren.
Nach einer kurzen Ladezeit erhätlst du eine Erfolgsmeldung. Du kannst nun mit den Kunden und Fahrzeugen in Werkstatt.NXT arbeiten und diese in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Terminen verwenden.
