Das VCS-interne Tool "Archive-Bridge" unterstützt ein Exportmodul für die Rechnungs-Belegübergabe als PDF an DATEV.
Ohne zusätzliche Lizenzen oder Kosten können Sie mit dieser Exportoption die Übergabe der Rechnungsbelege als PDF an eine Fibu oder den Steuerberater durchführen.
Archivierungseinstellungen öffnen
Damit Sie die digitale Archivierung nutzen zu können, aktivieren und konfigurieren Sie diese in den Einstellungen.
Öffnen Sie über Stammdaten | Einstellungen die Kategorie “Schnittstellen” und klicken auf “Archivierungseinstellungen”.
Archiv Datenbank erstellen
Wechseln Sie in das Register "ArchivDB". Hier muss eine Archiv Datenbank angelegt werden.
1. Erfassen Sie für die Datenbankverbindung:
- Server-Name / IP-Adresse
- Bezeichnung der Datenbank
- Benutzer-Name
- Benutzer-Passwort
2. Klicken Sie auf "Archiv-DB anlegen".
3. Bestätigen Sie die Info über das erfolgreiche Anlegen mit "OK" und
4. Speichern Sie die Änderungen.
Wechseln Sie nach dem Anlegen der Datenbank in das Register “Allgemein”.
Archivierung konfigurieren
- Aktivieren Sie "Übergabe an Archivierungssystem aktivieren".
-
Die beiden Verzeichnisse Import-Verzeichnis und Standard Definition müssen ein UNC Pfad Verzeichnis sein.
Hinweis: Im reinen PDF-Export ohne Archivierungssystem darf bei beiden der Pfad gleich sein.
- Aktivieren Sie “Standard-Seitenlayout von E-Mailversand für die Archivierung verwenden”.
- Legen Sie für die Zielgruppen “Rechnungen, Gutschriften, etc.” noch fest, welche Dokumente überhaupt archiviert werden sollen.
- Markieren Sie eine Zielgruppe und wählen Sie für diese in “Übernahme” eine Option aus der Auswahlliste.
In der Regel wird hier “Pro Tag nur das zuletzt gedruckte Dokument archivieren” eingestellt.
- Speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Im Artikel "Detaillierte Informationen zu den Archivierungseinstellungen" werden die Parameter genauer erläutert.
Täglichen Export in der Aufgabenplanung anlegen
Damit täglich die Dokumente exportiert werden, muss hierfür in der Aufgabenplanung eine Aufgabe erstellt werden.
Wählen Sie als Aktion “Programm starten”.
Die notwendigen Parameter lauten:
a) Für das Programm / Script: “C:\Program Files (x86)\KSR\VCS\Archive-Bridge.exe”
b) Für die Argumente: /CompanyID1 /AppID9000 /datev
Achtung: Unbedingt die CompanyID des Mandanten einsetzen!
Bei mehreren Mandanten muss die Aufgabe für jeden Mandanten erstellt werden!
Lesen Sie ggf. den Artikel “Wo ist in VCS die Mandanten-ID / Company-ID hinterlegt”.
Zwischen den Atributen ist jeweils ein “Leerzeichen”
Der Dateiname der PDF-Dokumente enthält das Datum des Drucks,
die Rechnungs-Nr. sowie in Klammern eine Record ID.
Hinweis: Wird z. B. eine Rechnung mehrmals gedruckt, ändert sich nur die Record ID in der Klammer;
Datumswert und Rechnungs-Nr. bleiben unverändert.
Hier sehen Sie beispielhaft eine angelegte Aufgabe, die unabhängig von der Benutzeranmeldung ausgeführt wird.
Hinweis:
sollten Sie einen *.mdd Eintrag auf der Station konfiguriert habe, durch welchen die Auswahl der Datenbankverbindung bei Programmstart möglich wird, dann wird die Erstellung der PDF-Dateien scheitern.
Ob ein solcher *.mdd Eintrag gesetzt ist erkennen Sie wie in diesem Artikel beschrieben, alternativ wenden Sie sich gerne an unseren Support.