Um in die Einstellungen für die Buchhaltung zu kommen, klicke auf den Menüpunkt Einstellungen und wähle dort den Reiter Buchhaltung aus. Hier kannst du jetzt Einstellungen zu deiner möglichen Umsatzsteuerbefreiung vornehmen und Steuersätze bearbeiten oder ganz einfach neue erstellen.
Umsatzsteuerbefreiung einstellen
Du bist Kleinunternehmer und daher von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit? Oder dein Unternehmen wächst und du musst oder möchtest zukünftig Umsatzsteuer erheben? Dann ist das die Einstellung, die du brauchst!
Die Einstellung für die Umsatzsteuerbefreiung: Der Schalter ist hier aktuell auf "aus", das heißt, aktuell ist die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert und es wird Umsatzsteuerbei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen erhoben.
Umstellung durchführen
Um die Umsatzsteuerbefreiung zu aktivieren oder deaktivieren, klicke dazu auf den Schalter im Bereich Umsatzsteuerbefreiung, danach öffnet sich ein Dialog, der dir alle Informationen bereitstellt, welche Folgen die Änderung hat.
Wann solltest du die Umstellung vornehmen?
Wir empfehlen dir, die Umstellung vorzunehmen, wenn du Zeit hast und nicht gerade Angebote, Aufträge oder Rechnungen erstellen oder bearbeiten musst, da die Umstellung im Hintergrund läuft. Die Dauer hängt von der Menge an offenen Aufträgen und Angeboten ab und ist variabel. Du kannst zwar während der Umstellung im vollen Umfang mit Werkstatt.NXT arbeiten, wenn du aber beispielsweise einen offenen Auftrag fakturierst, während die Umstellung läuft, kann es zu Fehlern bei der Umstellung kommen.
Der Dialog nach dem Klick auf den Schalter: Du wirst hier ausführlich darüber informiert, was passiert, wenn du die Umsatzsteuerbefreiung aktivierst/deaktivierst. Das ist so, da die Umstellungen zukünftige und aktuell offene Angebote und Aufträge betrifft und je nachdem wie viel umgestellt werden muss etwas Zeit in Anspruch nimmt.
Wenn du dir sicher bist, dass du die Umstellung vornehmen möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen mit dem Text "Ich bin mir bewusst, dass die Umstellung..." und klicke dann auf den Button Ja, Änderungen vornehmen.
Danach wird sofort mit der Umstellung deiner offenen Angebote (=Angebote im Status Entwurf) und Aufträge (=Aufträge im Status In Erfassung, In Arbeit und Abgeschlossen) begonnen. Sobald Werkstatt.NXT alles umgestellt hat, erhältst du eine Benachrichtigung per E-Mail. Falls nicht alle offenen Angebote oder Aufträge umgestellt werden konnten, findest du in der E-Mail auch welche Angebote oder Aufträge das betrifft.
Was ändert sich bei der Umstellung der Umsatzsteuerbefreiung?
Die Umsatzsteuerbefreiung betrifft viele Bestandteile von Werkstatt.NXT. Aus diesem Grund dauert die Umstellung etwas und geben dir alle wichtigen Informationen, damit du die Umstellung nur durchführst, wenn du sie benötigst und du die Zeit dazu hast.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist, wird auf allen deinen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen der Hinweis angezeigt, dass keine Umsatzsteuer erhoben wird. Dieser Hinweis wird natürlich auch auf die Ausdrucke von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen gedruckt. So weiß dein Kunde immer, wieso du keine Umsatzsteuer ausweist. Auf Rechnungen ist dies sogar vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist, wird entsprechend kein Hinweis angezeigt.
Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung am Ende der Auflistung der Positionen.
Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung am Ende der Auflistung der Positionen auf gedruckten Angebote, Aufträgen und Rechnungen.
Steuersätze in Positionen
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist, wir das Eingabefeld USt. in Positionen nicht angezeigt - ganz einfach, weil du keine Umsatzsteuer erhebst. Wenn sie deaktiviert ist, kannst du das Eingabefeld USt. sehen und bearbeiten.
Oben siehst du eine Position eines Angebots oder Auftrags, wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist: Das Feld "USt." ist nicht vorhanden. Darunter siehst du eine Position eines Angebots oder Auftrags, wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist: Das Eingabefeld "USt." (1) ist vorhanden und du kannst dort einen Steuersatz eintragen. Außerdem kannst du die Altteilsteuer berechnen, wenn es sich um eine Position der Art "Artikel" handelt.
Außerdem wird bei Positionen der Art Artikel der Schalter Altteilsteuer berechnen nur angezeigt, wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist.
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert ist, wird auch im Summenbereich eines Angebots, Auftrags oder einer Rechnung logischerweise keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer berechnet. Und auch auf den Drucken wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Der Summenbereich eines ausgedruckten Angebots, Auftrags oder einer gedruckten Rechnung, wenn die Umsatzsteuerbefreiung aktiviert wurde: Hier wird keine Steuer berechnet.
Wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist, wird die Berechnung der Umsatzsteuer durchgeführt und ausgewiesen.
Der Summenbereich eines ausgedruckten Angebots, Auftrags oder einer gedruckten Rechnung, wenn die Umsatzsteuerbefreiung deaktiviert ist: Hier wird die USt. 19% berechnet.
Berücksichtigung der Steuersätze
Du kannst sowohl bei aktivierter und deaktivierter Umsatzsteuerbefreiung die Steuersätze einstellen. Jedoch hat eine Änderung keine direkten Auswirkungen, da keine Umsatzsteuer berechnet wird. Darum zeigen wir dir dort einen Hinweis an, dass die Steuersätze aktuell nicht berücksichtigt werden.
Bei aktivierter Umsatzsteuerbefreiung werden Steuersätze nicht berücksichtigt.
Was ändert sich nicht bei der Umstellung der Umsatzsteuerbefreiung?
Die Umstellung betrifft nur "offene" Angebote und Aufträge, also Angebote und Aufträge, die noch von dir bearbeitet werden können. Und natürlich alle Angebote und Aufträge, die nach der Umstellung neu erstellt werden.
Angebote und Aufträge, die nicht mehr bearbeitet werden können, weil sie bereits erstellt oder fakturiert sind und alle Rechnungen, die zum Zeitpunkt der Umstellung erstellt wurden, werden durch die Umstellung nicht geändert. Das ist wichtig, sonst würde die Umstellung bereits gestellte Rechnungen und deren Beträge ändern.
Steuersätze einstellen
Steuersatz hinzufügen und bearbeiten
Um einen Steuersatz hinzuzufügen, klickst du auf den Button Steuersatz hinzufügen. Du hast dann die Möglichkeit, den gewünschten Steuersatz mit Hilfe der Pfeile oder über direkte Eingabe einzustellen.
Bitte beachte,
dass du momentan noch keine Steuersätze entfernen kannst. Du kannst sie aber jederzeit ändern.
Zu jedem Steuersatz solltest du noch eine Beschreibung eingeben (1), damit alle Mitarbeiter wissen, wann sie den Steuersatz verwenden sollen. Zusätzlich kannst du die passende Kontonummer (2) und Steuercode (3) in den beiden dafür vorhergesehenen Feldern eintragen.
Was muss in die Eingabefelder Kontonummer & Steuercode?
Die Werte Steuercode und Kontonummer werden aktuell noch nicht berücksichtigt, wir wollen dir in Zukunft damit einen leichten Export von Datensätzen in ein Buchhaltungsprogramm ermöglichen.
Wieso haben meine eingestellten Steuersätze keine Auswirkung auf Auftragspositionen?
Du hast vermutlich angegeben, dass du umsatzsteuerbefreit bist und damit keine Umsatzsteuer ausweist. In manchen Abonnements von Werkstatt.NXT kannst du diese Einstellung nicht ändern.
Standardsteuersatz auswählen
Du kannst in den Einstellungen der Buchhaltung einen Standardsteuersatz festlegen: Dieser wird beim Anlegen einer neuen Position standardmäßig verwendet. Der Standardsteuersatz ist durch die markierte Option links neben dem Steuersatz festgelegt. Du kannst in ändern, in dem du auf die Option neben einem anderen Steuersatz klickst.
Von den vier vorhandenen Steuersätzen ist der erste als Standardsteuersatz markiert - erkennbar an der markierten Option links neben dem Steuersatz.