Mit dem Programm KSR_DocImporter haben Sie die Möglichkeit Verzeichnisse zu überwachen. Wenn in diesem Verzeichnis Dokumente gefunden wurden, werden diese in die Datenbank geschrieben und dem entsprechenden Fahrzeug, Auftrag, Adresse, Angebot, Beleg oder Projekt zugeordnet.

Bei Dokumenten, die zu einem Fahrzeug bzw. Fzg-Schein hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames  entweder die Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen eingetragen sein.  Das Suchkriterium und der eigentlich Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Fahrgestellnummer und das Kennzeichen dürfen KEINE Leerzeichen enthalten.

Beispiel eines solchen Dateinames: m-ea778 Fahrzeugschein.JPG oder TMBEF61Z768081060 Fahrzeugschein.pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Fahrgestellnummer und das Kennzeichen und die Dateiendung zu verwenden (z.B. M-EA778.jpg, TMBEF61Z768081058.pdf).

Sollte bei einem Fahrzeug bereits ein Fzg-Schein hinterlegt sein, so wird dieser überschrieben.

Bei Dokumenten, die zu einem Auftrag hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinamens entweder die Auftrags-Nr, die Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateinamen müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Auftrags-Nr, Fahrgestellnummer und das Kennzeichen dürfen KEINE Leerzeichen enthalten.

Beispiele für einen Dateinamen:  TMBEF61Z768081060 Fahrzeugschein.TIF, gz-ea552 Fahrzeugschein.jpg, 12345 Fahrzeugschein.pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Auftrags-Nr., Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen und die Dateiendung zu verwenden (z.B. TMBEF61Z768081060.tif, GZ-EA552.jpg, 12345.pdf).

Bei Dokumenten, die zu einer Adresse hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames entweder die Adress-ID oder das Suchfeld eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Adress-ID bzw. das Suchfeld dürfen kein Leerzeichen enthalten.

Beispiele für einen Dateinamen: 123 Angebot.tif, KSR Angebot.pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Adress-ID bzw. das Suchfeld und die Dateiendung zu verwenden (z.B. 123.tif, KSR.pdf).

Bei Dokumenten, die zu einem Beleg hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames die Belegnummer eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Belegnummer darf KEIN Leerzeichen enthalten. 

Beispiel für einen Dateinamen: RE2852345 Rechnung.pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Belegnummer und die Dateiendung zu verwenden (z.B. RE2852345.JPG)

Bei Dokumenten, die zu einem Fahrzeugangebot hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames die Angebots-ID eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein.

Beispiel für einen Dateinamen: 5 Fahrzeugschein.jpg

Es ist ebenfalls möglich nur die Angebots-ID und die Dateiendung zu verwenden (z.B. 5.JPG).

Bei Dokumenten, die zu einem Projekt hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames entweder die Auftrags-Nr, die Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Auftragsnummer, Fahrgestellnummer und das Kennzeichen dürfen KEINE Leerzeichen enthalten.

Beispiele für einen Dateinamen: TMBEF61Z768081060 Fahrzeugschein.TIF, gz-ea552 Fahrzeugschein.jpg, 12345 Fahrzeugscherin,pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Auftragsnummer, Fahrgestellnummer oder das Kennzeichen und die Dateiendung zu verwenden. (z.B. TMBEF61Z768081060.tif, GZ-EA552.jpg, 12345.pdf).

Bei Dokumenten, die zu einer Datenschutz hinterlegt werden sollen, muss am Anfang des Dateinames entweder die Adress-ID order das Suchfeld eingetragen sein. Das Suchkriterium und der eigentliche Dateiname müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Die Adress-ID bzw. das Suchfeld dürfen keine Leerzeichen enthalten.

Beispiel für Dateinamen: 123 Datenschutz.tif, Mustermann Datenschutzvereinbarung.pdf

Es ist ebenfalls möglich nur die Adress-ID bzw. das Suchfeld und die Dateiendung zu verwenden (z.B. 123.tif, Mustermann.pdf).

Bei Bildern, die zu einem Auftrag hinterlegt werden sollen, unterscheidet sich die Vorgehensweise von normalen Dokumenten. Da die Bilder im Normalfall von Digitalkameras importiert werden, muss unterhalb des eingestellten Verzeichnisses pro Kamera ein separates Verzeichnis angelegt werden. Damit die Bilder automatisch vom Programm zugeordnet werden können, muss vor und nach den eigentlichen Bildern ein Barcode gefunden werden. Der Start-Barcode muss die Auftragsnummer enthalten, zu dem die Bilder verlinkt werden sollen und der Ende-Barcode die Nummer 000. Nur wenn ein geschlossener Block gefunden wurde, werden die Bilder, die zwischen den beiden Barcodes liegen, importiert.

Beispiel: Bild1.jpg (Auftragsnummer - Barcode), Bild2.jpg, Bild3.jpg, Bild4.jpg, Bild5.jpg (Ende Barcode)

Bei allgemeinen Dokumenten, wird der Bereich in dem sie gespeichert werden sollen, anhand eines im Dokument enthaltenen Barcodes identifiziert. Der Barcode kann bei KSR-Berichten im PlugIn System Allgemein aktiviert werden.

Nach dem erfolgreichen Import der Dokumente, werden diese aus dem Verzeichnis gelöscht.

Sollte das Dokument schreibgeschützt sein, so wird vor dem Import versucht den Schreibschutz zu entfernen. Sollte das Entfernen des Schreibschutzes nicht erfolgreich sein, so wird das Dokument nicht importiert.

Es werden die folgenden Dateitypen unterstützt:

• JPG
• TIFF
• PDF

Aufrufparameter:

• /s - Das Programm wird minimiert gestartet und die Überwachung der Verzeichnisse sofort gestartet. Mit einen Doppelklick auf das KSR_DocImporter Icon  in der Symbolleiste können Sie das Programm wieder in der Vordergrund bringen.
• /once - Das Programm wird minimiert gestartet und der Import der Dokumente sofort gestartet. Nach dem Import wird das Programm wieder beendet.

Erstellt: 02.04.2009 13:23:05
Author: Ringhut (Krupp)
Geändert: 18.02.2021 09:30:26
Geändert von: Krupp
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